Impulsando el Éxito de la Automatización: El Manual de Gestión del Cambio de Cision y Morgan Stanley

Susan Steele, directora global de recursos humanos (RR.HH.) de Cision, y Katherine Wetmur, directora de información internacional (CIO) de Morgan Stanley, se unieron a nosotros en FORWARD III, la mayor reunión de expertos y practicantes de Automatización Robótica de Procesos (RPA). Como panelistas, discutieron las estrategias de gestión del cambio que han ayudado a que la automatización sea exitosa en sus empresas.

En muchas empresas, la gestión del cambio es reactiva. Nuevas tecnologías plantean nuevos desafíos y las empresas reaccionan, intentando balancear las ventajas de nuevas herramientas contra cambios que los empleados pueden ver como incómodos.

Adoptar tecnologías de automatización requiere un enfoque diferente

Las empresas que quieren mantenerse competitivas necesitan desarrollar una mentalidad "automation first". Pensar en automatización primero, sin embargo, también significa desarrollar estrategias proactivas de gestión del cambio.

Empoderando a los empleados más aprensivos para liderar RPA

La visión "automation first" es inspiradora, pero puede ser abstracta para el trabajo diario y el estrés diario. A diferencia de otras tecnologías, RPA tiene el poder de asumir tareas completas. Eso puede ser intimidante.

En Cision, Steele superó este miedo con transparencia cuando "involucró a las personas cuyos roles son impactados directamente por RPA y las hizo parte del equipo que realmente está liderando."

Construir un equipo de líderes con personas que serán más afectadas por la automatización dio a Cision un grupo de poderosos evangelistas.

"De repente, muchos de los desafíos de gestión del cambio que pensábamos que podríamos tener desaparecieron."

Su equipo transformó ansiedad en emoción. Luego pudieron distribuir ese sentimiento por toda la organización.

A medida que los empleados comienzan a sentirse empoderados por robots de software, empiezan a identificar casos de uso de automatización en sus flujos de trabajo normales. Con un Centro de Excelencia (CoE) robótico para guiar empleados, los robots pueden ser útiles para empleados sin ser intimidantes.

Wetmur dijo que la responsabilidad de un CoE no debería ser "implementar todo". En su lugar, "deberían ser quienes ponen los límites alrededor de la automatización."

Al supervisar gestión del cambio, gestión de riesgos y desafíos de política, tu CoE puede "hacerlo fácil para que otros implementen lo que necesiten y permitir que partes más amplias de la organización manejen la implementación."

Un factor crítico de éxito, según Wetmur, es mostrar a los empleados "su camino a seguir después de terminar una automatización" y "la próxima cosa que son capaces de asumir" gracias a ella.

Empoderar empleados no es un evento único. La gestión del cambio efectiva requiere que las organizaciones cierren el ciclo, mostrando a empleados dónde empezar, a quién pedir ayuda y cómo mantenerse involucrados.

Idealmente, algunos de esos empleados empoderados también comienzan a defender la automatización dentro de sus propios departamentos. Mira nuestro seminario web a demanda Descubriendo Campeones de Automatización con Automation Hub para ayudar a identificar los campeones en tu organización.

Conectando la automatización a una historia de cambio tecnológico

En Morgan Stanley, la tecnología siempre ha sido esencial para el éxito empresarial. "Lo que realmente sucede en Morgan Stanley", dijo Wetmur, "es que estamos transformándonos continuamente y aprovechando más la tecnología." Enfatizó que los robots de software no son el principio y fin; son parte del "kit de herramientas tecnológico."

La automatización, tan transformadora como pueda ser, debe alinearse claramente con tus objetivos empresariales. Como tal, un examen exhaustivo de tus procesos debe preceder la introducción de nuevas tecnologías. En lugar de one-offs como automatizar tareas individuales, reingenierar procesos completos a menudo resulta más beneficioso.

Cuanto más puedas optimizar un proceso antes de introducir robots, mejor será el proceso automatizado. "A veces te frena", dijo Wetmur, "pero el resultado que obtienes es mucho mejor."

En UiPath, recomendamos un enfoque por fases a lo largo de todo el ciclo de vida de la automatización, comenzando con un enfoque científico para planificar automatizaciones.

Con herramientas como UiPath Task Mining, elegir los mejores procesos no tiene que depender de una corazonada o un estudio que consume tiempo. En su lugar, Task Mining te permite tomar decisiones informadas por datos y asegurar que tu programa de automatización comience sobre una base sólida.

Preparando estrategias de gestión del cambio para la próxima generación de trabajadores

Con programas como UiPath Academic Alliance, a medida que la próxima generación se une a la fuerza laboral, esperarán usar robots de software.

Lectura relacionada: Cómo las Escuelas Están Permitiendo un Robot para Cada Estudiante

Tus empleados actuales merecen ese mismo privilegio, aunque les requerirá aprender una o dos cosas. Esa capacitación adicional a menudo se llama upskilling (reciclaje/actualización de habilidades).

Empresas como Amazon están invirtiendo cientos de millones de dólares en upskilling.

Wetmur dijo que este upskilling debe ir más allá de ofrecer a empleados una herramienta nueva y llamativa.

Para aprovechar al máximo la automatización, las empresas deben capacitar incluso a quienes están a cargo de la capacitación.

Según Steele, toda empresa debería preguntarse: "¿Están las funciones de RR.HH. listas para ayudar a liderar este cambio y asegurar que vaya suavemente?" Mayormente, no. Aún no.

Una encuesta de Willis Tower Watson muestra que el 86% de equipos de RR.HH. no han identificado formas de capacitar empleados cuyos roles son afectados por automatización. Como dijo Steele, "todavía hay mucho más trabajo por hacer para preparar el lado humano."

Con RPA, los profesionales de RR.HH. tienen el tiempo para hacer este trabajo.

Los robots de software pueden asumir las tareas repetitivas que distraen a los profesionales de RR.HH. del trabajo creativo y centrado en humanos que preferirían hacer. Procesar solicitudes de licencia por enfermedad y vacaciones, presentar reportes de gastos y reembolsos, y onboarding y offboarding de empleados son todos casos de uso ideales para robots de software.

Liberados de esas tareas, los profesionales de RR.HH. pueden pasar más tiempo interactuando con empleados así como desarrollando y participando en programas de upskilling que permiten empresas prósperas "automation first".

Las alianzas internas son la base de la gestión del cambio

Las organizaciones "automation first" necesitan estrategias de gestión del cambio que igualen la escala de sus estrategias de automatización. Eso significa formar alianzas arriba y abajo de tu organización.

Steele enfatizó que desarrollar tu visión de automatización depende ante todo de desarrollar "nuevas alianzas". Cuando estás gestionando cambio, la única cosa que debe permanecer estable es tu compromiso de trabajar con tus colegas.

Hablando sobre el CIO de su organización en particular, Steele dijo: "Ahora somos mejores amigos y estamos unidos por la cadera. No veo eso cambiando pronto."

Estas son las clases de alianzas estrechas que hacen posible el cambio. A medida que adoptas RPA y evolucionas a una empresa "automation first", tus relaciones serán un determinante importante de tu éxito.

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