Serie Experto CMMS Parte 6: 3 Pasos Comprobados para Optimizar su Cronograma Post-Compra

Incluso después de haber implementado con éxito su nuevo software (lea Parte 5: 9 consejos para optimizar su implementación para más información), aún queda trabajo por hacer para asegurar el soporte continuo de su sistema. Post-compra es un momento en que funciones, capacitación y configuración pueden refinarse y medirse. Al examinar críticamente su sistema, podrá ir más allá de la funcionalidad básica aprendida inicialmente y profundizar en funciones más avanzadas. Esta sección explica pasos de seguimiento para completar 1 a 2 meses después de implementar su sistema para asegurar su optimización continua.

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3 Pasos para un Cronograma Post-Compra Perfecto

Corto Plazo (3 semanas a 1 mes)

Evalúe su base de datos recién creada y determine sus fortalezas y debilidades actuales. Asegúrese de que todas las funciones básicas funcionen correctamente, que todos los usuarios reciban las notificaciones correctas de órdenes de trabajo y actualizaciones de estado, y que su equipo se esté acostumbrando a integrar este nuevo sistema en su vida laboral diaria. Hable con diferentes usuarios para entender los desafíos que enfrenten y haga seguimiento con un miembro del personal de capacitación de su proveedor para buscar asesoría o más capacitación para mitigar estos problemas. Si un proceso funciona muy bien o ve gran beneficio de una función particular, quizás alguien más en su organización también se beneficiaría. Agregue lentamente nuevos permisos a usuarios durante este período, equilibrando funcionalidad robusta y simplicidad del software. Estos pequeños cambios y ajustes ayudarán a abordar preocupaciones de usuarios mientras obtiene lo mejor de su software

Mediano Plazo (1 a 2 meses)

Después de aproximadamente un mes de uso consistente, habrá recopilado suficientes datos de historial de mantenimiento para comenzar a informar sobre estas actividades. Los informes son una de las funciones más robustas y beneficiosas que un CMMS puede ofrecer. Puede analizar datos en profundidad para descubrir patrones y tomar mejores decisiones. Desde decisiones de RR.HH. hasta decisiones de reparar o reemplazar, o reordenar repuestos, puede informar sobre una amplia variedad de elementos o enfocarse en datos micro. Probablemente necesitará una o dos sesiones de capacitación para profundizar en sus herramientas de informes. Dado que el alcance de los informes puede ser tan variado, otros miembros de su equipo también pueden beneficiarse. Contacte a su proveedor para reservar una sesión de capacitación solo de informes para su equipo. El proveedor puede explicar diferentes tipos de informes útiles para las partes interesadas, o cada miembro puede asistir con un objetivo de informe en mente.

Largo Plazo (3+ meses):

Además de la capacitación en informes, familiarícese mejor con todas las funciones de su software reservando sesiones con el equipo de soporte de su proveedor. Asegúrese de mantener estas sesiones cortas —límite de una hora— pero frecuentes. Una vez que conozca los entresijos de su sistema, podrá dominarlo realmente. Tenga en cuenta que los proveedores lanzan actualizaciones durante el año. Dependiendo de si su sistema es web o instalado, estas actualizaciones se recibirán y comunicarán de forma diferente. Con sistemas web, pequeños cambios beneficiosos no siempre se comunican directamente. Por eso es importante mantenerse informado aprovechando recursos gratuitos que su proveedor probablemente ofrezca. Estos recursos continuos incluyen nuevo contenido CMMS como videos, artículos, mensajes en redes sociales y publicaciones de blog. Suscríbase al boletín de su proveedor, sígalos en LinkedIn y lea sus últimos artículos. También puede consultar a su representante de cuenta para ver qué hay de nuevo y qué hay en su hoja de ruta de desarrollo (cronograma de cuándo se lanzarán nuevas funciones). Manteniéndose al día, será el primero en obtener nueva información y probablemente podrá opinar sobre estos cambios mientras aún están en pruebas beta.

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Continúe para nuestra entrega final de la Serie Experto CMMS de 7 Partes, cuando le guiaremos a través de las 6 trampas comunes de CMMS y cómo evitarlas.