¿Cómo puede la documentación actualizada reducir las no conformidades?

Cualquier incumplimiento que ocurra durante una de las etapas de producción penaliza a la empresa en varios aspectos. Errores de fabricación y desviaciones de las especificaciones desperdician tiempo, dinero y energía. Además, si los productos no conformes llegan al cliente, es innegable que la imagen de la empresa se verá afectada. Por lo tanto, combatir las no conformidades es esencial para estos últimos y esto requiere, en particular, mantener actualizada la documentación de la industria.

Documentos actualizados para prevenir errores y no conformidades

Los documentos industriales son vitales , porque es sobre su base que se realizan las distintas operaciones en la empresa. Se documenta cada acción a realizar en el proceso, se registran todos los datos obtenidos por los sensores de la máquina, se registra toda la información importante para garantizar la trazabilidad.

Las instrucciones de trabajo ocupan un lugar destacado en la pirámide documental, constituyendo, junto con los registros de calidad, la base de dicha pirámide de forma que refleja la realidad operativa sobre el terreno . Estos procedimientos operativos están escritos y explicados de forma clara y precisa, ya que codifican con precisión las operaciones a realizar y son, por tanto, elementos clave de la cadena de valor.

Las instrucciones de trabajo, así como la documentación técnica, los procesos y procedimientos, no son fijos. Cuando se necesitan mejoras para mejorar la calidad y el rendimiento de la producción, estos documentos deben actualizarse teniendo esto en cuenta. En otras palabras, se produce una nueva versión actualizada del soporte y la antigua ya no debe servir como referencia para los operadores, de lo contrario existe un alto riesgo de incumplimiento.

Por lo tanto, una documentación constantemente actualizada es uno de los principales medios para prevenir desviaciones de los estándares y expectativas. .

Actualizar los materiales para reaccionar eficazmente en caso de discrepancias

Si actualizar los materiales de referencia reduce la probabilidad de incumplimiento, también brinda la oportunidad de reaccionar de manera efectiva si ocurre.

Nuevamente, esto implica modificar documentos existentes agregando errores encontrados durante las operaciones de control y auditoría , o incluso defectos descubiertos después de la entrega. Por supuesto, nunca es bueno para una empresa que su producto sufra una falta de conformidad en manos del cliente, pero también debe saber cómo subsanar la situación una vez que se ha producido la incidencia, ya sea externamente (después de que el producto haya sido vendido) o internamente, durante una de las etapas de fabricación del producto. Para ello, basa sus acciones correctoras en procedimientos específicos que detallan el procedimiento a seguir en caso de detección de incumplimiento. También en este caso, los procedimientos en cuestión deben actualizarse constante e imperativamente para que las acciones curativas a tomar sean realmente efectivas.

En definitiva, la documentación industrial actualizada es útil para la empresa tanto a nivel de prevención como de corrección. Garantiza la calidad de la producción y el servicio ofrecido a los clientes al reducir el riesgo de incumplimiento.

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