Cómo lograr la alineación empresarial-TI para el éxito de la automatización

La organización financiera de Applied Materials, la empresa de equipos de visualización y semiconductores más grande del mundo, tenía una tarea difícil por delante. El negocio estaba creciendo rápidamente, y la organización financiera no solo necesitaba mantener el ritmo, sino que también necesitaba proporcionar un mayor soporte analítico y de socios comerciales al negocio. Un problema:tenían que mantenerse al día sin aumentos materiales en los recursos financieros.

En el reciente Reboot Work Festival, Junaid Ahmed, vicepresidente corporativo (VP) de finanzas, y Ted Hanson, vicepresidente de TI, de Applied Material, explicaron cómo abordaron la solución de este problema.

Su solución:necesitaban automatización, y la necesitaban rápido. Muchas organizaciones pueden abordar este problema con tibieza, introduciendo nuevas tecnologías y procesos poco a poco ya un ritmo glacial. Not Applied Materials, ya que vieron la automatización de procesos robóticos (RPA) rápida y a gran escala como un medio para crear un ancho de banda de organización financiera adicional muy necesario en un corto período de tiempo. Este enfoque permitió a finanzas visualizar (desde el principio) una visión holística del impacto que la automatización podría tener en el negocio y desarrollar una estrategia y una hoja de ruta para lograr esa visión. Una clave para alcanzar la escala y la sostenibilidad con la automatización sería una fuerte alineación entre el negocio y TI desde el principio.

Applied Materials logró el éxito de la automatización a una escala y a una velocidad que la mayoría de las empresas envidiarían, porque lo hicieron todo desde el primer día.

Alinear el negocio y la TI de arriba hacia abajo

Applied Materials entendió la importancia de la alineación inicial de la TI y el negocio, y la implementó como una mejor práctica a través de proyectos anteriores de transformación financiera Agile que se completaron antes de iniciar el programa de automatización. Esto incluyó la alineación de un director financiero (CFO) y un director de información (CIO) fuertes y los respectivos equipos de liderazgo o el esfuerzo, y eso resultó ser fundamental.

Sobre la base de su experiencia previa, Applied Materials formó un equipo multifuncional de finanzas y TI. Ahmed y Hanson enfatizaron que la alineación estaba, y necesitaba estar, allí desde el principio. El pequeño equipo conformado por finanzas y TI se tomó el tiempo para enfocarse primero en investigar la tecnología RPA y evaluar las capacidades de los principales proveedores de RPA. Luego, realizaron su propia investigación de campo a través de llamadas de referencia con otras organizaciones financieras para estudiar la viabilidad y eficacia de RPA.

La alineación entre el negocio y la TI puede ser difícil de lograr y, en ocasiones, incluso más difícil de mantener. Junaid se centró en tres cosas que hizo su equipo para mantener la alineación:

1. Invitaron a TI temprano para que todos pudieran comprender los objetivos comerciales y las necesidades de la estrategia. En particular, trajeron líderes de TI que tenían conocimiento e influencia en TI.

2. Reconocieron desde el principio que habría brechas de conocimiento relacionadas con RPA, especialmente con respecto a la infraestructura de TI, la seguridad y otros procesos que abarcaban TI y finanzas. Se aseguraron de saber "lo que no sabían" y luego trabajaron para llenar estos vacíos críticos de conocimiento a través de socios de implementación y el proveedor de la plataforma RPA.

3. Internamente, comenzaron desde una base sólida entre finanzas y TI al incorporar la experiencia relacionada adecuada al equipo del Programa de Automatización para ayudar a facilitar la implementación de RPA.

Este nivel de alineación entre el negocio y la TI se extendió por todas las organizaciones. Con estas tres tácticas, obtuvieron una amplia alineación en toda la organización de TI. Esto incluyó el equipo de infraestructura, el equipo de aplicaciones, el equipo de administración de identidades, el equipo de seguridad de la información, la organización de auditoría interna, el departamento legal y el ecosistema de proveedores de servicios de TI.

Muévase a lo grande y rápido para lograr la sostenibilidad

La sustentabilidad fue la estrella del norte para los equipos de finanzas y TI desde que comenzaron a planificar. Descubrieron, contrariamente a lo que podrían suponer algunas empresas tradicionales, que el mejor camino hacia la sostenibilidad era a través de una escala temprana. Aceleraron su línea de tiempo y apuntaron a crear cantidades significativas de nueva capacidad. Moverse a lo grande y rápido requería que tanto los equipos de finanzas como de TI dieran un paso atrás y pensaran en el impacto que realmente querían tener con RPA. Esto les dio la perspectiva que necesitaban para sentar las bases de la estabilidad y la sostenibilidad.

Las raíces de este proyecto estaban en la necesidad de la organización financiera de crear mucha capacidad rápidamente. Sin escala, la inversión de tiempo y dinero simplemente no valdría la pena.

Ahmed descubrió que su enfoque en la escala los obligaba a pensar detenidamente sobre las soluciones de automatización disponibles para ellos. Como sabían que el impacto sería grande, no eligieron la primera solución que vieron. En cambio, inspeccionaron el paisaje y eligieron el más adecuado. En particular, recomendaron que otras organizaciones sean diligentes no solo con la plataforma de automatización, sino también con la infraestructura de atención al cliente y el ecosistema de socios. Y con respecto a elegir un socio de implementación, Ahmed enfatizó la experiencia por encima de todo. Según él, quieres a alguien que haya "estado allí, hecho eso".

La perspectiva general también ayudó al lado de TI. Hanson explicó que ir a lo grande y rápido requería que TI adoptara un punto de vista holístico sobre la infraestructura de automatización necesaria, los procesos de desarrollo y soporte, los controles, la escalabilidad y el rendimiento.

La experiencia de TI les dijo que una perspectiva limitada desde el principio podría dar lugar a múltiples ciclos iterativos de infraestructura incremental y cambio de procesos a medida que se incorporaron más aplicaciones y procesos al redil RPA. Un plan acotado que se enfoca solo en SAP, por ejemplo, podría pasar por alto consideraciones fundamentales clave que deberían tenerse en cuenta para otras aplicaciones como el correo electrónico y Microsoft SharePoint. Sin embargo, una vista más amplia proporcionó el éxito táctico y estratégico.

Priorizar la velocidad sobre la estandarización

Las organizaciones que implementan la automatización a menudo se enfrentan a lo que parece una elección claramente definida:estandarizar sus procesos comerciales y luego automatizarlos, o automatizarlos tal como están. Applied Materials encontró una tercera vía.

Applied Materials eligió estandarizar a través de la automatización. Estandarizar procesos en grandes empresas es difícil porque es complejo y requiere mucho tiempo. En realidad, nadie tiene tiempo para hacerlo, incluso si es importante e incluso si las personas indican que lo quieren.

Applied Materials comenzó reuniendo a todas las partes interesadas relevantes para un caso de uso específico. Les dijeron a las partes interesadas que automatizarían sus procesos tal como están y también les dijeron que esta era su oportunidad de buscar oportunidades de estandarización. Ofrecieron la automatización como recompensa. En lugar de tres automatizaciones para tres equipos, por ejemplo, motivaron a las partes interesadas a estandarizar. Si se estandarizaran, esos tres equipos podrían tener una automatización más rápida porque solo se necesitaría una automatización para los tres procesos ahora estandarizados.

Ahmed enfatizó lo importante que era priorizar la velocidad. La estandarización es útil, pero es un gran riesgo hacer de la estandarización un requisito previo para la automatización. Erigir esa barricada puede dificultar la ejecución y puede ralentizar el impulso tan importante que los proyectos de RPA necesitan para tener éxito.

Mantenga el impulso destacando los beneficios

Proponer RPA e implementar sus primeros robots de software son momentos en los que es probable que su organización esté más entusiasmada con RPA. El desafío es mantener y acelerar el impulso después de esa emoción inicial. Applied Materials descubrió que la mejor manera de impulsar el impulso era poner beneficios tangibles frente a las partes interesadas influyentes.

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Applied Materials siguió un principio fundamental:cuando las personas ven los beneficios, quieren participar. Como tal, pusieron un énfasis especial en la selección inicial de casos de uso de alto valor que brindarían beneficios sustanciales. La empresa sabía que sus primeros casos de uso marcarían la pauta para el resto del programa de automatización.

Estos primeros casos de uso de alto valor tuvieron los resultados esperados. El equipo de RPA implementó procesos para recopilar datos y producir métricas y paneles que rastrearon la cantidad de transacciones automatizadas y las horas ahorradas. Estas métricas proporcionaron puntos de prueba del valor que proporcionaba RPA. Los puntos de prueba, a su vez, generaron más atracción por la automatización dentro de la organización financiera, así como un fuerte interés de otras organizaciones dentro de Applied Materials.

La alineación entre negocio y TI es la base de una ambiciosa iniciativa de RPA

No se puede exagerar la importancia de la alineación entre el negocio y la TI. Applied Materials tenía el objetivo aparentemente imposible de hacer más con menos, pero debido a su enfoque de la automatización, lo lograron.

Vale la pena recordar las lecciones aquí precisamente porque no son obvias. Las organizaciones tradicionales pueden acercarse con cuidado y lentamente. Sin embargo, la perspectiva de convertirse en una empresa completamente automatizada™ requiere más ambición. Para Applied Materials, eso significó moverse rápido, escalar a lo grande y priorizar la sustentabilidad.

En el Reboot Work Festival, escuchamos a muchos clientes y socios más ambiciosos. Si te lo perdiste, asegúrate de seguir accediendo a las grabaciones (una vez registrado para acceder, encontrarás la sesión grabada de Applied Materials en la Gran Carpa en los terrenos del festival virtual).

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