CMMS Expert Series Parte 6:3 pasos para una cronología perfecta posterior a la compra

Incluso después de haber implementado con éxito su nuevo software (lea la Parte 5:9 consejos para optimizar su implementación para obtener más información) , aún queda trabajo por hacer para garantizar el soporte continuo de su sistema. La compra posterior es un momento en el que las características, la capacitación y la configuración se pueden refinar y medir. Al observar críticamente su sistema, podrá ir más allá de la funcionalidad básica que aprendió inicialmente y profundizar en características más avanzadas. Esta sección explicará los pasos de seguimiento para completar 1 o 2 meses después de haber implementado su sistema para garantizar su optimización continua.

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3 pasos para una línea de tiempo perfecta posterior a la compra

Corto plazo (3 semanas a 1 mes)

Evalúe su base de datos recién creada y determine sus fortalezas y debilidades actuales. Asegúrese de que todas las funciones básicas funcionen correctamente, que todos los usuarios reciban las notificaciones de órdenes de trabajo y las actualizaciones de estado correctas, y que su equipo esté aprendiendo a integrar este nuevo sistema en su vida laboral diaria. Hable con diferentes usuarios para comprender los desafíos que puedan enfrentar y haga un seguimiento con un miembro del personal de capacitación de sus proveedores para buscar asesoramiento u obtener más capacitación para mitigar estos problemas. Si un proceso está funcionando realmente bien o usted está viendo un gran beneficio de una función en particular, tal vez alguien más en su organización también se beneficie de utilizar la herramienta. Agregue lentamente nuevos permisos a los usuarios durante este período mientras logra un equilibrio entre la funcionalidad robusta y la simplicidad del software. Estos pequeños cambios y ajustes en el sistema ayudarán a abordar las inquietudes de los usuarios y, al mismo tiempo, aprovechar al máximo su software.

Medio Plazo (1 a 2 meses)

Después de aproximadamente un mes de uso constante del software, habrá recopilado suficientes datos del historial de mantenimiento para comenzar a informar sobre estas actividades. La generación de informes es una de las características más sólidas y beneficiosas que puede proporcionar un CMMS. Puede analizar datos en profundidad para descubrir patrones y tomar mejores decisiones. Desde decisiones de recursos humanos hasta decisiones de reparación y reemplazo y reordenación de piezas de repuesto, puede informar sobre una amplia variedad de elementos o limitar su enfoque para ver microdatos. Probablemente necesitará una o dos sesiones de capacitación para profundizar adecuadamente en sus herramientas de informes de software. Dado que el alcance de los informes puede ser tan variado, otros miembros de su equipo también pueden beneficiarse de esta función. Comuníquese con su proveedor para reservar una sesión de capacitación solo para informes para su equipo. El proveedor puede explicar diferentes tipos de informes que pueden ser útiles para las partes interesadas de su equipo, o cada miembro puede asistir a la sesión con un objetivo de informes en mente.

Largo plazo (más de 3 meses):

Además de la capacitación en informes, familiarícese mejor con todas las funciones de su software reservando sesiones con el equipo de soporte de su proveedor. Asegúrese de que estas sesiones sean cortas, limítelas a una hora a la vez, pero frecuentes. Una vez que esté al tanto de los muchos entresijos que su sistema tiene para ofrecer, podrá dominar verdaderamente su software. Tenga en cuenta que los proveedores de software publican nuevas actualizaciones a lo largo del año. Dependiendo de si su sistema se implementa a través de la web o es una solución instalada, estas actualizaciones se recibirán y comunicarán a su equipo de manera diferente. Con la web, los pequeños cambios que pueden resultar muy beneficiosos para el usuario no siempre se comunican directamente. Es por eso que es importante mantenerse informado aprovechando los recursos gratuitos que probablemente proporcione su proveedor. Estos recursos continuos incluyen contenido nuevo de CMMS como videos, artículos, mensajes de redes sociales y publicaciones de blog. Suscríbase al boletín electrónico de su proveedor, sígalo en Linked In y lea su último artículo. También puede consultar con su representante de cuenta para ver qué hay de nuevo y qué hay en su hoja de ruta de desarrollo de software (también conocido como cronograma de cuándo se lanzarán nuevas funciones). Si se mantiene al tanto de lo último y lo mejor, será el primero en obtener información nueva y lo más probable es que comparta su opinión sobre estos cambios mientras aún se encuentran en fase de prueba beta.

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Siga leyendo para conocer nuestra entrega final de la Serie de expertos en CMMS de 7 partes, cuando lo guiemos a través de las 6 trampas comunes de CMMS y cómo evitarlas!