De un CMMS a otro:Directrices para la migración de datos de software

Imagina esto: Actualmente está utilizando un software de administración de mantenimiento computarizado sistema (CMMS) que está desactualizado, ya no es compatible, es demasiado engorroso de usar o se le ha quedado pequeño.

Cualquiera que sea la razón, todas las personas de su departamento de mantenimiento están de acuerdo en que es hora de implementar un nuevo sistema de gestión de mantenimiento. Estás encabezando el proyecto y te surgen dos preguntas:

1. ¿Cómo transfiero los años de datos almacenados en nuestro CMMS actual a un nuevo sistema?
2. ¿Cuánto tiempo tomará y cuánto costará?

Este escenario no está muy lejos, ¿verdad?

La migración de datos puede ser un proceso agotador si no se planifica correctamente. Muchas cosas pueden salir mal al extraer datos del software CMMS actual, determinar qué datos desea migrar al nuevo sistema, mapear los nombres de los campos, fallas en la comunicación con su proveedor CMMS actual y el nuevo proveedor, y el la propia migración de datos. Si actualmente está pasando por este proceso o lo hará en un futuro cercano, le brindamos las siguientes pautas en un esfuerzo por ayudarlo a evitar algunos obstáculos costosos en el camino.

Si está confundido acerca de los próximos pasos de la migración de datos de su antiguo CMMS a otro, siga leyendo para conocer estas sólidas pautas de migración.

Pauta 1:Determine cómo extraer los datos de su CMMS actual

La extracción de datos con los últimos sistemas de software de gestión de mantenimiento es bastante simple y directa. La mayoría de los CMMS vienen con herramientas de extracción que permiten a los usuarios exportar sus datos a un archivo CSV o a una hoja de cálculo. Si este es el caso, determine qué datos necesita y expórtelos. Si no está familiarizado con las herramientas de extracción, es mejor que le ayude uno de los usuarios avanzados o que pregunte a alguien de su departamento de TI. Otra opción es ponerse en contacto con el equipo de soporte técnico de su proveedor de CMMS. Puede haber tarifas de servicio relacionadas con la extracción de los datos, así que asegúrese de preguntar sobre ellas por adelantado. Si el soporte técnico está incluido en su acuerdo de nivel de servicio, lo ayudarán sin cargos adicionales. Si su programa de software de mantenimiento actual tiene herramientas de extracción fáciles de usar, ha tenido un gran comienzo.

Desafortunadamente, no todas las empresas utilizan sistemas desarrollados en los últimos 10 años. Algunas organizaciones están cambiando de los programas CMMS que se desarrollaron hace más de 20 años, mientras que otras buscan actualizar un sistema que fue construido internamente por rondas de profesionales de TI. En tales casos, extraer los datos no es tan simple, pero no imposible. Si está actualizando desde un programa de mantenimiento anterior desarrollado hace más de 10 años, y ya no es compatible, le sugerimos que se conecte con el proveedor (si todavía está en el negocio). Por lo general, cuando un sistema ya no es compatible, el proveedor simplemente descontinúa la aplicación, pero tendrá personal técnico y recursos que deberían poder ayudarlo. Esté preparado para gastar un poco de dinero, ya que la relación comercial está llegando a su fin.

Pauta 2:Validar los datos

Una vez que tenga los datos en un archivo CSV o en una hoja de cálculo, debe revisarlos y asegurarse de que tiene todo lo que necesita, y la extracción fue un éxito. Recomendamos encarecidamente obtener un segundo par de ojos, o mejor aún, un tercero. Necesitas saber qué buscar. Compare los nombres de columna en el archivo extraído con los nombres de campo que inicialmente se propuso exportar. Si está extrayendo equipos y activos, es probable que desee el nombre, la identificación, la marca y el modelo, el número de serie, la fecha de instalación y compra, la ubicación y el historial del equipo o activo. Asegúrese de que no falte nada y que los datos se vean bien.

Directriz 3:Asignar y redefinir nombres de campo

El nuevo software CMMS al que está migrando sin duda tendrá nombres diferentes para algunos de los campos de datos. Algunos nombres de campo son bastante estándar, pero si su CMMS actual está realmente anticuado o es un sistema de mantenimiento propio, habrá discrepancias. Por ejemplo, algunos software de gestión de mantenimiento nombran edificios y equipos como activos, algunos nombran órdenes de trabajo bajo demanda, mantenimiento no planificado. Para que la migración vaya bien, debe dedicar algún tiempo a asignar los nombres de campo de su CMMS heredado al nuevo sistema. Recomendamos enfáticamente utilizar los servicios de su nuevo proveedor de CMMS para esto. Su nuevo proveedor de software quiere asegurarse de que tenga la mejor experiencia con su software de mantenimiento, por lo que debe estar ansioso y dispuesto a ayudar. Realice una llamada de GoToMeeting con ellos y revise su extracto, plantee cualquier incertidumbre, establezca la mejor manera de definirlos y continúe con la migración de datos.

Pauta 4:Importación de datos en un nuevo software CMMS

Muchos programas de software de mantenimiento tienen herramientas de asistente de importación que permiten al cliente cargar grandes cantidades de datos sin pasar por el proveedor de CMMS. Esta es una gran herramienta si simplemente está importando equipos, activos, listas de piezas desde archivos de Excel. Pero si está migrando años de datos de un programa de software de mantenimiento más antiguo y tiene mucho historial, muchas cosas pueden salir mal y las cosas pueden complicarse. Cuando hay mucho historial, es mejor obtener ayuda del equipo de integración de datos del proveedor. Una migración fluida es clave para el éxito de su nuevo software CMMS.

Consulte con su nuevo proveedor de CMMS al realizar la importación. Si sus procesos de mantenimiento son muy exclusivos, es posible que el nuevo proveedor de CMMS tenga que escribir un script personalizado para realizar la importación. Si este es el caso, averigüe qué está involucrado y puede haber algunos cargos aquí. Asegúrese de que haya espacio en su presupuesto para esto. El proveedor del software de mantenimiento debe informarle sobre los costos y le informará sobre cualquier tarifa adicional que pueda surgir. Lea nuestra publicación sobre los factores que afectan la configuración para obtener más información.

Pauta 5:Pruebas de control de calidad

Una vez que los datos se hayan importado al nuevo programa de gestión de mantenimiento, asegúrese de realizar algunas pruebas de control de calidad exhaustivas. Haga que un par de usuarios avanzados revisen el sistema y se aseguren de que todo se vea bien. Según la cantidad de datos que se hayan migrado, es probable que necesite un plan de prueba de control de calidad bien preparado con anticipación. Cosas para probar, los nombres de los campos coinciden y tienen sentido, el historial de mantenimiento está disponible y es correcto, las listas de equipos, activos y piezas son correctas. Preste mucha atención al historial de mantenimiento si se migró. Ejecute numerosas consultas y asegúrese de que los resultados coincidan con sus informes más recientes. Debido a que los nombres de los campos pueden haber cambiado en el nuevo software CMMS, los datos deben cruzarse con los nombres de los campos del antiguo sistema de mantenimiento. Si se detectan errores, preséntelos al equipo de integración de datos del proveedor de CMMS y resuélvalos. Si está trabajando con un equipo útil, las idas y venidas pueden reducirse al mínimo.

Directriz 6:Despliegue

Una vez que la migración haya pasado las pruebas de control de calidad, estará listo para recibir capacitación e implementar el nuevo software CMMS. Asegúrese de aprovechar todas las oportunidades de capacitación proporcionadas por su proveedor de software de mantenimiento. Tener a todos los usuarios bien capacitados es una de las mejores maneras de prepararlo para el éxito. Muchos proveedores de software de gestión de mantenimiento ofrecen capacitación en conferencias web y soporte técnico sin cargo y algunos tienen seminarios web de capacitación regulares. Comprenda lo que está disponible y asegúrese de informar a su equipo de mantenimiento sobre estos útiles recursos.

¿Cuánto cuesta la migración de datos?

No hay una respuesta simple a esto. El costo de la migración de datos realmente depende de la cantidad de datos y el formato en el que se encuentran. Si está reformateando e importando 15 años de datos, definitivamente debe dejar espacio en su presupuesto para la migración de datos de CMMS. Los proveedores de software de CMMS serán sinceros sobre los costos esperados. Si proporciona a un proveedor una muestra de los datos extraídos, le dará una buena idea de la cantidad de esfuerzo que implicará reconfigurar los datos y luego importarlos. Recuerde, las empresas de CMMS cuentan con profesionales y especialistas en integración que realizan este tipo de trabajo día tras día. ¡No seas tímido! Asegúrate de hacer las preguntas correctas, pero prepárate para algunas tarifas de migración.

Seguir estas 6 pautas simples es una forma segura de poner en marcha su cuenta CMMS rápidamente con datos heredados precisos.

Para obtener más información sobre la migración de datos y los servicios de configuración de CMMS, póngase en contacto con [email protected] !

¡Feliz migración!