Elegir la estrategia ERP correcta: Best-of-Breed vs. Suites todo en uno

En los años 80 y 90, al inicio de la era digital, cada aplicación de software industrial era una solución puntual —un producto enfocado en un aspecto específico del trabajo back-office de la empresa, como cuentas por pagar, nómina e impuestos. Con el tiempo, paquetes de software más nuevos comenzaron a aventurarse también en la planta de producción, donde una vez más cada uno tenía su especialidad, como planificación de manufactura, mantenimiento e informes de cumplimiento.

El surgimiento de los ERP monolíticos

A mediados de los 90, los paquetes de software de planificación de recursos empresariales (ERP) empezaron a estar disponibles. Integraron contabilidad empresarial, seguimiento de inventario, costes de compra y planificación de manufactura en una sola solución. Sus desarrolladores continuaron expandiendo estas funciones para incluir gestión de relaciones con clientes, seguimiento de recursos humanos, gestión de cadena de suministro e incluso diseño de producto. Para el cambio de siglo XXI, se había creado un monstruo, en forma de un gigante monolítico que era muy costoso y complejo de gestionar y mantener.

Un día de reckoning

Al menos en teoría, una plataforma de software empresarial fuertemente integrada puede proporcionar a los usuarios una variedad de ventajas importantes, incluyendo una visión sistemática de las operaciones, costes reducidos de formación e integración, mayor precisión, mejor seguridad y mantenimiento más fácil. Pero pronto quedó claro que esta visión era una que se veía bien en papel, pero menos en la realidad. Un lugar donde esta visión a menudo tropezaba era cuando los sistemas ERP comenzaron a expandir capacidades basadas en adquisiciones mal digeridas de empresas más especializadas, resultando frecuentemente en serios problemas de integración y control de versiones, combinados con una experiencia de usuario profundamente poco amigable.

Más importante aún, esta agregación de empresas y ofertas de servicios impactó enormemente la innovación —de hecho, la sofocó casi por completo. Mientras las grandes empresas dedicaban recursos significativos a actividades de post-adquisición e integración, la innovación de software del resto de la industria nunca se detuvo. Y aunque algo de crecimiento orgánico continuó dentro de los gigantes ERP, gran parte de la innovación más relevante ocurría fuera de ellos.

Eventualmente, el ciclo comenzó a repetirse, donde las más prometedoras de las firmas pequeñas e independientes eran adquiridas junto con sus creaciones, que luego se integraban o incrustaban en la oferta de la empresa ERP. Hasta que eso sucede, las soluciones de propósito especial a menudo traen interfaces de usuario altamente intuitivas y capacidades funcionales que legítimamente les ganan el estatus de best-of-breed. Con demasiada frecuencia, esta designación pronto desaparece, una vez completado el proceso de adoctrinamiento post-adquisición.

Tradeoffs del enfoque Best-of-Breed

Al mismo tiempo, hay tradeoffs al adherirse a una estrategia best-of-breed. Por ejemplo, hay costes incrementados asociados con el soporte de múltiples paquetes de diferentes proveedores. Pueden surgir problemas al integrar datos en paquetes de software de otros proveedores, incluyendo costes de formación de personal incrementados y posibles riesgos de seguridad resultantes de múltiples inicios de sesión.

Desde una perspectiva de gestión, un argumento popular para compensar la mejora de rendimiento de una estrategia best-in-breed es tener «una sola garganta que estrangular». En otras palabras, cuando algo sale mal, se considera más fácil tener solo una llamada que hacer, al menos en teoría.

Si bien estas preocupaciones siguen siendo válidas, la fuerza de esos argumentos está disminuyendo por múltiples razones. Las interfaces se han vuelto más estandarizadas con el uso de interfaces de programación de aplicaciones (API) comunes. Los estándares de integración de datos han evolucionado para mitigar el desafío de la compatibilidad. Y con el crecimiento de soluciones basadas en la nube, la seguridad se ha vuelto mejor gestionada usando un enfoque de inicio de sesión único. Por último, la complejidad de cómo se gestionan las grandes organizaciones de software ha eliminado casi por completo el concepto de tener un solo equipo de cuenta para gestionar los requisitos de soporte de cada solución.

El movimiento Industria 4.0 ha estrechado significativamente la brecha entre estos dos enfoques —una realidad que los grandes proveedores de software empresarial se apresuran a minimizar y desean ocultar. Como mínimo, este tema merece renovado foco y consideración en algunos aspectos importantes. Dado todo lo que ha cambiado, especialmente en los últimos seis meses, surge la pregunta: ¿Cuál es mejor para tu organización? ¿Cómo puedes investigar y entender efectivamente qué opciones existen ahora? ¿Y realmente tiene que ser una elección either/or?

Llega el día del juicio

Las respuestas, hemos aprendido, pueden encontrarse en una evaluación sin concesiones de la arquitectura de tu tecnología, realizando un estudio que sea tanto data-driven como lo más libre posible de sesgos personales o históricos. Eso no es fácil, especialmente considerando las profundas raíces de las decisiones políticas que han llevado a selecciones previas de soluciones. Pero es posible.

El primer paso es establecer un equipo de evaluación separado, reforzado por un mandato de la alta dirección, para realizar un estudio y seguirlo sin importar a dónde lleve. Definir un cronograma. Hacerlo people-driven primero, seguido por proceso y luego tecnología. Utilizar un modelo RACI —responsable, accountable, consulted e informed— para definir y clarificar roles. También, reconocer que la arquitectura no es fija; con el tiempo evolucionará junto con tu negocio. Y lo más importante, entender que los resultados de la evaluación definirán en gran medida el camino que tu empresa tome hacia una transformación digital exitosa.

En un nivel estrictamente práctico, la elección entre best-of-breed o suite de un solo proveedor conlleva implicaciones tanto para el personal como para los skillsets requeridos para usarlos. Un enfoque de un solo proveedor, por ejemplo, requerirá habilidades fuertes en la construcción de interfaces amigables, algo que puede ser un problema ya que la mayoría de las soluciones suite no son tan intuitivas como las aplicaciones best-of-breed.

Alternativamente, un enfoque best-of-breed podría requerir la adición de nuevos skillsets a la organización. Esto puede ser un proceso disruptivo, pero posicionará más probablemente a una organización para una mayor resiliencia y flexibilidad operativa en el futuro. Como todos vimos en 2020, el valor de esta capacidad nunca ha sido mayor, ni se espera que desaparezca pronto. La capacidad de reaccionar más rápido ante cambios imprevistos se ha vuelto crítica para la supervivencia organizacional a largo plazo.

La conclusión del Instituto Lund

¿Qué estrategia es mejor para ti? El Instituto Lund en Suecia, que ha realizado investigación en procesamiento de datos desde los años 70, examinó el tema del uso de múltiples sistemas. Concluyó desafiando el mantra IT establecido que sostiene que «uno es mejor que muchos». El Instituto lo expresa así: «Pocos es mejor que muchos, pero uno puede ser demasiado poco». En esencia, elegir una plataforma tecnológica operativa construida sobre software best-of-breed para tus necesidades puede ser una gran elección, pero solo mientras también pueda integrarse en una plataforma empresarial y de automatización compartida.

Mira esta conclusión de la misma forma que gestionas tu cadena de suministro. ¿Te gustaría tener solo un proveedor, o es mejor tener unos pocos proveedores igualmente capaces para navegar problemas o sorpresas inesperadas?

Independientemente de tu decisión, tanto las arquitecturas de tecnología empresarial como operativa deben ser capaces de entregar un nivel de agilidad mucho más elevado a través de las operaciones y la empresa manufacturera en general. Esto es especialmente cierto en el entorno actual de COVID-19 (y después), donde la incertidumbre empresarial es mayor que nunca. En casi todas las situaciones, un enfoque best-of-breed posicionará mejor a tu organización para adaptarse más rápido y eficazmente. Tanto las habilidades técnicas necesarias para soportar un enfoque best-of-breed, como la capacidad de conectar nuevas soluciones best-of-breed que puedan evolucionar rápidamente durante el entorno actual de coronavirus y más allá, podrían dar a tu empresa la ventaja necesaria para reaccionar más rápido y sobrevivir para ver otro día.

Tom Hennessey es vicepresidente de marketing y desarrollo de negocio en iBASEt.