Poner fin a los problemas de pago de la cadena de suministro con la automatización

Un mundo sin cadenas de suministro no se parecería en nada al que conocemos hoy. Pero un mundo sin pagos optimizados a lo largo de esa cadena de suministro es solo el mundo en el que vivimos.

Existe una desconexión demasiado común entre los flujos de proveedores eficientes y altamente automatizados y los procesos muy manuales y pesados ​​en papel de cuentas por pagar (AP) que se utilizan para pagar a esos proveedores. Esto ha llevado a un sistema roto, hasta el punto en que el 61% de las empresas mencionan el aumento de los costos de gestión de la cadena de suministro como su principal desafío. Otro 50% dice que uno de cada 10 pagos a proveedores se retrasa debido a procesos manuales, lo que pone más presión en las relaciones con los proveedores clave.

Ese estrés tiene consecuencias comerciales reales.

Un 97% de las organizaciones todavía están haciendo pagos con cheques a una parte de sus proveedores, según la Encuesta de pagos electrónicos de AFP de 2019, y esos pagos son más vulnerables que cualquier otro tipo de fraude y errores costosos.

Los daños a la reputación del fraude y el costo de los pagos lentos y anticuados pueden socavar todo el trabajo que han realizado las empresas para modernizar sus cadenas de suministro y deleitar a los proveedores.

Sin embargo, hay mejores formas de avanzar. En una industria donde mantener una cadena de suministro saludable es crucial para prevenir la interrupción del negocio y las pérdidas relacionadas, pagar a los proveedores a tiempo y en su formato preferido puede fortalecer esas relaciones y garantizar una cadena de suministro ininterrumpida. Estos beneficios, además de la reducción de costos e ineficiencias para las organizaciones que realizan pagos, son las razones por las que tantos departamentos de cuentas por pagar se están enfocando ahora en automatizar los procesos de facturación a pago.

Una revolución para los procesos de back-office es tan importante como la que ya está en marcha para la producción y eso comienza con la automatización de AP.

Con la tecnología financiera o el socio bancario adecuados, la transición a la automatización de pagos es mucho menos abrumadora que automatizar y optimizar una cadena de suministro. La solución ideal permite que el departamento de cuentas por pagar aproveche los sistemas contables existentes y las relaciones bancarias para agilizar y digitalizar todo, desde la recepción de facturas hasta el pago, en toda la cadena de suministro. Con la combinación de pagos adecuada, los proveedores pueden obtener beneficios de la conveniencia y flexibilidad de los pagos con tarjeta virtual o la cámara de compensación automatizada (ACH). Además, la organización puede beneficiarse de una nueva fuente de efectivo a través de los reembolsos obtenidos en estos tipos de transacciones.

La capacidad de los proveedores para agilizar el proceso de cuentas por cobrar y obtener un acceso más rápido al efectivo es un subproducto del proceso de cuentas por pagar correcto. Las organizaciones que hacen la transición a los pagos electrónicos pueden ofrecer datos de remesas muy mejorados en los formatos preferidos de sus proveedores, incluido Corporate Trade Exchange (CTX), archivos de cuentas por cobrar (AR) personalizadas y correos electrónicos. Esas comodidades hacen que sea mucho más fácil para los proveedores aplicar efectivo cuando se recibe un pago electrónico y habilita capacidades mejoradas de informes de AR, lo que agrega valor a la relación comprador-proveedor de una manera que no es posible solo a través de cheques.

Tampoco toma mucho tiempo para que los pagos electrónicos muestren ROI para las organizaciones, ya que los costos asociados con la implementación de pagos digitales a menudo se compensan con reembolsos ganados, ahorros de la automatización de procesos clave y eficiencias obtenidas al hacer que el personal clave dedique menos tiempo en tareas manuales.

Quizás el mayor beneficio tanto para el pagador como para el proveedor es el hecho de que una mejor seguridad en los pagos viene con la automatización de AP. Los flujos de trabajo de recepción y aprobación de facturas electrónicas y auditables ayudan a prevenir o dar visibilidad a las facturas fraudulentas. Los pagos electrónicos tienen la ventaja de ser mucho más difíciles de alterar, redirigir o estar expuestos a fraudes. En el caso de los pagos con tarjeta virtual que utilizan un número de un solo uso por una cantidad exacta, las posibilidades de que un pago sea interceptado disminuyen aún más.

Un socio de pagos sofisticado debe tener un monitoreo integrado que pueda identificar amenazas, detener movimientos no autorizados de fondos y mantener información bancaria confidencial del proveedor de manera segura, para que la organización no tenga que hacerlo. Dados los costos muy reales y muy elevados asociados con el fraude, y dado que la mayoría de las empresas informan haber experimentado al menos un intento de fraude en los últimos dos años, estas no son pequeñas ventajas.

Teniendo en cuenta todos los beneficios de la automatización de AP, ¿por qué la adopción no está más extendida? Como ocurre con los cambios más importantes, tiene mucho que ver con los costos percibidos, los conceptos erróneos sobre la dificultad de implementación y la inercia en los procesos actuales.

De hecho, las principales preocupaciones del personal de AP generalmente giran en torno al costo y el tiempo asociados con la implementación. Aquí, también, las soluciones de automatización de AP se han vuelto lo suficientemente sofisticadas como para que las implementaciones prolongadas e intensivas en TI se estén convirtiendo en cosa del pasado. Han reducido el tiempo entre comprometerse con una solución y darse cuenta de sus beneficios.

Con la tecnología y la inteligencia comercial disponibles en la actualidad, los pagos comerciales que impulsan las cadenas de suministro pueden transformarse digitalmente como otras partes de las operaciones de la cadena de suministro. La presión para reducir los costos, proteger la empresa del fraude y optimizar todo lo que se hace a diario apunta a una solución clara:una transformación digital de los procesos de AP.

Bill Wardwell es vicepresidente de estrategia y producto de Bottomline Technologies.