Escalamiento de RPA:antes de automatizar procesos, mejórelos

Quizás, los proveedores de RPA se han centrado demasiado en la demanda en lugar de la oferta. Además, una vez que los proveedores de servicios se van, las empresas deben valerse por sí mismas, a menudo con poco talento interno.

Cuando estamos en el trabajo realizando nuestras tareas diarias, no es frecuente que nos detengamos y pensemos en cómo surgió nuestro rol o por qué lo hacemos de la manera en que lo hacemos.

Pero es bastante interesante; de hecho, la forma en que trabajamos hoy es el resultado de siglos de pensar en cómo deberíamos hacerlo mejor.

Desde la "división del trabajo" de Adam Smith hasta el "Six Sigma" de Motorola, nuestros procesos de trabajo han sido objeto de innumerables revisiones.

Las nuevas leyes laborales, los factores económicos y las tecnologías en constante evolución también significan que nuestros procesos deben funcionar en un estado de cambio constante y adaptarse cuando sea necesario.

La automatización robótica de procesos (RPA) es uno de los últimos agentes de cambio que redefine nuestros procesos relacionados con el trabajo. Si bien hay mucha publicidad en torno a la RPA, sus beneficios, si se aplican correctamente, son muy emocionantes. Principalmente, RPA promete digitalizar procesos rudimentarios basados ​​en reglas que permitan a los empleados concentrarse en tareas más complejas; naturalmente, se ha convertido en una verdadera ayuda para las operaciones administrativas. Como tal, el interés de las empresas está creciendo exponencialmente. En 2018, el mercado mundial de RPA alcanzó los 1700 millones de dólares, según cifras de HFS Research.

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Sin embargo, HFS Research, junto con KPMG, llevó a cabo otro estudio para comprender cómo se perfilan realmente los compromisos de RPA entre las empresas:no todo son arcoíris y unicornios.

Según HFS, a pesar de las valoraciones de los proveedores de más de mil millones de dólares, la RPA sigue siendo un mercado incipiente y las estrategias de adopción no se concretan, con solo el 13 % de las iniciativas empresariales de RPA alcanzando escala en toda la organización.

El problema de escalar RPA es multifacético; las organizaciones están luchando con una escasez de talento experimentado; no comprenden las tecnologías necesarias y no evalúan los procesos antes de automatizarlos.

El juego de la culpa

Quizás, los proveedores de RPA se han centrado demasiado en la demanda en lugar de la oferta; además, una vez que los proveedores de servicios se van, las empresas deben valerse por sí mismas, a menudo con poco talento interno.

Obviamente, los proveedores de RPA quieren anunciar los beneficios de sus soluciones, pero uno no puede dejar de notar que han surgido ciertas mitologías. Según Elena Christopher, vicepresidenta de investigación, investigación de la industria y RPA en HFS Research, una gran exageración en torno a RPA en este momento es hora de beneficiarse.

“Aunque sí, puede obtener beneficios de RPA a corto plazo, también puede convertirse en un dilema”, explicó Christopher. “Si todos los proveedores y las empresas solo están incorporando la automatización y colocándola en los procesos manuales y sin cambiar realmente el proceso, claro, puede ponerlo en funcionamiento bastante rápido, pero puede que no sea lo que desea en absoluto. Si, por el contrario, te tomas un poco más de tiempo para reflexionar sobre lo que quieres lograr, obtendrás un mejor retorno de la inversión".

Los proveedores también pueden estar adoptando un enfoque demasiado estandarizado, pensando en impulsar la automatización en los procesos en los que generalmente son buenos. En su lugar, los proveedores deberían pensar en los problemas exclusivos de sus clientes.

Sin embargo, según Christopher, cuando se trata de elegir qué procesos automatizar, las propias empresas deben estar al mando.

“Es la empresa, no el proveedor, quien sabe más sobre los procesos”, explicó. “Así que ellos son realmente los que tienen que juzgar si un proceso está en buen estado o si hay algún problema con él.

"Un proveedor de servicios definitivamente puede aportar las herramientas adecuadas y el ímpetu para ayudar con la identificación, pero es la empresa la que realmente tiene que dar un paso al frente e identificar qué procesos son los candidatos adecuados para la automatización".

Automatización de ineficiencias

Según Christopher, parece que en la prisa por adoptar RPA, es posible que las empresas no estén adoptando un enfoque integrado para la automatización y no estén examinando exhaustivamente los procesos antes de automatizarlos.

“Escuché que muchas empresas realmente admiten esto”, dijo Christopher. “Antes de una de nuestras mesas redondas recientes sobre automatización inteligente, estaba dando vueltas por la sala hablando con diferentes líderes empresariales y muchos de ellos admitieron que, cuando estaban comenzando, miraban los procesos y decían 'vamos a cambiar algo de automatización', luego se dan cuenta de que simplemente se quedan con una forma diferente de trabajador haciendo el mismo trabajo”.

Parece que las empresas están liderando con una solución antes de identificar el problema. "La automatización debe verse como una oportunidad para impulsar una mejora drástica de los procesos", agregó Christopher.

Evaluación de procesos

Esto, por supuesto, no es poca cosa. Digamos, por ejemplo, que es un productor multinacional y desea mejorar su proceso de pedido a efectivo. Desde la entrada de pedidos hasta la entrega de mercancías y la recepción de pagos, es un proyecto enorme. Antes de automatizar, necesita averiguar mucho; ¿Dónde son demasiado altos los tiempos de producción entre la entrega y la facturación y por qué? ¿En qué pasos se requiere un retrabajo manual y que requiere mucho tiempo? ¿Con qué frecuencia se producen bloqueos de entrega innecesarios y cancelaciones de pedidos?

Hablando con Information Age, Alex Rinke, CEO de Celonis, la firma de tecnología de minería de procesos, compartió algunas de sus ideas; su firma ayuda a las empresas a abordar los malos procesos. En su tiempo, ha oído hablar de muchas iniciativas RPA fallidas; y a menudo se debe a que las empresas no comprenden sus ineficiencias antes de implementar la automatización.

Celonis también se asocia con todos los grandes nombres en RPA:Automation Anywhere, Blue Prism y UiPath, por nombrar algunos.

Según Rinke, la minería de procesos, un tipo de minería de datos que identifica patrones en los datos de registro de eventos, puede ayudar a las empresas a adoptar un enfoque más estratégico hacia la automatización. “Realmente ayuda a visualizar actividades”, dijo. “Ayuda a comprender cómo se correlacionan los procesos; crea un mapa de lo que están haciendo los empleados y dónde se están estancando”.

Al evaluar los procesos, Rinke argumentó que las empresas pueden equilibrar los pros y los contras de la automatización; y pasar mejor al desarrollo de bots.

"Nuestro cliente Vodafone ha podido aumentar la automatización en su departamento de contabilidad con éxito", afirmó Rinke.

Con 446 millones de clientes, Vodafone es una de las mayores empresas de telecomunicaciones del mundo y, naturalmente, maneja cientos de miles de datos transaccionales. Con la minería de procesos, Vodafone ha obtenido grandes logros, bajo su iniciativa de "automatización de facturas sin contacto", su tasa de automatización de facturas ha aumentado de aproximadamente un 13 % a aproximadamente un 40 % (cifras de marzo de 2018).

"No puedes lograr esto solo con RPA, tienes que mirar realmente lo que está pasando y luego implicar las medidas necesarias de una manera estratégica", explicó Rinke.

Sin embargo, si bien los proveedores y socios de RPA como Celonis pueden proporcionar herramientas útiles y aplicaciones preconfiguradas, para comprender realmente los procesos, las empresas también tendrán que desarrollar y aplicar su propia experiencia.

La interpretación de procesos y la recopilación de eventos requieren conjuntos de habilidades técnicas, por lo que las organizaciones realmente necesitarán involucrar su experiencia en datos.

También es muy importante dotar de personal a RPA adecuadamente y obtener cierto compromiso detrás de un enfoque basado en datos e inteligencia para procesar información y cambiar. Debe reunirlos y decir "esto es parte de su trabajo ahora", de lo contrario, tendrá dificultades cuando se trata de escalar RPA con éxito.