Dominando los Cargos Retroactivos: Fortalezca su Cadena de Suministro Hoy

El foco de 2020 fue indiscutiblemente la crisis del COVID-19, y cada área del negocio sintió la quemadura —especialmente la cadena de suministro. Hasta el 75% de las empresas reportaron disrupción significativa en sus cadenas de suministro, forzando al 16% a ajustar objetivos de ingresos a la baja. Pero mucho antes de que comenzara el brote de COVID-19, había otra palabra con «c» impactando el resultado final: los cargos retroactivos (chargebacks).

Resultantes de avisos de envío anticipados (ASN) tardíos, inexactos o ilegibles, los cargos retroactivos están tan arraigados en la empresa que se consideran una línea real en los presupuestos. De hecho, estas comisiones consumen el 2% de los ingresos de la línea superior en promedio. Para poner eso en perspectiva, una empresa que genera 10 millones de dólares al año terminará atribuyendo 200.000 dólares a estas comisiones y multas.

Después de un año de agitación económica y disrupción de la cadena de suministro, los proveedores no pueden permitirse tirar ingresos. Como resultado, los directores de compras han enumerado la gestión del gasto como su prioridad número uno, dándole ocho veces más enfoque en las operaciones diarias. A medida que las organizaciones continúan buscando formas creativas de reducir costos sin dañar la efectividad, una solución es clara: es hora de tomar el control contra los cargos retroactivos. A continuación, algunos consejos sobre cómo lograr ese objetivo.

Transformar su mentalidad de pasiva a proactiva

El primer paso que las empresas pueden tomar hoy para reducir costos innecesarios sin sacrificar productividad es comenzar a rechazar la idea de que los cargos retroactivos son simplemente un costo de hacer negocios. Estas comisiones a menudo se aceptan sin disputa de manera pasiva. De hecho, en los años 90, grandes marcas minoristas como Kmart simplemente agregaban una comisión de cargo retroactivo del 2% en cada pedido, bajo el supuesto de que cada proveedor tendría violaciones. Tres décadas después, los proveedores continúan aceptando este enfoque.

La clave del cambio es adoptar un enfoque proactivo para la gestión del gasto y la protección de ingresos. Dar por sentado que los cargos retroactivos son inofensivos es una suposición costosa, especialmente en un momento en que muchas organizaciones luchan por mantenerse a flote. El cambio puede ser desafiante, pero cuando el cambio equivale a efectivo, es hora de dejar el miedo de lado y avanzar.

Entender sus puntos débiles

Otro paso crucial para eliminar los cargos retroactivos es realizar una auditoría interna. Después de todo, ¿cómo puede progresar sin entender su desempeño actual? Examine sus costos de cadena de suministro y dónde ocurre el gasto. Calcule qué le están costando estas «pólizas de seguro incorporadas» a su resultado final. Rápidamente se dará cuenta de que estas comisiones aparentemente insignificantes en su totalidad son de hecho muy significativas. También es importante evaluar los cargos retroactivos para tener una idea de dónde van mal las cosas para impulsar el cambio.

Romper los silos de datos le ayudará a obtener una imagen completa de todo el ciclo de vida del pedido, para identificar errores y excepciones. Una vez que tenga visibilidad sobre el problema, puede tomar medidas para resolver los problemas rápidamente y prevenir que vuelvan a ocurrir.

Invertir en la tecnología adecuada para máxima visibilidad

Sin la tecnología adecuada, las empresas no podrán establecer el nivel de visibilidad necesario para entender sus puntos débiles. Esto no significa invertir millones de dólares u cientos de horas en una solución. Se trata de elegir la plataforma correcta que utilice efectivamente datos de toda su cadena de suministro, proporcionando visibilidad en tiempo real en los ciclos de vida de los pedidos. Este enfoque proactivo permite a las empresas mantenerse adelante de excepciones potenciales y abordar el problema antes de que se convierta en una multa costosa.

Al investigar opciones tecnológicas para mitigar cargos retroactivos, considere una solución de software accesible para todos los miembros del equipo independientemente de su experiencia en TI. También es crítico incluir a su equipo de cumplimiento en las decisiones, para asegurar que las regulaciones puedan cumplirse con la herramienta.

Allanando el camino futuro

En esta nueva década, no se deje agobiar por comisiones innecesarias de cargos retroactivos. Las empresas deben enfocarse en transformar su mentalidad, entender sus puntos débiles e invertir en la tecnología adecuada para reducir costos e impulsar la eficiencia. Como resultado, la cadena de suministro puede convertirse en un diferenciador en lugar de un centro de costos —y el futuro será más fructífero para toda la organización.

Michael Rabinowitz es el fundador y director ejecutivo de CoEnterprise.