Cómo la automatización de cuentas a pagar puede ayudar a las cadenas de suministro a prosperar

Los gerentes de la cadena de suministro se han enfrentado durante mucho tiempo a desafíos en lo que respecta a los procesos de cuentas por pagar y de adquisición a pago (P2P). A pesar del cambio a lo digital que se está produciendo en todas las industrias, muchas organizaciones aún dependen de procesos AP manuales en papel para aprobar y pagar facturas. Esto crea una serie de problemas, como la falta de control sobre el momento de los pagos a los proveedores, excepciones de facturas que consumen un tiempo valioso del personal y poca visibilidad para el director financiero y los proveedores.

Al avanzar hacia lo digital en el proceso de cuentas por pagar de su organización, puede eliminar el proceso lento y propenso a errores que es la causa principal de muchos problemas con sus proveedores. Al hacerlo, puede reducir costos, optimizar el flujo de efectivo, adquirir visibilidad en tiempo real de las cuentas por pagar pendientes y evitar posibles interrupciones en la cadena de suministro antes de que ocurran.

Desde mejorar la rentabilidad y optimizar el flujo de caja hasta crear una cadena de suministro más estable, la automatización AP / P2P ofrece una serie de beneficios a los administradores de la cadena de suministro. A continuación se muestran tres de los más persuasivos.

Elimina las excepciones a las facturas. En un mundo ideal, las excepciones en las facturas serían raras. Pero para muchas organizaciones que aún dependen de procesos AP obsoletos, ese no es el caso. Un estudio reciente de Ardent Partners encontró que el 62% de los profesionales de AP están de acuerdo en que las excepciones en las facturas les causan los mayores dolores de cabeza en su trabajo diario.

Las excepciones de facturas no solo requieren mucho tiempo para resolverse, sino que también dan como resultado ciclos de pago inconsistentes. Imagine que las facturas del proveedor están retenidas porque no se han recibido las mercancías y AP no puede realizar una coincidencia a tres bandas. En este escenario, muchos proveedores colocarán a los clientes en una retención de crédito. Algunos incluso pueden dejar de enviar productos adicionales por completo.

Incluso si las cosas no se ponen tan extremas, no se les paga a sus proveedores de manera oportuna. En el mejor de los casos, esto conduce a relaciones deficientes con los proveedores e inestabilidad para aquellos que se encuentran en situaciones de efectivo difíciles.

Amplíe las oportunidades de descuento por pago anticipado. Durante la pandemia mundial, no todas las empresas han sentido el mismo nivel de dolor. Aquellos que tenían procesos automatizados utilizando plataformas de software como servicio (SaaS) pudieron realizar una transición rápida a una fuerza de trabajo remota sin problemas. En el área de AP, eso significaba que los empleados podían manejar facturas desde cualquier lugar y a gran escala.

Tradicionalmente, si un gerente de finanzas quería pagar a cientos o miles de proveedores con anticipación para capitalizar un descuento por pago anticipado, no era un problema. Por otro lado, si el objetivo era optimizar el flujo de caja, era fácil programar el pago hasta el último día posible dentro de los plazos.

Proporcione visibilidad de los procesos AP y P2P. Cuanta más visibilidad tenga de su cadena de suministro, más fácil será predecir el flujo de caja, identificar posibles interrupciones antes de que ocurran y tomar decisiones basadas en datos. Pero cuando confía en los flujos de trabajo de facturación en papel, es prácticamente imposible ver dónde están las cosas en un momento dado.

Al llevar la transformación digital a su departamento de AP en forma de automatización AP / P2P, obtiene visibilidad 24/7 de todo el proceso de facturación. Esto elimina sorpresas, mejora la inteligencia empresarial y le permite optimizar continuamente sus operaciones aprovechando la información en tiempo real.

Si su organización todavía utiliza flujos de trabajo de AP basados ​​en papel, es imposible que su cadena de suministro sea tan eficiente como puede ser. Al invertir en herramientas que automatizan el proceso de AP, puede crear una conexión digital con sus proveedores que le permite:

• Evite las interrupciones de la cadena de suministro evitando ser puesto en una retención de crédito o interrumpido por completo.
• Optimice la gestión de datos de proveedores al tener todos los datos relevantes (como el formulario W-9 y la información de la cuenta bancaria) en un solo lugar, con capacidades de generación de informes eficientes.
• Mejorar las relaciones con los proveedores dando a los proveedores visibilidad sobre el estado de los pagos y asegurándose de que se les pague a tiempo.
• Aumentar la eficiencia en los procesos P2P digitalizando transacciones para agilizar las operaciones y reducir los errores humanos.
• Elimine las excepciones a las facturas para optimizar aún más el proceso y asegurarse de que AP, compradores internos y gerentes de departamento solo dediquen tiempo a actividades de valor agregado.

Al final, la automatización de AP es una manera fácil de asegurarse de que su cadena de suministro siga funcionando de manera eficiente, mientras aumenta la productividad y la rentabilidad.

Shan Haq es vicepresidente de estrategia y desarrollo corporativos de Transcepta , una plataforma de compra a pago basada en la nube.

Los gerentes de la cadena de suministro se han enfrentado durante mucho tiempo a desafíos en lo que respecta a los procesos de cuentas por pagar y de adquisición a pago (P2P). A pesar del cambio a lo digital que se está produciendo en todas las industrias, muchas organizaciones aún dependen de procesos AP manuales en papel para aprobar y pagar facturas. Esto crea una serie de problemas, como la falta de control sobre el momento de los pagos a los proveedores, excepciones de facturas que consumen un tiempo valioso del personal y poca visibilidad para el director financiero y los proveedores.

Al avanzar hacia lo digital en el proceso de cuentas por pagar de su organización, puede eliminar el proceso lento y propenso a errores que es la causa principal de muchos problemas con sus proveedores. Al hacerlo, puede reducir costos, optimizar el flujo de efectivo, adquirir visibilidad en tiempo real de las cuentas por pagar pendientes y evitar posibles interrupciones en la cadena de suministro antes de que ocurran.

Desde mejorar la rentabilidad y optimizar el flujo de caja hasta crear una cadena de suministro más estable, la automatización AP / P2P ofrece una serie de beneficios a los administradores de la cadena de suministro. A continuación se muestran tres de los más persuasivos.

Elimina las excepciones a las facturas. En un mundo ideal, las excepciones en las facturas serían raras. Pero para muchas organizaciones que aún dependen de procesos AP obsoletos, ese no es el caso. Un estudio reciente de Ardent Partners encontró que el 62% de los profesionales de AP están de acuerdo en que las excepciones en las facturas les causan los mayores dolores de cabeza en su trabajo diario.

Las excepciones de facturas no solo requieren mucho tiempo para resolverse, sino que también dan como resultado ciclos de pago inconsistentes. Imagine que las facturas del proveedor están retenidas porque no se han recibido las mercancías y AP no puede realizar una coincidencia a tres bandas. En este escenario, muchos proveedores colocarán a los clientes en una retención de crédito. Algunos incluso pueden dejar de enviar productos adicionales por completo.

Incluso si las cosas no se ponen tan extremas, no se les paga a sus proveedores de manera oportuna. En el mejor de los casos, esto conduce a relaciones deficientes con los proveedores e inestabilidad para aquellos que se encuentran en situaciones de efectivo difíciles.

Amplíe las oportunidades de descuento por pago anticipado. Durante la pandemia mundial, no todas las empresas han sentido el mismo nivel de dolor. Aquellos que tenían procesos automatizados utilizando plataformas de software como servicio (SaaS) pudieron realizar una transición rápida a una fuerza de trabajo remota sin problemas. En el área de AP, eso significaba que los empleados podían manejar facturas desde cualquier lugar y a gran escala.

Tradicionalmente, si un gerente de finanzas quería pagar a cientos o miles de proveedores con anticipación para capitalizar un descuento por pago anticipado, no era un problema. Por otro lado, si el objetivo era optimizar el flujo de caja, era fácil programar el pago hasta el último día posible dentro de los plazos.

Proporcione visibilidad de los procesos AP y P2P. Cuanta más visibilidad tenga de su cadena de suministro, más fácil será predecir el flujo de caja, identificar posibles interrupciones antes de que ocurran y tomar decisiones basadas en datos. Pero cuando confía en los flujos de trabajo de facturación en papel, es prácticamente imposible ver dónde están las cosas en un momento dado.

Al llevar la transformación digital a su departamento de AP en forma de automatización AP / P2P, obtiene visibilidad 24/7 de todo el proceso de facturación. Esto elimina sorpresas, mejora la inteligencia empresarial y le permite optimizar continuamente sus operaciones aprovechando la información en tiempo real.

Si su organización todavía utiliza flujos de trabajo de AP basados ​​en papel, es imposible que su cadena de suministro sea tan eficiente como puede ser. Al invertir en herramientas que automatizan el proceso de AP, puede crear una conexión digital con sus proveedores que le permite:

• Evite las interrupciones de la cadena de suministro evitando ser puesto en una retención de crédito o interrumpido por completo.
• Optimice la gestión de datos de proveedores al tener todos los datos relevantes (como el formulario W-9 y la información de la cuenta bancaria) en un solo lugar, con capacidades de generación de informes eficientes.
• Mejorar las relaciones con los proveedores dando a los proveedores visibilidad sobre el estado de los pagos y asegurándose de que se les pague a tiempo.
• Aumentar la eficiencia en los procesos P2P digitalizando transacciones para agilizar las operaciones y reducir los errores humanos.
• Elimine las excepciones a las facturas para optimizar aún más el proceso y asegurarse de que AP, compradores internos y gerentes de departamento solo dediquen tiempo a actividades de valor agregado.

Al final, la automatización de AP es una manera fácil de asegurarse de que su cadena de suministro siga funcionando de manera eficiente, mientras aumenta la productividad y la rentabilidad.

Shan Haq es vicepresidente de estrategia y desarrollo corporativos de Transcepta , una plataforma de compra a pago basada en la nube.