Renegociación de costos con proveedores existentes:una guía

Los proveedores juegan un papel clave en las adquisiciones y sus costos tienen una gran influencia en el bienestar de las empresas. Para comenzar a recortar gastos con los proveedores existentes, las empresas deben centrarse en mejorar sus relaciones.

Encuesta a proveedores

Sus proveedores pueden ser una gran fuente de información para comprender cómo opera su empresa y cómo puede eliminar costos. Lo que tiene sentido desde su perspectiva puede que no siempre lo tenga desde la perspectiva del proveedor, y tal vez su empresa tenga algunos requisitos o estructuras que agreguen costos a los proveedores.

Para obtener comentarios valiosos de los proveedores, considere una encuesta en la que les pida específicamente que identifiquen áreas de potencial para eliminar costos. En la encuesta puede hacer preguntas como:

1. Sugiera un proceso o requisito que le impongamos y que podamos cancelar para eliminar los costos.
2. Sugiera productos / servicios que compramos hoy que en una forma más simple o con una especificación más simple (más estandarizada) podrían comprarse a un precio más bajo.
3. Háganos saber cuánto podemos reducir el precio de los productos si reducimos nuestros términos de crédito para usted en 14 días.
4. Comparta sus ideas sobre cómo podemos simplificar nuestros procesos conjuntos y eliminar costos.

Al recopilar estos comentarios de los proveedores, obtiene un "catálogo de ideas" que puede comenzar a analizar. Probablemente habrá muchas sugerencias que no se pueden implementar, pero también habrá ideas en las que nunca había pensado que podrían generar grandes ahorros de costos.

Puede realizar la encuesta anterior utilizando correos electrónicos y un cuestionario basado en Excel, o alguna otra herramienta manual o software SRM con la opción de crear cuestionarios para proveedores.

Recoge municiones

Para proveedores selectos, puede ser necesario ingresar a un proceso de renegociación más difícil para lograr precios más bajos.

Para obtener el resultado deseado, debe estar completamente preparado con todos los datos y hechos a los que puede acceder. Esto significa que debe recopilar lo siguiente:

1. ¿Cómo se ha desarrollado su inversión? Si ha aumentado, puede usar esto como un argumento para solicitar mejores precios.
2. ¿Cómo se ha desarrollado el desempeño de la entrega y la calidad? Si el proveedor ha tenido un desempeño deficiente, podría ser un argumento para exigir un reembolso ahora por mantener la relación comercial, o puede buscar mejores condiciones en el futuro.
3. ¿Qué tan satisfechos / insatisfechos están sus partes interesadas con el proveedor? Si recibe comentarios negativos de las partes interesadas, puede ser una buena razón para presionar al proveedor para que le ofrezca mejores precios, ya que el proveedor está creando problemas en la cooperación, lo que a su vez conlleva costos asociados.

Para recopilar comentarios de las partes interesadas de su organización sobre los proveedores sobre los que desea ejecutar un proceso de renegociación, puede hacer lo siguiente:

1. Identifique los proveedores a evaluar. Inicialmente, manténgalo simple e incluya un máximo de 20 proveedores en una encuesta. Más adelante, siempre puede expandirse a más proveedores.
2. Identifique las partes interesadas internas que evaluarán a los proveedores seleccionados. Para cada parte interesada, identifique qué proveedores estratégicos cada uno puede / debe evaluar. Nuevamente, manténgalo simple y luego podrá expandir la cantidad de partes interesadas involucradas.
3. Identifique qué criterios / preguntas deben evaluar los proveedores por parte de sus partes interesadas. Estas podrían ser preguntas (para calificar en una escala de 1 =Muy en desacuerdo y 5 =Muy de acuerdo) como:
   • Es fácil trabajar con el proveedor
   • El proveedor no agrega costos a nuestras operaciones
   • El proveedor resuelve los problemas sin demora
   • El proveedor nos ofrece el apoyo que necesitamos para trabajar con eficacia
4. Realice la encuesta y envíela a las partes interesadas para que la respondan. Puede hacer esto usando Excel o una solución automatizada.
5. Cuando las partes interesadas hayan respondido, cree un informe de proveedor para cada proveedor. En el informe, asegúrese de clasificar a los proveedores para que pueda utilizar una clasificación deficiente como argumento para obtener mejores precios también.
6. En la mesa de renegociación, use todos los datos y hechos recopilados para crear argumentos que lo ayudarán a obtener mejores precios o mejores condiciones.

Lars Kuch Pedersen es fundador de LeanLinking.