Descubra las funciones principales del software CMMS

Elegir el software CMMS correcto puede resultar abrumador. Hay tantas cosas diferentes que debes considerar, y todo el proyecto tiene muchas partes móviles. Pero encontrar la solución CMMS adecuada es como cualquier otra tarea compleja:todo es posible una vez que se divide en pasos más pequeños. Entonces, lo primero es hacer una lista de los problemas específicos que necesitas resolver. Paso dos:encuentre las características de CMMS que son soluciones directas.

Para facilitar ese segundo paso, repasemos algunas de las características importantes del software CMMS, veamos cómo funcionan y descubramos cómo pueden eliminar gran parte del estrés y la preocupación actuales de su trabajo.

Características del software CMMS que mantienen al equipo actualizado sobre la marcha

Muchos de los desafíos que enfrenta se reducen a luchar con canales de comunicación débiles. Debido a que es difícil enviar la información correcta al equipo, hacer cualquier cosa requiere mucho trabajo adicional, desperdiciando tiempo y energía. El moderno software de administración de instalaciones facilita que los datos correctos lleguen a las manos correctas.

Características principales del software CMMS:órdenes de trabajo y plantillas llenas de datos

Con los métodos de gestión de mantenimiento de antaño, a menudo es difícil incluir suficiente información en las órdenes de trabajo. Las órdenes de trabajo en papel no tienen suficiente espacio y las hojas de cálculo de bricolaje suelen ser difíciles de leer. ¿Los resultados?

Los técnicos pierden mucho tiempo, matando su tiempo total en números de llaves. En lugar de llegar al sitio con las piezas y los materiales correctos, los técnicos llegan al activo solo para descubrir que no tienen lo que necesitan para hacer el trabajo. Eso significa volver corriendo a la oficina o al cuarto de suministros. E incluso una vez que tienen las piezas y los materiales correctos, es posible que les falte el conocimiento específico. Esto es especialmente cierto con los técnicos junior que están menos familiarizados con sus activos y equipos. Cuando se encuentran con un problema, terminan perdiendo no solo su propio tiempo, sino también el tiempo y la atención de los técnicos más experimentados que necesitan localizar y luego pedir ayuda.

Y mucho peor que un técnico que no sabe cómo completar una tarea es uno que con confianza hace tareas constantemente mal. Cuando los miembros del equipo de mantenimiento están improvisando, puede terminar con un trabajo poco confiable que debe rehacerse o incluso puede provocar fallas que revientan el presupuesto. E incluso cuando una solución sobre la marcha funciona, aún tiene el problema de no poder replicarla. Por ejemplo, digamos que la última vez que el montacargas dejó de funcionar, uno de los técnicos pudo volver a ponerlo en funcionamiento en diez minutos y nunca tuvo ningún problema durante las próximas seis semanas. Pero ahora es la séptima semana, el montacargas está parado nuevamente y esta vez nadie puede recordar esa solución mágica. ¿Y el técnico que logró arreglarlo hace semanas? Salió de vacaciones, cambió de trabajo o se jubiló.

El software moderno de órdenes de trabajo resuelve estos problemas al facilitar la inclusión de todo lo que los técnicos necesitan para cerrar de manera eficiente y adecuada, lo que incluye:

• Historial completo de mantenimiento y reparación de activos
• Instrucciones paso a paso
• Listas de verificación personalizables
• Manuales digitales de operación y mantenimiento, esquemas e imágenes relacionadas
• Piezas y materiales asociados
• Planos de planta y mapas del sitio interactivos

Ahora, cuando un técnico llega al sitio, tiene el inventario y los conocimientos adecuados. El trabajo se hace de la manera correcta, siempre.

Características principales del software CMMS:programación de mantenimiento preventivo

Es genial tener órdenes de trabajo con mucha información, pero no desea generarlas a medida que surgen problemas. En cambio, necesita una solución de administración de activos que lo coloque a la vanguardia de la curva de mantenimiento. Tener algunas órdenes de trabajo a pedido es solo un hecho de la vida, pero si se enfoca en el mantenimiento preventivo, puede lograr que sus activos y equipos duren más por menos tiempo y dinero. Lo mejor de todo es que realiza una mayor parte de su trabajo cuando tiene más sentido tanto para usted como para otros departamentos de toda la organización. En lugar de reparar una prensa a última hora de la tarde del viernes, cuando la línea debería estar en el pico de producción para cumplir con la fecha límite del lunes, los técnicos pueden realizar inspecciones y mantenimiento de rutina entre turnos el miércoles por la mañana, cuando la línea ya está programada para funcionar al 75 % de su capacidad. .

Siempre es fácil hablar sobre los beneficios del mantenimiento preventivo, pero es mucho más desafiante configurar, programar y realizar un seguimiento de un programa sólido. A veces es complicado saber qué inspecciones y tareas de mantenimiento se deben realizar, luego enviarlas de manera confiable a los técnicos adecuados y, finalmente, realizar un seguimiento del progreso general del programa. El software moderno de mantenimiento preventivo resuelve estos problemas con PM llenos de datos, programación automática e informes generados automáticamente llenos de los KPI correctos.

Al configurar un programa por primera vez, a menudo tiene más sentido seguir las recomendaciones de los fabricantes para las tareas de mantenimiento preventivo. En algunos casos, configura PM basados ​​en medidores, mientras que en otros, simplemente los configura de acuerdo con la hora. También puede elegir entre flotante y fijo para cuando tenga que retrasar un poco una tarea programada. De cualquier manera, el software recuerda todo lo que hay que hacer y genera automáticamente PM a medida que aparecen en el cronograma. Con la vista de calendario, todos los miembros del equipo pueden ver de un vistazo lo que está por venir. Y al igual que con las órdenes de trabajo bajo demanda, el software facilita la inclusión de toda la información que los técnicos necesitan para trabajar de manera eficiente. Al final, un PM es solo una orden de trabajo que programa con anticipación, por lo que incluye todos los mismos tipos de información. Y recuerde, eso significa que tiene todo lo que los técnicos necesitan para cerrar de manera eficiente.

Periódicamente, puede revisar su programa para verificar qué tan bien lo está siguiendo el equipo de mantenimiento y qué tan bien está funcionando. Debido a que toda la información ya está dentro del CMMS, el software genera rápidamente informes llenos de métricas de mantenimiento y KPI. Sabe exactamente qué tareas de mantenimiento se realizaron y el porcentaje de PM completados a tiempo. Además de eso, puede comenzar a ver qué activos le están costando más ejecutar en términos de tiempo y dinero, y luego trabajando hacia atrás, ajustar su programa de mantenimiento preventivo. Por ejemplo, si ese montacargas se descompone aproximadamente cada tres meses, debe aumentar la frecuencia de MP de cada cuatro meses a cada dos meses y medio.

Características principales del software CMMS:notificaciones automáticas de aplicaciones móviles

Pero incluso cuando está ejecutando un programa de mantenimiento preventivo de clase mundial, hay momentos en los que tiene que hacer ajustes en su programa sobre la marcha. Es solo un hecho de la vida de mantenimiento. Lo que lo hace frustrante es lo difícil que puede ser hacer llegar esa información nueva y urgente al equipo. Los equipos de mantenimiento no están trabajando en escritorios en filas en una oficina; están distribuidos por toda la instalación, a menudo en varios edificios.

El software moderno de administración de instalaciones resuelve este problema al facilitar el contacto y captar la atención del equipo. Con una aplicación móvil, el software se vincula directamente con las funciones integradas de los dispositivos, y eso significa que cuando necesita un técnico para ir a otro sitio, puede enviarle rápidamente una notificación automática. Dependiendo de la configuración, su dispositivo móvil suena o vibra, y aparece un mensaje sobre todo lo demás en la pantalla. No más esperar a que pasen por la oficina para su próxima orden de trabajo.

Características del software CMMS que lo mantienen actualizado

La buena comunicación es una calle de doble sentido. No es suficiente que pueda enviar datos al equipo; necesitan poder compartir contigo lo que están haciendo. Puede ser tan simple como una notificación de que cerraron una orden de trabajo o algo un poco más complicado, como explicar los pasos que están tomando para solucionar [BLOG] un problema con un activo nuevo o propenso a problemas. En todos los casos, el líder de mantenimiento debe estar informado y al tanto del progreso del equipo. Cuando sabe dónde están todos y qué están haciendo, es mucho más fácil programar el trabajo, administrar los recursos y hacer cumplir la responsabilidad.

Características principales del software CMMS:comentarios de tareas y órdenes de trabajo

Ya sabemos que tanto las órdenes de trabajo bajo demanda como las programadas salen repletas de datos, pero hay ocasiones en las que los técnicos necesitan agregar más. Por ejemplo, un técnico está trabajando en una inspección de mantenimiento de rutina cuando descubre un cableado deshilachado que representa un riesgo grave para la salud y la seguridad. La inspección estaba programada para tomar solo unos 20 minutos, pero el técnico ahora está analizando el valor de las horas de trabajo. Además de eso, van a necesitar un par de manos extra para hacer bien el trabajo. Debido a que el técnico puede agregar comentarios a las tareas en la orden de trabajo, el líder de mantenimiento sabe exactamente lo que está sucediendo y puede redirigir recursos o reorganizar el resto del cronograma.

No es necesario que sea algo tan grave como un riesgo de incendio. A veces, los técnicos pueden cargar preguntas a las tareas, solicitando aclaraciones y consejos sobre las mejores prácticas. O explicar que necesitan almorzar a la mitad de un PM más largo. Lo importante es que tienen una manera rápida y sencilla de mantenerse en contacto con el resto del departamento. Uno de los grandes beneficios es lo fácil que es ver la conexión entre lo que dicen y en lo que están trabajando. No se necesita contexto ni explicación cuando su comentario está directamente relacionado con una tarea u orden de trabajo específica.

Características principales del software CMMS:carga directa de imágenes

Y no solo pueden subir comentarios sino que también pueden subir imágenes. Una imagen vale más que mil palabras, y hay muchas ocasiones en las que enviar una imagen de un problema al líder de mantenimiento es más eficiente que tratar de explicarlo. Aquí hay otro gran ejemplo de cómo las aplicaciones modernas de mantenimiento preventivo pueden aprovechar el hardware existente de un dispositivo móvil. El software se vincula directamente con la cámara integrada, lo que facilita la captura y carga de imágenes.

Las oportunidades para cargar imágenes existen en cada punto del proceso. Cuando un técnico llega por primera vez al sitio, puede tomar una fotografía rápida para registrar la condición del activo antes de comenzar a trabajar. A medida que avanzan en las tareas asociadas, pueden cargar imágenes para registrar su progreso, lo que es especialmente útil cuando se trabaja en activos donde las partes se colocan una encima de la otra. Por ejemplo, el técnico puede subir imágenes mientras vuelve a montar las piezas del motor. Cuando hayan terminado, pueden cargar una imagen final y solicitar una inspección visual remota. Si al líder de mantenimiento le gusta lo que ve, puede cerrar la orden de trabajo. Si no lo hacen, pueden ver exactamente lo que quieren cambiar.

Características principales del software CMMS:informes automatizados con métricas y KPI

Hasta ahora, hemos cubierto funciones que extraen y recuperan datos. Ahora veamos una que toma todos esos datos y los aprovecha.

Los métodos más antiguos para la gestión del mantenimiento son frustrantes porque hacen un mal trabajo al capturar datos precisos y mantenerlos seguros. Al final, te quedas con datos completamente poco fiables. Pero digamos por el bien del argumento que podría usar un sistema basado en papel o en una hoja de cálculo y obtener datos confiables (recuerde, no puede), la pregunta ahora es:¿Qué puede hacer con eso? Y la respuesta es:a pesar de que ha logrado lo imposible, aún se necesitará mucho trabajo adicional para obtener algún valor de esos números. Ejemplo rápido:tiene datos precisos sobre cuánto gastó en piezas y materiales de mantenimiento durante los últimos seis meses (que es información increíblemente valiosa que puede ayudarlo a administrar recursos y proveedores de manera más eficiente), pero se distribuye en seis meses de órdenes de trabajo y PM.

Está ahí, pero está en muchos pedazos pequeños. Y la única forma de obtener alguna información es dedicar mucho tiempo y energía a recopilar todas las piezas pequeñas y ensamblarlas con cuidado. Y en cada paso doloroso, siempre existe la posibilidad de cometer un pequeño error, erosionando la precisión de sus números finales.

Con cada pequeño error (copiar el número equivocado de la celda equivocada u olvidarse de llevar uno), está desenfocando un poco más la lente. Y cuando finalmente das un paso atrás y tratas de ver el panorama general, está demasiado borroso para ser de alguna utilidad real.

El software moderno de administración de instalaciones resuelve este problema al capturar los datos correctos, mantenerlos seguros y luego procesarlos para usted con informes generados automáticamente llenos de gráficos fáciles de leer y métricas de mantenimiento y KPI detallados. Con unos pocos clics, el software toma los datos sin procesar y los convierte en inteligencia procesable. En lugar de solo tener todos los costos asociados con el mantenimiento de sus activos, ahora sabe cuál le cuesta más en tiempo y recursos. En lugar de solo tener todas las órdenes de trabajo para un activo en particular, ahora sabe si le está costando más mantenerlo en funcionamiento que reemplazarlo.

Características del software CMMS que funcionan entre bastidores

Tan valiosos como sus activos y equipos son sus datos asociados. En un entorno de fabricación, puede tener una bomba o prensa que sea fundamental para la línea de producción. Lo necesitas para mantener la línea. Los datos asociados con él, para el equipo de mantenimiento, también son críticos porque los necesitan para mantener esa bomba o prensa en funcionamiento.

En un episodio reciente del podcast Asset Champion, el invitado John Rimer, CFM de FM360 Facility Management Consulting &Training, explica el valor de los datos.

“Porque si solo estoy usando esos sistemas para hacer órdenes de trabajo, estoy perdiendo el tren. Necesito asegurarme de que agregamos esa información, la recopilamos, hacemos el análisis y continuamos impulsando la mejora. Porque como sabemos, el mundo no se detiene, tenemos que seguir cambiando y mejorando con él.”

Con eso en mente, echemos un vistazo a una característica que es más difícil de ver en la superficie pero que sigue siendo fundamental para su éxito.

Características principales del software CMMS:computación en la nube

Echemos un vistazo más de cerca a estos métodos de administración de mantenimiento de antaño que responden en papeleo u hojas de cálculo, los cuales son conocidos por perder datos importantes o conservar versiones interminables de datos desactualizados.

Con los métodos basados ​​en papel, solo tiene una copia de la orden de trabajo y la cantidad de información que puede incluir es relativamente pequeña. ¿Cuánto puede alguien escribir en unas pocas hojas de papel? Y los pocos datos que tiene se pierden fácilmente. Está en una hoja de papel delgada, que literalmente puede caerse por las grietas. Con las hojas de cálculo, a menudo nunca pierdes ningún dato, pero lo que te queda es peor que inútil.

Let’s look at the steps in a spreadsheet-dependant workflow. You start out by creating a spreadsheet-based work order on your computer. Now you have one version, and because you just wrote it, it’s up to date. But then when you email it out to a tech, you end up with two copies. There’s the one on your computer and there’s the one in the email. And here’s the start of the problem:nothing is holding those two copies together. When you make changes to the copy on your computer, the tech still only has a copy of the old one. And when the tech makes changes to their copy, nothing changes on your computer. You’ve gone from two exact copies to two different versions. Every change anyone makes to their file puts everyone else further behind. The worst part? There’s nothing on the spreadsheet that tells you it’s just one of many versions. Everyone thinks they have the right information.

Every had a conversation with someone where you can’t agree on the most basic facts? Old-time maintenance management methods are just like that, except everyone in the department gets pulled in. It’s like suffering through the worst Thanksgiving family dinner, every working day of your life.

Cloud computing solves this problem by creating one version of truth. Once new data is entered into the software, it’s sent to a central database where all your data is kept safe, secure, and up to date in real time. Whenever anyone on the maintenance team uses the software, they’re looking at the same data as everyone else. No one is working off a scrap of paper they picked up from the maintenance office six hours ago. No one is working from a spreadsheet they got as an email attachment days ago. ¿Y la mejor parte? That accurate, reliable data is available from anywhere, at any time, through any Internet-connected computer or mobile device.

Top CMMS software features:comprehensive onboarding and multi-channel ongoing support

Let’s look at a few other features we can think of as “behind the scenes.”

In the old days of work order management and preventive maintenance software, you bought them the same way you used to buy a VCR. Once you got it home, it was on you to set it up and keep it running. The relationship between you and the VCR company was basically “one-time,” even taking into account the limited warranty. So, when the company wanted to make another sale, they’d come out with a new model and try to convince you to buy it.

Modern maintenance management software providers use a completely different business model, called software as a service (SaaS). And staying with our VCR example, we can say they’re basically the same as Netflix. Instead of selling you a product (a piece of software you have to install and run yourself), providers are offering a service (subscription access to their maintenance software and data protection and storage). The relationship between you and your CMMS provider is now fundamentally different. And it’s to your advantage.

There’s no push to sell you next year’s model. Instead, providers want you to keep using their CMMS solution, so they’re constantly upgrading it, adding new features, and helping make sure you get all you can out of your investment.

Which brings us to these additional behind-the-scenes features:onboarding and ongoing support. So far, we’ve been looking at features as solutions to specific problems, and these are no different. But they’re not solutions to problems you have now; instead, they help you overcome the challenges specifically related to implementing and running a CMMS. So, what are those challenges?

One is getting buy-in. A good provider has more than just great software; they also have programs in place to ensure your organization, across departments, sees the facility maintenance management solution’s value and can quickly learn how to use the software. A big part is having tailored training for everyone from the CEO to the maintenance lead to the technicians.

The other is getting help with the work order management software when you need it. A good provider solves this problem with a support team that’s knowledgeable and available across different channels. They should have a resource center with relevant articles, e-books, and videos as well as live support through phone, e-mail, and conversation windows on their website.

That one critical CMMS software feature everyone forgets

Or actually, not something people forget, but something they forget is a feature. And it’s not just any feature; it’s the one that makes all the other features accessible. Intuitive, easy-to-learn and easy-to-use UX design. Think of it as the key to a fancy sports car. Because no matter how fast the engine is or how slick the tires are, that car isn’t going anywhere if you don’t have the key to start it.

Top CMMS software feature:intuitive, user-friendly UX

It’s one thing to say good UX is important, but it’s another to clearly define it. On some level, it does make sense to leave it at “I can’t define it, but I know it when I see it.” But it’s worth getting a bit more specific. And we can narrow it down to placement and visual clutter.

Back to our car example. Where would you look if you wanted to know how fast you were going? That should be right in front of you. Or how much gas you had in the tank? A bit to the right of your speed. What about if you wanted to change the radio station? A bit more to the right and then down. When things are where they should be, you can find them quickly. That’s good placement.

Sticking with the radio example, we can also understand visual clutter. When you look at the radio, all you can see is the one station you’re listening to now. It doesn’t show you every possible radio station. If it did, the important information would be lost in a sea of visual clutter.

Why does it matter? Remember, when you’re implementing a CMMS, you need to think about winning buy-in up and down the department and across the organization. The easier the software is to learn and use, the faster you’re going to see an ongoing return on your investment.

Step Three

Once you have your list of nagging problems and a good idea of the features that can solve them directly, it’s time to reach out to CMMS solution providers. The good ones usually start by trying to find out as much as possible about your current challenges. Then they can start to talk with you about solving them, going over the specific features that work best for you. In some cases, they cover ones you already know about. But often they can show you features and workflows you never considered. Remember, a good provider lives and breathes CMMS software, making them your best resource for information, insights, and advice. They know what works and how to make it work for you.