Domina la renegociación de costes con proveedores existentes: Una guía práctica

Los proveedores juegan un papel clave en el abastecimiento, y sus costes tienen una gran influencia en el bienestar de las empresas. Para empezar a recortar gastos con proveedores existentes, las empresas deberían enfocarse en mejorar sus relaciones.

Encuestar a proveedores

Sus proveedores pueden ser una gran fuente de información para entender cómo opera su empresa y cómo puede eliminar costes. Lo que tiene sentido desde su perspectiva podría no tener siempre sentido desde la perspectiva de un proveedor, y tal vez su empresa tenga algunos requisitos o estructuras que añaden costes a los proveedores.

Para capturar retroalimentación valiosa de los proveedores, considere una encuesta donde les pida específicamente identificar áreas de potencial para eliminar costes. En la encuesta puede hacer preguntas como:

1. Por favor, sugiera un proceso o requisito que le imponemos que podemos terminar para eliminar costes.
2. Por favor, sugiera productos/servicios que compramos hoy que en una forma más simple o con una especificación más simple (más estandarizada) podrían comprarse a un precio menor.
3. Por favor, háganos saber cuánto podemos reducir el precio del producto si reducimos nuestros plazos de crédito a ustedes en 14 días.
4. Por favor, comparta sus ideas sobre cómo podemos simplificar nuestros procesos conjuntos y eliminar costes.

Al recopilar esta retroalimentación de los proveedores, obtiene un ‘catálogo de ideas’ que puede empezar a analizar. Probablemente habrá muchas sugerencias que no puedan implementarse, pero también habrá ideas que nunca había pensado que podrían generar grandes ahorros de costes.

Puede realizar la encuesta anterior usando correos electrónicos y un cuestionario basado en Excel, o alguna otra herramienta manual o software SRM con la opción de crear cuestionarios para proveedores.

Recopilar munición

Para proveedores selectos, puede ser necesario entrar en un proceso de renegociación más duro para lograr precios más bajos.

Para obtener el resultado deseado, necesita estar completamente preparado con todos los datos y hechos a los que pueda acceder. Esto significa que debe recopilar lo siguiente:

1. ¿Cómo se ha desarrollado su gasto? Si ha aumentado, puede usar esto como argumento para solicitar mejores precios.
2. ¿Cómo se ha desarrollado el rendimiento de entrega y calidad? Si el proveedor ha tenido un bajo rendimiento, podría ser un argumento para exigir un reembolso ahora por mantener la relación comercial, o puede buscar obtener mejores términos en el futuro.
3. ¿Qué tan satisfechos/insatisfechos están sus partes interesadas con el proveedor? Si obtiene retroalimentación negativa de las partes interesadas, puede ser una buena razón para presionar al proveedor para que le ofrezca mejores precios, ya que el proveedor está creando problemas en la cooperación, lo que a su vez conlleva costes asociados.

Para recopilar retroalimentación de las partes interesadas de su organización sobre los proveedores en los que quiere ejecutar un proceso de renegociación, puede hacer lo siguiente:

1. Identifique los proveedores a evaluar. Inicialmente, manténgalo simple e incluya un máximo de 20 proveedores en una encuesta. Luego siempre puede expandir a más proveedores.
2. Identifique las partes interesadas internas que deben evaluar los proveedores seleccionados. Para cada parte interesada, identifique qué proveedores estratégicos cada una puede/debe evaluar. De nuevo, manténgalo simple y luego puede expandir el número de partes interesadas involucradas.
3. Identifique qué criterios/preguntas deben evaluar los proveedores por sus partes interesadas. Estos podrían ser preguntas (para calificar en una escala de 1=Totalmente en desacuerdo y 5=Totalmente de acuerdo) como:
   • El proveedor es fácil de trabajar
   • El proveedor no añade costes a nuestras operaciones
   • El proveedor resuelve problemas sin demora
   • El proveedor nos ofrece el apoyo que necesitamos para trabajar eficazmente
4. Realice la encuesta y envíela a las partes interesadas para que respondan. Puede hacerlo usando Excel o una solución automatizada.
5. Cuando las partes interesadas hayan respondido, cree un informe de proveedor para cada uno. En el informe asegúrese de clasificar a los proveedores para poder usar una mala clasificación como argumento para mejores precios también.
6. En la mesa de renegociación use todos los datos y hechos recopilados para crear argumentos que le ayuden a obtener mejores precios o mejores términos.

Lars Kuch Pedersen es fundador de LeanLinking.