Desbloqueando la Eficiencia en Entregas: El Factor Humano en la Planificación de Flotas

Cuesta unos 166.000 dólares mantener un tractocamión en la carretera por un año, basado en los últimos datos de costes de operación de camiones del American Transportation Research Institute. Con cada milla costando 1,82 dólares, no es sorpresa que operadores de flotas privadas y comerciales estén aprovechando software de optimización de rutas para mejorar el servicio de entrega, reducir millas y recortar entre un 10% y un 30% los costes de operación de flota.

El eslabón perdido: las personas

Pero muchas de estas soluciones de software fallan al abordar una pieza enormemente importante del rompecabezas de planificación de rutas: las personas.

La mayoría de la tecnología de optimización de rutas se enfoca exclusivamente en rutear el camión, e ignora a la persona detrás del volante. Hasta que tengamos camiones genuinamente autónomos, la disponibilidad de conductores seguirá siendo un factor crucial para armar un plan de ruta que sea eficiente y viable. Los planes que no tengan en cuenta la disponibilidad de conductores individuales pueden costar fácilmente a los operadores de flotas cientos de miles de dólares al año.

Los camiones pueden operar 24/7 y adherirse a cualquier horario; los conductores no. Se enferman, toman vacaciones y, importante, están restringidos por límites de horas de servicio (HOS). Cuando los planes no tienen en cuenta horas disponibles y preferencias de conductores, los despachadores que tienen acceso directo a conductores y sus horarios deben apresurarse a reconfigurar planes para trabajar con los recursos reales disponibles. Estos cambios añaden millas y costes al plan original.

Ejemplo del efecto dominó

Por ejemplo, si el Conductor 5 va a alcanzar límites HOS con dos entregas restantes en su ruta al oeste de la ciudad, estas entregas podrían ser reasignadas al Conductor 6, quien ahora debe completar su ruta al este y cruzar la ciudad para terminar, añadiendo millas de flete costosas. Multiplica esto por varias, incluso docenas, de rutas al día, y el plan original comienza a desmoronarse —junto con cualquier ahorro esperado de optimizar rutas.

Es un poco como un contratista general planificando un proyecto de construcción de casa sin datos detallados sobre los horarios de fontaneros, electricistas y otros subcontratistas. Cuando el gerente en obra tiene que hacer ajustes sobre la marcha para acomodar la disponibilidad real de subcontratistas, todo el proyecto se descontrola porque, como el ruteo de camiones, las actividades son codependientes.

Los enmarcadores no pueden enmarcar hasta que el diseño está hecho; los electricistas no pueden cablear hasta que el marco está arriba, y el yeso no puede instalarse hasta que la casa está cableada. Así, un proyecto de ocho semanas y 150.000 dólares se convierte en un proyecto de once semanas y 175.000 dólares —todo porque el plan original no consideró los horarios de la gente que hace el trabajo.

La solución: planificación a nivel de recursos

La solución para integrar horarios de conductores en planes de ruta es asegurar que tu software de optimización de rutas ofrezca "planificación a nivel de recursos" (resource-level planning). Esa es la jerga de gestión de rutas para planes que consideran preferencias y disponibilidad de conductores como parte del proceso de optimización de rutas.

Comienza con operadores de flota usando el software para capturar datos específicos del conductor como vacaciones, citas médicas, patrones de turnos preferidos y endosos especiales de licencia de conducir comercial (CDL). Luego, los datos capturados por dispositivos de registro electrónico en cabina (ELD), incluyendo horas conducidas por cada conductor, se alimentan directamente al software de ruteo. Este es un componente crítico, ya que las horas reales de los conductores no necesariamente reflejan lo que estaba en el plan original. Busca software de ruteo que importe estos datos ELD fácil y sin problemas.

El objetivo aquí es simple pero poderoso: tomar datos que ya están en múltiples lugares —dentro del software, dispositivos ELD, y cabezas de despachadores— y ponerlos todos en un solo lugar. Los algoritmos que impulsan el software de ruteo pueden entonces considerar datos relacionados con conductores, junto con docenas de otras variables relacionadas con rutas, para producir un plan totalmente optimizado que también sea compatible con DOT.

Beneficios para todo el equipo

Un enfoque integrado beneficia a todos en el equipo de operaciones de flota:

• Despachadores desarrollan confianza de que el plan funcionará en el "mundo real", y por tanto evitan la carrera matutina de reasignar rutas. En su lugar, pueden enfocarse en su tarea central de sacar conductores por la puerta y mantener el horario.
• Planificadores de rutas evitan la frustración de ver sus planes cuidadosamente elaborados desmoronarse en el minuto que el camión sale del patio.
• Conductores aprecian planes de ruta consistentemente justos y precisos que los llevan a casa a la hora programada.

El uso de software de ruteo con planificación a nivel de recursos también puede tener un efecto galvanizador dentro de una organización. Dos funciones que existen en silos y a menudo están en desacuerdo —planificación de rutas y despacho— pueden trabajar más armoniosamente porque ahora están trabajando con una versión de la verdad.

Los mayores ganadores de la planificación a nivel de recursos son los propios operadores de flota, especialmente aquellos gestionando operaciones grandes y complejas que cuestan millones de dólares en ejecutar. Al reducir tiempo de entrega y millas de camión en general, el software de optimización de rutas puede reducir realistamente los costes de operación de flota en un 10% a 30% —ahorros que van directo al resultado final. Pero si los planes de ruta continúan ignorando tu recurso más importante y costoso —tus conductores— esa inversión en software se desperdicia en gran medida.

William Salter es CEO de Paragon Software Systems.