El costo de oportunidad de no automatizar

Si hay algo que he aprendido en los últimos cinco años de creación, liderazgo, escalado y asesoramiento para programas de automatización, es esto:hay un costo de oportunidad por no automatizar. La experiencia me ha enseñado que los riesgos y costos de esperar para automatizar los procesos superan con creces cualquier beneficio percibido de esperar a que se completen otras iniciativas.

Con demasiada frecuencia, los líderes bien intencionados del centro de excelencia (CoE) de automatización y los patrocinadores comerciales cometen el costoso error de centrarse en último lugar en la automatización. El pensamiento es "primero estabilizaremos los procesos con personas y luego los automatizaremos al final".

En este artículo, tomaré un punto de vista contrario y argumentaré que cualquier proceso nuevo o cambiante debe diseñarse con automatización desde el principio. Todos los patrocinadores ejecutivos, líderes de unidades comerciales y líderes de programas de automatización deben alinearse con la prioridad y la urgencia de la automatización para ayudar a la empresa a cumplir sus objetivos a corto y largo plazo.

Según un artículo de Gartner Insights, la empresa promedio ha pasado por cinco cambios organizacionales importantes en toda la empresa en los últimos tres años y casi el 75 % espera multiplicar la cantidad de iniciativas de cambio importantes en los próximos tres años. Este cambio inevitable y constante ayuda a las organizaciones a tener éxito en un mercado y un panorama competitivo en constante cambio. La automatización de sus procesos comerciales lo antes posible es una ventaja competitiva para su negocio, simple y llanamente.

Los procesos de estado estable rara vez existen

Cuando se diseña un nuevo proceso para que lo ejecuten humanos, nunca hay ninguna sorpresa cuando el proceso necesita cambiar para cumplir con los nuevos requisitos comerciales o cuando se optimiza con el tiempo. Todo, desde los pasos individuales a seguir, los sistemas utilizados y la experiencia de las personas involucradas, continuará evolucionando con el tiempo.

La automatización, y específicamente la automatización robótica de procesos (RPA), puede ayudar a acelerar los cambios en los procesos de una manera menos disruptiva.

Por ejemplo, imagine una organización que sabe que va a cambiar su plataforma de incorporación de recursos humanos (HR) en varios meses. Algunos podrían argumentar que es mejor esperar hasta que se complete el reemplazo del sistema, el nuevo proceso de incorporación se haya definido y ejecutado por completo para resolver cualquier problema, y ​​luego se debe considerar la automatización.

Sin embargo, adoptar este enfoque tiene un costo que los líderes de las unidades de negocios deben considerar seriamente. Con este enfoque, la organización operará con un proceso subóptimo durante meses mientras espera un reemplazo del sistema. Yo llamaría a este enfoque "automatización al final" y la clara distinción entre este enfoque y un enfoque de "automatización primero" se muestra a continuación.

La última mentalidad de automatización es un riesgo especialmente alto para la organización si hay cambios de volumen significativos entre ahora y cuando el sistema entre en funcionamiento, lo que dejaría a la organización con opciones limitadas. En este ejemplo, si hubiera una gran iniciativa de contratación por parte de la empresa para respaldar una unidad de negocios, el proceso de incorporación se vería presionado y la organización tendría que contratar recursos adicionales para manejar el volumen o colocar la carga de horas extra en los empleados existentes. empleados.

Además, puede haber otros riesgos y problemas con el proceso de estado actual que el reemplazo del sistema abordaría específicamente, como controles de riesgo débiles, brechas de datos y la incapacidad de manejar nuevos requisitos comerciales.

Las soluciones RPA se pueden construir e implementar rápidamente antes del reemplazo del sistema y lograr un ROI rápido mientras libera aún más capacidad de expertos en la materia (SME) para enfocarse en las próximas iniciativas.

En este ejemplo de incorporación de recursos humanos, RPA podría implementarse rápidamente para actividades como iniciar la configuración de cuentas, solicitudes de acceso al sistema, adquisición de hardware, inscripción en capacitación, notificaciones y recordatorios directos al gerente, además de auditar cualquier paso incompleto. A corto plazo, la organización puede liberar capacidad o incluso manejar aumentos de volumen con la escala instantánea que proporciona la automatización. Cuando se implemente el reemplazo del sistema, la plataforma RPA se puede actualizar fácil y rápidamente para conectarse al nuevo sistema y la capacitación de los empleados de recursos humanos será más limitada (o se evitará por completo).

Hay un costo humano cuando la automatización es la última parada

Según McKinsey &Company, el 73% de los empleados afectados por el cambio informan que experimentan niveles de estrés de moderados a altos. Esperar para automatizar un proceso después de un cambio inminente en un sistema aumenta el costo de los empleados y puede contribuir al estrés de los empleados. Un empleado tendrá que pasar por un mínimo de dos rondas de gestión de cambios.

En primer lugar, el empleado deberá pasar por la gestión de cambios una vez que se produzca el cambio del sistema, aprendiendo cómo han cambiado los pasos del proceso y aprendiendo a utilizar el nuevo sistema. A menudo, pasar por esta ronda requiere tiempo dedicado a capacitarse en el nuevo sistema.

La segunda ronda de gestión de cambios ocurrirá después de la puesta en marcha del sistema cuando la automatización finalmente se construya para ejecutar los pasos del proceso. En esta ronda, los empleados ahora tendrán que aprender qué pasos seguirán los robots y cualquier interacción entre ellos y los robots. Tener que aprender un sistema y un proceso solo para utilizar ese conocimiento durante un período breve es frustrante para los empleados y un desperdicio para la organización.

El camino más fácil para el empleado es tener una sola ronda de gestión de cambios introduciendo la automatización en el proceso de vez en cuando gestionando cualquier cambio en el proceso, incluido el cambio de los sistemas subyacentes, ajustando los pasos realizados por el robot.

Algunos dirán que hay un costo en hacer estos cambios de código para el robot de software, pero la organización solo está haciendo ese cambio en un lugar. Mientras que en el estado actual, la organización estaría invirtiendo mucho más en términos de capacidad y costo de oportunidad al tener que administrar la capacitación y la comunicación para docenas o incluso cientos de empleados. Además, cada vez que hay una gestión de cambios con personas, existe un riesgo para el proceso general debido a la falta de conocimiento y experiencia en la navegación por el nuevo sistema.

También se debe tener en cuenta que con RPA, es posible realizar cambios en la automatización de forma rápida y a bajo costo.

Cada organización debe preguntarse qué es menos disruptivo y consume menos tiempo:realizar un cambio de código en una sola automatización o cambiar la gestión con docenas (o más) de empleados en su organización.

Oportunidades con límite de tiempo

El tiempo juega un papel importante en el éxito o el fracaso de cualquier organización. Ser capaz de tomar decisiones estratégicas y actuar con rapidez es necesario en un mundo cada vez más competitivo. Hay organizaciones en la misma industria y sector que su empresa que están implementando activamente robots en todas las unidades comerciales de la empresa. Estas organizaciones tienen objetivos estratégicos a los que apuntan, como aumentar la eficiencia, reducir los costos, mejorar la satisfacción del cliente, retener a los empleados, reducir el riesgo y brindar capacidad para aprovechar una oportunidad limitada en el tiempo, así como una escala a largo plazo.

En el pasado, la única opción para aprovechar una oportunidad a corto plazo en la que se necesitaba capacidad rápidamente era incorporar contratistas, realizar contrataciones rápidas o hacer que los empleados trabajaran horas extra tanto como fuera posible. Con la automatización, las organizaciones ahora tienen una escala instantánea con robots disponibles y listos.

El mejor ejemplo que he visto de esto recientemente fue con los efectos de la pandemia de COVID-19. Las fluctuaciones de volumen ocurrieron en casi todas las industrias. Los préstamos para pequeñas empresas, el refinanciamiento de viviendas, los pedidos en línea, los servicios de entrega y los servicios móviles son solo algunos ejemplos en los que las organizaciones en esos campos fueron empujadas al límite ya que tenían volúmenes de procesos que no podían manejar dado el tamaño y la velocidad de su fuerza laboral humana. . Las organizaciones que ya tenían robots ayudando con sus procesos críticos pudieron aprovechar la oportunidad que otras no.

Fuente

Este patrón no se limita a las pandemias mundiales. Hay muchos factores externos que podrían cambiar repentinamente el volumen de su organización, como se muestra en el gráfico anterior. Tendría sentido que su organización apunte a automatizar todos los procesos que son críticos para las operaciones comerciales y que probablemente tengan aumentos de volumen con el tiempo. Hacerlo protege a su organización contra el riesgo de no poder aprovechar una oportunidad limitada en el tiempo. Además, hay beneficios continuos de escalar con automatización a medida que los volúmenes aumentan gradualmente con el tiempo.

El momento de automatizar es ahora

¿Por qué está esperando para automatizar sus procesos críticos para el negocio? Como expliqué en esta publicación de blog, hacerlo temprano asegurará que:

• Están preparados para aumentos de volumen a corto y largo plazo sin interrupción

• Puede adquirir beneficios a corto plazo liberando capacidad de sus valiosos empleados

• Reduzca la cantidad de gestión de cambios para sus empleados

Al esperar a que se automatice la estabilidad, lo que tal vez nunca llegue, podría poner a su organización en desventaja competitiva.

Los reemplazos de sistemas, las optimizaciones de procesos y el cambio de recursos serán constantes en su organización, por lo que debe integrar la automatización ahora para alcanzar rápidamente sus objetivos comerciales estratégicos.

Hablamos extensamente con líderes de la industria sobre este tema durante el "UiPath Live :Es hora de automatizar". ¿Te lo perdiste? Todavía puedes acceder a la grabación.