Transformar clientes SAP en empresas totalmente automatizadas

Hace un par de meses, Diego Lomanto, nuestro Vicepresidente (VP) de Marketing de Producto, publicó dos excelentes artículos sobre la empresa totalmente automatizada™.

Para quienes no hayáis tenido oportunidad de leer los artículos aún, una empresa totalmente automatizada «es una empresa que usa la automatización a su máximo potencial».

Hoy, me gustaría echar un vistazo más de cerca a qué significa eso para clientes de SAP.

Cuando se automatiza sobre la pila tecnológica de SAP, recomiendo tres consideraciones que acelerarán vuestro viaje para convertirnos en una empresa totalmente automatizada:

1. Hacer simples las automatizaciones multi-aplicación
2. Reducir la cantidad de trabajo experto en SAP necesario
3. Crear sinergias entre automatizaciones de procesos de negocio SAP y pruebas SAP

Hacer simples las automatizaciones multi-aplicación

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) de SAP llevan más de cuatro décadas. Así que mucha gente asume que lo que sea que se pueda automatizar dentro del propio SAP S/4HANA, ciertamente ya ha sido automatizado por SAP.

Entonces, ¿dónde está el potencial para la automatización robótica de procesos (RPA) y automatización sobre SAP?

Aunque tendamos a pensar en SAP como un sistema encapsulado, esto no refleja los procesos de negocio típicos. Típicamente empiezan o terminan fuera de SAP, y en muchos casos incluso fuera de vuestra propia empresa. Así que, para automatizar todo el trabajo automatizable, mirad qué pasa cuando vuestro flujo de trabajo entra o sale del sistema SAP.

• ¿El hueco de flujo de trabajo entre diferentes sistemas frena vuestro proceso de negocio completo?
• ¿Vuestro ciclo de vida del proceso depende del rendimiento de una persona manejando entradas de datos, informes y análisis?
• ¿O hay una forma de garantizar el plazo y la precisión de vuestras transferencias de datos?

Romper vuestros silos de aplicaciones es especialmente relevante cuando miráis procesos que abarcan múltiples plataformas, por ejemplo un sistema de gestión de relaciones con clientes (CRM) como Salesforce, un sistema de tickets como Jira o ServiceNow, y actualizaciones a canales de comunicación como Slack o Microsoft Teams y emails salientes.

En estos casos, es importante que los clientes de SAP tengan la opción entre automatizaciones de interfaz de usuario (UI) con robots que imitan un flujo de trabajo típico de usuario final y automatizaciones API que se integran a través de integraciones nativas para asegurar el mejor rendimiento para automatizaciones de alto volumen.

Al equipar la RPA con capacidades de automatización API, eliminamos fronteras innaturales entre aplicaciones empresariales. Como resultado, estáis un salto más cerca de automatizar todo lo que es automatizable y reducir el trabajo de back-office a un mínimo absoluto. Poder desplegar integraciones API out-of-the-box también reduce los esfuerzos de desarrollo necesarios para escalar vuestras automatizaciones ya que los obstáculos técnicos para crear nuevos robots de software se reducen drásticamente.

UiPath ofrece integraciones ricas (gratis) para vuestras aplicaciones principales en UiPath Marketplace para simplificar automatizaciones. Nuestros activity packs para integraciones nativas también son directamente accesibles a clientes en UiPath Studio a través de nuestro feed oficial. Combinar integraciones API con capacidades de automatización UI de clase mundial significa que los clientes de UiPath tienen la opción de elegir el mejor enfoque para sus casos de uso de negocio y retos tecnológicos específicos.

Limitar la cantidad de trabajo experto necesario

Si habéis sido clientes a largo plazo de SAP ECC o SAP S/4HANA, probablemente podéis contarnos una o dos cosas sobre la escasez de expertos en SAP en el mercado laboral, como desarrolladores ABAP. Así que, lo que sea que ayude a hacer la integración de robots más simple y amigable para no expertos os ayudará a automatizar más rápido. Y cuando hacéis las integraciones más simples, os volvéis más ágiles en vuestro desarrollo de RPA porque no necesitáis depender de expertos muy especializados. Vuestra Centro de Excelencia (CoE) de automatización puede manejar flujos de trabajo complejos con poca o ninguna ayuda por el lado de SAP.

Para convertir esto en realidad para nuestros clientes de SAP, hemos creado aceleradores para SAP ECC y SAP S/4HANA. Los aceleradores contienen más de 200 flujos de trabajo listos para usar para las transacciones y aplicaciones más usadas en SAP ECC y SAP S/4HANA. Los aceleradores pueden descargarse directamente desde UiPath Marketplace. Están construidos tanto para automatización SAP WinGUI como vía SAP BAPI para asegurar la máxima flexibilidad y robustez.

Los siguientes aceleradores de UiPath están disponibles actualmente:

Para SAP S/4HANA

Para SAP ECC

• Acelerador para SAP S/4HANA para Administración de Basis
• Acelerador para SAP ECC para Administración de Basis
• Acelerador para SAP S/4HANA para Ventas
• Acelerador para SAP ECC para Ventas
• Acelerador para SAP S/4HANA para Finanzas
• Acelerador para SAP ECC para Finanzas
• Acelerador para SAP S/4HANA para Compras
• Acelerador para SAP ECC para Compras
• UiPath Acelerador para SAP S/4HANA para Fabricación
• UiPath Acelerador para SAP ECC para Fabricación
• UiPath Foundation pack para Aceleradores para SAP S/4HANA
• UiPath Foundation pack para Aceleradores para SAP ECC

Veamos algunos ejemplos comunes donde podéis poner a trabajar estos aceleradores UiPath SAP.

1. Caso de uso de ejemplo: procesamiento de órdenes de venta

Muchos clientes de UiPath usan las actividades en nuestro Acelerador para SAP S/4HANA para Ventas en combinación con el conector UiPath Salesforce para automatizar el proceso de creación de órdenes de venta de extremo a extremo.

Cuando una oportunidad en Salesforce se marca como «closed won», el conector UiPath Salesforce dispara el robot. El robot entonces introduce los datos del cliente y la orden de venta en SAP y registra la nueva orden de venta.

Pasos adicionales como preparar la entrega o notificar a otros equipos internos también pueden incluirse como parte del flujo de trabajo automatizado. Los empleados de ventas pueden usar el tiempo ganado para cuidar aún mejor a sus clientes o perseguir oportunidades de venta adicionales.

Además de actividades para crear o cambiar órdenes de venta, el Acelerador para SAP S/4HANA para Ventas contiene actividades para crear nueva información de cliente, información de business partner, documentos de facturación, entregas, y muchas más.

Usar estas automatizaciones out-of-the-box en nuestros aceleradores ayudará a vuestros desarrolladores RPA a integrar profundamente con SAP tanto a nivel UI como BAPI sin tener que consultar especialistas de SAP.

Profundiza: RPA para soluciones SAP: Ahora vuestro equipo de ventas puede centrarse en vender

2. Caso de uso de ejemplo: pruebas SAP

Para convertirnos en una empresa totalmente automatizada, no olvidemos el gran campo de las pruebas SAP automatizadas. Las pruebas típicamente cuestan a las empresas muchos recursos, desde construir casos de prueba hasta probar continuamente procesos de negocio pero también automatizaciones existentes tras una actualización de SAP. UiPath proporciona una suite de pruebas completa que ayuda a las empresas a automatizar y escalar pruebas continuamente.

Usad nuestros aceleradores para crear enormes volúmenes de datos de prueba para todos vuestros casos de prueba. También podéis actualizar rápidamente pequeños trozos de información usando los aceleradores para cambiar partes específicas de documentos de negocio SAP y probar diferentes variantes de vuestros casos de prueba.

3. Caso de uso de ejemplo: administración SAP en un proceso de onboarding

El proceso de onboarding de empleados es un ejemplo de un proceso muy tedioso, de larga duración y típicamente manual. En este ejemplo, el departamento de TI necesita realizar varias tareas con una variedad de aspectos diferentes dependiendo del rol, nivel o estado (permanente vs. no permanente, empleado a tiempo completo vs. contratista) del nuevo empleado.

Nuestro Acelerador para SAP S/4HANA para Administración de Basis contiene actividades para crear automáticamente nuevos usuarios en SAP o cambiar asignaciones de roles de usuario. Los robots pueden hacerse cargo de la mayoría de estas tareas tediosas, permitiendo al departamento de TI centrarse en añadir valor más significativo e involucrarse con clientes internos.

Crear sinergias entre automatización de procesos SAP y pruebas SAP

¿Sabíais que la RPA y la automatización de pruebas son en realidad hermanas? No se parecen y tienen propósitos de vida bastante diferentes, pero son de la misma «raza» y trabajan codo a codo como un equipo maravilloso cuando se trata de todas vuestras necesidades de automatización.

Pocos proveedores son expertos tanto en automatización de procesos como en automatización de pruebas, pero hay enormes ahorros ocultos en reutilizar vuestros casos de prueba ya creados de forma similar para automatización de procesos y viceversa.

Al esculpir vuestra estrategia para automatizar vuestros procesos de negocio, aseguraos de aprovechar las sinergias de combinar tanto vuestra automatización de procesos como vuestra estrategia de pruebas. Usar la misma plataforma tanto para pruebas como para RPA os ayudará a reducir mantenimiento y aumentar la eficiencia de las pruebas.

Así que, al crear vuestra estrategia de RPA sobre SAP, haceos las siguientes tres preguntas:

1. ¿Hemos considerado el proceso de negocio de extremo a extremo, tanto dentro como fuera de sistemas SAP? (Comparad vuestra lista de aplicaciones principales con estas integraciones nativas)
2. ¿Estamos reduciendo trabajo experto aprovechando componentes pre-construidos? (Como inicio, echad un vistazo a nuestros aceleradores)
3. ¿Estamos aprovechando sinergias entre RPA y pruebas? (Si necesitáis más info sobre pruebas, descargad el playbook «Continuous Automation, Continuous Testing»)