¿Es el software CMMS una buena opción para las pequeñas empresas?

Software CMMS para pequeñas empresas

Según la Oficina de Defensa de la Administración de Pequeñas Empresas (SBA) de EE. UU., en 2016 había 28,8 millones de pequeñas empresas que representaban el 99,7 % de todas las empresas de EE. UU. Estas empresas emplearon a 56,8 millones de personas que representan el 48% de todos los empleados de EE. UU. en un amplio espectro de sectores industriales, de servicios y corporativos (Perfil de pequeñas empresas de Estados Unidos, 2016). Las pequeñas empresas forman una parte vital del panorama económico y, según estas estadísticas; definitivamente son una fuerza económica a tener en cuenta.

Entonces, ¿qué constituye una pequeña empresa y qué desafíos enfrentan? Para empezar, las pequeñas empresas varían en tamaño, estructura y ventas. La Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU. establece estándares para las pequeñas empresas pero, en general, la agencia asigna $35,5 millones en ventas y 1500 empleados como umbrales para la inclusión en esta categoría. A modo de ejemplo, las pequeñas empresas cubren la gama de operaciones, incluidas las empresas administradas por un solo operador y las operaciones de "mamá y papá" en un extremo, hasta las empresas emergentes, sin fines de lucro y hasta las operaciones medianas y grandes en el otro extremo. Junto con la diversidad en tamaño y alcance dentro del sector de las pequeñas empresas, surgen una serie de desafíos; muchos de los cuales son similares a los que enfrentan las grandes entidades comerciales. Estos incluyen una mayor competencia en el mercado, demandas económicas y cambios en la tecnología. Para las pequeñas empresas con activos múltiples y complejos, requisitos de inspección, preocupaciones de seguridad y múltiples sitios, es imperativo tener un enfoque de gestión de mantenimiento que se mantenga al día con estas demandas. Por estas razones, las pequeñas empresas se han unido a sus contrapartes de grandes empresas en la búsqueda de formas de mejorar su estrategia de mantenimiento.

Software de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) como solución para la gestión de mantenimiento

Hasta hace poco, las empresas de todos los tamaños dependían principalmente de enfoques de "lápiz y papel" o de hojas de cálculo para la gestión del mantenimiento. Aunque útil en su momento, un número cada vez mayor de dueños de negocios ahora están descubriendo que estos enfoques no han alcanzado sus objetivos de mantenimiento, particularmente cuando se trata de los costos adicionales asociados con las asignaciones de tiempo, recursos y personal. Con el objetivo de funcionar mejor, más rápido, de manera más inteligente y eficiente, las empresas están motivadas para encontrar formas de mejorar la eficiencia de las operaciones reduciendo costos, ahorrando tiempo y recursos y, en última instancia, logrando un mayor retorno de la inversión (ROI). Con estas limitaciones y objetivos a la vanguardia, los dueños de negocios recurren cada vez más al software de administración de mantenimiento computarizado (CMMS) como su solución de administración de mantenimiento.

Para aquellos que consideran los sistemas de gestión de mantenimiento automatizados como una alternativa a los manuales, es importante tener en cuenta que los CMMS se han convertido en la solución de gestión de mantenimiento preferida por empresas que representan una amplia gama de sectores industriales, de servicios y corporativos. Este sofisticado y robusto software de gestión de mantenimiento utiliza miles de puntos de datos que, en un momento dado, brindan al usuario una descripción general de la operación de una instalación o, alternativamente, el estado de una pieza individual del equipo. Tienen la capacidad de monitorear los niveles de inventario, realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo, generar rápidamente informes precisos y, lo que es más importante, pueden determinar instantáneamente qué activos de la empresa requieren mantenimiento preventivo de rutina. Los CMMS ofrecen a los propietarios de pequeñas empresas un software de gestión de instalaciones eficiente que, con el tiempo, ofrece beneficios como una mayor eficiencia organizativa, una vida útil más prolongada de los equipos, una mejor gestión del tiempo y utilización de la mano de obra y, en última instancia, costos reducidos y mayores ganancias.

Beneficios de CMMS para pequeñas empresas

Un beneficio clave de los sistemas de gestión de mantenimiento es su personalización. Esto significa que los softwares de mantenimiento de CMMS pueden satisfacer las necesidades individuales de empresas grandes y pequeñas, y con diferentes cantidades de activos, usuarios, sitios y requisitos de mantenimiento preventivo. Los sistemas automatizados también tienen la capacidad de adaptarse a las necesidades cambiantes de las organizaciones a medida que crecen y se reformulan. Utilizar un software de mantenimiento de CMMS significa que el sistema se adapta a la organización y no la organización que se adapta al sistema. La siguiente es una lista de otras funciones adecuadas para las pequeñas empresas:

Software basado en la nube – Muchos software CMMS ofrecen implementación basada en la nube, lo que significa que se accede a ellos a través del servidor de un proveedor con todo el mantenimiento y las actualizaciones, proporcionados de forma remota. No es necesario ningún soporte de sistema interno ni software de seguridad adicional. Los sistemas basados ​​en la nube eliminan el trabajo, las preocupaciones y los costos adicionales del mantenimiento y las actualizaciones.

Capacidades de acceso de usuario – Los CMMS permiten asignar diferentes niveles de acceso al sistema para los usuarios en función de la seguridad, las descripciones de roles u otras consideraciones. Mientras que a los administradores de mantenimiento se les puede asignar acceso completo al sistema, a los técnicos de mantenimiento se les puede asignar acceso limitado a áreas específicas del sistema.

Portabilidad y acceso móvil – Una de las funciones más atractivas del software de mantenimiento de CMMS es el acceso a dispositivos móviles que permite a los técnicos de mantenimiento realizar órdenes de trabajo, comprobar los niveles de inventario, pedir piezas o generar informes, etc., mientras están en el campo. Poder acceder a un tablero de CMMS desde cualquier dispositivo con conexión a Internet ahorra mucho tiempo porque reduce los retrasos innecesarios cuando se tiene que depender de las computadoras de la oficina para completar estas tareas.

Capacidades de captura de imágenes – Tener acceso a dispositivos móviles también hace posible que el personal de mantenimiento capture imágenes a través del escaneo de códigos de barras y fotos. Estas características integradas de CMMS pueden identificar con precisión el equipo que necesita reparación y capturar una imagen escaneada del código de barras de una pieza que necesita reemplazo. Ambas características reducen los retrasos, a menudo costosos, asociados con los errores cometidos con respecto a una pieza de equipo que se está reparando o una pieza que se está solicitando.

Acceso a dibujos arquitectónicos – También conocidos como planos, los dibujos arquitectónicos son una representación de un diseño arquitectónico como vistas en planta y/o en alzado de un edificio o estructura. Muchos CMMS permiten acceder a ellos desde el tablero del sistema, lo que brinda otra forma de identificar la ubicación exacta del equipo, así como cualquier ubicación eléctrica y de plomería que pueda afectar su funcionamiento.

Soporte de CMMS – Los softwares de mantenimiento de CMMS son tan buenos como la forma en que se implementan y utilizan. Durante la fase de implementación de un sistema automatizado, todos los datos críticos relacionados con el inventario, los activos y los usuarios se ingresan junto con la configuración de los programas de mantenimiento preventivo. Los proveedores de CMMS ofrecen a los clientes una opción de auditorías internas o soporte técnico remoto y telefónico para fines de implementación. Además de estos soportes, muchas empresas de CMMS incluyen en sus paquetes de sistema una variedad de recursos continuos y de incorporación para ayudar a los usuarios en el uso del sistema a lo largo del tiempo. Estos recursos están disponibles como manuales en línea, videos, correo electrónico, chat y grabaciones de seminarios web, así como soporte telefónico.

Conclusión

Las pequeñas empresas son una parte vital de la economía. Como tales, tienen el desafío de encontrar las formas más efectivas de lograr eficiencias en las operaciones y el mantenimiento. Los CMMS están diseñados para satisfacer las diversas necesidades de todas las empresas ahora y a medida que continúen creciendo y evolucionando en el futuro.