El gran debate de TI:¿Mejor de su clase o suite individual?

En las décadas de 1980 y 1990, al comienzo de la era digital, cada aplicación de software industrial era una solución puntual:un producto centrado en un aspecto específico del trabajo administrativo de la empresa, como cuentas por pagar, nóminas e impuestos. Con el tiempo, los paquetes de software más nuevos también comenzaron a aventurarse en el taller, donde una vez más cada uno tenía su propia especialidad, como la planificación de la fabricación, el mantenimiento y los informes de cumplimiento.

A mediados de la década de 1990, los paquetes de software de planificación de recursos empresariales (ERP) comenzaron a estar disponibles. Integraron la contabilidad empresarial, el seguimiento de inventario, el costo de compra y la planificación de fabricación en una única solución. Sus desarrolladores continuaron ampliando estas funciones para incluir la gestión de las relaciones con los clientes, el seguimiento de los recursos humanos, la gestión de la cadena de suministro e incluso el diseño de productos. A la vuelta del 21 ^st Century, se había creado un monstruo, en la forma de un gigante monolítico que era muy costoso y complejo de administrar y mantener.

Un día de juicio final

Al menos en teoría, una plataforma de software empresarial estrechamente integrada puede proporcionar a los usuarios una variedad de ventajas importantes, incluida una vista sistemática de las operaciones, menores costos de capacitación e integración, mayor precisión, mejor seguridad y un mantenimiento más fácil. Pero pronto quedó claro que esta visión se veía bien en el papel, pero menos en la realidad. Un lugar donde esta visión a menudo tropezó con inconvenientes fue cuando los sistemas ERP comenzaron a expandir las capacidades basadas en adquisiciones mal asimiladas de empresas más especializadas, lo que a menudo resultaba en serios problemas de integración y control de versiones, combinados con una experiencia de usuario que era profundamente hostil.

Más importante aún, esta agregación de empresas y ofertas de servicios tuvo un gran impacto en la innovación; de hecho, casi la sofocó. Si bien las empresas más grandes dedicaban importantes recursos a las actividades posteriores a la adquisición y la integración, la innovación de software del resto de la industria nunca se detuvo. Y aunque se siguió produciendo cierto crecimiento orgánico dentro de los gigantes de ERP, gran parte de la innovación más relevante se estaba produciendo fuera de ellos.

Con el tiempo, el ciclo comenzó a repetirse, mediante el cual las firmas independientes más pequeñas, más prometedoras, serían adquiridas junto con sus creaciones, que luego quedarían atornilladas o integradas en la oferta de la compañía ERP. Hasta que eso suceda, las soluciones para propósitos especiales a menudo traen consigo interfaces de usuario altamente intuitivas y capacidades funcionales que legítimamente les otorgan el estatus de mejor en su clase. Con demasiada frecuencia, esta designación desaparecería pronto, una vez que el proceso de adoctrinamiento se completara después de la adquisición.

Compensaciones de lo mejor de su raza

Al mismo tiempo, existen ventajas y desventajas para adherirse a la mejor estrategia de su clase. Por ejemplo, existen mayores costos asociados con el soporte de múltiples paquetes de diferentes proveedores. Pueden surgir problemas con la integración de datos en paquetes de software de otros proveedores, incluido el aumento de los costos de capacitación del personal y los posibles riesgos de seguridad derivados de múltiples inicios de sesión.

Desde la perspectiva de la gestión, un argumento popular que se utiliza para compensar la mejora del rendimiento de una estrategia excelente es tener "una garganta que estrangular". En otras palabras, cuando algo sale mal, se considera más fácil tener solo una llamada para hacer, al menos en teoría.

Si bien estos recelos siguen siendo válidos, la fuerza de esos argumentos está disminuyendo por múltiples razones. Las interfaces se han vuelto más estandarizadas con el uso de interfaces de programación de aplicaciones (API) comunes. Los estándares de integración de datos han evolucionado para mitigar el desafío de la compatibilidad. Y con el crecimiento de las soluciones basadas en la nube, la seguridad se ha gestionado mejor mediante un enfoque de inicio de sesión único. Por último, la complejidad de cómo se ejecutan las organizaciones de software más grandes prácticamente ha eliminado el concepto de tener un solo equipo de cuentas para administrar los requisitos de soporte de cada solución.

El movimiento de la Industria 4.0 ha reducido significativamente la brecha entre estos dos enfoques, una realidad que los proveedores de software empresarial más grandes se apresuran a restar importancia y están ansiosos por ocultar. Como mínimo, este tema es digno de atención y consideración renovados en algunos aspectos importantes. Dado todo lo que ha cambiado, especialmente durante los últimos seis meses, exige la pregunta:¿Cuál es mejor para su organización? ¿Cómo puede investigar y comprender de manera eficaz qué opciones existen ahora? ¿Y realmente tiene que ser una opción o una opción?

Llega el día del juicio

Hemos aprendido que las respuestas se pueden encontrar a partir de una evaluación directa de la arquitectura de su tecnología, realizando un estudio que se basa en datos y está lo más libre posible de sesgos personales o históricos. Eso no es fácil, especialmente considerando las raíces profundas de las decisiones políticas que han llevado a selecciones de soluciones previas. Pero es posible.

El primer paso es establecer un equipo de evaluación separado, reforzado por una carta de la alta dirección, para realizar un estudio y seguirlo sin importar a dónde conduzca. Define una línea de tiempo. Hágalo impulsado primero por las personas, seguido por los procesos y luego por la tecnología. Utilice un modelo RACI - responsable, responsable, consultado e informado - para definir y aclarar roles. Además, reconozca que la arquitectura no es fija; con el tiempo, evolucionará junto con su negocio. Y, lo más importante, comprenda que los resultados de la evaluación contribuirán en gran medida a definir el camino que toma su empresa hacia una transformación digital exitosa.

En un nivel estrictamente práctico, la elección de la mejor suite de su clase o de un solo proveedor tiene implicaciones tanto para el personal como para las habilidades necesarias para utilizarlas. Un enfoque de un solo proveedor, por ejemplo, requerirá fuertes habilidades en la construcción de interfaces fáciles de usar, algo que puede ser un problema ya que la mayoría de las soluciones no son tan intuitivas como las mejores aplicaciones.

Alternativamente, un enfoque mejor en su clase podría requerir la adición de nuevos conjuntos de habilidades a la organización. Este puede ser un proceso disruptivo, pero es más probable que posicionará a una organización para una mayor resiliencia y flexibilidad operativa en el futuro. Como todos hemos visto en 2020, el valor de esta habilidad nunca ha sido mayor, ni se espera que desaparezca pronto. La capacidad de reaccionar más rápidamente ante cambios imprevistos se ha vuelto fundamental para la supervivencia de la organización a largo plazo.

¿Qué estrategia es mejor para ti? El Instituto Lund de Suecia, que ha realizado investigaciones sobre el procesamiento de datos desde la década de 1970, examinó la cuestión del uso de múltiples sistemas. Concluyó desafiando el mantra de TI establecido que sostiene que "uno es mejor que muchos". El Instituto lo expresa de esta manera:"Menos es mejor que muchos, pero uno puede ser muy pocos". Básicamente, elegir una plataforma de tecnología de operaciones basada en el mejor software para sus necesidades puede ser una excelente opción, pero solo siempre y cuando también se pueda vincular a una plataforma empresarial y de automatización compartida.

Vea esta conclusión de la misma manera que administra su cadena de suministro. ¿Le gustaría tener un solo proveedor, o es mejor tener algunos proveedores igualmente capaces para afrontar problemas inesperados o sorpresas?

Independientemente de su decisión, las arquitecturas de tecnología empresarial y operativa deben ser capaces de ofrecer un nivel mucho más elevado de agilidad en todas las operaciones y en la empresa de fabricación en general. Este es especialmente el caso en el entorno actual de COVID-19 (y posteriormente), donde la incertidumbre empresarial es más alta que nunca. En casi todas las situaciones, el mejor enfoque de su clase posicionará mejor a su organización para adaptarse más rápida y eficazmente. Tanto las habilidades técnicas necesarias para respaldar el mejor enfoque de su clase, como la capacidad de conectar las mejores soluciones nuevas que podrían evolucionar rápidamente durante el entorno actual del coronavirus y más allá, podrían brindarle a su empresa la ventaja necesaria para reaccionar. más rápido y sobrevivir para ver otro día.

Tom Hennessey es vicepresidente de marketing y desarrollo comercial de iBASEt.