Del mantenimiento reactivo al preventivo:del volcán rojo al mar azul en calma

Al dar el salto del mantenimiento centrado en fallas a la marcha sin problemas de un programa de mantenimiento preventivo, recuerde que el éxito depende de qué tan bien se prepare, y un CMMS con todas las funciones hace que la preparación sea mucho más fácil.

Haga correr la voz sobre el mantenimiento preventivo

Sabe que ya es hora de hacer el cambio, pero es posible que aún tenga que convencer a las personas en todo el organigrama. Esto puede ser un poco complicado porque necesita hablar con las personas de una manera que entiendan fácilmente. Un ejemplo relevante:el proceso de hacer que la gente apoye un proyecto se describe de manera diferente en diferentes partes de una empresa. La oficina principal lo llama "obtener aceptación". Los técnicos podrían relacionarse mejor con una expresión como "todos remando en la misma dirección".

Cuando hable con la gente de la oficina principal, querrá ingresar con números. Podrías empezar con este:545%. Ese es el retorno de la inversión que vio una empresa de telecomunicaciones después de implementar un plan de mantenimiento preventivo. Cuando hable con los técnicos, también puede usar números, solo que diferentes. Por ejemplo, 5. Esa es la hora a la que podrán irse a casa al final del día, en lugar de tener que quedarse hasta tarde para hacer frente a emergencias inesperadas.

Si ya está utilizando un CMMS basado en la nube con todas las funciones, y realmente debería hacerlo, ahora es un buen momento para mencionarle al CFO que establecer un plan de mantenimiento preventivo es como ponerle cohetes al ROI de su CMMS. Cuanto más lo use para ahorrar dinero, mejor aprovechará la empresa su inversión en el software. Si aún no tiene un CMMS, o su plataforma actual no tiene un módulo PM, dígale al director financiero que ahora es el momento de invertir en uno. Como veremos pronto, un buen CMMS facilita mucho el mantenimiento preventivo.

Es posible que te encuentres con personas que se resisten al cambio sin importar lo que les digas. Si algo es nuevo y diferente, no quieren tener nada que ver con eso. Es posible que no le crean al principio, pero puede explicarles que el nuevo software de mantenimiento preventivo solo será diferente y nuevo por un corto tiempo, desde el principio. Después de eso, será mejor que con lo que están lidiando ahora.

Definir el éxito del mantenimiento preventivo

Por supuesto, no le gusta estar atrapado en un mantenimiento basado en reacciones y centrado en fallas. Pero no es suficiente que no te guste dónde estás; El éxito depende de saber dónde quieres estar. Un buen sistema para establecer metas es SMART. El resultado es una imagen clara de su éxito y una hoja de ruta para llegar allí.
En el sistema SMART, cada letra representa una característica de un buen objetivo.

S específico:
¿Puedes nombrar quién, qué, dónde y cuándo de tu objetivo?

M mensurable:
¿Cuánto y cuántos? ¿En qué KPI se centrará? ¿Hay costos específicos que le gustaría ver reducidos?

A alcanzable:
¿Son sus expectativas demasiado ambiciosas? La idea aquí no es poner un listón bajo, sino no exponerse a la decepción. Por ejemplo, apuntar a cero órdenes de trabajo bajo demanda, incluso con un software de órdenes de trabajo, no es realista. Pero tener cerca del 80% de las órdenes de trabajo planeadas con una semana de anticipación es una buena meta.

R elevado:
¿Es este el objetivo correcto para mí? En esta situación específica, en la que intenta establecer un programa de mantenimiento preventivo, obviamente es relevante. Pero en otras situaciones, vale la pena pensar si una meta vale la pena.

T límite de tiempo:
¿Dónde quiero estar en seis meses? ¿Un año? No caigas en la trampa de la Dieta del Mañana, en la que constantemente pospones las cosas. Decida fechas específicas para preparar, implementar y verificar el progreso.

En términos de seguimiento del progreso a lo largo del tiempo, si hay cosas que ya estás siguiendo, sigue haciéndolas. Por ejemplo, MMTR, niveles de inventario, tiempo en llave y otros KPI (indicadores clave de productividad). Los datos históricos le ayudarán a medir su éxito. Es como cuando haces una nueva dieta; es útil tomar esa foto de "antes". Más adelante, puedes ver cuánto has logrado. Si actualmente no está rastreando nada, no se preocupe. Ahora es un buen momento para empezar. De hecho, aumentar el seguimiento puede ser uno de sus objetivos.

Ejemplos de cosas a las que hacer un seguimiento para determinar el éxito relativo de su programación de PM incluyen:

• Tiempo de inactividad no programado
• Coste del envío prioritario de piezas
• Horas de trabajo extra
• Vida útil de los activos

Elija recursos para su horario

Incluso en las operaciones más pequeñas, por lo general no tiene sentido incluirlo todo. Tienes que ser un poco selectivo. Incluya activos que sean:

• caro de reemplazar
• bien en su vida útil
• alborotadores conocidos
• puntuado alto por criticidad

La criticidad es la gravedad de las consecuencias de una falla. Si el grifo de agua fría de tu baño deja de funcionar, no es un gran problema. Tiene una criticidad baja cuando se trata del funcionamiento general del baño. Pero, ¿y el baño? Una vez que deja de funcionar, es hora de colgar el letrero Fuera de servicio.

La criticidad es un tema interesante por sí solo. Aquí hay un artículo que lo explica brevemente y luego examina su valor práctico.

Debe ser selectivo para que su lista de activos no sea demasiado larga. Al mismo tiempo, no se apresure a cortar. Siempre puede hacer una lista completa y luego solo enviar mensajes privados para algunos de los activos. En realidad, esta es una buena idea cuando se implementa por primera vez un nuevo programa. Comience con un conjunto más pequeño de activos y luego aumente a su lista completa con el tiempo.

Recopilar datos de activos (con suerte en un CMMS)

Sabe qué activos va a incluir, pero ¿cuánto sabe sobre los activos en sí? En general, cuanto más sepa, mejor.

Querrás todo lo que puedas, incluyendo:

• Número de serie
• Manual de operación y mantenimiento
• Esquemas
• Fotografías del activo
• Ubicación
• Historial de reparaciones
• Materiales y piezas asociados

Tener un CMMS fácil de usar y con todas las funciones será muy útil aquí porque le permite reunir copias digitales de toda esta información. Ahora no tiene que preocuparse por cargar con ese manual gigante de operación y mantenimiento, volver corriendo a la oficina para buscar el historial de reparaciones o pedir ayuda para encontrar un activo en primer lugar.

Vale la pena dedicar tiempo a buscar una auditoría de las instalaciones, donde su proveedor de CMMS envía personas para catalogar sus activos. Consulte esta publicación para ver si una auditoría es adecuada para usted.

Crear órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo (PM)

Puede dividir las tareas en dos tipos, cosas para hacer y cosas para inspeccionar. Por lo tanto, puede tener un mantenimiento preventivo en el que la correa principal se cambia cada seis meses, pero los rodillos se revisan cada tres meses para ver si se tambalean y se ajustan solo según sea necesario.

Un software CMMS con todas las funciones le permite crear PM ricos en datos. Pueden incluir:

• Imágenes y diagramas
• Instrucciones paso a paso
• Listas de verificación
• Manuales de operación y mantenimiento
• Piezas necesarias
• Mapas de piso interactivos

Al decidir las tareas que se incluirán en cada PM, deberá observar:

• Recomendaciones de los fabricantes
• Estándares de la industria y mejores prácticas actuales
• La experiencia directa de su departamento con el activo

La cantidad de confianza que pone en cada fuente puede cambiar con el tiempo. Para activos relativamente nuevos, probablemente sea mejor ceñirse a lo que recomiendan los fabricantes. Para activos más antiguos, puede consultar el historial de reparación del activo.

Establecer la frecuencia del mantenimiento preventivo

Nuevamente, querrá ver las recomendaciones de los fabricantes, los estándares de la industria para las mejores prácticas y su propia experiencia con los activos.

Al decidir la frecuencia, puede elegir entre PM fijos y flotantes. Los MP fijos ocurrieron en momentos específicos, independientemente de cuándo se completó el último MP. Entonces, digamos que tiene un PM configurado para todos los jueves. Pero debido a varios retrasos, no completaste el MP más reciente hasta el lunes de la semana siguiente. Los PM generalmente se espacian con una semana de diferencia, entonces, ¿cuándo debería suceder su próximo PM? En un sistema fijo, la respuesta es en dos días, el próximo jueves. Sin embargo, en un sistema flotante, su próximo PM es el lunes siguiente. Fijo mantiene fechas específicas. Flotante mantiene intervalos predeterminados.

Fijo es bueno para los PM que se realizan con bastante regularidad, ya sea diariamente o semanalmente. Tienden a imponer el cumplimiento. Debido a que no hay forma de posponerlos, es más probable que los técnicos los hagan a tiempo. También son buenos cuando necesita seguir el cronograma del fabricante para mantener la cobertura de la garantía. Por otro lado, la flotación es mejor para PM con intervalos largos. Llegar un par de días tarde no hará la diferencia si el PM anterior se realizó hace seis meses. Los PM que tienen una prioridad baja a menudo se programan como flotantes.

Los intervalos de tiempo son una forma de establecer la frecuencia de PM. El uso es otro. Por lo tanto, puede revisar una bomba una vez cada tres meses o cada vez que cicla un volumen predeterminado.

Resolver los problemas y luego ajustarlos

Habrá una cierta cantidad de ajustes antes de que obtenga todo tal como lo desea. Al principio, querrá revisar su trabajo con frecuencia, pero a medida que pasa el tiempo, cada vez será menos frecuente. A medida que ingresan nuevos activos a las instalaciones y los antiguos llegan al final de su vida útil, deberá ajustarse.

Prepárate para zarpar

Un buen y fácil primer paso sería regresar y releer esta publicación de blog. No tomará mucho tiempo, pero será de gran ayuda para recordar y pensar en la información. A continuación, empiece a pensar en formas de encontrar aliados arriba y abajo en la escala organizacional. Necesitará la aprobación del CFO para los fondos, pero necesitará el apoyo de los técnicos del departamento para cerrar los PM de manera confiable. Luego, siga los pasos descritos anteriormente.

Si no tiene un CMMS basado en la nube con todas las funciones, ahora es un buen momento para obtener uno. Hace que la implementación y ejecución del mantenimiento preventivo sea mucho más fácil. Con un buen CMMS, su proveedor actualiza y parchea la plataforma detrás de escena para que nunca tenga que preocuparse por mantener los servidores locales actualizados y en funcionamiento. También protegen sus datos con seguridad de grado industrial y múltiples copias de seguridad. Y los datos siguen siendo real y verdaderamente su propiedad privada. Cuando Hippo CMMS tiene los datos de los clientes, solo los cuidamos con mucho cuidado.