Cómo el software CMMS protege el valor y reduce los costos

Con la incertidumbre económica actual provocada por el COVID-19, la eficiencia en el mantenimiento de las instalaciones se ha vuelto crucial. Ahora más que nunca, los gerentes de instalaciones y mantenimiento necesitan hacer más con menos. El software CMMS puede ayudar. Es una poderosa herramienta para proteger el valor y reducir costos.

Si el software CMMS estuviera solicitando un trabajo en su departamento, su currículum diría "Gran comunicador con una mente como una trampa de acero y una verdadera cabeza para los números".

Introducción rápida al software CMMS

Las plataformas modernas de CMMS utilizan computación en la nube, lo que significa que todos sus datos se encuentran en una base de datos segura a la que todos los miembros del equipo pueden acceder desde cualquier lugar y en cualquier momento. No más perseguir órdenes de trabajo garabateadas en trozos de papel. No busque más archivos adjuntos de hojas de cálculo desactualizados en correos electrónicos antiguos. Todo está en un solo lugar, y es seguro, protegido y accesible. Y como todo se hace en tiempo real, su departamento puede reaccionar a las demandas cambiantes sin problemas. Todos están informados, trabajando con los mismos datos actualizados.

El software CMMS es realmente bueno para capturar datos y mantenerlos seguros. También es muy bueno procesando esos datos y generando informes repletos de gráficos y KPI para la toma de decisiones basada en datos. Con un par de clics rápidos, puede ver el panorama general del mantenimiento. Y saber a dónde va su presupuesto es el primer paso para reducir el desperdicio.

Algo que siempre ha sido cierto pero que recientemente se ha vuelto más importante es que su proveedor de CMMS hace todo el trabajo pesado de TI por usted. Mantienen los servidores, aseguran y respaldan los datos, actualizan y mejoran el software. Eso significa que no hay trabajo adicional para el equipo de TI de su empresa, que probablemente ya esté ocupado tratando de ayudar a otros departamentos que han hecho un cambio no planificado para trabajar de forma remota.

Ahora que sabemos qué es y un poco sobre cómo funciona, veamos cómo el software CMMS protege el valor y reduce los costos.

Proteja el "conocimiento tribal" con el software CMMS

Para muchos departamentos, su posesión más valiosa es el conocimiento adquirido con tanto esfuerzo de los activos que mantienen. Nadie conoce una máquina o pieza de equipo mejor que los técnicos que la han mantenido en funcionamiento. Cuando alguien puede diagnosticar un problema simplemente escuchando un activo o simplemente colocando una mano sobre él para sentir las vibraciones, es impresionante. Y muy peligroso.

Eso es porque tan pronto como pierdes la tecnología, también pierdes todo ese conocimiento. Este no es un problema nuevo, e incluso hay una gran leyenda urbana al respecto. En la historia, un técnico de mantenimiento se jubila después de muchos años en el trabajo. En el primer mes, su jefe desesperado lo vuelve a llamar. Una de las máquinas no funciona y ninguno de los técnicos más nuevos sabe cómo volver a ponerla en funcionamiento. El técnico jubilado llega, camina alrededor de la máquina varias veces y luego marca un punto con tiza. Esa es la parte que necesita ser reemplazada, explica. Luego le presenta la factura a su antiguo jefe. ¿La marca de tiza? Un centavo. ¿Saber dónde poner la marca de tiza? Diez mil dólares.

El software CMMS salvaguarda toda la experiencia y el conocimiento de sus técnicos al facilitar la inclusión de mucha información en las órdenes de trabajo. Recuerde, las órdenes de trabajo no se garabatean en hojas de papel ni se pegan en hojas de cálculo. Están dentro del CMMS, lo que facilita agregar todo lo que los técnicos necesitan para hacer el trabajo correctamente y cerrar de manera eficiente, que incluye:

• Instrucciones paso a paso
• Listas de verificación personalizables
• Esquemas digitales, manuales e imágenes
• Piezas y materiales asociados

Un buen software CMMS incluso tiene planos interactivos del sitio y mapas de piso.

Esa historia sobre el técnico retirado y la factura de diez mil dólares es solo eso, una historia. Pero los departamentos realmente pierden mucho valor cuando los técnicos se jubilan o se trasladan a otras empresas.

Gestione el inventario con el software CMMS

La mala gestión del inventario conduce al desperdicio. Cuando un activo está fuera de línea, la empresa paga a los operadores para que se queden sin hacer nada. Estás pagando a los técnicos para que trabajen en el activo, y si las cosas toman mucho tiempo, también podrías estar pagándoles horas extras. También está el costo de la producción perdida. Si el tiempo de inactividad se prolonga lo suficiente, la empresa podría verse obligada a realizar turnos adicionales. Si no tiene a mano las piezas y los materiales correctos, todo lleva más tiempo, lo que significa que todos los costos se disparan. Además de eso, también tiene que gastar dinero extra en entregas urgentes para obtener las piezas y los materiales que necesita.

Pero mantener tanto inventario como sea posible no es la respuesta. El inventario viene con costos de transporte. Necesita un lugar para guardarlo, y si es sensible a la temperatura o la luz, debe crear y mantener el entorno adecuado para él. Si no lo usa a tiempo, caducará, se degradará o se volverá obsoleto. Por ejemplo, las correas de los ventiladores se secan y se agrietan. Las piezas de repuesto para una carretilla elevadora vieja se vuelven inútiles en el instante en que la empresa vende la carretilla elevadora como chatarra. Cuando tiene demasiado inventario, después de pagarlo y luego pagar para almacenarlo, termina simplemente desechándolo.

Con el inventario, demasiado es tan malo como muy poco. El software CMMS lo ayuda a establecer los niveles correctos para cada material y repuesto al observar las órdenes de trabajo históricas, los programas de mantenimiento preventivo y los plazos de entrega de los proveedores. Puede encontrar un punto óptimo en el que tenga la cantidad más pequeña a mano y nunca se quede sin antes de que llegue el próximo envío justo a tiempo.

La gestión de inventario siempre ha sido importante, pero con las nuevas y crecientes tensiones en las cadenas de suministro, realmente necesita asegurarse de tener los controles de inventario correctos. Hace unos meses, podía quedarse sin una pieza y no preocuparse demasiado porque sabía que podía recibirla de un día para otro. Pero ahora eso podría no ser una opción. Dado que las empresas de transporte se centran únicamente en productos esenciales, cada vez es más difícil obtener piezas y materiales.

Programe el mantenimiento preventivo con el software CMMS

Es simple. El tiempo de inactividad cuesta mucho dinero. El mantenimiento preventivo detecta pequeños problemas antes de que tengan la oportunidad de convertirse en grandes problemas. Eso reduce la cantidad de tiempo de inactividad y reduce los costos.

¿Dónde entra el software CMMS? Hace que sea mucho más fácil configurar y seguir un programa de mantenimiento preventivo. Recuerde, su CMMS estará repleto de datos sobre sus operaciones. Cuando la base de datos se configura por primera vez, está repleta de datos sobre sus activos. Luego, cada vez que alguien genera o cierra una orden de trabajo, el software de órdenes de trabajo también captura todos esos datos. Se agregan todos los datos importantes.

Y todo se puede usar. Con esos datos, puede ver fácilmente no solo qué activos necesitan más atención, sino también de qué tipo. Por ejemplo, la cinta transportadora ha dejado de funcionar tres veces en los últimos dos meses. Cada vez fue porque uno de los cinturones se había desalineado. Puede establecer una orden de trabajo preventiva cada pocas semanas para inspeccionar y ajustar visualmente la correa. Una vez que se establece el cronograma, el software CMMS hace que sea más fácil de seguir. Cada PM está ahí en el calendario. Incluso puede configurar el software para enviar recordatorios por correo electrónico.

Independientemente de cómo COVID-19 esté afectando a su organización, el mantenimiento preventivo puede ser una parte importante de la respuesta. Si está lidiando con una producción reducida, ahora tiene tiempo para invertir en configurar un CMMS, colocándolo en una mejor posición cuando las cosas inevitablemente mejoren. O bien, su organización podría haber sido empujada a toda velocidad para satisfacer una demanda nueva e inesperada. Reducir el tiempo de inactividad mediante el mantenimiento preventivo debe ser uno de sus principales objetivos.

Empezar con el software CMMS

Para comprender el software CMMS, debe hacer más que leer sobre él. Para tener una idea real de cómo funciona y cómo puede funcionar para su departamento, necesita verlo en acción.