Cinco pasos para una implementación exitosa de CLM

El interés en el software de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) está aumentando a raíz de las interrupciones sin precedentes del año pasado, que expusieron cómo el acceso crítico en tiempo real a los datos del contrato debería responder de manera efectiva a los riesgos y oportunidades emergentes.

Según una encuesta reciente de Forrester, "CLM ha pasado universalmente de ser algo agradable a tener en un mundo posterior a COVID". Esto no es sorprendente, considerando las estimaciones de World Commerce &Contracting de que la gestión de contratos ineficaz cuesta a las empresas más del 9% de los ingresos anuales totales.

Los contratos son la base de toda relación comercial. Un sistema de gestión de contratos eficaz puede ayudar a las empresas a reducir los costes y acelerar el tiempo de comercialización, al tiempo que garantiza el cumplimiento y minimiza el riesgo. Sin embargo, como ocurre con toda la tecnología, hay decisiones clave que determinarán el valor que una organización obtiene al implementar un sistema CLM.

A continuación, se muestran cinco pasos que una empresa debe seguir para garantizar una implementación de CLM exitosa.

Sentar las bases. A menudo se dice que "no planificar es un plan que fracasa". Cualquier implementación de tecnología exitosa comienza con una planificación cuidadosa y una comprensión clara del impacto que la nueva solución tendrá en el negocio. Debido a que los contratos representan a múltiples partes interesadas en todas las geografías, desde adquisiciones y ventas hasta legales y de TI, una organización debe pensar en quién está incluido en el proceso de selección, implementación y escalado de CLM. Cada división dentro de la organización tiene una perspectiva diferente sobre CLM. Cuanto más aceptación tenga inicialmente una organización en el proceso, más probable será que invierta en la elección correcta y más fácil será escalar las capacidades futuras de gestión de contratos a medida que la empresa crezca y las necesidades comerciales evolucionen.

Las empresas también deben comprender los procesos contractuales actuales para anticipar cómo afectará un sistema CLM a los flujos de trabajo antes de invertir en él. La evaluación de la contratación en toda la organización ayudará a descubrir flujos de trabajo de contratación ineficientes que un sistema CLM puede resolver rápidamente. Por el contrario, también revela áreas donde los procesos de contratación son muy complejos o de bajo volumen. Es recomendable esperar hasta que la solución se adapte a estas áreas.

Luego, las organizaciones pueden comenzar a definir cómo se ve el éxito y establecer metas para las mejoras que las partes interesadas desean ver. La evaluación comparativa de los indicadores clave de rendimiento (KPI), como el tiempo de respuesta del contrato, y la notificación de las mejoras en las áreas clave de gestión de contratos, ayudan a generar confianza en el sistema. Además, la creación de puertas de escenario realistas con hitos discretos para el viaje de CLM ayuda a mantener a los equipos de implementación en el camino correcto y garantiza que todas las partes estén alineadas con el progreso.

Seleccione la tecnología adecuada. Al igual que con cualquier compra de tecnología, las organizaciones deben considerar un sistema CLM como una inversión. Eso significa que debe ofrecer capacidades que aborden las necesidades inmediatas de una empresa, al tiempo que incluye tecnologías avanzadas como inteligencia artificial y blockchain para garantizar que el sistema pueda abordar el crecimiento de una empresa y los requisitos futuros.

Pero es más que solo la tecnología en sí; Las organizaciones deben buscar un proveedor de CLM que pueda servir como asesor y socio de confianza. Incluso el mejor software tiene poco valor si es demasiado difícil de usar o no ofrece los resultados necesarios para garantizar la confianza de las partes interesadas. La elección de un socio CLM experimentado con un historial probado de implementaciones rápidas y exitosas puede ayudar a las empresas a lograr un rápido retorno de la inversión.

La contratación es la última frontera que las organizaciones están abordando en su viaje de transformación digital. Como tal, es vital que las empresas evalúen y busquen un proveedor de CLM que continúe invirtiendo en su oferta y que estas tecnologías se integren a la perfección con los sistemas empresariales existentes en toda la organización para optimizar las operaciones y acelerar los negocios.

Invierta en formación. No importa cuán avanzada sea una herramienta tecnológica, o cuán revolucionario será su impacto en el negocio, si nadie la usa. Esto debe permanecer en la mente cuando las empresas comiencen a implementar un nuevo sistema CLM. Afortunadamente, existen numerosas opciones para capacitar al personal de manera efectiva y eficiente.

Lo primero y más importante es el proveedor de CLM. Los expertos en la funcionalidad de sus productos están mejor equipados para ofrecer a los usuarios la formación presencial necesaria y las guías de usuario que garantizarán una adopción sin problemas. Busque un socio tecnológico que ofrezca programas de "formación de formadores" que ayuden a preparar a los empleados seleccionados en las áreas de funciones básicas con un conocimiento profundo del producto. Estos "superusuarios" pueden ayudar a sus compañeros de trabajo a aprovechar al máximo la tecnología. Además, si utiliza un socio de servicio para la implementación, confíe en sus capacitadores certificados para ayudar a poner en marcha el equipo.

Además, las herramientas de adopción digital que brindan orientación contextualizada y personalizada en la aplicación están ganando popularidad entre las empresas que buscan acelerar la capacitación y mejorar la integración y la productividad del usuario final. Los empleados pueden aprender el software a medida que completan las tareas diarias exclusivas de sus diversos roles en la organización.

Implemente una estrategia de dos vertientes. El tiempo lo es todo cuando se trata de implementar tecnología en toda la organización. Asegúrese de que no haya otras implementaciones de tecnología en otros lugares de la organización que puedan distraer a los empleados de aprender el sistema CLM, que también puede incluir nuevos flujos de trabajo.

Por lo tanto, comenzar un despliegue de funciones de contratación simples en toda la empresa permite a los empleados familiarizarse con el nuevo sistema sin verse abrumados por características y funciones complejas desde el principio. Esta implementación simplificada ayudará a generar confianza y aceptación entre las partes interesadas y los empleados por igual.

Simultáneamente, para aquellos "superusuarios" seleccionados identificados anteriormente en el proceso de implementación, comparta las capacidades completas, ya que esto ayuda a crear un equipo central de campeones de CLM que pueden evangelizar el sistema a otros. También sirven como expertos en sistemas internos que pueden ayudar a garantizar la adopción e identificar oportunidades de mejora.

Informe su éxito. Una vez que se ha implementado la implementación, es vital observar cómo se está desempeñando la organización en relación con sus objetivos. Ya sea que una empresa elija comenzar con un proyecto en el que pueda asegurar una victoria rápida o decida abordar un problema que fue problemático en todos los ámbitos, demostrar un progreso incremental ayudará a generar impulso para el sistema CLM.

Por ejemplo, una multinacional de I.T. La empresa de servicios implementó CLM para ayudar a mejorar la forma en que se capturan y monitorean los compromisos de contratación para optimizar los resultados finales. La empresa ha mejorado el cumplimiento de los contratos al optimizar y automatizar la gestión del acuerdo de nivel de servicio y la declaración de compromisos laborales. Como resultado, la compañía ha reducido el tiempo de ciclo de su contrato anterior de dos semanas entre un 50% y un 60%, lo que le permite acelerar el tiempo de comercialización.

Cualquiera que sea el objetivo, las organizaciones deben trabajar con su proveedor de CLM no solo para comparar los KPI iniciales identificados en el proceso de planificación, sino también para crear informes de 30, 60 y 90 días para documentar cómo estos KPI han cambiado desde que se implementó el sistema. A medida que evolucionan esos puntos de referencia, es imperativo continuar mostrando el éxito de la implementación, para que las partes interesadas sigan viendo el valor de la inversión.

Para las empresas que están considerando un sistema CLM como parte de su viaje de transformación digital, ahora es el momento. Gartner estima que las negociaciones de contratos serán un 30% más rápidas para 2023 debido a los avances en la tecnología de gestión de contratos.

Si bien la implementación de nueva tecnología puede resultar abrumadora, el valor que obtiene una organización depende de cinco cosas clave:

• Planificación cuidadosa para garantizar que todas las partes interesadas estén involucradas y que el éxito sea medible,
• Elegir el socio tecnológico adecuado,
• Invertir en capacitar y cultivar campeones internos,
• Un enfoque de implementación de dos puntas, y
• Una forma clara de informar el rendimiento en función de los KPI.

Es importante recordar ser realista sobre el tiempo y las expectativas al implementar un sistema CLM. Si una empresa sigue estos pasos básicos, podrá demostrar el valor inicial del proyecto y asegurar la participación de las partes interesadas clave que pagarán dividendos en los próximos años.

Bernadette Bulacan es vicepresidenta y evangelista principal de Icertis .