Cómo aprovechar al máximo su prueba gratuita de CMMS

Una prueba gratuita puede ser una parte importante para encontrar la solución CMMS adecuada. Es su oportunidad de tener en sus manos el software, ver cómo funciona y decidir si funciona para usted.

Pero es como la mayoría de las oportunidades:debe estar preparado para aprovecharlas al máximo.

Cuando se trata de pruebas gratuitas, ¿qué debe buscar y cuáles son las mejores formas de encontrarlo?

Estos son algunos de los pasos que puede seguir para aprovechar al máximo su prueba gratuita.

Comience a prepararse antes de que comience la prueba

Es una buena idea comenzar antes de que comience oficialmente el juicio. En general, tiene alrededor de dos semanas de acceso, que es mucho tiempo, pero no quiere desperdiciar nada haciendo el trabajo preliminar que podría haber hecho antes.

¿Cómo es ese trabajo de piernas?

Asegúrese de tener una idea clara de lo que quiere lograr con la prueba. Puede ser tan simple como "Quiero saber si esta solución de software CMMS es buena" hasta una lista de verificación de 100 elementos que cubre todos los aspectos del diseño y la aplicación del software CMMS.

Reserva tiempo para darte la oportunidad de explorar el CMMS. Si ya sabe que la próxima semana está repleta de PM que involucran a todo el equipo más proveedores externos, y además de eso, espera un gran envío de piezas y materiales que luego deben clasificarse y agregarse cuidadosamente a su inventario. . Además, tres de sus mejores técnicos van a estar de vacaciones...

Cada semana está ocupado para los departamentos de mantenimiento, especialmente si la razón por la que está buscando soluciones modernas de CMMS es que todavía está luchando con los métodos antiguos de papel y hojas de cálculo. Programe algo de tiempo para asegurarse de aprovechar al máximo la prueba.

Reserve tiempo para cualquier otra persona que desee ver el software también, especialmente los técnicos de mantenimiento. Puede ser tan formal como una reunión informal como una charla durante el almuerzo.

En todas las industrias, las tasas de falla para las implementaciones pueden llegar al 80%, a menudo porque las personas que deberían usar el software deciden que es demasiado difícil de aprender, que simplemente se interpone en el camino.

Puede ayudarse a sí mismo a evitar este problema asegurándose desde el principio de que los técnicos estén a bordo. Obtener la reacción correcta de ellos contribuye en gran medida a que todo su proyecto CMMS sea un éxito.

Asegúrese de tener la información de contacto de alguien en el proveedor de CMMS. Si ya está en la etapa en la que está realizando una prueba gratuita, está garantizado que está en el radar de alguien y que sabe cómo contactarlo. Pero asegúrese de saber cómo comunicarse con ellos si tiene alguna pregunta durante la prueba gratuita.

Una vez hecho esto, podemos comenzar a ver cómo maximizar su prueba gratuita de CMMS una vez que comience.

No pienses solo en términos de características; busque también la facilidad de uso de CMMS

Es tentador sumergirse directamente en las funciones, pero hay algunas cosas que debe verificar primero.

Y lo primero en la lista es la experiencia de usuario general, el diseño y la facilidad de uso.

Abra el CMMS en tantos dispositivos diferentes como pueda, incluidos equipos de escritorio, tabletas y teléfonos inteligentes. Compara cómo se ve en cada pantalla. ¿Es perfecto en el escritorio pero abarrotado en el móvil? ¿Tiene más sentido en la tableta que en la pantalla de la computadora en su escritorio en la oficina de mantenimiento?

¿Por qué importa esto? Recuerde que cada tipo de usuario accede mayoritariamente al CMMS desde un dispositivo. Entonces, cuando el CEO está ejecutando informes, es desde el escritorio. Pero cuando los técnicos verifican las órdenes de trabajo y escanean los códigos de barras, es desde la aplicación de mantenimiento móvil. Cuando juzgue qué tan bien funciona el CMMS para un usuario determinado, asegúrese de mirar el dispositivo correspondiente.

Vea cuánto puede averiguar por su cuenta. Con solo mirar el software, dónde están las cosas en la pantalla y cómo están etiquetadas, ¿cuánto puedes averiguar?

Debería ser mucho. Si una empresa diseña su software correctamente, generalmente debería explicarse por sí mismo. Eso no significa que vas a dominar el software de la noche a la mañana. El software CMMS no es lo mismo que las aplicaciones de juegos como Candy Crush o Tetris que puedes elegir principalmente con prueba y error. Pero cuando un CMMS es realmente fácil de aprender, debería obtener una buena comprensión básica de las cosas con bastante rapidez.

Concéntrese en las funciones de CMMS que sabe que necesita

Una gran cantidad de software de administración de mantenimiento viene con largas listas de funciones, pero solo debe preocuparse por las que alguna vez usará. Es lo mismo que elegir un paquete de cables. No importa cuántos canales obtenga; importa cuántos obtienes que quieres ver. Y al igual que con el cable, las soluciones modernas de software de gestión de mantenimiento son un servicio de suscripción. Lo último que quieres es pagar por un montón de cosas que nunca vas a usar.

Esto puede parecer un consejo extraño al principio, pero puede ser útil no pensar en las funciones en absoluto. En su lugar, concéntrese en los flujos de trabajo, colecciones de funciones relacionadas que funcionan juntas para ayudarlo a realizar tareas de mantenimiento. ¿Por qué? Porque así es como la gente usa el software CMMS.

Por ejemplo, podría centrarse en este caso de uso común:

1. Generar una nueva orden de trabajo bajo demanda
2. Asígnelo a un técnico de mantenimiento
3. Aceptar la orden de trabajo
4. Agregue algunos comentarios a la orden de trabajo
5. Cerrarlo
6. Revisar su historial usando KPI e informes

Ahora, en lugar de solo saber cómo funcionan las funciones, tiene una idea de cómo sería usar el CMMS todos los días.

Comprueba las diferencias entre la aplicación y el escritorio

Esto se remonta a tratar de tener una idea de cómo funciona el software de manera diferente para diferentes usuarios. Además, desea verificar para asegurarse de no perderse ninguna de las funciones.

La aplicación Hippo CMMS Mobile es un ejemplo perfecto. Si solo prueba la versión de escritorio, se perderá todas las funciones de la aplicación.

¿Por qué hay diferentes características para diferentes dispositivos? Debido a que la aplicación vive directamente en el dispositivo móvil, puede vincularse directamente con el software y el hardware, creando oportunidades para nuevas funciones, que incluyen:

• Notificaciones automáticas
• Escaneo de código de barras
• Conversión de voz a texto en el orden de las palabras
• Sincronización sin conexión

Si solo hay funciones en la aplicación, asegúrese de tomarse un tiempo para revisarlas.

Consulte también el soporte, los recursos y las actualizaciones de software de los proveedores de CMMS

Una vez que haya echado un vistazo a la UX, la facilidad de uso y el diseño, puede ver las funciones y cómo se integran en los flujos de trabajo.

A partir de ahí, asegúrese de pasar algún tiempo buscando en el centro de recursos del proveedor. No es estrictamente parte del software, pero es una parte importante de la experiencia general del usuario, y eso es lo que está tratando de comprender durante la prueba gratuita.

Los expertos en diseño de Apple son famosos por su trabajo pionero en la experiencia del usuario, que definen de manera sorprendentemente amplia. De hecho, uno de sus diseñadores principales explicó que la experiencia del usuario es todas sus interacciones con el producto, hasta lo fácil que es llevar su nueva computadora de la tienda a su automóvil. Por lo tanto, rediseñaron las cajas para que fueran más fáciles de transportar y más probable que cupieran en los asientos traseros.

Intente revisar cualquier herramienta de soporte, incluida

• Recursos
• Vídeos
• Tutoriales de funciones

Resumen rápido

Las pruebas gratuitas son una excelente manera de explorar el software CMMS y encontrar el que mejor se adapte a sus necesidades. La clave para aprovechar al máximo la prueba es venir preparado. Programe un tiempo para que usted y su equipo revisen el CMMS.

No te concentres solo en las características. Primero, mire el diseño y el diseño general. Recuerde, si es difícil de usar, nadie en su equipo de mantenimiento lo usará. Tómese un tiempo para pensar en algunos casos de uso comunes para probar. Tiene más sentido pensar en términos de flujos de trabajo que en funciones individuales.

No se concentre solo en el software. Su prueba gratuita es una oportunidad para explorar toda la experiencia del usuario, incluido el control de algunos de los recursos.

Siguientes pasos

Ahora que sabe cómo aprovecharlo al máximo, es hora de registrarse ahora para su prueba gratuita de 14 días con Hippo CMMS.