¿Qué es un CMMS? Sistema de gestión de mantenimiento computarizado

En el impulso incesante por obtener el máximo valor de los activos, las organizaciones continúan presionando a sus departamentos de mantenimiento para que hagan más con menos. Pero la solución es trabajar de manera más inteligente, no más difícil. Y comienza con el software CMMS.

¿Qué es un CMMS?

Debido a que puede usarlo para alcanzar diferentes objetivos, existen diferentes formas de describir el software de administración de mantenimiento computarizado. En un nivel, es un software sofisticado que captura y aprovecha miles de puntos de datos para ofrecer todo, desde una descripción general amplia de la operación de una instalación hasta información integral sobre equipos individuales. En términos de funcionalidad, el software CMMS ofrece a las empresas la capacidad de monitorear los niveles de inventario, administrar órdenes de trabajo, configurar y programar programas de mantenimiento preventivo y generar rápidamente informes precisos.

Pero en otro nivel, es simplemente la solución que necesitan los gerentes de mantenimiento. La automatización de procesos y la optimización de los flujos de trabajo hacen que su vida sea menos estresante al hacer que su jornada laboral sea más predecible.

¿Cómo funciona un CMMS?

La forma más fácil de entender cómo funciona es observar primero dos métodos de administración de mantenimiento más antiguos, el papel y las hojas de cálculo.

Con el papel, siempre corres el riesgo de perder datos o corromperlos. Cada vez que escribe una nueva orden de trabajo, es muy probable que esté incluyendo errores. E incluso si copia a todos a la perfección, existe una buena posibilidad de que alguien pierda ese papel, su única copia de esos datos críticos.

Con las hojas de cálculo, es el problema opuesto. Las posibilidades de copiar y pegar datos incorrectos aún existen, pero ahora a menudo tiene demasiadas copias de los mismos datos. ¿Por qué es esto un problema? Porque tan pronto como alguien actualiza la información en una copia, todas las demás copias desconectadas no están sincronizadas. Al final, todos en el equipo están trabajando desde su propia versión de la verdad. Todo el mundo está fuera del circuito, pero nadie se da cuenta.

Las soluciones modernas de CMMS resuelven ambos problemas al facilitar la captura de datos y luego mantenerlos seguros, protegidos y buscables. Puede pensar en el CMMS como si tuviera dos partes estrechamente conectadas, una base de datos y una interfaz que el departamento de mantenimiento utiliza para interactuar con la base de datos. Debido a que todos los datos están en un solo lugar, todos trabajan con la misma información. Y cada vez que alguien del equipo agrega o actualiza los datos, todos pueden ver los cambios en tiempo real. Finalmente, todos se mantienen informados de cerca.

Diferencia entre el modelo SaaS y "on-prem"

Un aspecto importante del software de gestión de mantenimiento moderno es cómo se vende; básicamente, no lo compras en absoluto. En cambio, los proveedores de CMMS utilizan el modelo de negocio SaaS (software como servicio) en el que paga una tarifa de suscripción para acceder al software. Es casi lo mismo que Netflix.

No estás comprando películas individuales de Netflix. En su lugar, paga por el acceso al catálogo rotativo. Eso significa que no necesita ninguna máquina especial en casa. Todo lo que necesita es acceso a Internet. Depende de Netflix cuidar todos los servidores y el software. Para usted, no hay nada que cuidar ni actualizar. Y Netflix sigue agregando nuevas películas y funciones. Mientras su suscripción esté activa, puede ver tantas películas como desee, pero una vez que finaliza, pierde el acceso.

Aquí está la parte diferente. Con un proveedor de CMMS, está agregando una gran cantidad de sus propios datos al sistema. Si decide finalizar la suscripción, esos datos siguen siendo suyos. Puedes llevarlo contigo.

Los sistemas más antiguos eran locales o locales, lo que significaba que usted era responsable de configurar y ejecutar la infraestructura de TI requerida. Volviendo a la analogía de Netflix, los viejos sistemas eran como cuando solías comprar DVD. Dependía de usted obtener el reproductor y, si se estropeaba, dependía de usted repararlo o reemplazarlo. La desventaja obvia era que la única forma de actualizar era gastando más en más tecnología. Cuando la industria decidió cambiarse a Blu-Ray, estaba en ti comprar la nueva máquina.

¿Cuáles son las diferencias entre un CMMS y un EAM?

En general, las diferencias entre CMMS y EAM se reducen al alcance. Básicamente, un EAM tiene más funciones y, por eso, más personas de más departamentos lo usan.

Puede pensar en EAM como una forma de administrar un activo desde la cuna hasta la tumba, desde las etapas iniciales de planificación y diseño hasta el momento en que la organización lo retira del servicio y lo elimina.

El software CMMS tiene un alcance más específico y los departamentos de mantenimiento lo utilizan para organizar y realizar un seguimiento de todos los aspectos del mantenimiento y las reparaciones de activos y equipos.

Para las soluciones EAM modernas, generalmente hay un CMMS completo en el interior para que las empresas puedan administrar los activos durante su etapa de vida útil.

¿Qué industrias utilizan CMMS?

Una amplia gama de organizaciones de varios tamaños en todas las industrias utilizan soluciones CMMS, que incluyen:

• Fabricación
• Alimentos y bebidas
• Gestión de instalaciones
• Cuidado de la salud
• Hoteles y resorts
• Sin fines de lucro
• Comercio minorista y restaurantes
• Educación
• Municipios
• Deportes y Recreación
• Instituciones religiosas
• Comunidades de retiro

No hay límite de tamaño para implementar un CMMS. De hecho, los propietarios de pequeñas empresas que son operaciones de una sola persona pueden beneficiarse de los flujos de trabajo optimizados que ofrecen las soluciones CMMS.

¿Cuáles son los beneficios de un CMMS?

Hay una larga lista de beneficios, pero vale la pena tratar de reducirlo todo a una oración corta.

El beneficio del software CMMS es que hace que su vida sea menos estresante al hacer que su jornada laboral sea más predecible.

¿Cómo te ayuda a alcanzar este objetivo? Es a través de una combinación de características interrelacionadas.

Reduzca los costos y reduzca el estrés con el mantenimiento preventivo

Para muchas organizaciones, el módulo de mantenimiento preventivo en los sistemas de software CMMS es el atractivo principal.

Un programa de mantenimiento preventivo debidamente planificado garantiza condiciones óptimas para todos los activos de la empresa a través de inspecciones y tareas de mantenimiento programadas regularmente, lo que prolonga la vida útil de los equipos y ahorra tiempo y dinero. Cuando puede encontrar y solucionar pequeños problemas antes de que se conviertan en grandes problemas, puede evitar fallas que reducen la productividad y aumentan los costos.

Puede establecer programas de mantenimiento preventivo para todos sus activos y equipos en función de las recomendaciones del fabricante, los programas de inspección y los historiales de rendimiento de los equipos. Lo mejor de todo es que puede programar el trabajo para cuando le convenga. Por ejemplo, en una planta de fabricación, puede hacer que el equipo realice tareas e inspecciones de rutina cuando la línea ya está programada para estar fuera de línea. Y nunca tendrás que preocuparte por los MP perdidos porque el software envía alertas relacionadas con el próximo trabajo.

Acelere el tiempo en la llave con la aplicación de mantenimiento móvil

Una tendencia creciente son las aplicaciones de mantenimiento móvil, que permiten al personal de mantenimiento acceder a datos y funciones desde cualquier dispositivo conectado, desde cualquier lugar. Los técnicos pueden verificar nuevas asignaciones, acceder a órdenes de trabajo abiertas y PM, y capturar y cargar datos críticos, incluidas imágenes, órdenes de trabajo y notas de tareas.

En lugar de tener que volver corriendo a la oficina para recoger y dejar el papeleo, los técnicos pueden acceder a todo mientras están en movimiento, haciéndolos más eficientes y autosuficientes.

Lleve a los técnicos justo donde deben estar con mapas del sitio y planos de planta

El software de gestión de mantenimiento moderno proporciona diferentes formas de ver y comprender sus datos. En algunos casos, necesita ver sus costos de inventario en forma de lista. En otros, es más fácil entender su horario de PM trazado en un calendario.

Los mapas del sitio y los planos de planta son otra forma de visualizar sus activos y operaciones.

Para los nuevos técnicos, son un recurso invaluable a medida que aprenden a moverse por las instalaciones. En lugar de tener que asignarlos para que sigan a técnicos más experimentados, pueden completar las órdenes de trabajo de forma independiente. Y para los gerentes de mantenimiento, los mapas del sitio y los planos de planta pueden ayudarlos a programar el trabajo de manera más eficiente. Por ejemplo, si ya sabe que su técnico realizará un PM en un activo junto a la piscina de la azotea, también puede asignarle algunas inspecciones y tareas para la barra de la piscina.

Acceda a los datos al instante con el escaneo de códigos de barras

Con la aplicación móvil del software CMMS, los técnicos pueden usar la cámara integrada del dispositivo para escanear códigos de barras en activos para acceder instantáneamente a información crítica, desde números de serie hasta PM abiertos y órdenes de trabajo.

En muchas industrias, los técnicos necesitan trabajar en activos que se ven todos iguales. Piense en las unidades de aire acondicionado en el techo de un edificio de apartamentos o en las cintas transportadoras de una planta de fabricación. También están las camas en un centro de atención médica, las lavadoras a presión en un lavado de autos y los televisores y proyectores en las aulas de una escuela.

En todos los casos, puede ser difícil para la tecnología saber en qué activo trabajar. Un escaneo rápido les dice exactamente qué hacer y dónde hacerlo.

Ajuste los procesos y demuestre el cumplimiento con informes automatizados

La base de datos central facilita la captura de datos, manteniendo a todos actualizados y al tanto.

Pero puede hacer más con sus nuevos datos confiables, incluido el uso de CMMS para aprovecharlos en la toma de decisiones procesables basadas en datos. Con el módulo de informes, puede generar informes automatizados repletos de gráficos fáciles de leer y métricas de mantenimiento y KPI detallados. Una vez que pueda ver claramente hacia dónde se dirige su presupuesto, puede girar correctamente para encontrar nuevas eficiencias. Además, ser capaz de ver y comprender realmente el panorama general del mantenimiento lo ayuda a tomar las decisiones correctas sobre activos y equipos específicos, incluso cuando tiene más sentido reemplazar que reparar.

Y esos informes tienen más que simples usos internos. Cuando se trata de cumplimiento, siempre hay dos partes:cumplir y demostrar que se cumple. Con registros de fácil acceso de todas sus actividades de mantenimiento, incluido un registro de actividad para cada orden de trabajo, puede demostrar de forma rápida y exhaustiva el cumplimiento de las normas, directrices y mejores prácticas gubernamentales y de asociaciones industriales. Obtiene una instalación más segura y evita costosas multas.

¿Existe una guía del comprador de CMMS o cómo puedo encontrar el CMMS adecuado para mí?

El proceso de cada persona es un poco diferente, pero hay algunos pasos que puede seguir al elegir un CMMS.

Primero, piense en los desafíos que enfrenta actualmente. ¿Qué pasa con sus procesos de mantenimiento que desea cambiar? ¿Qué te está dando más problemas? Para muchos departamentos de mantenimiento, el principal problema es la dependencia del mantenimiento reactivo, donde el equipo solo repara los activos y equipos después de que fallan. Para otros departamentos, los problemas pueden estar más relacionados con el seguimiento ineficiente de los recursos y el inventario.

Una vez que tenga su lista de dolores de cabeza, puede buscar remedios específicos. Una investigación rápida en línea puede darle una idea de las funciones principales de CMMS y cómo cada una puede ser una cura para sus problemas específicos. A partir de ahí, es hora de comunicarse con los proveedores para obtener una comprensión más completa.

Recuerde, sin embargo, que hay más en un CMMS que una lista básica de características. También debe observar la experiencia completa del usuario, que es mucho más amplia de lo que muchas personas suponen en un principio. De hecho, la experiencia del usuario cubre todas sus interacciones con el proveedor de CMMS. Debe pensar en las personas y los procesos que ofrecen para ayudarlo a implementar el sistema y capacitar a sus técnicos. Luego, una vez que el CMMS esté en funcionamiento, qué tipos de soporte están disponibles.

Siguientes pasos

La mejor manera de decidir es hablar con alguien de la industria. Todo lo que necesita hacer es encontrar el proveedor adecuado.

Hippo tiene muchas maneras de ayudar. Podemos responder a sus preguntas, ayudarlo a reservar una demostración de software en vivo o incluso programarle una prueba gratuita.

Resumen del director ejecutivo

Las soluciones de software CMMS ayudan a los departamentos de mantenimiento a mantener los activos críticos en línea por menos dinero al optimizar los procesos y capturar y aprovechar datos confiables. A diferencia de los sistemas de gestión más antiguos, un CMMS moderno vive en la nube, lo que garantiza que todos tengan acceso a datos actualizados. Las organizaciones de todas las industrias pueden ver beneficios concretos de los sistemas, incluido más tiempo de actividad y menos tiempo y dinero desperdiciados. Al elegir un CMMS, es importante tener en cuenta no solo las funciones, sino también la experiencia completa del usuario, incluida la implementación, la capacitación y el soporte continuo.