Diez consejos de mejores prácticas para RPA:opiniones de UiPath, Blue Prism y Kofax

Consejo de mejores prácticas de RPA:tenga cuidado con las tres T

El elefante en la sala de estar:implementación de RPA

Hay una tendencia de las empresas a adoptar RPA de forma pequeña y luego detenerse:el despliegue se detiene. Esto ha dado lugar a afirmaciones de que la RPA está sobrevalorada; cierto grado de cinismo.

El principal evangelista de Guy Kirkwood UiPath lo expresó de esta manera:“Las organizaciones y los socios de implementación están utilizando RPA como un primer paso en el viaje de transformación digital, porque es relativamente rápido y económico. Están diciendo 'lo llevaremos a un viaje de transformación digital, usemos RPA para comenzar a reducir costos, aumentar la eficiencia y lograr una mentalidad digital'. Sin embargo, lo que sucede es que después de un cierto período de tiempo, se estancan. Tienen un campeón, que lo difunde a través de un departamento, tal vez varios, digamos finanzas, recursos humanos y adquisiciones, pero ¿cómo vamos a llevarlo al servicio de atención al cliente?”

Varios de los expertos en RPA con los que hablamos basaron sus consejos en cómo superar este desafío.

Primer consejo de mejores prácticas de RPA:cuidado con el canto de sirena

Según la mitología griega, las sirenas, criaturas con la apariencia de mujeres hermosas, atraerían a los marineros para que dirigieran sus barcos demasiado cerca de la costa, donde sus barcos serían aplastados contra las rocas.

RPA parece ser así. A primera vista, es fácil de usar, se puede implementar dentro de un departamento.

Jane Conroy, Directora de Éxito del Cliente en Blue Prism, dice que “es casi como si los usuarios iniciales pensaran que debido a que la herramienta en sí misma es tan fácil de usar piensan ‘lo hemos logrado, sabemos lo que estamos haciendo ahora’. Y no lo hacen. Porque tienen que construir los cimientos. Han entendido que tienen una herramienta con la que potencialmente podrían hacer algo, pero aún tienen que construir un caso de negocios”.

Consejo de mejores prácticas de RPA dos:no lo haga en las sombras

Chris Huff, director de estrategia de Kofax, aconseja involucrar a la fuerza laboral, aquellos a los que va a impactar, a los que va a empoderar, desde el principio. "Esta es la gestión de cambios 101", dice, "pero a menudo son estas cosas suaves las que se pasan por alto cuando se está automatizando".

Chris tiene un consejo específico:sugirió crear un video corto de dos minutos y medio que grabe la fase piloto. “Comience entrevistando a los trabajadores involucrados en el proyecto desde el principio; pregúnteles acerca de sus pensamientos sobre la automatización. Por lo general, se sentaban, cruzaban los brazos y tenían una mirada rígida en el rostro porque tenían miedo de la incertidumbre. "¿Esto me va a reemplazar, voy a perder mi trabajo, no voy a poder mantener a mi familia?" Luego, 45 a 60 segundos después, hable con las mismas personas a la mitad del piloto, por lo general después de tres o más semanas. A menudo ves que se han relajado y comienzan a hablar sobre el robot como si fuera realmente un compañero de trabajo y los está ayudando, lo que les permite tomar medidas en lugar de, por ejemplo, recopilar datos. Luego viento hacia adelante hasta el final del piloto; por lo general, ves a las mismas personas "inclinándose, sonriendo porque 'acabamos de reducir las horas de trabajo transaccional' que nunca quisieron hacer"

Tercer consejo de mejores prácticas de RPA:Centro de excelencia

Chris Huff de Kofax tiene su propio consejo para superar el problema de la implementación, que es "diseñar su centro de excelencia desde el primer día". Para Chris, la clave radica en la preparación, la discusión de RPA y cómo se implementará. “Cuando comienzas a hablar de eso, es cuando comienzas a identificar los roles y las responsabilidades que las personas deben desempeñar y comienzas a diseñar un plan de implementación”, dice. "No pienses" oh, llegaremos a eso en la fase dos, los desafíos a más largo plazo "necesitan ser discutidos absolutamente en la fase uno".

Cuarto consejo de mejores prácticas de RPA:las tres T:formación, formación y formación

Jane Conroy de Blue Prism lo expresó de esta manera:“No habrían considerado capacitar al analista comercial sobre cómo comprender las capacidades de una herramienta automatizada, porque simplemente la ven como cualquier otra aplicación en TI y no es . No es lo mismo. Es muy, muy diferente. Y casi debe tener un cambio mental completo como organización cuando busca construir estos trabajadores digitales dentro de su organización".

En estos días, todos los jugadores clave ponen énfasis en la capacitación:Guy Kirkwood de UiPath enfatiza que es gratis. Aproveche al máximo el entrenamiento que pueda.

Consejo cinco sobre mejores prácticas de RPA:¿Cómo va a utilizar la herramienta?

“Esto es algo filosófico y cultural con cada corporación, dice Jon Theuerkauf, defensor principal del cliente de Blue Prism. “Cuando aconsejo a los clientes, les sugiero que piensen en reproducir las capacidades que tiene su fuerza laboral humana hoy, pero dentro de una plataforma digital”.

Seis consejos de mejores prácticas de RPA:¿Cómo va a utilizar la herramienta? Seguridad y escalabilidad del producto RPA

La seguridad se convierte en un problema cada vez mayor a medida que se implementa RPA en una empresa. Para Jon Theuerkauf, la seguridad y la escalabilidad están vinculadas, “porque si estás seguro, entonces puedes escalar. No tiene problemas con su departamento de riesgos, su departamento de cumplimiento, su departamento de auditoría, su departamento de operaciones. Nadie cuestiona porque ya están seguros de que este es un producto seguro y no tienen que preocuparse por eso".

Sugerencia de mejores prácticas de RPA siete:Piense en la facilidad con la que la herramienta se puede consumir y utilizar dentro del entorno en el que la está colocando

Volviendo a Jon Theuerkauf de Blue Prism:"Cuando comienzas a agregar todos los componentes adicionales que tienes que agregar para crear una solución totalmente automatizada, tienes que comprar otros complementos, el costo aumenta".

Ocho consejo de mejores prácticas de RPA:trabaje como mañana

Chris Huff de Kofax explica:“Se trata de ir de aquí para allá, se trata de trabajar para llegar a donde quieres estar. Se vincula con la transformación digital:aplicar RPA para adoptar el espíritu mucho más rápido, más flexible y más abierto al cambio que respalda la transformación digital.

Consejo nueve sobre mejores prácticas de RPA:piense diferente

Jane Conroy de Blue Prism dice “construir el caso de negocios. Míralo estratégicamente. Tienes que pensar que los procesos cambian, las organizaciones cambian. ¿Tu trabajador digital está preparado para ese cambio? Por lo tanto, también debe observar los modelos de propiedad. Tiene que mirar su costo de implementación e igualmente su costo de servicio.

Consejo diez sobre mejores prácticas de RPA:consulte a expertos

Guy Kirkwood de UiPath dice:“No presumimos saberlo todo, por lo que recomendamos que todos los que implementen RPA sigan una guía paso a paso para la implementación producida por la firma de analistas Everest Group.

“Everest ha pasado una increíble cantidad de tiempo produciendo el libro de jugadas de RPA. Es independiente de la tecnología y es, con mucho, la mejor guía paso a paso, desde el piloto hasta el pináculo, donde se distribuye por toda la organización”.

Este Playbook está disponible de forma gratuita en UiPath