Cómo las microinvestigaciones pueden impulsar el cumplimiento de la cadena de suministro

Los desafíos de 2020 tienen serias implicaciones para el cumplimiento de la cadena de suministro y el riesgo en 2021. El año pasado probó todas las empresas estadounidenses y presentó desafíos en una escala que no habíamos visto anteriormente. Muchas empresas tenían semanas, si no días, para tomar decisiones críticas con el fin de mantener sus operaciones a flote. Y si bien las acciones rápidas eran indudablemente necesarias en ese momento, las implicaciones de cumplimiento de esas decisiones probablemente recibirán un mayor enfoque este año.

Considere solo algunos ejemplos. Al comienzo de la pandemia, las empresas y los gobiernos se apresuraron a asegurarse el equipo de protección personal (EPP) crítico, a menudo compitiendo entre sí por recursos repentinamente escasos. Algunas, tal vez muchas, de esas organizaciones no tuvieron más opción que utilizar canales no tradicionales para obtener los suministros necesarios. Como resultado de la urgencia y el aumento de la competencia por estos recursos, es probable que los proveedores no hayan sido examinados a través de los procesos de cumplimiento tradicionales, lo que expone a muchas organizaciones a riesgos potenciales.

Unas semanas más tarde, el gobierno federal comenzó a inyectar más de $ 5 billones en la economía estadounidense en un esfuerzo por mantener en funcionamiento el motor económico del país. El alcance del estímulo no tuvo precedentes, no solo en escala sino también en distribución. A diferencia del estímulo dirigido al sector proporcionado después de la Gran Recesión de 2007-2008, o el alivio de desastres naturales con objetivos geográficos, el estímulo COVID-19 llegó a casi todos los rincones de la economía de los EE. UU. Y cada vez que hay un aumento en los dólares de ayuda federal, generalmente hay un aumento paralelo en el fraude y, en última instancia, un esfuerzo por recuperar el dinero que se descarrió.

Finalmente, con tantas organizaciones que enfrentan estrés financiero debido a la pandemia, a menudo existe una mayor presión dentro de las organizaciones para "enderezar el barco". Esto incluye esfuerzos para aumentar los incentivos para los vendedores o utilizar a terceros para impulsar la recuperación y el crecimiento. Las industrias que se han visto particularmente afectadas, como el comercio minorista, la hostelería y las aerolíneas, corren un riesgo particular de esto y deben anticipar un mayor escrutinio.

Mayores riesgos de cumplimiento

En última instancia, existen innumerables formas en las que los eventos de 2020 precipitaron los riesgos de cumplimiento que deberán abordarse este año. Es posible que algunas empresas hayan tenido que cambiar rápidamente hacia la distribución directa al consumidor, lo que generó una posible responsabilidad en virtud de las leyes de privacidad de datos, como la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA). Las organizaciones que de repente estaban adquiriendo EPP para hospitales u otras entidades de atención médica pueden encontrar que necesitan cumplir con las regulaciones de la Ley de Contabilidad y Portabilidad de Seguros de Salud (HIPAA), como estar sujetas a un acuerdo de socio comercial (BAA).

Ahora tenga en cuenta las prioridades de la administración entrante de Biden, que agrega otra capa de complejidad a una situación que ya es desafiante. Se anticipa ampliamente que las violaciones de la Ley de Reclamaciones Falsas verán una mayor aplicación de las organizaciones que realizan negocios con el gobierno federal, especialmente a la luz de la Ley de Ayuda, Alivio y Seguridad Económica (CARES) por Coronavirus, el Programa de Protección de Cheques de Pago (PPP) y, por supuesto, mayor expansión de los esfuerzos de estímulo que se espera que se realicen después de la inauguración. La aplicación de la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero (FCPA) es ampliamente bipartidista y ha aumentado constantemente desde que entró en vigor. No sería sorprendente ver una aplicación adicional en virtud de la FCPA, especialmente para los proveedores que obtienen suministros médicos y PPE del extranjero. Y los requisitos adicionales de informes de la SEC, en torno a la interrupción de la cadena de suministro y las vulnerabilidades expuestas por la pandemia, ciertamente están dentro del ámbito de los posibles resultados.

Con un cambio tan dramático en el panorama de cumplimiento para tantas organizaciones, y con el potencial estrés financiero impartido por la pandemia, las organizaciones deben abordar la investigación de estos riesgos de una manera muy específica y rentable. Una solución muy eficaz es hacer más con menos adoptando un enfoque llamado microinvestigación.

Quizás sea engañoso pensar que una microinvestigación es pequeña. En cambio, es más apropiado pensar en él como altamente segmentado . El propósito de este enfoque es identificar los documentos más críticos para un riesgo de cumplimiento particular de forma rápida y rentable. El objetivo no es encontrar todos documentos relevantes, sino para encontrar el mejor unos. Para lograr este objetivo, es necesario combinar la experiencia en búsqueda profunda con tecnologías de búsqueda avanzadas.

A menudo, las investigaciones se abordan con dos herramientas contundentes:búsquedas tradicionales de palabras clave y modelos de aprendizaje automático. Pero las búsquedas de palabras clave son problemáticas en dos frentes. En primer lugar, generalmente son demasiado amplias, porque la sintaxis de búsqueda en muchas de las principales herramientas de revisión de documentos está diseñada con un enfoque en la simplicidad, no en la solidez. Esta simplicidad excesiva conduce a búsquedas que devuelven demasiados documentos, lo que a su vez hace que el costo de la investigación sea prohibitivo. Y en segundo lugar, las búsquedas de palabras clave a menudo pasan por alto documentos importantes y los procesos de control de calidad no siempre cubren las lagunas.

Los modelos de aprendizaje automático, por otro lado, a menudo no son especialmente adecuados para este tipo de investigaciones. Esto se debe a que la prevalencia de documentos clave en tales investigaciones suele ser bastante baja. A diferencia de un escenario de litigio, donde el caso se encuentra en una postura más madura, una microinvestigación a menudo busca algo que está casi por definición oculto y, en muchas circunstancias, en sus primeras etapas. Cuando la prevalencia es tan baja, los modelos de aprendizaje automático pueden tener dificultades para distinguir la señal del ruido. Y los esfuerzos para ajustar estos modelos pueden tener un gran costo, tanto en tiempo como en dinero. Los modelos de aprendizaje automático ciertamente tienen su lugar, pero esta es una situación en la que sus desventajas se hacen evidentes.

Combinando tecnología con experiencia

Un enfoque mucho más eficaz es combinar la tecnología que presenta una sintaxis de búsqueda avanzada con expertos lingüísticos que saben cómo identificar patrones clave en el lenguaje y crear consultas que conduzcan al meollo del asunto. Cuando las búsquedas tradicionales de palabras clave se ven obstaculizadas por limitaciones de sintaxis de búsqueda demasiado simplistas, las herramientas más avanzadas pueden aprovechar el poder de los matices del idioma para crear modelos de búsqueda lingüística altamente efectivos y adaptados a las necesidades específicas. Y donde el aprendizaje automático tiene problemas con poblaciones de baja prevalencia, los expertos en lingüística pueden aplicar un enfoque riguroso y metódico que comienza con algo pequeño y crece, siguiendo pistas por caminos importantes de investigación y modelando patrones de lenguaje reales a medida que se encuentran.

El panorama del cumplimiento es quizás más desafiante que nunca. Pero las organizaciones que son proactivas pueden navegar estas aguas turbulentas investigando cuidadosa y metódicamente sus riesgos potenciales para emerger más fuertes del otro lado.

Eric Pender es gerente de participación en H5, un proveedor de clasificación, administración y análisis de datos confidenciales para corporaciones y bufetes de abogados.