Por qué la gestión de órdenes de trabajo en papel y hojas de cálculo es un espectáculo de terror

Con el papel, generar nuevas órdenes de trabajo requiere mucho tiempo y esfuerzo, lo que obliga a incluir lo mínimo. Con las hojas de cálculo, puede generar y compartir datos rápidamente, pero una vez que comienzan a propagarse, no tiene control sobre ellos.

El papel acaba con los datos de mantenimiento y las hojas de cálculo los convierten en zombis. De cualquier manera, estás atrapado en la oscuridad.

Si actualmente tiene problemas con la administración de mantenimiento basada en papel o en hojas de cálculo, conoce todos los problemas. Ya estás viviendo dentro de esa película de miedo.

Pero vale la pena mirar a estos viejos monstruos una vez más para entender por qué causan tantos dolores de cabeza. Porque una vez que sabemos por qué no funcionan, podemos elegir más fácilmente una solución de software CMMS moderna que sí lo haga.

Las órdenes de trabajo en papel matan sus datos de mantenimiento

No es sorprendente que tantas organizaciones e industrias estén tratando de dejar de usar papel. Todos, desde su banco local hasta las aerolíneas internacionales, hicieron el cambio hace mucho tiempo debido a todos los problemas al tratar de ejecutar una operación moderna de uso intensivo de datos mientras se basa en papel.

Muchos de los problemas se reducen a lo difícil que es generar datos y lo difícil que es no perderlos. ¿El resultado? Ineficiencias que le cuestan tiempo y dinero.

Lo hecho a mano es excelente para la comida, y la experiencia práctica es el mejor tipo de experiencia

Pero cualquier cosa "manual" es simplemente horrible cuando se trata de datos, incluidas las órdenes de trabajo, en las que necesita de manera confiable:

• Generar
• Priorizar
• Asignar
• Capturar
• Apalancamiento

Mirando esa lista, eso es básicamente todo lo que necesitaría hacer con sus datos.

Copiar todo a mano significa que solo puede incluir la cantidad mínima de información

Comparemos lo que le gustaría incluir en las órdenes de trabajo con lo que normalmente puede incluir. Para ayudar a los técnicos a llegar al sitio preparados, trabajar de manera eficiente y cerrar antes de tiempo, querrá que tengan:

• Historial completo de mantenimiento y reparación de activos
• Instrucciones paso a paso
• Listas de verificación personalizables
• Piezas y materiales asociados
• Imágenes relacionadas, esquemas, manuales de operación y mantenimiento y garantías
• Mapas interactivos del sitio y planos de planta

¿Cuánto podría incluir razonablemente con una orden de trabajo en papel? Incluso si estuviera dispuesto y pudiera desperdiciar todas las mañanas parado frente a la fotocopiadora de la oficina, siempre tomará demasiado tiempo y demasiados recursos producir órdenes de trabajo en papel con incluso una fracción de esa información.

E incluso si tuviera el tiempo y estuviera dirigiendo una fábrica de papel para que el papel fuera básicamente gratis, los técnicos necesitarían carretillas solo para cargar las órdenes de trabajo de un día.

Al final, las órdenes de trabajo en papel siempre tienen solo la información mínima, dejando que los técnicos descubran muchas cosas por su cuenta, resolviendo problemas cuando podrían estar funcionando, perdiendo el tiempo de todos reinventando la misma rueda.

Y cuando los técnicos pierden el tiempo, usted está desperdiciando su dinero.

Es probable que esos pocos datos también estén llenos de pequeños errores

Cuál es el peor tipo de error, porque nada es peor que fallar “silenciosamente”. Si puede ver un error de inmediato, puede corregirlo. Pero cuando puede pasar fácilmente por usted porque es pequeño, hay más posibilidades de un gran desastre más adelante.

Aquí hay un ejemplo rápido. Hay dos congeladores idénticos en la parte trasera, y uno de ellos necesita una inspección seguida de algunas tareas rápidas de mantenimiento preventivo. Cuando copia la información en la orden de trabajo en papel, accidentalmente escribe el número equivocado, lo que lleva a los técnicos a trabajar en el congelador equivocado. El que sí necesitaba el trabajo es ignorado, justo hasta que se derrumba por la falta de atención.

Y esos pequeños errores hacen que sus informes de mantenimiento no solo sean frustrantes y lentos, sino también imprecisos

Pasamos mucho tiempo hablando de cómo el papel dificulta el trabajo con datos, pero vale la pena retroceder un poco y preguntar:"¿Por qué necesitamos estos datos en primer lugar? ¿Por qué es importante para nosotros tener buenos datos?”

Buena pregunta. Y la respuesta es porque el conocimiento es poder. Y saber es la mitad de la batalla. Y un montón de otros dichos populares y citas célebres que destacan la importancia del conocimiento.

Cuando tiene los números correctos, puede tomar las decisiones correctas.

Pero cuando se ve obligado a depender del papel, es probable que sus números siempre estén un poco equivocados. Primero, es fácil perder una hoja de papel, y eso significa que muchos de sus datos simplemente desaparecen. Si desea saber cuánto gastó en mantenimiento el mes pasado, el primer paso es rastrear todas esas pequeñas hojas de papel. ¿Cuántos podría obtener de manera confiable? Y luego están esos pequeños errores en el papeleo que podría recopilar, que se agravan cuando intenta redactar informes.

Volvamos a ese ejemplo de la identidad equivocada de un congelador. Hubo un error pequeño pero crítico en la orden de trabajo original, lo que llevó al equipo a trabajar en el activo equivocado. A partir de ahí, el error empeora cuando agrega números incorrectos a la mezcla para el informe de mantenimiento mensual. Ahora, en lugar de saber a dónde va su dinero en el presupuesto, piensa que va a otra parte.

Y cuando intenta usar sus informes para dirigir mejor su programa de mantenimiento preventivo, está difundiendo ese error, empujándolo hacia adelante donde puede crear aún más problemas para usted y el equipo de mantenimiento.

Incluso con un vistazo rápido a las órdenes de trabajo en papel, podemos ver por qué casi todos estaban entusiasmados con pasar a las órdenes de trabajo de hojas de cálculo. Pero acaban de introducir nuevos problemas.

Las órdenes de trabajo de hoja de cálculo convierten sus datos de mantenimiento en zombis

Aquí, estás luchando con el problema opuesto que tienes con el papel. Ahora, en lugar de que los datos sean escasos y se pierdan fácilmente, tiene muchos datos, pero en realidad nunca puede confiar en ellos.

Para comprender mejor el problema principal de las hojas de cálculo, debemos comenzar con una revisión rápida de la diferencia entre una copia y una versión de un archivo.

Piense en el flujo de trabajo de órdenes de trabajo estándar basado en hojas de cálculo. Recibe una solicitud de mantenimiento y decide generar una orden de trabajo. La buena noticia es que está sentado en su escritorio, por lo que puede encender rápidamente la computadora de escritorio y acceder a su programa de hoja de cálculo. Desde allí, puede escribir información, copiar y pegar información relacionada de plantillas u órdenes de trabajo anteriores.

Lo que tiene es el archivo original de la orden de trabajo en su escritorio.

A continuación, abre su cuenta de correo electrónico, adjunta el archivo a un correo electrónico y lo envía a un técnico de mantenimiento. Pero nunca obtienen ese archivo. En su lugar, obtienen una copia de la misma. Así que ahora está el original en su escritorio y la copia en el dispositivo móvil del técnico.

Tan pronto como ese técnico realiza algún trabajo, agrega o cambia algo en su copia de la orden de trabajo, ese archivo pasa de ser una copia a ser una versión. Es más o menos igual que el original, pero lo suficientemente diferente como para hacer que su copia esté desactualizada. Recuerde, nada conecta esos dos archivos. Cada vez que cambias uno, el otro se vuelve más y más desactualizado. Ha duplicado la cantidad de datos que tiene, pero solo la mitad está actualizada. Y si el equipo comparte esos archivos varias veces como archivos adjuntos de correo electrónico, la cantidad de datos desactualizados aumenta exponencialmente.

Básicamente son datos de zombis.

El software CMMS es la solución segura para la gestión de órdenes de trabajo de mantenimiento (también programas de mantenimiento preventivo)

Para una comparación directa de manzanas con manzanas, veamos una vez más la lista de cosas que debe hacer con sus datos:

• Generar
• Priorizar
• Asignar
• Capturar
• Apalancamiento

Repasando la lista, observando algunos de esos elementos más de cerca, podemos ver cuánto mejor una solución CMMS moderna puede hacer la vida de todos.

La base de datos central mantiene todo fácil, seguro, actualizado y accesible

En el corazón de un buen CMMS se encuentra la base de datos donde residen todos sus datos de forma segura. Esta es la clave para salir de debajo de todos los problemas de tratar de usar papel u hojas de cálculo para ejecutar el mantenimiento. En lugar de tener sus datos peligrosamente dispersos en un millón de pequeños pedazos de papel donde se pierden fácilmente o se multiplican aleatoriamente dentro de interminables celdas de hojas de cálculo, tiene todo en un solo lugar, donde el CMMS lo mantiene actualizado automáticamente en tiempo real.

Generar órdenes de trabajo con plantillas

Con una base de datos central, es fácil generar órdenes de trabajo llenas de datos porque todo ya está allí para que lo agregue a la orden de trabajo. Un buen CMMS incluso viene con plantillas, lo que significa que ahora puede agregar instrucciones completas paso a paso y listas de verificación personalizables con solo unos pocos clics. ¿Necesita crear un montón de órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo? El CMMS te lo pone fácil al generarlos automáticamente de acuerdo con tu programa personalizado de PM.

Priorice y asigne órdenes de trabajo con paneles

A diferencia del papel y las hojas de cálculo, un buen CMMS facilita ver todas las órdenes de trabajo a la vez, brindándole una visión general fácil de entender de sus operaciones. Con tableros limpios y simples, todo está justo frente a usted, lo que facilita su comprensión y organización.

Con el papel, necesitarías tantas notas Post-it que básicamente estarías empapelando tu oficina. Y con las hojas de cálculo, necesitaría instalar cinco pantallas en su escritorio.

Y luego, cuando lo tiene organizado, el moderno software de gestión de órdenes de trabajo facilita la asignación de tareas. Notifíquelos mediante notificaciones por correo electrónico o teléfonos inteligentes, y tan pronto como accedan al software, podrán ver exactamente lo que les asignó, además de toda la información adicional que ingresó en la orden de trabajo para ayudarlos a cerrar de manera eficiente.

Capture y aproveche los datos de las órdenes de trabajo con informes

Los técnicos de mantenimiento comienzan consumiendo datos del CMMS, pero también los agregan rápidamente. Cada vez que cierran una orden de trabajo, cargan una imagen o agregan una tarea o un comentario de orden de trabajo, están agregando datos.

Que es exactamente lo que quieres. Con la ayuda de la base de datos central, esos nuevos datos mantienen todo actualizado. Ahora, en lugar de asignar una orden de trabajo y nunca saber qué sucede con ella, está dentro del ciclo de datos y puede rastrear todo desde cualquier lugar.

Siempre que haya iniciado sesión en el CMMS, estará conectado a todo.

Y no solo puede ver esos datos en este momento, sino que también puede usarlos más tarde. Como sabe que es preciso, recopilado en tiempo real por el CMMS (no garabateado en papel ni copiado un millón de veces en hojas de cálculo desconectadas), puede usarlo con confianza para crear informes para rastrear todo, desde sus recursos laborales hasta su inventario.

¿Cuál de sus activos le costó más mantener en funcionamiento el mes pasado?

¿Qué tan rápido puede responder esta pregunta en este momento sobre sus operaciones de mantenimiento? Si está tratando de confiar en papel u hojas de cálculo, encontrar la respuesta correcta implica mucho hojear documentos o hacer clic de un lado a otro entre los archivos.

Con el CMMS adecuado, todo ese procesamiento de números se hace por usted. Incluso puede crear rápidamente gráficos y cuadros fáciles de leer y comprender utilizando el módulo de informes CMMS. Finalmente, el panorama general del mantenimiento está justo frente a usted, no escondido dentro de pilas de papel o en archivos adjuntos de correo electrónico.

Próximos pasos

¿Cansado de tratar sin cesar de adelantarse a los desastres que se avecinan de las órdenes de trabajo en papel y hojas de cálculo? Puede ser menos dramático que eso, y simplemente está cansado de los constantes dolores de cabeza de bajo grado de la gestión de órdenes de trabajo a la antigua.

Ahora es el momento de actualizar sus flujos de trabajo y reducir sus problemas.

Comience por comunicarse con los proveedores de CMMS para obtener más información sobre sus opciones.