Cómo optimizar el seguimiento de inventario con un software CMMS

Imagine que un técnico de mantenimiento encuentra la pieza que necesita en el sitio, lo que le permite comenzar con una orden de trabajo de inmediato. Ahora imagine que la misma tecnología necesita la misma pieza, pero esta vez la pieza está a dos días de distancia en el almacén de un proveedor.

¿Qué le costará más dinero, tener la pieza en el sitio a tiempo o no?

Si está utilizando un seguimiento de inventario básico, o ninguno en absoluto, probablemente dirá que es mejor tener la pieza en el sitio. El tiempo es dinero. Pero esa no es siempre la respuesta correcta. A veces, no tener una pieza en el inventario ahorra dinero, incluso después de tener en cuenta una espera de dos días cada vez que la necesita. ¿Cómo es esto posible?

Mantener inventario cuesta mucho

Obtener inventario le cuesta dinero. El proceso requiere:

• Tiempo y energía para localizar proveedores y negociar precios.
• Costos de transporte para llevar las piezas a sus instalaciones.
• Tarifas legales o de procesamiento para realizar envíos transfronterizos o cumplir con las reglamentaciones.

Y luego, mantener ese inventario también le cuesta dinero. Los costos de manejo de inventario provienen de:

• Mantener el espacio físico necesario para el almacenamiento.
• Perder oportunidades de invertir en capacitación o equipo nuevo porque el presupuesto del departamento está inmovilizado en el inventario.
• Sufrir depreciación, ya que las piezas se pierden por corrosión, obsolescencia y degradación.

Estos costos, también llamados "costos de mantenimiento", se suman rápidamente. En todas las industrias, generalmente representan del 20% al 30% del valor del inventario de una empresa. Si una pieza es grande, costosa, se degrada rápidamente o es de "movimiento lento", lo que significa que rara vez la necesita y no es crítica, el costo de mantenerla en el inventario podría ser fácilmente mayor que el costo de tener que espera a recibirlo.

La meta es reducir los costos de inventario

Ahora que sabemos cuáles son los costos de manejo, podemos ver que en la administración de mantenimiento, es mejor tener la cantidad más pequeña de inventario que aún le permita a su departamento mantener las instalaciones en funcionamiento.

Pero optimizar el inventario es un desafío y muchos departamentos de mantenimiento luchan. A pesar de que tienen mucho dinero invertido en inventario, anualmente solo se utiliza entre el 8 % y el 10 % del inventario, según Wally Wilson, un experto en administración de plantas con más de 30 años de experiencia en compañías Fortune 500.

Es posible una gestión de inventario para el mantenimiento de las instalaciones que sea a la vez ágil y receptiva. La clave es conseguir que su software de administración de mantenimiento computarizado haga todo el trabajo pesado por usted.

Beneficios del seguimiento del inventario con un CMMS

GMAO basado en la nube para el seguimiento de inventario le brinda dos capacidades principales. Con un CMMS, puede:

• Mantenga información actualizada de todas sus piezas, incluidos los precios de los proveedores y los plazos de entrega, así como las ubicaciones y los niveles de inventario exactos.
• Haga que esta información esté disponible para todos los que la necesiten, en tiempo real, sin importar dónde se encuentren.

Veamos algunas de las formas en que CMMS puede ayudarlo a reducir los costos de inventario.

Encuentra el punto óptimo

Un software CMMS puede contener todos los niveles de stock, manteniéndolos actualizados mediante el seguimiento de su uso a través de órdenes de trabajo. Con el tiempo, estos datos se pueden utilizar para establecer niveles óptimos de existencias. Si observa la frecuencia con la que necesita una pieza y el tiempo que se tarda en pedir repuestos, puede calcular un punto de pedido.

Una vez que los niveles de inventario de una pieza caen por debajo de este punto, puede configurar el CMMS para que le envíe una alerta.

Entregas justo a tiempo

Las piezas para el mantenimiento preventivo programado se piden solo cuando se necesitan. En lugar de acumular polvo en los estantes, las piezas llegan justo antes de que comience el trabajo. Esto también garantiza que esté utilizando las versiones más recientes de las piezas. Si el producto es perecedero, te asegura que no estás usando algo que ya pasó su fecha de caducidad.

Pista de vendedores y proveedores

El software CMMS también puede mantener registros de todos sus proveedores, incluidas sus listas de precios actuales y plazos de entrega.

Conocer los precios actuales le permite abastecerse cuando los precios están bajos, mientras que conocer los plazos de entrega le permite contenerse cuando los plazos de entrega se acortan y tiene más sentido dejar que su proveedor asuma el costo de mantener las piezas por usted.

Divide los Riesgos

Un CMMS basado en la nube le permite mantener un almacén virtual compartido de piezas en varias ubicaciones, donde los técnicos pueden ver rápidamente qué hay disponible en cada sitio.

Si un técnico no tiene una pieza que necesita, puede consultar otras instalaciones antes de realizar un pedido con un proveedor ubicado más lejos. Esto hace que las piezas lleguen más rápidamente a donde se necesitan y también ayuda a garantizar que se utilice el inventario antiguo antes de realizar nuevos pedidos.

La comunicación entre varias ubicaciones es importante no solo para las piezas que son críticas para mantener una instalación en funcionamiento, sino también para las que son caras y rara vez se necesitan. En lugar de tener duplicados de inventario costoso en cada ubicación, puede mantener uno donde sea más barato almacenarlo y moverlo a donde lo necesite, cuando lo necesite.

Evita el desperdicio

El seguimiento de inventario de CMMS le permite rastrear no solo dónde están las piezas, sino también cuánto tiempo han estado allí. Los técnicos ahora usan el inventario de acuerdo con "primero en entrar, primero en salir" y las piezas y los materiales no se pierden por la depreciación.

La información sobre cómo se deben almacenar las piezas y los materiales también se puede agregar al software CMMS (también conocido como software de administración de instalaciones). Esto ayuda al inventario de la tienda departamental de mantenimiento para que dure el mayor tiempo posible.

Dar los primeros pasos

Implementar un nuevo sistema puede ser desalentador, porque a menudo es difícil saber por dónde empezar. Pero cuando un departamento de mantenimiento quiere tomar el control de su inventario, los primeros pasos son claros. Para tener éxito en la gestión de inventario, debe mantener registros actualizados de las piezas que el departamento de mantenimiento tiene en inventario y luego hacer que esos registros estén accesibles para los gerentes y técnicos en tiempo real y desde cualquier lugar. Las características de CMMS le brindan estas capacidades y, con el tiempo, todos los beneficios que se pueden aprovechar de ellas.