Cambio líder:cómo impulsar con éxito la adopción de CMMS y la integración permanente

Liderar el cambio no es fácil. Esto es especialmente cierto cuando se trata de hacer que las personas utilicen nuevas tecnologías. Las estadísticas muestran que casi las tres cuartas partes de los proyectos de TI fallan y las cifras son aún peores en el mantenimiento, donde el 90% de las fallas de CMMS ocurren porque el software se subutilizó o no se usó en absoluto. No queremos que seas una estadística.

Es por eso que invitamos al gerente de recursos hídricos y al profesional de administración de proyectos, Devon Aaroe, y al operador de tratamiento de aguas residuales, Gordon Mielke, para compartir su experiencia con la comunidad de Fiix. En la grabación de este seminario web, comparten sus perspectivas únicas sobre el viaje de la gestión del cambio de su organización del papel al digital y más allá.

Vea la grabación completa para obtener nuevas ideas, responder preguntas que está tratando de resolver y aprender (o volver a aprender) las mejores prácticas con respecto a liderar el cambio. También puede descargar y escuchar la versión de audio del seminario web utilizando el enlace incrustado a continuación.

Devon Aaroe AScT, PMP

Administrador de recursos hídricos

Ciudad de Dawson Creek

Gordon Mielke AScT

Operador de tratamiento de aguas residuales

Planta de tratamiento de aguas residuales de nivel III de EOCP

Breve sinopsis

Devon Aaroe, gerente de recursos hídricos de la ciudad de Dawson Creek, se dio cuenta por primera vez de las dificultades de liderar el cambio cuando su intento de implementar un software de control de documentos falló y se quemó debido a la falta de aceptación.

Confiando en las lecciones aprendidas en su primer intento, Devon quería que su equipo de operadores, como Gordon Mielke, fuera dueño de su sistema de gestión de mantenimiento Fiix.

Como gerente, su trabajo es administrar a las personas y su trabajo es administrar las instalaciones. Primero, debe funcionar para mi equipo, y luego haré que funcione para mí.
- Devon Aaroe

Con el objetivo de mejorar la confiabilidad y el tiempo de actividad de sus instalaciones municipales de agua y aguas residuales, Devon y Gordon trabajaron juntos para garantizar que la selección e implementación de su CMMS fuera un éxito.

Creando un sentido de propiedad

Aceptacion. Una palabra simple y a menudo usada en exceso que puede ser extremadamente difícil de lograr e incluso más difícil de forzar. Para Devon, esto fue fundamental para su proyecto CMMS.

Tiene que ser tan intuitivo como Facebook o Instagram, simplemente tiene que funcionar. No me des una carpeta gruesa de instrucciones escritas sobre cómo usarlo.
- Devon Aaroe

Devon entendió que la facilidad de uso no sería suficiente para generar aceptación. También quería involucrar a las personas que realmente iban a utilizar el sistema en el proceso de toma de decisiones.

Entonces, Devon hizo la investigación preliminar de CMMS y redujo su selección a dos candidatos principales. Luego proporcionó demostraciones gratuitas de Fiix y un software CMMS competitivo a todos sus operadores y les pidió que jugaran con ambos. Todos los operadores eligieron Fiix por unanimidad.

Cuando me senté a través de ese proceso de selección, se sintió increíble. Fue muy agradable poder elegir. Quería que fueran menos de 3 clics para llegar a cualquier parte.
- Gordon Mielke

Consejo profesional: Cree oportunidades para que los usuarios participen en las decisiones para crear un sentido de propiedad y entusiasmo por el proyecto.

Establecer expectativas realistas

Devon asesora la implementación de software de framing como un proyecto. Un proyecto tiene un principio y un final, con objetivos y plazos. Los proyectos también tienen equipos de proyecto, tiempo asignado, recursos y presupuesto para completar. Advierte que la implementación exitosa de software no es algo que pueda hacer desde el costado de su escritorio.

El equipo del proyecto de Devon incluyó a un operador senior que regresó de la jubilación con un contrato de 6 meses para agregar más de 1400 activos y crear más de 400 SM. Un administrador, un gerente de planificación con experiencia en gestión de proyectos y su campeón, Gordon.

Devon estableció expectativas claras con el liderazgo senior y los operadores de que iba a ser difícil. Asignaron un cronograma de un año y administraron el proyecto con controles regulares.

Inicialmente causará más problemas de los que resuelve, pero a la larga, ahorrará tiempo y dinero.
- Devon Aaroe

Consejo profesional: La implementación no puede suceder en el vacío y requerirá tiempo y esfuerzo. Sea honesto consigo mismo y con todas las partes interesadas con respecto al tiempo y el presupuesto necesarios.

La importancia de un campeón

Cuando se enfrenta a un cambio, es común esperar algunos adoptadores tempranos, junto con algunos detractores tempranos. Gordon fue uno de esos primeros en adoptar. Es técnico, tenía experiencia previa en CMMS e inmediatamente vio el potencial del software.

Gordon regularmente intercambiaba ideas entre los operadores en el comedor y ayudaba a sus compañeros con cualquier pregunta o dificultad. Devon decidió otorgar acceso de administrador a Gordon para que pudiera implementar cambios rápidamente y construir el sistema para que funcione para todo el equipo.

Él podría ayudarme a vivir como operador, ver lo que no puedo ver.
- Devon Aaroe

Devon también señala que un campeón puede ser en realidad la persona que constantemente se acerca a ti con problemas y parece un detractor. Eso es realmente una señal de que están comprometidos, pero el sistema simplemente no les está funcionando. Al confiar en ellos para tener más influencia en el desarrollo, pueden convertirse en un nuevo campeón.

Consejo profesional: Identifique a sus defensores temprano y apoye a los influencers de igual a igual otorgándoles una mayor responsabilidad.

Generar un impulso positivo

Durante los primeros 90 días en particular, es importante comenzar a obtener algunas pequeñas ganancias. Incluso si es tan simple como resolver problemas de inicio de sesión y contraseña. Crear un ciclo de retroalimentación atento de pequeños cambios incrementales para realizar grandes cambios a lo largo del tiempo.

Devon proporcionó acceso a la capacitación, pero también celebró reuniones de equipo semanales para preguntar; ¿Cuáles son las cosas que están funcionando bien, cuáles son las cosas que no funcionan en absoluto y qué necesita para hacer su trabajo? Gordon solía proporcionar comentarios en nombre de sus compañeros que Devon podría elevar a Fiix para una solución. Devon cerraría el círculo en sus reuniones semanales informando siempre sobre lo que se hizo o no se hizo y por qué.

El ida y vuelta entre nosotros y Fiix fue enorme. En mi experiencia anterior, no había comunicación entre los desarrolladores de software y las personas que intentaban implementar el software.
- Gordon Mielke

Consejo profesional: Programe controles frecuentes y genere un impulso positivo con un ciclo de retroalimentación atento.

Everboarding

Cuando los usuarios se hacen cargo del software y lo usan todos los días, ya no es un proyecto. Everboarding es la idea de que el aprendizaje es constante. No es un evento de incorporación único, sino un proceso continuo.

Fiix es parte de nuestra incorporación y capacitación, pero también es parte de nuestro proceso continuo de gestión del rendimiento y uno a uno.
- Devon Aaroe

Para la ciudad de Dawson Creek, los usuarios veteranos capacitan a los nuevos usuarios en el programa para que mejoren sus propias habilidades con el tiempo. El equipo también realiza un seguimiento del esfuerzo para determinar cuánto tiempo de cada persona se dedica al mantenimiento preventivo frente al mantenimiento de emergencia.

Consejo profesional: Integre su CMMS en sus procesos de gestión de la formación y el rendimiento para fomentar el desarrollo profesional continuo y reforzar el programa de mantenimiento.

Recursos adicionales para la comunidad Fiix

Devon y Gordon comparten muchas otras ideas en la grabación completa del seminario web anterior. Si recién está comenzando su viaje digital o está buscando ideas para revitalizar una implementación estancada, tómese el tiempo para aprender de su experiencia. También ofrecemos entrenamiento personalizado para nuestra comunidad Fiix; conéctese con su gerente de éxito del cliente si está interesado en obtener más información.

Lea nuestras 12 mejores prácticas para una implementación exitosa de CMMS

Leer más