10 Mejores Prácticas Esenciales de RPA de UiPath, Blue Prism y Kofax

Consejos de mejores prácticas de RPA: cuidado con las tres T

El elefante en la sala: desplegando RPA

Hay una tendencia de las empresas a adoptar RPA de manera pequeña, y luego detenerse: el despliegue se detiene. Esto ha llevado a afirmaciones de que la RPA está sobrevalorada; un grado de cinismo.

Guy Kirkwood, evangelista principal de UiPath, lo puso así: «Las organizaciones y socios de implementación están usando RPA como un primer paso en el viaje de transformación digital, porque es relativamente rápido y barato. Están diciendo «te llevaremos en un viaje de transformación digital, usemos RPA para empezar a reducir costos, aumentar eficiencia y meterte en una mentalidad digital. Lo que pasa, sin embargo, es que después de cierto tiempo, se estancan. Tienen un campeón, que lo extiende por un departamento, quizás varios, digamos finanzas, RR.HH. y compras, pero ¿cómo vamos a meterlo en servicio al cliente?»

Varios de los expertos en RPA con los que hablamos basaron sus consejos en cómo superar este desafío.

Mejor práctica de RPA uno: Cuidado con el canto de sirena

Según la mitología griega, las sirenas, criaturas con apariencia de mujeres hermosas, atraían a marineros a dirigir sus barcos demasiado cerca de la orilla, donde sus barcos eran aplastados contra las rocas.

La RPA parece ser así. A simple vista es fácil de usar, puede implementarse dentro de un departamento.

Jane Conroy, Directora de Éxito del Cliente en Blue Prism, dice que «es casi como si los adoptantes iniciales piensen que porque la herramienta en sí es tan fácil de usar piensan «lo logramos, sabemos lo que hacemos ahora». Y no es así. Porque tienen que construir los cimientos. Han entendido que tienen una herramienta que potencialmente podría hacer algo, pero todavía tienen que construir un caso de negocio».

Mejor práctica de RPA dos: No lo hagas en las sombras

Chris Huff, Director de Estrategia en Kofax, aconseja involucrar a la fuerza laboral, aquellos a quienes va a impactar, a quienes va a empoderar, desde el principio. «Esto es gestión del cambio 101», dice, «pero a menudo son estas cosas suaves las que se pierden cuando estás haciendo automatización».

Chris tiene consejos específicos: sugirió crear un video corto de dos minutos y medio grabando la fase piloto. «Comienza entrevistando a los trabajadores involucrados en el proyecto justo al principio; pregúntales sobre sus pensamientos sobre automatización. Típicamente se sentarían atrás, cruzarían los brazos y tendrían una mirada rígida en su cara porque temían la incertidumbre. «¿Esto me va a reemplazar, voy a perder mi trabajo, no voy a poder mantener a mi familia?» Luego, 45 a 60 segundos después, habla con las mismas personas a mitad del piloto, típicamente después de tres semanas. A menudo ves que se han relajado, y empezarían a hablar del robot como si fuera realmente un compañero de trabajo y les está ayudando, permitiéndoles tomar acción en lugar de, por ejemplo, recolectar datos. Luego avanza al final del piloto; típicamente ves a las mismas personas «inclinándose hacia adelante, sonriendo porque «acabamos de recortar horas de trabajo transaccional» que nunca quisieron hacer»

Mejor práctica de RPA tres: Centro de excelencia

Chris Huff de Kofax, tiene su propio consejo para superar el problema del despliegue que es «diseña tu centro de excelencia desde el día uno». Para Chris, la clave está en la preparación, discutiendo RPA y cómo se implementará. «Cuando empiezas a hablar de eso, es cuando empiezas a identificar los roles y responsabilidades que la gente necesita jugar y empiezas a trazar un plan de implementación», dice. «No pienses «oh, llegaremos a eso en fase dos», desafíos a largo plazo «absolutamente necesitan discutirse en fase uno».

Mejor práctica de RPA cuatro: las tres T: entrenamiento, entrenamiento y entrenamiento

Jane Conroy de Blue Prism lo puso así: «No habrían considerado entrenar al analista de negocio en cómo entender las capacidades de una herramienta automatizada, porque solo la ven como cualquier otra aplicación en TI y no lo es. Es muy, muy diferente. Y tienes que casi tener un cambio de mentalidad completo como organización cuando buscas construir estos trabajadores digitales dentro de tu organización».

Hoy en día, todos los actores clave ponen énfasis en el entrenamiento —Guy Kirkwood de UiPath enfatiza que es gratis. Aprovecha tanto entrenamiento como puedas.

Mejor práctica de RPA cinco: ¿Cómo vas a usar la herramienta?

«Esto es una cosa filosófica y cultural con cada corporación, dice Jon Theuerkauf, Defensor Principal del Cliente para Blue Prism. «Cuando asesoro a clientes sugiero que piensen en reproducir las capacidades que tu fuerza laboral humana tiene hoy pero dentro de una plataforma digital».

Mejor práctica de RPA seis: ¿Cómo vas a usar la herramienta? Seguridad y escalabilidad del producto RPA

La seguridad se vuelve un problema cada vez mayor a medida que la RPA se despliega por una empresa. Para Jon Theuerkauf, seguridad y escalabilidad están vinculadas, «porque si eres seguro, entonces puedes escalar. No tienes problemas con tu departamento de riesgo, tu departamento de cumplimiento, tu departamento de auditoría, tu departamento de operaciones. Nadie cuestiona porque ya están cómodos de que este es un producto seguro y no tienen que preocuparse por ello».

Mejor práctica de RPA siete: Piensa en la facilidad con la que la herramienta puede ser consumida y usada dentro del entorno en el que la estás poniendo

Volviendo a Jon Theuerkauf de Blue Prism: «Cuando empiezas a añadir todos los componentes extra que tienes que añadir para hacer una solución completamente automatizada, tienes que comprar otros add-ons, el costo sube».

Mejor práctica de RPA ocho: trabaja como mañana

Chris Huff de Kofax explica: «Se trata de ir de aquí a allá —se trata de trabajar hacia donde quieres estar. Se une con transformación digital —aplicando RPA para adoptar el ethos mucho más rápido, más flexible, más abierto al cambio, que la transformación digital apoya.

Mejor práctica de RPA nueve: piensa diferente

Jane Conroy de Blue Prism dice «construye el caso de negocio. Míralo estratégicamente. Tienes que pensar que los procesos cambian, las organizaciones cambian. ¿Está tu trabajador digital preparado para ese cambio? Así que tienes que mirar modelos de propiedad también. Tienes que mirar tu costo de implementar e igualmente tu costo de servicio.

Mejor práctica de RPA diez: consulta expertos

Guy Kirkwood de UiPath dice «No presumimos saber todo, por eso recomendamos a todos los que implementan RPA seguir una guía paso a paso de implementación producida por la firma analista Everest Group.

«Everest ha pasado una cantidad increíble de tiempo produciendo el playbook de RPA. Es agnóstico tecnológico, y es con mucho la mejor guía paso a paso, de piloto a cima, donde se extiende por toda la organización.»

Este Playbook está disponible gratis desde UiPath