Nueve razones por las que los gerentes de instalaciones están abandonando las hojas de cálculo para CMMS

La forma en que las empresas hacen negocios ha cambiado drásticamente en los últimos años. La tecnología informática es en gran parte responsable del aumento de la eficiencia empresarial en lo que respecta al ahorro de recursos, materiales y tiempo. A fines de la década de 1970, surgió el software de hoja de cálculo y se consideró una mejora monumental sobre el enfoque tradicional de lápiz y papel para la contabilidad y la gestión de inventario. Sin embargo, con el tiempo, estos paquetes de software han tenido dificultades para seguir el ritmo de la evolución continua de las nuevas tecnologías que no solo han cambiado la gestión de las instalaciones y los procesos de producción, sino que también han transformado la forma en que las empresas se comunican y entregan sus productos y servicios a los usuarios finales. Teniendo en cuenta estos factores y cómo se relacionan específicamente con la gestión de instalaciones, no sorprende que un número creciente de empresas de todos los sectores industriales estén reconsiderando el uso de hojas de cálculo y recurran a los sistemas de software de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS); paquetes de software altamente sofisticados que, en un momento dado, pueden proporcionar al usuario una visión general del funcionamiento de una instalación o pueden proporcionar el estado de un equipo individual.

Para comprender mejor por qué las hojas de cálculo ya no son la herramienta preferida de los gerentes de las instalaciones, es importante tener una idea de sus capacidades. Para empezar, se puede crear una hoja de cálculo manualmente en papel o usando un programa de computadora como Microsoft Excel o Lotus 1-2-3. Cuando se utiliza un software de hoja de cálculo, puede capturar, mostrar y manipular datos organizados en filas y columnas. Independientemente del formato utilizado, una hoja de cálculo generalmente está diseñada para contener datos numéricos y cadenas de texto cortas, así como para mostrar relaciones de datos gráficamente. Sin embargo, las hojas de cálculo generalmente no ofrecen la capacidad de estructurar y etiquetar elementos de datos tan minuciosamente como una base de datos y, por lo general, no ofrecen la capacidad de consultar la base de datos. Son de bajo costo y más adecuados para organizar información básica en listas y gráficos simples, pero no para tareas más complejas como la administración y planificación de activos.

En comparación, los sistemas CMMS actuales son mucho más robustos y ofrecen a las empresas la capacidad de realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo, generar rápidamente informes precisos y determinar instantáneamente cuáles de sus activos requieren mantenimiento preventivo o reparaciones. Al revisar los datos operativos, los CMMS se adaptan bien para hacer proyecciones comerciales. Las innovaciones recientes en el software incluyen interfaces seguras basadas en la nube, accesibilidad de dispositivos móviles y funcionalidad sin papel que aumenta aún más la facilidad de uso. Teniendo en cuenta estos factores, los programas de software de gestión de mantenimiento ahora están reemplazando a los paquetes de hojas de cálculo que carecen del alcance, la potencia y la eficiencia de los sistemas de gestión de mantenimiento.

A continuación se presentan nueve beneficios de CMMS que se pueden aprovechar para optimizar las ganancias y la productividad:

1. Confiabilidad de los datos de las instalaciones

La investigación publicada en 2006 en Information and Software Technology informó que las hojas de cálculo electrónicas están sujetas a errores, como se encuentra en el 88% de las hojas de cálculo revisadas. Los errores de tecleo, las celdas asignadas incorrectamente, los rangos de datos erróneos y los errores de fórmula son algunas de las fuentes de error. Como consecuencia, los errores pueden sesgar los resultados y afectar negativamente las operaciones de la empresa. El formato de entrada de datos de CMMS y las verificaciones de precisión reducen la posibilidad de que ocurran tales errores.

2. Los errores a menudo pasan desapercibidos hasta que es demasiado tarde

Las hojas de cálculo dependen de que los usuarios seleccionen las fórmulas apropiadas para analizar sus datos. Incluso cuando los datos ingresados ​​son precisos, si se selecciona la fórmula incorrecta, los resultados serán erróneos. Cuando estos tipos de errores no se descubren de inmediato, las consecuencias pueden ser costosas para las operaciones comerciales. Los CMMS eliminan el riesgo de que esto suceda con fórmulas analíticas preprogramadas.

3. Beneficios de ahorro de tiempo

La entrada de datos en hojas de cálculo requiere tanto tiempo que muchas empresas contratan empleados poco calificados para ingresar datos en hojas de cálculo. Dada la propensión a cometer errores ya mencionada, tener empleados no capacitados para administrar esta importante tarea puede ser riesgoso. Las plataformas de software de gestión de mantenimiento facilitan la entrada de datos y al mismo tiempo restringen el acceso mediante permisos de usuario. Esta función pone límites a lo que los usuarios pueden cambiar dentro del programa y protege contra errores.

4. Las hojas de cálculo solo brindan una vista limitada de las relaciones de datos

Con una experiencia técnica y tiempo considerables, las hojas de cálculo se pueden programar para analizar datos dentro de un alcance muy limitado. Sin embargo, no pueden proporcionar análisis de seguimiento de activos, inventario y otras tareas de flujo de trabajo y mantenimiento, como la programación de mantenimiento preventivo. Los CMMS tienen estas capacidades y, con los informes integrados, facilitan la obtención de información instantánea sobre el historial de activos, las piezas, la mano de obra; todo hecho sin ningún entrenamiento técnico especializado.

5. Automatice y simplifique los informes de mantenimiento de las instalaciones

Si bien es posible generar informes en hojas de cálculo, no son los más fáciles de crear en comparación con los CMMS. Ya se trate de gráficos circulares, diagramas de dispersión o gráficos de barras, los informes de hojas de cálculo no son tan atractivos visualmente ni están disponibles al instante. Dado que los usuarios quieren información en tiempo real y al alcance de la mano, el software de administración de mantenimiento (también conocido como software de administración de instalaciones) puede hacer esto con un clic del mouse o un toque en una tableta sin tener que ingresar fórmulas como se requiere en los programas de hojas de cálculo.

6. Proporciona información detallada sobre métricas importantes de gestión de instalaciones

Los CMMS están diseñados específicamente para la gestión de instalaciones. Las hojas de cálculo no son, al menos, no sin una programación sofisticada. El software de mantenimiento puede proporcionar una variedad de métricas que se relacionan específicamente con el funcionamiento de una empresa sin necesidad de conocimientos de programación especializados. Por ejemplo, los CMMS pueden producir las siguientes métricas en tiempo real:MTBR (tiempo medio entre reparaciones); MTBF (tiempo medio entre fallas); MTTR (tiempo medio de reparación).

7. Integración con otras aplicaciones de software e instalaciones

Un gran atractivo del software de mantenimiento de instalaciones es su capacidad para interactuar con otro software, como correo electrónico, software de contabilidad, sistemas ERP, Active Directory y más. Las hojas de cálculo no tienen estas capacidades. Estas innovaciones recientes de CMMS amplían su eficacia y brindan beneficios adicionales de ahorro de tiempo para los administradores de instalaciones.

8. Programación de mantenimiento preventivo

Un software de mantenimiento preventivo (PM) es fundamental para la eficiencia de una empresa, ya que ayuda a operar toda la instalación. Sin embargo, realizar PM en una variedad de equipos no es tarea fácil, especialmente para operaciones grandes. A menudo, un PM en una sola pieza de equipo implica múltiples tareas o pasos. Las hojas de cálculo están particularmente limitadas en esta área porque no pueden crear protocolos de mantenimiento programados ni enviar notificaciones o recordatorios para llevarlos a cabo. Poder programar PM es lo que hace que los CMMS sean tan atractivos para los gerentes de las instalaciones porque pueden proporcionar una lista de verificación de todas las tareas involucradas en cada equipo, crear horarios de rutina, enviar notificaciones y recordatorios, así como crear informes. La realización de PM programados significa menos fallas inesperadas del equipo y tiempos de inactividad más cortos.

9. Mejora el funcionamiento general de las instalaciones

Hay muchos aspectos de cualquier empresa que están más allá de las capacidades de los programas de hojas de cálculo estándar. Estos incluyen el control de la utilización de la mano de obra, la creación de órdenes de trabajo y el envío de pedidos de suministros y piezas. En conjunto, el software de mantenimiento ayuda a los gerentes de las instalaciones a tomar decisiones informadas sobre la asignación de técnicos, los mejores momentos para programar el mantenimiento de rutina y el reemplazo de equipos.

Hoy en día, las empresas de una amplia gama de sectores industriales enfrentan el desafío de encontrar las formas más eficientes y efectivas de crecer y ser rentables. En un momento, las hojas de cálculo fueron una excelente solución de bajo costo para los administradores de instalaciones. Sin embargo, para las grandes organizaciones, mantener un programa de hoja de cálculo con cientos o incluso miles de puntos de datos no es realista. A medida que los activos y servicios de una organización crecen y evolucionan en un entorno desafiante y vertiginoso, se vuelve logísticamente difícil mantener la información actualizada en una hoja de cálculo y, en particular, producir informes completos necesarios para la toma de decisiones informada. El software CMMS es una respuesta a este problema, y ​​es por eso que están atrayendo a un número cada vez mayor de organizaciones que han superado las hojas de cálculo.