6 soluciones simples para errores comunes en la administración de activos físicos

Como dueños de negocios y gerentes de mantenimiento, nuestros imperativos diarios pueden llevarnos a la trampa de enfocarnos en resultados a corto plazo. Aplicar el pensamiento a corto plazo a áreas comerciales como la gestión de activos físicos es una receta para el desastre.

En este artículo, daremos un paso atrás para comprender por qué algunos de nuestros pensamientos y acciones con respecto a los activos físicos pueden hacer que gastemos en exceso o que tengamos un rendimiento deficiente como empresa. Destacaremos los errores más comunes y discutiremos la forma correcta de abordar la administración de activos físicos.

¿Qué es la gestión de activos físicos?

La gestión de activos físicos es tanto una forma de pensar como una serie de tareas tácticas y operativas. Representa una forma sistemática de administrar los activos físicos con un enfoque en su desempeño sostenido, enfatizando el desempeño durante su vida útil en lugar de un costo y tiempo de actividad diarios, mensuales o anuales.

En otras palabras, la gestión de activos físicos nos brinda un marco para tomar decisiones inteligentes a lo largo del ciclo de vida del activo, desde la planificación hasta la eliminación.

Eso nos permite lograr el costo total de propiedad más bajo , nos permite desarrollar estrategias de financiación a largo plazo , minimiza el gasto de capital durante toda la vida mientras optimiza la eficiencia de los activos y el retorno de la inversión (ROI) .

Seis errores habituales en la gestión de activos físicos

En la gestión de operaciones, nuestro enfoque a menudo está en lo inmediato:esos imperativos y preocupaciones que nos impactan hoy o esta semana. Sin embargo, al resolver esos problemas, podemos caer en la trampa de erosionar el valor comercial a largo plazo.

Los siguientes son seis errores comunes de administración de activos físicos, acompañados de soluciones prácticas.

Error n. ° 1:confundir el mantenimiento con un sistema de gestión de activos

Nuestro pensamiento sobre la gestión de activos a menudo comienza cuando se entrega e instala un equipo y termina cuando se reemplaza el activo. En el mejor de los casos, creemos que llevar a cabo el mantenimiento prescrito por los fabricantes de equipos originales (OEM) está obteniendo el máximo valor, mientras que, en el peor de los casos, nos consideramos inteligentes si podemos aumentar la rentabilidad reduciendo algunos costes del presupuesto de mantenimiento y reduciendo las tareas necesarias.

Solución:comprenda el mantenimiento como un subconjunto de la gestión de activos

Cuando ampliamos nuestro conocimiento de un sistema de gestión de activos, comprendemos el análisis y la consideración considerables que deben llevarse a cabo en la selección de equipos. Antes de la compra del equipo, tenemos:

• comprendió el ciclo de vida de los activos
• identificó los costos de reemplazo esperados
• niveles de servicio objetivo desarrollados
• determinado riesgo comercial derivado de la selección
• evaluó el rendimiento probable del activo y los modos de falla
• analizó la mantenibilidad del equipo
• determinó una estrategia de financiación

Después de todo este análisis y recopilación de datos, finalmente consideramos la aplicación táctica y operativa del mantenimiento.

El mantenimiento es una parte pequeña pero integral de la gestión de activos físicos. Desarrollado e implementado correctamente, asegura que los niveles de servicio planeados, la eficiencia comercial y el costo total de propiedad cumplan con los objetivos presupuestados establecidos en la adquisición de activos.

Error n. ° 2:usar datos insuficientes para programar el mantenimiento

Una vez que se instala un activo, no es raro ver la aplicación de estrategias genéricas de administración de mantenimiento. Peor aún es un enfoque de configuración y olvido para el mantenimiento que, además de cambios menores y adiciones a las tareas de mantenimiento planificadas, permanece estático durante la vida útil del activo.

a través de GIPHY

Solución:implementar sistemas de información digital

Gran parte de la evaluación de activos realizada durante la adquisición, antes de la adquisición, dependerá de los datos proporcionados por el fabricante y de la experiencia en servicio de otros operadores. Excluyendo otra información, esto está bien para la compra inicial. Sin embargo, una vez que el activo está instalado y comienza a operar, es importante comenzar a comparar la operación real con sus especificaciones teóricas de rendimiento.

Una parte fundamental del estudio de adquisición de activos debe resaltar los requisitos del sistema de información, incluido el hardware, el software (como CMMS y análisis predictivo), los sensores y los datos necesarios para monitorear y registrar el desempeño de los activos en servicio.

Usados ​​como un sistema en vivo, estos datos permiten modificaciones apropiadas a la operación, mantenimiento o incluso al activo físico en sí mismo para asegurar que los niveles de servicio y desempeño cumplan con los objetivos planificados previamente y logren una vida económica completa, optimizando el ciclo de vida del activo y su sustentabilidad.

El uso de un moderno sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) es clave para una estrategia eficaz de gestión de activos.

Error n. ° 3:no tener personal a bordo con la visión de mantenimiento

Surgen problemas y se pierden eficiencias cuando los operadores de máquinas y los encargados de mantenimiento siguen ciegamente los procedimientos operativos estándar y las listas de verificación de mantenimiento sin comprender las ramificaciones más amplias de sus actividades de mantenimiento dentro del proceso de gestión.

O peor aún, la gente comienza con métodos abreviados, aplica un mantenimiento de 'tick-and-flick' o 'látigo de lápiz', firmando las tareas sin absolverlas, una depreciación de sus propios flujos de trabajo, como creen que son esas tareas. sin importancia y una pérdida de tiempo.

Solución:todos los empleados deben convertirse en administradores de activos

Todos los planes, objetivos y monitoreo serán en vano si los empleados no comprenden y valoran completamente su contribución al funcionamiento correcto y óptimo de un activo y el ciclo de vida del activo en general.

Esto es especialmente relevante para los operadores de máquinas. Tienen un papel clave para garantizar que se sigan los métodos operativos. Como las primeras personas en sentir un cambio en el movimiento, el sonido o la producción de los activos físicos con los que trabajan, son esencialmente partes interesadas en el proceso, y es importante que sientan que su contribución es valorada y respetada y que es seguro hablar arriba. Cultivar un entorno de este tipo es fundamental para el mantenimiento autónomo.

Los mantenedores que manipulan las horas dedicadas a una tarea, omiten tareas tediosas o complejas, o sienten que debido a que hicieron una tarea la semana pasada, no es necesario hacerlo esta semana, garantizan que el activo no logrará una operación óptima.

Se puede ganar el corazón y la mente de los técnicos incluyéndolos en los procesos de planificación, aumentando la responsabilidad individual y confiando en ellos información más amplia que normalmente no se puede compartir. Cuando las personas comprenden el panorama general detrás de la gestión de activos empresariales y participan en los procesos operativos, es mucho más fácil desarrollar la propiedad del trabajo que hacen y los activos que mantienen.

Tener un documento de política de mantenimiento sólido es otra excelente manera de que las personas sepan cuál debe ser su enfoque de mantenimiento y por qué es importante.

Error n. ° 4:comprar por precio en lugar de mantener y operar

Si bien apenas debería ser necesario decirlo, el valor de un activo no está definido por su precio de compra. Con demasiada frecuencia, las empresas limitan sus decisiones de adquisición a gastos de capital, sin comprender completamente las ramificaciones de gastos operativos de sus decisiones.

Dichos errores se agravan cuando la decisión de compra no la toman los responsables de cumplir los objetivos operativos o los presupuestos de mantenimiento. Es demasiado fácil ocultar los errores de una mala compra en los costos operativos diarios.

Solución:analice el costo de los activos durante su vida útil

Un componente importante del costo de vida total de un activo se encuentra en repuestos y mantenimiento. Si una pieza de equipo es barata de adquirir pero tiene poca capacidad de mantenimiento, repuestos y consumibles de alto costo, tiempo de inactividad prolongado por mantenimiento o equipo de prueba y soporte técnico muy costosos, los ahorros de la compra original se evaporarán rápidamente.

En el análisis previo a la compra, los operadores y los representantes de mantenimiento deben participar en una revisión en profundidad de los posibles costos de mantenimiento involucrados en el soporte de vida completo del equipo, incluidos los costos de capacitación, herramientas, desmantelamiento y disposición de activos.

Luego, la gerencia puede tomar una decisión informada, después de haber identificado el costo total de propiedad de cada activo que se está considerando actualmente.

Error n. ° 5:subcontratar el mantenimiento basándose únicamente en el costo contractual

En un escenario similar al error anterior, con demasiada frecuencia consideramos el valor de una estrategia de mantenimiento subcontratado en el gasto implícito en el contrato. Buscando minimizar el gasto operativo y aumentar nuestro resultado final, negociamos con los contratistas hasta el punto del dolor.

Satisfechos de haber hecho nuestro trabajo, rara vez nos damos cuenta de que todo el enfoque de la discusión sobre la subcontratación está en la dirección equivocada y potencialmente erosiona el valor a través de un enfoque de suma cero.

Solución:enfatice la continuidad de los activos y la responsabilidad de los activos compartidos

Los contratos de mantenimiento deben comenzar a partir de la acumulación de valor. La contratación de un contratista comienza seleccionando uno que comprenda el concepto de costo total de propiedad, respalde una cultura de mejora continua y esté preparado para asociarse con usted, compartiendo la responsabilidad del desempeño de los activos.

Acuerde expectativas claras de nivel de servicio, objetivos de mejora e indicadores clave de rendimiento (KPI) auditables y razonables. A partir de esos KPI, el contratista debe estar preparado para tener algunos ingresos al alza en riesgo de incumplimiento mientras se le recompensa por un desempeño sobresaliente que excede los objetivos en un nivel acordado.

Al no ver el mantenimiento subcontratado como un costo, sino como una oportunidad para una asociación a largo plazo con un proveedor de mantenimiento sofisticado, juntos pueden brindar los niveles de servicio requeridos mientras minimizan sus costos operativos.

Error n. ° 6:confiar en información incompleta y desactualizada

No es raro encontrar empresas con poca o ninguna captura de datos para respaldar un análisis significativo del rendimiento de los activos físicos. Incluso si existen sistemas, a menudo se basan en papel, lo que requiere una finalización correcta y diligente, un análisis de ingeniería manual y un almacenamiento cuidadoso.

a través de GIPHY

Sin un sistema digital para rastrear la información de los activos y organizar el trabajo de mantenimiento, los administradores de activos no tienen otra opción que tomar decisiones basadas en información incompleta y desactualizada.

Solución:utilice software de gestión de activos físicos como Limble CMMS

De los errores y desafíos que discutimos hasta ahora, está claro que tener los datos correctos a nuestro alcance ayudaría a resolver muchos de nuestros problemas. Los datos proporcionan la entrada para el monitoreo, el análisis y la intervención oportuna de activos confiables. Con la sofisticación de los equipos modernos, dependemos en gran medida de los datos.

Como plataforma digital centralizada para la gestión y el mantenimiento de activos físicos, CMMS funciona como una base de conocimientos que le permite crear informes de mantenimiento recurrentes o extraer cualquier dato que necesite en cuestión de segundos, ayudándole a tomar decisiones informadas que no le afectarán. culo un par de meses después.

Un CMMS puede predecir el deterioro, prolongar la vida útil de los activos y administrar automáticamente el control de inventario y los niveles de existencias utilizando inteligencia artificial y algoritmos de aprendizaje automático vinculados a sensores montados en activos.

Al permitir un seguimiento preciso de los activos y el costo de las intervenciones de mantenimiento casi en tiempo real, puede realizar el mantenimiento oportuno de los activos, orientar las decisiones de compra y optimizar sus tareas diarias. En pocas palabras, puede hacer malabarismos con éxito con sus limitados recursos de administración de activos físicos.

La gestión de activos físicos debe tener una visión global

La gestión de activos físicos no es una táctica, un sistema o un procedimiento. Es una forma estratégica de pensar de manera integral sobre una empresa y reflexionar sobre los beneficios sostenidos y óptimos del rendimiento de los activos. Requiere que consideremos cada decisión comercial en función de su valor de por vida, no solo de sus implicaciones a corto plazo.

Para lograr el costo total de propiedad más bajo posible, desarrolle estrategias de financiamiento a largo plazo basadas en datos, minimice el gasto de capital y optimice la eficiencia de los activos y el ROI, audite su departamento de mantenimiento y su software de administración de activos y asegúrese de evitar estos errores.

Para obtener más información sobre cómo Limble CMMS puede ayudarlo a administrar sus activos físicos, programe una demostración o comience una prueba gratuita de 30 días.