Cómo hacer que los datos de la cadena de suministro sean confiables

La mayoría de los equipos de adquisiciones se encuentran en un viaje digital de algún tipo en este momento. Por lo general, esto significa invertir en tecnología, automatizar tantos procesos como sea posible y permitir que los compradores distribuidos obtengan de forma independiente lo que necesitan con el mínimo esfuerzo. Si bien estos pasos son todos importantes, pasan por alto una pregunta fundamental:¿Quién administra la cadena de suministro de datos?

No, eso no es un error tipográfico. En este caso, no me refiero a los datos de la cadena de suministro, me refiero a la cadena de suministro de datos. Esta es la información sobre los proveedores (actuales, calificados y potenciales) a los que una organización puede comprar productos y servicios. Algunos de estos datos provienen directamente de los propios proveedores, algunos de compradores internos y profesionales de adquisiciones, y algunos son generados por los sistemas que usamos para realizar y rastrear compras.

Como cualquier otra entrada o recurso empresarial, los datos deben ser "procesados" a medida que pasan de su estado original sin procesar a una forma que la gente realmente pueda usar para hacer su trabajo. Esto significa que las cadenas de suministro de datos y los "productos" que ofrecen deben ser confiables para poder ofrecer lo que la empresa necesita. Todo el valor asociado con una cadena de suministro de datos reside en la calidad de esos datos. Los datos de alta calidad tienen un valor estratégico para la empresa, mientras que los datos de mala calidad pueden ralentizar las cosas, enviar a las personas en la dirección equivocada o detener el progreso por completo. Nadie va a hacer referencia a datos en los que no confía.

Según el Estudio de gobernanza y calidad de datos de 2018 realizado por Supply Chain Resource Cooperative en la Universidad Estatal de Carolina del Norte, "solo el 15% de los encuestados cree que sus sistemas existentes son capaces de producir datos limpios en los que se puede confiar". Además de eso, "el 75% de las empresas dicen que los datos de mala calidad han dificultado la consecución de sus planes de transformación digital".

No hay duda de que los datos de baja calidad son un obstáculo para la digitalización y otros objetivos comerciales críticos que están directamente vinculados a la ventaja competitiva. El desafío al que se enfrentan las organizaciones de adquisiciones hoy en día es cómo construir o restaurar esa confianza, primero resolviendo el problema de calidad de los datos y luego asegurándose de que los tomadores de decisiones sepan que finalmente pueden confiar en los datos de sus proveedores.

Lo sorprendente de los problemas de calidad de los datos que enfrentan las adquisiciones hoy en día es que son sistémicos. Gran parte de los datos que recopilamos están estandarizados, especialmente en el área de gestión de información de proveedores. Si podemos arreglar el proceso de recopilación de nuevos datos y limpiar o enriquecer los datos que ya tenemos, el factor de confianza de esos datos se disparará.

La mayoría de las personas piensan que al recurrir a la nube, obtendrán acceso instantáneo a datos de proveedores de calidad. Desafortunadamente, ese no es el caso. Es por eso que vemos surgir otra ola de tecnología en la nube. Permite una nube de datos de proveedores con información que ya ha sido limpiada, enriquecida y validada y puede ser accedida por muchas empresas, volviéndose aún más confiable cada vez que una nueva empresa la aprovecha. Es la única dirección que puede tomar la industria.

La integración de datos y sistemas suele ser un enfoque debido a su capacidad para garantizar la conveniencia del usuario y el cumplimiento, pero también mejoran la visibilidad. Saber a dónde acudir para obtener datos de proveedores y tener un alto nivel de confianza en esos datos aumenta la comprensión general por parte de adquisiciones, partes interesadas y el equipo ejecutivo de gastos y proveedores. Nunca debemos subestimar el valor de poder obtener rápida y fácilmente una respuesta clara a una pregunta comercial. Esto no solo garantiza que la operación siga avanzando, sino que también aumenta el nivel de confianza asociado con las decisiones basadas en datos del proveedor.

Una vez que los datos están en un solo lugar y completamente integrados con todos los procesos y sistemas que necesitan extraerse de ellos, la oportunidad recién comienza. Las adquisiciones pueden comenzar a agregar valor adicional a la cadena de suministro de datos y a los datos de la cadena de suministro. La información como etiquetas específicas para describir las capacidades del proveedor, direcciones físicas y contactos de correo electrónico, y el estado de diversidad puede informar mejor las decisiones de compra y ampliar la gama de lo que se puede lograr.

Los datos de la cadena de suministro deben ser absolutamente confiables para que la empresa sea competitiva. Sin embargo, antes de que esto se pueda lograr, alguien tiene que administrar la cadena de suministro de datos por sí mismo, recurriendo a recursos probados, mejorando la recopilación de datos y limpiando los datos que ya se han recopilado.

Stephany Lapierre es fundadora y directora ejecutiva de Tealbook, una plataforma de adquisiciones.