Cuatro formas de optimizar los procesos comerciales para reducir el riesgo

Todos y cada uno de los días interactuamos con nuevas tecnologías que son mucho más avanzadas y complejas de lo que podríamos haber imaginado hace unos pocos años. Con la mayoría de estos cambios, nuestras experiencias se han vuelto más eficientes, más rápidas y más seguras.

No se puede decir lo mismo de los pagos comerciales. A medida que las cadenas de suministro y la tecnología de pagos han evolucionado, no todas las empresas han podido simplificar sus procesos y obtener la mayor eficiencia. Las empresas a menudo tienen cientos o incluso miles de proveedores como parte de su cadena de suministro, todos los cuales probablemente tienen diferentes métodos y condiciones de pago preferidos. Si no se controla a lo largo del tiempo, eso genera un desperdicio considerable y una ineficiencia en los procesos de pago, y puede poner a su empresa en la posición arriesgada de tener una gran cantidad de información de cuentas bancarias para esos proveedores.

Ya no es posible vivir simplemente con esa complejidad. La necesidad de realizar una serie de pagos de empresa a empresa y de empresa a consumidor ha hecho que la cadena de suministro promedio se parezca más a una red de suministro. Pagar a esos proveedores y consumidores de manera rápida y segura, particularmente en medio de los desafíos continuos de continuidad comercial que plantea COVID-19, convierte los controles y los procesos manuales en una pesadilla.

Hay varias formas en que el momento actual ha dejado en claro que la forma en que enfocamos los pagos de la cadena de suministro debe cambiar. Echemos un vistazo a esos, así como a los cambios sencillos (si no siempre fáciles) que su empresa puede realizar para recuperar días más simples y eficientes.

El fraude está aumentando, la eficiencia no

Tenemos que comenzar con los pagos con cheque, porque la Asociación de Profesionales de Finanzas informó el año pasado que cerca del 50% de los pagos todavía se realizan con cheque. Estos pagos siempre han sido susceptibles al fraude y relativamente lentos, y hacer malabares con el llenado de cheques significa dedicar muchas horas a su equipo de finanzas que podrían emplearse mejor en proyectos que importan. Si bien los cheques se han vuelto más seguros con el tiempo con la tecnología más nueva, siguen siendo lentos y propensos al fraude.

Para las empresas con necesidades de pago global, depender de los cheques está completamente fuera de lugar. Los métodos tradicionales de realizar pagos internacionales son lentos, costosos y carecen de la puntualidad necesaria para enviar dinero a todo el mundo, especialmente en el clima actual.

Si ese fuera el único problema con los pagos con cheques, es posible que pueda apretar los dientes y superarlo un poco más. Desafortunadamente, la pandemia ha hecho que incluso los departamentos sofisticados de cuentas por pagar tengan en cuenta los desafíos de continuidad del negocio agravados por los procesos manuales y el papel. Por ejemplo, las organizaciones de educación superior ya se han enfrentado a un verano en el que los empleados han estado remotos y pueden necesitar estar nuevamente en otoño o invierno debido a los brotes de COVID, lo que hace evidente la necesidad de automatización y acceso remoto.

El cambio generalizado a procesos remotos también ha llevado a un fuerte aumento en el fraude, y la Comisión Federal de Comercio reportó $ 13.4 millones en pérdidas comerciales de EE. UU. Debido a COVID-19 este año. Solo en el primer trimestre de 2020, antes de que la pandemia cerrara las oficinas en todo el país, PYMNTS.com informó que las empresas realizaron un 33% más de pagos de ransomware, una cifra que seguramente ha aumentado aún más.

Además de los problemas, el correo de EE. UU. Se ha visto afectado por retrasos, e incluso pequeñas demoras en la llegada prevista de un cheque pueden tener un impacto significativo en sus socios proveedores. Con el tiempo y con múltiples pagos, eso puede crear fricciones entre su organización y la de ellos, y resultar agravantes tanto para su función de AP como para su departamento de AR.

Según Ardent Partners, el 60% de los departamentos de cuentas por pagar dice que el tiempo que lleva obtener las aprobaciones de facturas y pagos es el principal desafío al que se enfrentan en 2020 y más allá, lo que agrega otra capa de complejidad y frustración al proceso de pago a los proveedores. . Eso es especialmente relevante para las empresas más pequeñas con cadenas de suministro grandes y complejas, como los fabricantes familiares o las empresas inmobiliarias, que podrían no tener el personal o la infraestructura para liberarse de los procesos manuales lentos.

Cuando agrega seguridad, procesos manuales y el cambio al trabajo remoto a la ineficiencia existente, los desafíos para pagar su cadena de suministro de manera efectiva y mantener felices a los proveedores se vuelven obvios. Proveedores

Cómo reducir la complejidad y el riesgo de fraude

Ese es el alcance del problema. Ahora la pregunta es simplemente cómo lo resuelve.

Afortunadamente, eso es menos abrumador de lo que parece. Para la mayoría de las empresas, agilizar los pagos de la cadena de suministro y, al mismo tiempo, hacerlos más eficientes y seguros se puede lograr de cuatro formas, todas las cuales se complementan entre sí. Vamos a delinearlos ahora.

• Optimice las funciones clave con procesos digitales. Este es el momento perfecto para ser implacable cuando se trata de encontrar eficiencias en sus procesos de pago. Si está cambiando a pagos digitales y trabajando en la seguridad de sus pagos, tendrá tiempo libre para que su personal se concentre en elementos generales. Uno de esos elementos del panorama general puede agilizar aún más sus pagos, ya que simplemente sacar cheques de su combinación de pagos es un cambio de juego, particularmente para los fabricantes, proveedores de atención médica y otras verticales con cadenas de suministro masivas.

Una de las mejores formas de hacer esto es auditando su universo de proveedores y asegurándose de saber a quién realiza los pagos con más frecuencia, qué tan grandes son esos pagos normalmente y cómo ' estás pagando. Eso puede ayudarlo a priorizar a quién debe incorporar para la tarjeta virtual y ACH, donde su personal debe intervenir para preservar las relaciones con los proveedores, e incluso cuando podría considerar realizar cambios en los proveedores que está utilizando. Se necesita tiempo para convertir una gran cadena de suministro en pagos digitales, pero vale la pena el esfuerzo tanto para su empresa como para sus proveedores.

• Priorice las relaciones con los proveedores. Póngase en el lugar de un proveedor que le envía una factura por correo electrónico, no tiene visibilidad de cuándo se aprueba esa factura y luego se encuentra esperando mucho tiempo para recibir un cheque. En ese escenario, su departamento de cuentas por pagar es más una molestia con la que tienen que lidiar que un socio estratégico, y su relación con ese proveedor puede verse afectada.

Proporcionar una forma de rastrear el estado de su factura, idealmente a través de un portal digital seguro, puede hacer maravillas. Proporcionar pagos digitales seguros con información de remesas mejorada y detalles del historial de pagos facilita la aplicación de efectivo y mejora aún más su posición con su socio. Mejores experiencias de pago equivalen a mejores relaciones con los proveedores, especialmente para las empresas más pequeñas que probablemente dependen en gran medida de que se les pague a tiempo.

• Mejore los procesos y la tecnología de seguridad. Si tiene los datos de la cuenta bancaria de un proveedor, su posible exposición al fraude es significativa. Si se aferra a procesos que le han servido bien durante décadas pero que no son adecuados por el momento, está asumiendo el riesgo de una manera que ningún negocio debería hacerlo. Si su personal no está debidamente capacitado sobre qué hacer si recibe una solicitud de pago sospechosa mientras está en forma remota, ese es un problema potencialmente masivo.

Encontrar una red de pago con una seguridad sólida es un primer paso excelente, ya que puede eliminar tanto el riesgo de conservar los datos de la cuenta bancaria como parte del riesgo asociado con los errores del personal. El cambio a los pagos digitales que con suerte viene con eso eliminará algunos de los riesgos de fraude tradicionales asociados con los pagos con cheques, pero aún querrá instituir medidas de protección como la autenticación multifactor en sus cuentas y capacitar al personal sobre las mejores prácticas, incluida la búsqueda en Google. para asegurarse de que el número de teléfono que solicita un cambio de cuenta bancaria sea el número de teléfono de su proveedor.

• Encuentre la solución adecuada. En última instancia, a menos que tenga los recursos para crear su propia solución de AP desde cero, necesitará encontrar un socio que pueda habilitar este tipo de cambios para usted. Busque uno que se enfoque en la automatización a través de pagos digitales, que cuente con tecnología y protocolos de seguridad de pago sólidos, y que pueda explicarle de manera clara y concisa cómo asociarse con ellos le permitirá agilizar y simplificar los pagos de su cadena de suministro. Querrá asegurarse de que la solución se integre a la perfección con su ERP y las relaciones bancarias existentes para evitar trabajo adicional y dolores de cabeza.

Nunca volveremos a entregar y recibir pagos a los proveedores, pero la complejidad que ha definido los pagos de la cadena de suministro durante décadas aún puede eliminarse. Una mejor automatización, una mejor seguridad y una mejor visibilidad pueden llevarlo allí, y no hay mejor momento como el presente para hacer un cambio.

Bill Wardwell es vicepresidente senior de estrategia, productos y operaciones comerciales de Bottomline Technologies.