Eliminar ineficiencias de pago en la cadena de suministro con automatización

Un mundo sin cadenas de suministro no se parecería en nada al que conocemos hoy. Pero un mundo sin pagos optimizados a lo largo de esa cadena de suministro es justo el mundo en el que vivimos.

Desconexión: operaciones automatizadas vs. procesos AP manuales

Hay una desconexión demasiado común entre flujos de proveedores altamente automatizados y eficientes y los procesos de cuentas por pagar (AP) muy manuales y basados en papel usados para pagar a esos proveedores. Esto ha llevado a un sistema roto, al punto donde el 61 % de empresas citan costes crecientes de gestión de cadena de suministro como su desafío número uno. Un 50 % adicional dice que 1 de cada 10 pagos a proveedores sale tarde debido a procesos manuales, poniendo más estrés en relaciones con proveedores clave.

Ese estrés tiene consecuencias reales de negocio.

Cheques: vulnerables a fraude y errores costosos

Un 97 % de organizaciones aún hacen pagos por cheque a una porción de sus proveedores, según la Encuesta de Pagos Electrónicos AFP 2019, y esos pagos son más vulnerables que cualquier otro tipo a fraude y errores costosos.

Los daños reputacionales del fraude y el coste de pagos lentos y anticuados pueden socavar todo el trabajo que las empresas han hecho para modernizar sus cadenas de suministro y deleitar a proveedores.

Automatización factura-a-pago: el camino adelante

Hay mejores caminos, sin embargo. En una industria donde mantener una cadena de suministro saludable es crucial para prevenir interrupción de negocio y pérdidas relacionadas, pagar a proveedores a tiempo y en su formato preferido puede fortalecer esas relaciones y asegurar una cadena de suministro ininterrumpida. Tales beneficios, más costes reducidos e ineficiencias para organizaciones que hacen pagos, son las razones por las que tantos departamentos AP están enfocándose ahora en automatizar procesos factura-a-pago.

Una revolución para procesos de back-office es tan importante como la ya en marcha para producción manufacturera, y eso empieza con automatización de AP.

Con el partner fintech o bancario correcto, la transición es menos intimidante

Con la tecnología financiera o partner bancario correcto en su lugar, la transición a automatización de pagos es mucho menos desalentadora que automatizar y optimizar una cadena de suministro. La solución ideal permite al departamento AP aprovechar sistemas contables existentes y relaciones bancarias, para agilizar y digitalizar todo desde la recepción de factura hasta el pago a través de la cadena de suministro. Con la mezcla de pago correcta, los proveedores pueden realizar beneficios de la conveniencia y flexibilidad de tarjetas virtuales o pagos de cámara de compensación automatizada (ACH). Además, la organización puede beneficiarse de una nueva fuente de efectivo vía rebates ganados en estos tipos de transacción.

Beneficios para proveedores: cobro más rápido y datos de remesa mejorados

La capacidad de los proveedores para agilizar procesos de cobro y obtener acceso más rápido a efectivo es un subproducto del proceso de pagos correcto. Organizaciones que transicionan a pagos electrónicos pueden ofrecer datos de remesa enormemente mejorados en formatos preferidos de sus proveedores, incluyendo Corporate Trade Exchange (CTX), archivos personalizados de cuentas por cobrar (AR), y emails. Esas conveniencias hacen mucho más fácil para proveedores aplicar efectivo cuando se recibe pago electrónico, y habilitan capacidades de reporte AR mejoradas, añadiendo valor a la relación comprador-proveedor de una forma que no es posible solo con cheques.

ROI rápido: costes de implementación compensados por rebates y eficiencias

No toma mucho tiempo para que pagos electrónicos muestren ROI para organizaciones, ya que los costes asociados con implementar pagos digitales a menudo se compensan con rebates ganados, ahorros de automatizar procesos clave, y eficiencias ganadas al tener personal clave gastando menos tiempo en tareas manuales.

Seguridad de pagos: la mayor ventaja para ambos

Quizás el mayor beneficio para tanto pagador como proveedor es el hecho de que mejor seguridad de pagos viene con automatización de AP. Flujos de trabajo electrónicos y auditables de recepción y aprobación de facturas ayudan a prevenir o dar visibilidad a facturas fraudulentas. Pagos electrónicos llevan la ventaja de ser mucho más difíciles de alterar, redirigir, o exponer a fraude. En el caso de pagos con tarjeta virtual que utilizan un número de un solo uso para un importe exacto, las posibilidades de que un pago sea interceptado disminuyen aún más.

Un partner de pagos sofisticado debería tener monitoreo integrado que pueda identificar amenazas, detener movimientos no autorizados de fondos, y mantener información bancaria sensible de proveedores de forma segura, para que la organización no tenga que hacerlo. Dados los costes muy reales y muy pesados asociados con fraude —y dado que la mayoría de negocios reportan al menos experimentar un intento de fraude en los últimos dos años— estas no son ventajas pequeñas.

¿Por qué la adopción no es más amplia?

Considerando todos los beneficios de automatización de AP, ¿por qué la adopción no es más extendida? Como ocurre con la mayoría de cambios significativos, tiene mucho que ver con costes percibidos, conceptos erróneos sobre la dificultad de implementación, e inercia alrededor de procesos actuales.

De hecho, las principales preocupaciones del personal de AP típicamente giran en torno al coste y tiempo asociados con implementación. Aquí también, las soluciones de automatización de AP se han vuelto lo suficientemente sofisticadas que lanzamientos largos e intensivos en TI son cosa del pasado. Han reducido el tiempo entre comprometerse con una solución y realizar sus beneficios.

Con la tecnología e inteligencia de negocio disponible hoy, los pagos de negocio que alimentan cadenas de suministro pueden ser tan digitalmente transformados como otras piezas de operaciones de cadena de suministro. La presión para bajar costes, proteger el negocio del fraude, y agilizar todo lo que se hace a diario apunta a una solución clara: una transformación digital de los procesos de AP.

Bill Wardwell es vicepresidente de estrategia y producto en Bottomline Technologies.