El resurgimiento de las subastas inversas: Empoderar a los proveedores en guerras de precios

Los proveedores que operan con márgenes ya ajustados temen ser presionados en precio por compradores poderosos. Entonces, ¿por qué abrazarían las subastas inversas, que terminan adjudicando contratos al postor más barato?

Las subastas tradicionales implican subir el precio de un objeto o servicio hasta que solo queda un postor con grandes recursos. Las subastas inversas llevan los precios en la dirección opuesta, con vendedores compitiendo por el privilegio de aceptar la menor cantidad por la mercancía ofrecida.

Este último enfoque ha sido criticado por socavar las relaciones a largo plazo entre proveedores y compradores. Cuando el precio es el único criterio, ¿cómo pueden la calidad, la confianza y los servicios de valor agregado ser parte de la ecuación?

En la era de los big data y la computación en la nube, algunos proveedores de software instan a proveedores y compradores a reevaluar las subastas inversas. Argumentan que la técnica puede de hecho acomodar preocupaciones distintas al precio, y llevar a relaciones más fuertes entre las dos partes, incluso mientras los compradores optimizan su gasto. Según el proveedor de software de abastecimiento y adquisiciones ScoutRFP, los equipos de adquisiciones hoy pueden ahorrar entre el 12 y el 24 por ciento mediante el uso de subastas inversas.

¿Qué ha cambiado desde que las subastas inversas se consideraban anatema para los proveedores? Parte puede tener que ver con un cambio generacional. Chris Wada, vicepresidente de producto en ScoutRFP, afirma que el 95 por ciento de los líderes de adquisiciones entre 30 y 44 años confían en las subastas inversas. Naturalmente orientados a datos, esos individuos se sienten atraídos por la práctica porque produce resultados medibles, dice.

El atractivo de las subastas inversas modernas se reduce a tres beneficios percibidos: simplicidad, visibilidad y la oportunidad de colaboración en tiempo real entre compradores y proveedores. Ofrecidas bajo un modelo de software como servicio, la herramienta es relativamente fácil de usar, dice Wada. Además, proporciona retroalimentación rápida sobre ofertas.

«En el pasado», dice, «no tenías esa experiencia. Sentías que solo ibas por los movimientos». La puja a menudo requería extensas comunicaciones de ida y vuelta por correo electrónico y teléfono. Las respuestas podrían retrasarse hasta el punto donde un proveedor elegible perdiera una puja.

Wada insiste en que las subastas inversas de hoy no se centran exclusivamente en el precio, especialmente cuando se trata de calificar proveedores para participar en una puja. Los compradores reducen el campo a través de una variedad de criterios, incluyendo calidad, nivel de servicio y grado de innovación.

Tampoco el precio es el único determinante final. La capacidad del proveedor para colaborar con el comprador durante la vida de la relación es un factor clave en esa elección, dice Wada. Lo mismo ocurre con el estado de un proveedor titular, dadas las molestias involucradas en cambiar el abastecimiento.

Para el comprador, los ahorros derivan en parte de la mayor probabilidad de elegir al proveedor correcto desde el principio. Cambiar un proveedor subóptimo conlleva costos significativos, señala Wada. Además, las tarifas administrativas son más bajas porque toma menos tiempo y recursos ejecutar subastas con plataformas de software disponibles actualmente. Finalmente, dice, las subastas inversas son más probables que otros métodos para asegurar que los compradores obtengan el mejor precio posible en el mercado.

¿Cuál es la ventaja de las subastas inversas para proveedores potenciales? Los defensores argumentan que todos los proveedores calificados reciben la misma información sobre una puja, con igual oportunidad de participar. También se benefician del anonimato y un sistema que los califica objetivamente, sin la influencia disruptiva de favores especiales. Los compradores pueden proporcionar a los postores un incentivo adicional ofreciendo contratos más grandes y a largo plazo que resulten en mejores relaciones entre las partes. Los proveedores también pueden reducir costos administrativos, como publicidad y comisiones, a través de un proceso de puja simplificado.

Para evitar el uso de estrategias de negociación despiadadas, las subastas inversas deben adherirse a directrices éticas. Los compradores deben comunicar claramente sus criterios de selección desde el inicio, y no desviarse de ellos. (De nuevo, es probable que tales criterios sean una mezcla de medidas cuantitativas y cualitativas, con el balance real variando según tanto el comprador como la puja). Los proveedores son mucho más propensos a participar en una subasta inversa si ven el proceso como justo.

Wada dice que una subasta inversa bien ejecutada, configurada con expectativas adecuadas y comunicación constante con los postores, puede evitar ejercer presión excesiva sobre los márgenes de los proveedores. Eso ocurría frecuentemente en el pasado, cuando un proveedor era forzado a completar una plantilla impersonal sin recibir nunca retroalimentación sobre su oferta. Como resultado, podría terminar creando una puja por debajo del margen.

ScoutRFP recomienda que los compradores establezcan centros de excelencia internos para capacitar a los proveedores en el uso de subastas inversas, y responder cualquier pregunta que puedan tener. Los compradores incluso pueden realizar subastas de prueba para demostrar cómo se llevará a cabo el proceso. «Este paso elimina sorpresas», dice el proveedor, «y permite a los proveedores traer soluciones más creativas a la mesa».