De la serie Experts:Cómo mejorar la gestión del mantenimiento

¿Necesita mejorar su gestión de mantenimiento pero no sabe por dónde empezar?

Hablamos con la ejecutiva de cuentas de Hippo CMMS, Lindsey Hawkes, sobre los grandes desafíos que enfrentan los gerentes de las instalaciones y algunos de los pasos concretos que puede tomar para hacer su vida más fácil.

Deje de depender del mantenimiento reactivo

Cuando eras niño, ser bombero parecía el mejor trabajo del mundo. Dar un paseo en un camión gigante, con las sirenas a todo volumen. Corriendo hacia los incendios para salvar a la gente, todos vitoreando.

Pero con el mantenimiento, es diferente. “Lo último que quieres hacer es pasar todo el día corriendo apagando incendios”, dice Lindsey.

La solución es pasar al mantenimiento preventivo, donde puede encontrar y solucionar pequeños problemas antes de que tengan la oportunidad de convertirse en grandes problemas. Con la combinación correcta de inspecciones y tareas de mantenimiento, puede garantizar más tiempo de actividad y menos estrés.

Comience a rastrear y aprovechar los datos

Si tuviera que nombrar sus diez herramientas de mantenimiento más importantes, ¿estarían los datos en la lista? Si no, estás perdiendo oportunidades para mejorar.

“Con datos confiables, puede comenzar a tomar mejores decisiones”, explica Lindsey.

¿Como funciona? Tome esta prueba simple.

¿A cuántas de estas preguntas puede responder sobre sus operaciones de mantenimiento?

• ¿Qué técnico cerró la mayor cantidad de órdenes de trabajo el mes pasado?
• ¿Cuántos PM cerró el equipo la semana pasada?
• ¿Cuánto gastó en total en piezas y materiales?
• ¿Qué activo le cuesta más mantener en funcionamiento?

Con los datos correctos y los informes automatizados, puede responderlos todos fácilmente. Y con las respuestas, podría tomar medidas concretas para mejorar el rendimiento de su departamento.

Apoye a los técnicos con las herramientas que necesitan

Sobre el tema de las herramientas, ¿está apoyando a su equipo de mantenimiento con las herramientas que necesitan para trabajar de manera más eficiente? Cuando se trata de cosas como martillos, piezas y materiales, por supuesto, tiene los conceptos básicos cubiertos. Pero, ¿qué pasa con las herramientas más técnicas que podrían estar usando para aumentar el tiempo en la llave?

“Las aplicaciones de mantenimiento móvil significan que los técnicos no pierden el tiempo yendo y viniendo agarrando papeleo”, explica Lindsey.

En un flujo de trabajo de órdenes de trabajo tradicional, los técnicos primero tienen que pasar por la oficina para recoger sus órdenes de trabajo. Desde allí, regresan al activo asignado. Si todo sale perfectamente según lo planeado, cuando terminan, regresan para obtener otra orden de trabajo.

Si algo sale mal y necesitan una aclaración o pedir ayuda, son múltiples viajes de ida y vuelta, perdiendo el tiempo y creando demoras.

Con una aplicación móvil, es mucho más fácil para ellos mantenerse en movimiento y hacer más en menos tiempo. Pueden acceder a nuevas órdenes de trabajo directamente desde cualquier dispositivo móvil, como un teléfono celular o una tableta conectada. Y si tienen alguna pregunta, pueden agregar comentarios a las órdenes de trabajo o tomar fotografías con la cámara integrada antes de cargarlas en la orden de trabajo.

Y también hay una ventaja adicional para ti, dice Lindsey. Debido a que la aplicación facilita que los técnicos capturen datos en tiempo real, usted obtiene datos mejores y más confiables. Si los técnicos tienen que esperar hasta que estén de regreso en la oficina antes de que puedan escribir cosas o perforarlas en un escritorio, siempre corren el riesgo de que olviden o no recuerden algo crítico. Con la aplicación, pueden agregar datos al sistema de inmediato, cuando están frescos en su mente y aún son precisos.

Implementar una solución CMMS o EAM

Para la mayoría de las organizaciones, la mejor manera de pasar al mantenimiento preventivo, comenzar a aprovechar los datos y obtener más de los técnicos es implementar un software de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) o una solución de gestión de activos empresariales (EAM).

Pero eso crea un nuevo desafío:¿Cómo se puede elegir entre un CMMS y un EAM?

El mejor lugar para comenzar es observar detenidamente los problemas específicos que desea solucionar. Antes de que pueda elegir la solución adecuada, debe comprender sus problemas. Es como cuando vas al médico. Antes de que puedan darle el medicamento correcto, primero tienen que averiguar qué es lo que lo enferma.

Conoce tus necesidades

“Sepa qué problemas está tratando de resolver”, explica Lindsey. A partir de ahí, puedes decidir cuál es la mejor solución, un CMMS o un EAM.

Llegar a la respuesta correcta (nuevamente, al igual que con su médico), es tanto un arte como una ciencia, por lo que su mejor opción es trabajar en el proceso con profesionales de la industria. Tienen el conocimiento y la experiencia que necesita para obtener la plataforma que mejor se adapte a sus necesidades.

Pero Lindsey dice que muchos gerentes de instalaciones pueden comenzar preguntándose si sienten que tienen problemas con el equipo o las máquinas. Básicamente, cuando piensa en dónde le gustaría ver mejoras, ¿es en cómo funciona el equipo o cómo funcionan los activos?

En general, un CMMS es excelente para ayudarlo a obtener más del equipo debido a todas las formas en que respalda a sus técnicos de mantenimiento y agiliza sus flujos de trabajo. Las soluciones EAM son excelentes para ayudarlo a obtener más de sus activos debido a todas las formas en que puede convertir los datos sin procesar en inteligencia comercial procesable.

Obtenga solo lo que necesita

Lindsey dice que es importante que los gerentes de las instalaciones no se excedan en la solución. Al igual que cuando va al médico, desea obtener la cantidad justa de medicamento para mejorar. Nadie necesita operaciones en toda regla y puñados de pastillas si todo lo que tiene es un caso de resfriado común.

“Encuentre la solución más fácil que aún resuelva sus problemas”, explica.

Si se trata principalmente de administrar solicitudes de mantenimiento, agilizar los flujos de trabajo de las órdenes de trabajo y configurar, programar y rastrear inspecciones y tareas de mantenimiento preventivo, debe buscar un CMMS que sea fácil de aprender, fácil de usar y que funcione de inmediato. sin complicadas integraciones y ajustes.

La ventaja es que tiene un camino más corto hacia un sólido retorno de la inversión, dice Lindsey. “Reduce el costo de la gestión del cambio”.

Con Hippo, por ejemplo, la implementación puede tardar entre 30 y 60 días. Los técnicos lo aprenden rápido porque es fácil. Luego siguen usándolo porque es fácil y útil. Y el departamento de mantenimiento no tiene que invertir tiempo y energía en modificarlo para satisfacer sus necesidades. Simplemente funciona nada más sacarlo de la caja.

Pero si necesita funciones adicionales e informes más sólidos, tiene sentido optar por un EAM. Volviendo a la analogía del médico:si tiene algo más grave que el resfriado común, necesita un medicamento más fuerte.

Con un EAM, su camino hacia el retorno de la inversión es más largo, pero es importante recordar que un camino más corto no lo llevará a donde quiere estar.

Siguientes pasos

Ahora que conoce algunas de las preguntas correctas que debe hacerse, es hora de comenzar a hablar con profesionales para obtener las mejores respuestas.

Hippo está aquí para ayudarlo a obtener la solución que mejor se adapte a sus necesidades, lo que incluye responder sus preguntas sobre el software de administración de mantenimiento, ayudarlo a reservar una demostración de software en vivo o incluso programarle una prueba gratuita.

Resumen

Los gerentes de instalaciones y mantenimiento enfrentan muchos desafíos, pero hay pasos que pueden tomar para mejorar las operaciones generales. Primero, deben pasar al mantenimiento preventivo y adelantarse a los problemas antes de que tengan la oportunidad de convertirse en grandes problemas. En segundo lugar, pueden comenzar a utilizar los datos como una herramienta para una mejor toma de decisiones. Hablando de herramientas, pueden configurar mejor las tecnologías para el éxito brindándoles una aplicación móvil que los ayude a aumentar la productividad. Una gran parte de hacer que todo esto suceda es implementar un EAM o un CMMS. Al observar de cerca sus necesidades, los gerentes pueden elegir la plataforma que resuelva sus problemas con el retorno de la inversión más rápido posible.