Micro-investigaciones: Un camino estratégico hacia un cumplimiento más fuerte en la cadena de suministro

Los desafíos de 2020 tienen implicaciones serias para el cumplimiento y riesgo en la cadena de suministro en 2021. El año pasado puso a prueba a cada empresa estadounidense, y presentó desafíos a una escala que no habíamos visto anteriormente. Muchas empresas tuvieron semanas, si no días, para tomar decisiones críticas para mantener sus operaciones a flote. Y aunque las acciones rápidas fueron indudablemente necesarias en ese momento, las implicaciones de cumplimiento de esas decisiones probablemente sufrirán un enfoque aumentado este año.

Considera solo un puñado de ejemplos. Al inicio de la pandemia, empresas y gobiernos se apresuraron a asegurar equipos de protección personal (EPP) críticos, a menudo compitiendo entre sí por recursos repentinamente escasos. Algunos —quizás muchos— de esas organizaciones no tuvieron otra opción que recurrir a canales no tradicionales para asegurar los suministros necesarios. Como resultado de la urgencia y la competencia aumentada por estos recursos, los proveedores probablemente no fueron vetados a través de procesos de cumplimiento tradicionales, abriendo a muchas organizaciones a riesgo potencial.

Unas semanas después, el gobierno federal comenzó a inyectar más de 5 billones de dólares en la economía estadounidense en un esfuerzo por mantener el motor económico del país en marcha. El alcance del estímulo no tenía precedentes, no solo en escala sino también en distribución. A diferencia del estímulo dirigido a sectores proporcionado después de la Gran Recesión de 2007-2008, o alivio de desastres naturales geográficamente dirigido, el estímulo COVID-19 llegó a casi todos los rincones de la economía estadounidense. Y cada vez que hay un aumento en dólares de alivio federal, típicamente hay un aumento paralelo en fraude y, finalmente, un esfuerzo por recuperar dinero que se desvió.

Finalmente, con tantas organizaciones enfrentando estrés financiero debido a la pandemia, a menudo hay una presión aumentada dentro de las organizaciones para "enderezar el rumbo". Esto incluye esfuerzos para aumentar incentivos a vendedores, o usar terceros para impulsar la recuperación y el crecimiento. Industrias particularmente golpeadas, como retail, hostelería y aerolíneas, están en particular riesgo para esto, y deberían anticipar un escrutinio aumentado.

Riesgos de cumplimiento aumentados

En última instancia, hay innumerables formas en que los eventos de 2020 precipitaron riesgos de cumplimiento que necesitarán ser abordados este año. Algunas empresas pueden haber tenido que pivotar rápidamente a distribución directa al consumidor, abriendo responsabilidad potencial bajo leyes de privacidad de datos como la California Consumer Privacy Act (CCPA). Organizaciones que de repente estaban abasteciendo EPP para hospitales u otras entidades de salud pueden encontrar que necesitan cumplir con regulaciones de la Health Insurance Portability and Accounting Act (HIPAA), como estar sujetas a un acuerdo de asociado de negocio (BAA).

Ahora suma las prioridades de la entrante administración Biden, que añade otra capa de complejidad a una situación ya desafiante. Se anticipa ampliamente que las violaciones de la False Claims Act verán un cumplimiento aumentado para organizaciones que hacen negocios con el gobierno federal, especialmente a la luz de la Coronavirus Aid, Relief and Economic Security (CARES) Act, Paycheck Protection Program (PPP), y por supuesto, mayor expansión de esfuerzos de estímulo que se espera se promulguen después de la investidura. El cumplimiento de la Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) es ampliamente bipartidista, y ha estado aumentando constantemente desde su entrada en vigor. No sería sorprendente ver cumplimiento adicional bajo la FCPA, especialmente para proveedores que abastecen suministros médicos y EPP desde el extranjero. Y requisitos adicionales de reporte de la SEC, en torno a disrupciones de cadena de suministro y vulnerabilidades expuestas por la pandemia, están ciertamente dentro del reino de resultados posibles.

Con un cambio tan dramático en el panorama de cumplimiento para tantas organizaciones, y con potencial estrés financiero impartido por la pandemia, las organizaciones necesitan abordar la indagación en estos riesgos de una manera muy dirigida y rentable. Una solución altamente efectiva es hacer más con menos abrazando un enfoque llamado micro-investigación.

Quizás sea engañoso pensar en una micro-investigación como pequeña. En su lugar, es más apropiado pensarla como altamente dirigida. El propósito de este enfoque es identificar los documentos más críticos para un riesgo de cumplimiento particular de forma rápida y rentable. El objetivo no es encontrar todos los documentos relevantes, sino encontrar los mejores. Para lograr este objetivo, es necesario combinar experiencia profunda en búsqueda con tecnologías de búsqueda avanzadas.

A menudo, las investigaciones se abordan con dos herramientas de fuerza bruta: búsquedas tradicionales por palabras clave y modelos de machine learning. Pero las búsquedas por palabras clave son problemáticas en dos frentes. Primero, son generalmente demasiado amplias, porque la sintaxis de búsqueda en muchas herramientas líderes de revisión de documentos está diseñada con un enfoque en simplicidad, no robustez. Esta sobre-simplicidad lleva a búsquedas que devuelven demasiados documentos, lo que a su vez hace que la investigación sea prohibitiva en costes. Y segundo, las búsquedas por palabras clave a menudo pierden documentos críticos, y los procesos de control de calidad no siempre capturan las brechas.

Los modelos de machine learning, por otro lado, a menudo no son especialmente adecuados para este tipo de investigaciones. Eso es porque la prevalencia de documentos clave en tales investigaciones es a menudo bastante baja. A diferencia de un escenario de litigio, donde el caso está en una postura más madura, una micro-investigación a menudo busca algo que es casi por definición oculto, y en muchas circunstancias en sus etapas tempranas. Cuando la prevalencia es tan baja, los modelos de machine learning pueden luchar para distinguir señal de ruido. Y los esfuerzos para ajustar estos modelos pueden venir a gran coste, tanto en tiempo como en dinero. Los modelos de machine learning ciertamente tienen su lugar, pero esta es una situación donde sus desventajas se vuelven aparentes.

Combinando tecnología con experiencia

Un enfoque mucho más efectivo es emparejar tecnología con sintaxis de búsqueda avanzada con expertos lingüísticos que saben cómo identificar patrones clave en el lenguaje, y crear consultas que vayan al núcleo del asunto. Donde las búsquedas tradicionales por palabras clave están limitadas por limitaciones de sintaxis de búsqueda demasiado simplistas, herramientas más avanzadas pueden aprovechar el poder de los matices del lenguaje para crear modelos de búsqueda lingüística estrechamente adaptados y altamente efectivos. Y donde el machine learning lucha con poblaciones de baja prevalencia, los expertos lingüísticos pueden aplicar un enfoque riguroso y metódico que empieza pequeño y crece, siguiendo pistas por caminos importantes de investigación y modelando patrones de lenguaje reales a medida que se encuentran.

El panorama de cumplimiento es quizás tan desafiante como nunca lo ha sido. Pero las organizaciones que son proactivas pueden navegar estas aguas agitadas investigando cuidadosa y metódicamente sus riesgos potenciales para emerger más fuertes al otro lado.

Eric Pender es engagement manager en H5, un proveedor de clasificación, gestión y analítica de datos sensibles para corporaciones y bufetes de abogados.