¿Cómo resuelve el software CMMS los desafíos que enfrentan las pequeñas empresas?

Software CMMS para pequeñas empresas

En los últimos años, el software de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) ha transformado la forma en que las empresas hacen negocios y, en particular, la forma en que supervisan la gestión de sus instalaciones. Durante las últimas dos décadas, las empresas, grandes y pequeñas, están pasando cada vez más de los programas de hojas de cálculo a los paquetes de gestión de mantenimiento robustos y altamente sofisticados que ofrece un número creciente de proveedores de CMMS. Este cambio se ha producido en respuesta a las demandas del mercado, los desafíos económicos y los avances tecnológicos que han desafiado a las empresas en una amplia gama de sectores industriales a encontrar formas de realizar negocios de manera más ágil, más inteligente y más eficiente. Alguna vez se pensó que era competencia exclusiva de las grandes empresas (es decir, aquellas con varias empresas), ahora se reconoce que la gama de opciones disponibles en los paquetes CMMS los hace extremadamente adecuados también para las pequeñas empresas.

Según la Oficina de Defensa de la Administración de Pequeñas Empresas (SBA) de EE. UU., las pequeñas empresas se definen como empresas con un máximo de $35,5 millones en ventas anuales y 1500 empleados. Teniendo en cuenta estos límites de umbral, es fácil ver que el software CMMS para pequeñas empresas puede obtener beneficios similares a los de sus contrapartes de grandes empresas cuando se trata de una mayor eficiencia organizativa, una vida útil más larga de los equipos, una mejor gestión del tiempo y utilización de la mano de obra y, en última instancia, costos reducidos y mayor ganancias Con la capacidad de CMMS para automatizar completamente los programas de mantenimiento preventivo, las órdenes de trabajo y los niveles de inventario, las pequeñas empresas pueden operar de manera más eficiente con beneficios de ahorro de costos.

Las pequeñas empresas representan un grupo diverso de empresas que abarcan una amplia gama de sectores industriales, corporativos y comerciales. Debido a esto, así como a la variedad en su tamaño y estructura, los propietarios de pequeñas empresas se enfrentan a una serie de desafíos cuando buscan un CMMS que se adapte mejor a sus necesidades. Afortunadamente, la mayoría de los sistemas de gestión de mantenimiento son conocidos por su personalización. Esto significa que el software CMMS puede satisfacer las necesidades individuales de empresas grandes y pequeñas, y con diferentes cantidades de activos, usuarios, sitios y requisitos de mantenimiento preventivo. Los sistemas automatizados también tienen la capacidad de adaptarse a las necesidades cambiantes de las organizaciones a medida que crecen y se reformulan, una preocupación común entre las empresas emergentes. Con un CMMS personalizable, el sistema se adapta a la organización y no la organización al sistema.

La siguiente es una lista de otras características adecuadas para pequeñas empresas con inquietudes únicas:

Software basado en la nube

Es posible que las pequeñas empresas no tengan su propio personal de TI interno. Debido a esto, la simplicidad y el ahorro de costos son importantes. Muchos sistemas CMMS ofrecen implementación basada en la nube, lo que significa que se accede al sistema a través del servidor de un proveedor con todo el mantenimiento y las actualizaciones, proporcionados de forma remota. No es necesario ningún soporte de sistema interno ni software de seguridad adicional. Los costos iniciales de los sistemas basados ​​en la nube son menos costosos que los sistemas instalados en el sitio. En general, con el software de CMMS basado en la nube, el proveedor de CMMS se encarga del trabajo, las preocupaciones y los costos adicionales de mantenimiento y actualizaciones.

Acceso de usuario personalizado

Las pequeñas empresas suelen tener personas asignadas para realizar diferentes tareas con diferentes niveles de responsabilidad. Estos también pueden implicar tener diferentes niveles de autorización de seguridad. El software CMMS puede abordar estos problemas al asignar diferentes niveles de acceso al sistema para los usuarios en función de la seguridad, las descripciones de roles u otras consideraciones. Por ejemplo, a los gerentes de mantenimiento se les puede asignar acceso integral a todo el sistema, mientras que a los técnicos de mantenimiento se les puede asignar acceso limitado a áreas específicas del CMMS.

Movilidad del sistema

En las pequeñas empresas, es común que el personal de mantenimiento se despliegue en varios lugares dentro o fuera de una instalación. Por ejemplo, se puede asignar a un técnico de mantenimiento para que trabaje dentro de una instalación y luego se lo despliega para realizar tareas fuera del sitio. Una de las características más atractivas del software CMMS es su portabilidad a través de las capacidades de acceso móvil que hacen posible que los técnicos de mantenimiento realicen órdenes de trabajo, verifiquen los niveles de inventario, soliciten piezas o generen informes, etc. dondequiera que se encuentren. Poder acceder a un tablero de CMMS desde cualquier dispositivo con conexión a Internet es increíblemente eficiente porque reduce los retrasos innecesarios asociados con tener que depender de las computadoras de la oficina para completar estas tareas.

Capacidades de captura de imágenes

Evitar errores al pedir piezas es una preocupación común para empresas de todos los tamaños. Con demasiada frecuencia, los técnicos de mantenimiento cometen el error de transcribir la pieza o el número de serie incorrecto. La mejor manera de superar este problema es capturar los códigos de barras a través de una imagen. El uso del escaneo de códigos de barras a través de la aplicación del dispositivo móvil garantiza que se pedirá la pieza o equipo correcto. Además, también se pueden capturar imágenes fotográficas de un equipo y su ubicación. Estas funciones integradas de CMMS pueden identificar con precisión el equipo que necesita reparación y capturar una imagen escaneada del código de barras de una pieza que necesita reemplazo. Ambas funciones reducen los retrasos, a menudo costosos, cuando se cometen errores comunes.

Acceso a Planos y Documentos Arquitectónicos

Al familiarizar a los nuevos empleados con el diseño y la estructura de una instalación o identificar las ubicaciones de las instalaciones eléctricas o de plomería al agregar equipos, tener dibujos arquitectónicos es útil para los propietarios de pequeñas empresas. Estos dibujos también se conocen como planos:son una representación de un diseño arquitectónico como vistas en planta o en alzado de un edificio o estructura. Se puede acceder a los dibujos arquitectónicos a través de los paneles del sistema en muchos paquetes de CMMS. Tener estos proporciona otra forma de identificar la ubicación exacta del equipo, así como cualquier ubicación eléctrica y de plomería que pueda afectar las operaciones de una instalación.

Apoyo continuo del software CMMS

El resultado final para las pequeñas empresas es contar con un soporte continuo confiable que garantice que están aprovechando al máximo su inversión. Muchos paquetes de software de CMMS incluyen soportes en su estructura de precios, mientras que otros proveedores de CMMS venden soportes como características adicionales. Los soportes de CMMS están disponibles para cubrir las empresas desde la implementación hasta el cuidado posterior con el objetivo de que el sistema funcione como fue diseñado. De gran importancia es la fase de implementación cuando se ingresan todos los datos críticos relacionados con el inventario, los activos y los usuarios junto con la configuración de los programas de mantenimiento preventivo. Los proveedores de CMMS ofrecen a los clientes una opción de auditorías internas o soporte técnico remoto y telefónico para fines de implementación. Además, muchos proveedores de CMMS incluyen en sus paquetes de sistemas una variedad de recursos continuos y de incorporación para ayudar a los usuarios en el uso del sistema a lo largo del tiempo. Estos recursos están disponibles como manuales en línea, videos, correo electrónico, chat y grabaciones de seminarios web, así como soporte telefónico.

Las pequeñas empresas, al igual que sus contrapartes de grandes empresas, tienen la oportunidad de obtener beneficios de ahorro de costos al agregar el software CMMS a sus operaciones. Las pequeñas empresas, que normalmente operan con márgenes más pequeños, tienen una motivación aún mayor para encontrar formas de operar mejor, más ágiles, más rápidas y más inteligentes. El software CMMS lo hace posible a través de una mayor eficiencia operativa al reducir costos, ahorrar tiempo y recursos y, en última instancia, lograr un mayor retorno de la inversión (ROI). Los CMMS están diseñados para satisfacer las diversas necesidades de las pequeñas empresas ahora y a medida que continúen creciendo y evolucionando en el futuro.