Guía de mantenimiento de oficina:creación de un entorno empresarial productivo

Pasamos casi un tercio de nuestra vida en el trabajo. Ya sea un gran espacio abierto con salas de descanso y salas de conferencias o un montón de cubículos estrechos, el mantenimiento de la oficina es un factor clave para hacer que el lugar de trabajo sea más cómodo y, en consecuencia, más productivo. En otras palabras, la gestión del mantenimiento de la oficina es un factor importante para el éxito organizacional a largo plazo.

Únase a nosotros mientras exploramos lo que cubre el mantenimiento de oficina y describimos las mejores prácticas que lo encaminarán hacia el éxito.

El alcance de los servicios de mantenimiento de oficinas

La gestión de instalaciones ha evolucionado considerablemente a lo largo de los años, pasando de ser un centro de costes periférico a ser visto ahora como un habilitador empresarial vital. Como parte integral de la administración de instalaciones y el mantenimiento de edificios, la administración de oficinas es un servicio clave para administrar una amplia variedad de edificios de oficinas y lugares de trabajo.

Dicho esto, los servicios de mantenimiento de oficinas pueden variar según el tamaño de la oficina, la complejidad de la infraestructura y la variedad de sistemas y equipos de construcción usados.

Para mantener todo funcionando sin problemas en el lugar de trabajo corporativo promedio, estas son las tareas de mantenimiento más comunes que puede esperar ejecutar entre bastidores:

• Servicios generales de limpieza / conserjería
• Inspección y reparación de muebles
• Mantenimiento y reparación de equipos de oficina (fotocopiadoras, impresoras, trituradoras, enfriadores de agua, etc.)
• Inspección y mantenimiento de HVAC
• Mantenimiento de equipos de TI
• Inspección y mantenimiento de sistemas de extinción de incendios
• Servicios de tratamiento y suministro de agua
• Seguridad y control de acceso físico

… Y más.

En una situación ideal en la que todas las tareas anteriores se estén ejecutando de manera adecuada, ¿qué efecto, si lo hubiera, tendría eso en las operaciones comerciales? Veamos eso a continuación.

Cómo el mantenimiento de la oficina afecta el éxito de la organización

Hay tres formas principales, y muchas más pequeñas, en las que el mantenimiento de la oficina contribuye a sus resultados finales. Aquí están los más importantes.

1) Aumento de la productividad del personal

Hay muchas cosas pequeñas que afectan la productividad de los trabajadores. Mala iluminación, temperatura interior, equipo de oficina que funciona mal, espacio de trabajo desorganizado:todos estos son factores que impactan negativamente en la productividad.

Cuando los empleadores toman medidas proactivas para proporcionar una temperatura interior equilibrada, iluminación y espacios libres de desorden, puede afectar positivamente el estado de ánimo del personal, minimizar el ausentismo y reducir la fatiga.

En un lugar de trabajo así, las personas pueden concentrarse en la calidad de su trabajo y su contribución a los objetivos de la organización sin distracciones innecesarias.

2) Menores costos operativos

En su informe comparativo de 2018, la Building Owners &Managers Association (BOMA) International declaró que los edificios de oficinas del sector privado en los EE. UU. gastan un promedio de $ 2.15 por pie cuadrado (o $ 23.24 por metro cuadrado) en reparaciones y mantenimiento.

Para controlar los costos operativos de mantenimiento, las organizaciones deben evitar tres cosas:

• Contratistas demasiado costosos .
• No realizar ningún mantenimiento preventivo en equipos e infraestructura, lo que genera gastos innecesarios en el futuro.
• Hacer demasiado mantenimiento , lo que provoca la pérdida de piezas de repuesto, tiempo y mano de obra.

En pocas palabras, para controlar los costos operativos, primero debe poder realizar un seguimiento y controlar sus costos de mantenimiento.

3) Mejor reputación comercial e imagen de marca

Dicen que nunca tienes una segunda oportunidad de causar una buena primera impresión. Imagine a un cliente o un socio entrando en la oficina, pasando por encima de un cubo que está allí para recoger las gotas del aire acondicionado que gotea, y luego tener que sentarse en una silla chirriante, mientras se pregunta de dónde viene ese olor extraño.

No sabemos qué comunica eso, pero seguramente no dice que su empresa esté organizada y lista para asumir nuevos desafíos.

¿Debería subcontratar el mantenimiento de la oficina o manejarlo internamente?

Para asegurarse de que todas las tareas de mantenimiento de la oficina se realicen correctamente y a tiempo, tendrá que tomar varias decisiones importantes. Uno de los principales es si subcontratará el mantenimiento de su oficina a profesionales de mantenimiento de instalaciones o si intentará hacerlo usted mismo.

Tenga en cuenta que, incluso con un pequeño equipo interno de profesionales de mantenimiento, deberá asociarse con algunos contratistas y proveedores de servicios para encargarse de tareas especializadas como trabajos de plomería o electricidad.

Ambos caminos tienen sus ventajas y desventajas.

Subcontratación del mantenimiento de oficinas

Ventajas:

• Mejor calidad en la prestación del servicio de mantenimiento.
• La asociación con una empresa especializada en FM brinda oportunidades de crecimiento, una mejor penetración en el mercado y competitividad.
• Acceso a recursos de mantenimiento de oficina especializados y mejores prácticas de la industria.
• Mayor eficiencia.
• Mejor enfoque en el negocio principal.
• No tiene que pensar en problemas de personal de mantenimiento.

Contras:

• Reducción del control operativo.
• Mayor riesgo de violaciones de seguridad y problemas de confidencialidad.
• Los errores cometidos por la empresa subcontratada pueden afectar negativamente la reputación del cliente.
• Puede resultar más caro que crear un pequeño equipo interno.

Mantenimiento de oficina interno

Ventajas:

• Máximo control sobre procesos y procedimientos.
• Mayor conocimiento de sus costos de mantenimiento y opciones para optimizarlo.
• Los problemas del equipo se pueden resolver más rápidamente.
• Más información sobre el estado general de su equipo e infraestructura.

Contras:

• Se necesita tiempo y esfuerzo para construir un equipo interno que se encargará de algo de lo que usted sabe poco.
• Las organizaciones más pequeñas simplemente no tendrán suficiente trabajo para justificar la contratación de un administrador de instalaciones y personal de mantenimiento a tiempo completo.
• Si planea transferir algunas de las responsabilidades de mantenimiento a sus empleados existentes, eso puede causar una serie de problemas organizativos y de productividad diferentes.

Las grandes organizaciones tendrán más incentivos para mantener la mayor parte del trabajo de mantenimiento internamente. En la siguiente sección, describiremos brevemente cómo pueden construir un marco eficaz para la gestión del mantenimiento.

Gestión interna de tareas básicas de mantenimiento de oficina

Se necesita tiempo para configurar un departamento de mantenimiento. Si bien el mantenimiento de la oficina no es tan complejo como el mantenimiento industrial, vale la pena planificar el futuro.

1) Comprenda sus necesidades de mantenimiento

Si actualmente no hay ninguno, cree un registro completo de activos físicos que incluya todos sus equipos y electrodomésticos de oficina. Puede hacerlo utilizando un sencillo software de gestión de inventario de activos. Esto lo ayudará a tener en cuenta todo el equipo / inventario y facilitará el seguimiento de su ubicación.

Después de eso, necesita ver cuáles son sus necesidades reales de mantenimiento. En otras palabras, cuál de sus equipos se beneficiaría de un mantenimiento proactivo. Revise la lista que acaba de hacer y marque ese equipo.

Las grandes organizaciones tendrán soporte de TI que se ocupará de los equipos de TI. Si solo está alquilando un piso o un espacio de oficina, el propietario del edificio generalmente tendrá una empresa o un equipo para la administración de la propiedad, incluido el cuidado de los sistemas básicos del edificio como ascensores, plomería, sistemas de seguridad contra incendios y trabajos eléctricos, así como otras cosas. como mantenimiento de jardines.

Por lo general, su empresa necesitará a alguien que se concentre en tareas como:

• Eliminación de basura y servicios de limpieza
• Mantenimiento de HVAC (realizar inspecciones regulares, cambiar filtros, etc.)
• Inspeccionar ocasionalmente muebles, equipos y electrodomésticos de oficina (prueba PAT)
• Ayudar con la instalación de nuevos dispositivos o muebles
• Limpieza de alfombras y tapizados
• Limpieza de ventanas externa y / o interna
• Realizar reparaciones menores en la oficina

Ya sea que lo haga a través de contratistas de mantenimiento, contrate un personal de mantenimiento a tiempo completo o parcial, involucre a sus empleados o todo lo anterior, eso depende de usted.

En cualquier caso, no está de más tener un plan de mantenimiento.

2) Cree un plan de mantenimiento preventivo

Un plan de mantenimiento preventivo está aquí para garantizar que las importantes tareas de mantenimiento de rutina se realicen a tiempo. Dado que está planificando el trabajo con anticipación, debe tener suficiente tiempo para asignar las herramientas necesarias, las piezas de repuesto y la mano de obra que se necesitarán para ejecutar esas tareas.

Si tiene mucho trabajo preventivo que programar, le recomendamos encarecidamente que lea nuestra guía sobre cómo configurar un plan de mantenimiento preventivo.

3) Respalde sus esfuerzos de mantenimiento con un CMMS móvil

Programar el trabajo es solo una pieza del rompecabezas.

Si el trabajo lo realiza un miembro del equipo interno, deberán tener las herramientas, las piezas de repuesto y el equipo de seguridad necesarios. En algunos casos, esa persona también puede necesitar acceso a listas de verificación de mantenimiento, manuales de operación, SOP y otros documentos.

Para piezas y herramientas, necesitará algún tipo de cuarto de almacenamiento. Para los documentos, su mejor opción es almacenarlos en un software CMMS como Limble.

Puede utilizar Limble CMMS como su software de gestión de inventario de activos. Ingresas el equipo en su base de datos. Para cada equipo, puede agregar detalles como marca y modelo, manuales, listas de verificación de solución de problemas, detalles del proveedor, las piezas de repuesto que utiliza, etc.

Aquí hay algunas otras cosas interesantes que Limble puede hacer para simplificar el mantenimiento de la oficina:

• ¿Hay algún problema con el equipo de mantenimiento? Las órdenes de trabajo son muy sencillas:cualquiera de sus empleados puede acceder a nuestro portal de solicitudes de trabajo en línea, enviar el ticket con una descripción del problema y agregar una imagen (si tiene sentido). Se les notificará sobre el progreso de su ticket por correo electrónico.
• El calendario de mantenimiento de arrastrar y soltar de Limble le ayuda a planificar y organizar cualquier tipo de trabajo de mantenimiento.
• Utilice nuestro generador de códigos QR integrado para generar un código único para cada activo. Imprímelo y pégalo en el equipo. Cualquiera con acceso a Limble puede identificar rápidamente el activo escaneando el código de barras con su teléfono móvil.
• Confíe en nuestro módulo de inventario de piezas de repuesto para realizar un seguimiento de su inventario de piezas y realizar pronósticos precisos para los trimestres entrantes.
• Utilice nuestra función de gestión de proveedores para compartir tickets de mantenimiento con contratistas externos y realizar un seguimiento del trabajo que realizan.

Además de todo lo mencionado, como con todas las soluciones basadas en la nube, Limble ofrece un sistema de informes sólido para que obtenga una visión detallada del rendimiento de sus activos, el rendimiento de su equipo de mantenimiento, el rendimiento de sus proveedores de mantenimiento, así como desglose detallado de costos para cada una de las categorías mencionadas anteriormente.

¿Cómo pueden los empleadores ayudar a crear un entorno de trabajo productivo?

Muchas empresas simplemente optarán por subcontratar sus tareas de mantenimiento y centrarse en su actividad principal. Y eso está bien. Sin embargo, hay algunas cosas complementarias que pueden hacer para crear un espacio de trabajo más cómodo, lo que, en última instancia, es lo mejor para ellos.

1) Configure una buena iluminación

Especialmente luz natural. Los neurocientíficos han establecido una conexión entre la luz natural, el sueño de los trabajadores y la calidad de vida. Si sus oficinas tienen pocas ventanas, intente lo siguiente:

• Explore la posibilidad de agregar tragaluces
• Utilice más bombillas LED que fluorescentes para reducir el deslumbramiento directo de los trabajadores y la posible fatiga visual
• Tenga en cuenta cómo la iluminación afecta la productividad

A continuación, presentamos una interesante guía de diseño de iluminación para oficinas para quienes deseen obtener más información.

2) Invierta en mobiliario de oficina ergonómico

Invierta en muebles y asientos que sean cómodos, de apoyo y ergonómicos para aliviar la tensión en las articulaciones, evitar la tensión de la espalda y minimizar las posibilidades de problemas musculoesqueléticos en el futuro.

Aunque proporcionar sillas ergonómicas puede mejorar la salud de la columna, puede tomar medidas adicionales para ayudar a mejorar la postura del personal en general. Los estudios indican que pasar más tiempo de pie en lugar de estar sentado podría ser mejor para la salud de los empleados. Por lo tanto, pruebe formas innovadoras de fomentar el movimiento en el trabajo, como:

• Incorporación de escritorios de pie
• Crear espacios al aire libre para la hora del almuerzo para alentar al personal a dejar sus escritorios y moverse a la hora del almuerzo
• Proporcionar elevadores de escritorio ajustables. Estos son aproximadamente $ 500 más baratos que los escritorios de pie, por lo que pueden distribuirse a una mayor parte de su fuerza laboral.

Muchos de nosotros todavía tendremos que pasar algunas horas detrás del escritorio. Además de los muebles ergonómicos, tiene sentido compartir consejos sobre la postura correcta para sentarse con sus empleados.

3) Mejorar la calidad del aire interior

Mantener una calidad óptima del aire interior es un requisito innegociable debido a los peligros de los contaminantes interiores que pueden contribuir a irritaciones, enfermedades y el llamado síndrome del edificio enfermo (SBS).

Esta es un área en la que no puede permitirse ser negligente. Afortunadamente, existen varias soluciones modernas para ayudarlo a administrar la calidad del aire interior, como los sistemas inteligentes de HVAC. Como beneficio adicional, estos sistemas también mejoran la eficiencia energética.

4) Asignar presupuesto para mantenimiento

Aunque es dinero bien gastado, el mantenimiento tiene un costo. No hacer mantenimiento es mucho más caro a largo plazo.

Por lo tanto, proporcione a sus trabajadores de mantenimiento los recursos que necesitan para ser eficientes y realizar un trabajo de calidad. Si los obliga a improvisar soluciones de la nada, no tiene derecho a quejarse de problemas recurrentes.

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5) No ignore las aportaciones del personal

Esto es tan simple como pedir comentarios al personal para conocer sus principales desafíos en el edificio y en la oficina. Pídales que sugieran qué tipo de mejoras les gustaría ver.

¿Cómo pueden los empleados ayudar a mantener la oficina limpia y en buen estado?

El entorno laboral debe mantenerse limpio y profesional en todo momento. Por lo tanto, es importante para todos, desde el personal de nivel medio hasta la alta dirección, colaborar y mantener el espacio de la oficina ordenado, organizado y limpio.

Esto se puede lograr haciendo que todos estén de acuerdo en algunas reglas básicas y estableciendo una etiqueta en la oficina.

1) Predique la responsabilidad personal

Una excelente manera de apoyar a su equipo de mantenimiento es evitar llamarlos por cada pequeño problema que ocurra. Si puede solucionar el problema en menos tiempo del que se necesita para informar el problema, es probable que el equipo de mantenimiento no necesite saberlo.

De manera similar, todos los empleados deben esforzarse un poco para mantener la oficina limpia y organizada.

En este contexto, la responsabilidad personal puede variar desde cosas como mantener su espacio de trabajo en orden, tirar artículos a la basura, apagar correctamente las luces y los dispositivos al salir, o limpiar lo que ensucie en áreas comunes como la cocina y los baños.

2) Designar personas para que sean enlaces de mantenimiento

Existe una regla común de que si hay una emergencia y está dando órdenes, nunca diga " alguien, llame al 911 ”. En cambio, apuntas con el dedo a alguien y dices " llamas al 911 ”.

Lo mismo ocurre con el envío de solicitudes de mantenimiento. Si alguien puede hacerlo, normalmente nadie lo hará.

Por eso tiene sentido designar a alguien para que actúe como intermediario con el equipo de mantenimiento. No necesitan involucrarse en ningún detalle técnico de mantenimiento, solo necesitan saber cómo enviar un ticket y a quién llamar (si hay una emergencia de mantenimiento).

Pueden mantenerse en contacto con el mantenimiento a medida que avanza el trabajo y mantener al día a todos los demás empleados.

3) Informar problemas a medida que surjan

Si se ignoran durante mucho tiempo, asuntos aparentemente simples como los atascos de papel de la fotocopiadora o una fotocopiadora que saca papel arrugado pueden generar problemas de mantenimiento más serios que requerirán reparaciones costosas y alterarán los plazos importantes.

Idealmente, ya debería existir un sistema como Limble CMMS para informar problemas de mantenimiento. Por supuesto, existen sistemas de emisión de boletos más simples que también pueden hacer el trabajo si solo le preocupa llevar el boleto al lugar correcto.

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Nuevamente, es importante agregar que todas las solicitudes de mantenimiento deben estar documentadas. Las solicitudes verbales no sirven. Además, estas solicitudes deben ir acompañadas de la mayor cantidad de información posible para que los técnicos no tengan que dedicar una hora a solucionar problemas de un dispositivo solo para intentar reproducir el problema.

# 4) Sea consciente de la etiqueta en la oficina

Algunas reglas de limpieza de oficinas simples y comunes que cualquiera puede seguir incluyen:

• Mantenga su espacio de trabajo ordenado, siempre.
• Deshágase del desorden en su espacio de trabajo y otras áreas comunes.
• Asegúrese de que los cables eléctricos estén bien atados.
• Use desinfectantes y desinfectantes para manos si lo considera necesario.
• Mantenga las puertas, pasillos y salidas de emergencia libres de obstáculos.
• Deseche los alimentos no consumidos y deseche los envoltorios de alimentos en los contenedores apropiados.
• Saque los restos de comida del refrigerador.
• Limpie las superficies de la cocina y los electrodomésticos.
• Limpie después de usted mismo si derrama algo.
• Utilice los contenedores de reciclaje correctos.
• Si el equipo de limpieza viene los jueves, no deje que los platos sucios del lunes los esperen.

Fuente: Educación Reina Ana

Cree su propia etiqueta de oficina, imprímala y colóquela en lugares estratégicos de la oficina. Esto también puede servir como su propia lista de verificación de mantenimiento de oficina.

La limpieza y el mantenimiento de la oficina es tarea de todos

Aquí le proporcionamos mucha información, probablemente más de la que esperaba. La buena noticia es que el lugar de trabajo es una colección de profesionales adultos (aunque no siempre parezca así).

Si puede hacer que todos estén en la misma página, siguiendo algunas reglas básicas, el encargado de mantenimiento será una vista rara en sus instalaciones.

Para aquellos que tienen una cantidad significativa de pies cuadrados que cuidar, siempre pueden confiar en soluciones modernas como Limble CMMS para mantener su oficina en óptimas condiciones.