Superando 5 desafíos clave para escalar la automatización inteligente

Las empresas inteligentes están recurriendo a la orquestación de servicios robóticos (RSO) como respuesta. Es una nueva tecnología diseñada específicamente para abordar los desafíos de la automatización a escala.

En la revolución de la producción en masa del siglo XX, las máquinas se sentaban junto a los humanos reemplazando el trabajo y el sudor. Hoy, las máquinas (llamémoslas bots), están haciendo lo mismo, solo que para nuestros cerebros en lugar de para nuestros músculos.

Si bien claramente ayudan tanto a empresas como a empleados a romper las cadenas de tareas mundanas, consumidoras de tiempo e ineficientes, el auge de los bots no está creando los cambios radicales que algunos futurólogos y agoreros le harían creer.

De hecho, estamos hablando de reemplazar pequeñas esquinas de la inteligencia humana con bots muy específicos y enfocados en tareas. Algunos siguen reglas y reemplazan dedos (bots RPA), otros charlan (mientras la conversación sea bastante seca y enfocada), mientras que algunos usan la experiencia capturada en miles de filas de datos de entrenamiento para tomar decisiones.

¿Qué se puede automatizar y cuándo?

El resultado es que muchas empresas están desplegando nueva tecnología de automatización inteligente, comenzando con la automatización robótica de procesos (RPA). Pero esto está lejos de ser una solución «curativa». Todo lo contrario, de hecho, porque trae una serie de desafíos separados relacionados con qué automatizar y cuándo, que son en realidad las preguntas clave que las empresas necesitan abordar.

En algunas organizaciones, esta puede ser una pregunta simple de responder porque hay una tarea clara que consume mucho tiempo y encaja dentro de las capacidades de la herramienta RPA elegida. Sin embargo, en la mayoría de las otras es más complicado y requiere mucha más consideración. Al evaluar qué automatizar y cuándo, las empresas necesitan responder cinco preguntas clave:

1. ¿Cuánto vale? — Esto se trata de comprender todas las actividades y procesos que potencialmente pueden automatizarse en una organización y, más pertinentemente, qué valor se puede extraer a través de esa automatización. En su nivel más simple, esto es conocer el coste de cada actividad.

2. ¿Es posible? — Es decir, ¿está disponible la tecnología de automatización ahora mismo para automatizar ciertas actividades dentro de la organización? Por supuesto, la respuesta a la pregunta cambia mes a mes, año a año a medida que nueva tecnología se entrega al mercado.

3. ¿Podemos hacerlo? — Muy a menudo esto se reduce a la complejidad. Hay evidencia clara de que automatizar grandes números de cosas simples entrega más valor a una organización que hacer lo mismo para un pequeño número de procesos complejos. En resumen, si una empresa puede entregar 1 millón de libras de valor automatizando cuatro procesos complicados o 12 procesos simples, la mayoría de las organizaciones alcanzarán el millón más rápido eligiendo los 12 procesos simples.

4. ¿Es sensato? — Si un proceso particular está experimentando cambios significativos, por ejemplo, por razones regulatorias, entonces no es sensato comenzar a automatizar esas actividades cuando es probable que requieran reinversión en dos o tres meses. Además, si hay variabilidad dentro de un proceso específico, por ejemplo, una tarea que varía de dos a 20 minutos para completarse, entonces es probable que haya un alto grado de toma de decisiones en el proceso y sin una investigación significativa, es imposible saber si esta variación es basada en reglas o impulsada por la experiencia. De cualquier manera, todo el proceso de decisión tendrá que ser codificado o aprendido por su herramienta de automatización, lo que lleva tiempo y dinero.

5. ¿Es correcto? — Es fácil desplegar automatización de trabajo que simplemente no debería hacerse en primer lugar. Las empresas saben que los recursos de automatización son como los dientes de gallina y sacarles el máximo provecho es esencial. Lo que es evidente es que automatizar la demanda de fallos, es decir, automatizar trabajo que solo se hace porque una parte del negocio falló en otro lugar como logística o servicio al cliente, no es un uso inteligente de la inversión en automatización. Tampoco es una forma de usar estas nuevas y emocionantes tecnologías para ofrecer la mejor experiencia a los clientes.

Encontrando las respuestas

Es perfectamente posible pagar a un equipo de consultores para analizar los procesos y crear una evaluación detallada. El único problema es que es un trabajo de una sola vez y es costoso. Las empresas también pueden intentar crear una forma repetible de recopilar estos datos de los sistemas existentes, sin embargo tiende a ser inexistente, inexacta o difícil de acceder en estos sistemas.

Las empresas inteligentes están recurriendo a la orquestación de servicios robóticos (RSO) como respuesta. Es una nueva tecnología diseñada específicamente para abordar los desafíos de la automatización a escala, y responder las cinco preguntas anteriores, aunque explicar cómo lo hace es un artículo completamente diferente.

Para citar una frase empresarial perenne, «el cambio es la única constante». Lo que podría ser la prioridad más alta para automatizar hoy, podría no serlo mañana a medida que las prioridades del negocio, la demanda y la tecnología mueven los postes. Sin embargo, a pesar de esto, estos desafíos clave permanecerán para cualquier empresa que busque automatizar a escala.

Fuente: Kit Cox, CEO, Enate