¿Es su almacén de MRO una trampa de productividad?

La clave para cualquier proceso de trabajo de mejores prácticas es garantizar que cualquier actividad que se esté realizando se lleve a cabo de la manera más eficaz, eficiente y segura posible, preferiblemente al menor costo total posible. En el mundo de la gestión de materiales, y específicamente dentro del entorno del almacén MRO (mantenimiento, reparación y operaciones), hay una serie de procesos de trabajo de mejores prácticas que están diseñados para gestionar y controlar el inventario del almacén (y la inversión asociada) y otros recursos ( personas, equipos, información, etc.) en sus niveles óptimos, que incluyen:

• Agregar / cambiar / eliminar proceso
• Recuento cíclico
• Análisis ABC
• Compra y agilización
• Inspección entrante / aseguramiento de la calidad
• Recepción y almacenamiento
• Preparación y entrega
• Proceso de repuestos reparables
• Volver a inventario / proveedor
• Revisión de obsolescencia

Tener (o no tener) procesos y procedimientos efectivos, eficientes y seguros para los elementos anteriores (y otros) determinará en gran medida las capacidades potenciales de la organización de su almacén. La mera existencia de mejores prácticas documentadas proporciona una herramienta de comunicación para garantizar que la fuerza laboral tenga el nivel adecuado de conocimiento y comprensión de cuáles son las mejores prácticas y cómo se relacionan entre sí. La ejecución también es fundamental. La medida en que estos procesos y procedimientos se implementen y se sigan también afectará el rendimiento general de la operación de su almacén.

Pero incluso con procesos de “clase mundial” y una ejecución impecable, existen muchas oportunidades para que sucedan cosas dentro del almacén que afectarán la productividad si no se cuenta con los fundamentos correctos. Por ejemplo:

• Disposición y utilización ineficientes de estantes, estantes y contenedores, lo que requiere tiempo adicional para almacenar, recoger o mover materiales
• Software y soporte de sistema inadecuados para el mantenimiento de datos y el seguimiento de transacciones, lo que da como resultado la pérdida de información clave o el seguimiento fuera del sistema
• Falta de existencias y errores de inventario que causan escasez de materiales requeridos, retrasos en completar el trabajo de mantenimiento y / o pérdida de producción
• Tareas de almacenista asignadas de manera restringida y / o falta de capacitación cruzada que reduce la utilización de recursos e impide la cobertura para los empleados perdidos

Lo crea o no, sin embargo, uno de los mayores obstáculos para la productividad radica en un dato aleccionador que hemos encontrado en base a muchos años y varios cientos de ejemplos de evaluación de las operaciones de almacén:del 40 al 50 por ciento de todos los departamentos de mantenimiento tienen un “ almacén "abierto", donde está en vigor el "sistema de honor".

Un almacén abierto no es necesariamente uno con puertas sin llave o faltantes, ¡aunque vemos muchos de esos! Ni siquiera tiene que significar que el almacén no esté vigilado. Sin embargo, sí implica que el acceso generalmente no está restringido, que hay controles limitados (si los hay) implementados y que las personas que ingresan al almacén son esencialmente libres de vagar sin supervisión durante el tiempo que quieran y sacar lo que quieran. Sí, se supone que deben registrar lo que han retirado, de ahí el concepto de "sistema de honor", que por lo general no es un sistema, ni es completamente honorable, y casi nunca es efectivo.

Con lo posible A excepción de una verdadera emergencia, incluso si las piezas tomadas están debidamente verificadas, la gran cantidad de tiempo que dedican los mecánicos a viajar hacia y desde el almacén, mirar escaparates para encontrar lo que necesitan y completar el papeleo es en gran medida improductivo. Este es un tiempo que sería mejor gastar haciendo que los mecánicos trabajen en el equipo, que es por lo que se les paga. Sin embargo, no es raro encontrar organizaciones de mantenimiento que afirman "necesitar más personas" mientras sus mecánicos dedican una hora o más al día a estas actividades sin valor agregado.

Lo que también vemos a menudo en Este tipo de entorno es el que el mantenimiento pretende tener una total y total falta de confianza en “el almacén” para tener lo que necesitan (o quieren) cuando lo necesitan (o quieren). De lo que no se dan cuenta es de que en realidad están reflejando su propia incapacidad para seguir el simple "sistema de honor". Para sortear esta barrera percibida, hacen todo lo posible, a menudo eludiendo el procedimiento establecido, para garantizar que haya "existencias de seguridad" adecuadas de piezas almacenadas en casilleros, escritorios, remolques, espacios abiertos, etc.

Por supuesto que nada de este material se rastrea en el sistema de control de inventario, por lo que muy pocas personas saben dónde está, o incluso si existe. Cuando surge un requisito, es posible que el artículo no esté en el almacén y nadie sepa que está en el sitio, por lo que se vuelve a comprar, generalmente de forma urgente con tarifas de expedición adicionales y / o cargos de transporte premium añadidos. Ah, y ya que estamos en eso, solo para asegurarnos de que esto nunca vuelva a suceder, si necesitamos uno, ¡obtengamos dos y eliminemos el adicional!

Es fácil reconocer que esto es ineficiente. y costoso. Sin embargo, lo que muchas personas no comprenden es que existen otros impactos secundarios, como:

• Aumento de la recepción de piezas incorrectas o de mala calidad, generalmente debido a las prisas y / o a que las personas equivocadas toman decisiones de abastecimiento
• Inventarios abultados, tanto dentro como fuera de los libros
• Mayor obsolescencia, debido a que los materiales no se controlan correctamente

Todos estos impiden la comunicación, la coordinación y la cooperación, y erosionan aún más la relación de confianza entre el mantenimiento y "el almacén".

Para optimizar completamente la productividad de las operaciones combinadas de mantenimiento y almacenamiento, es importante tener la infraestructura fundamental (edificios, diseños, recursos, etc.) en su lugar, así como los procesos de trabajo de mejores prácticas. . Pero lo primero y más importante es establecer la relación de trabajo (¿me atrevo a decir "asociación") entre los dos grupos que define los roles y responsabilidades de cada individuo. Permitir que los mecánicos se concentren en el mantenimiento y la confiabilidad de los equipos mientras el personal del almacén administra los materiales no solo optimizará la productividad de la fuerza laboral, sino que también puede tener otros beneficios importantes:

• Disminución de los requisitos / gastos de material debido a reparaciones menos costosas y menos costosas
• Disminución de los costos de expedición debido a menos desabastecimientos y pedidos urgentes
• Mayor precisión de los datos
• Inventario obsoleto mínimo
• Servicio de proveedor confiable y niveles de calidad
• Menos lesiones / accidentes

Si estas cosas son importantes para usted, y se encuentra en el grupo del 40 al 50 por ciento mencionado anteriormente, cierre su almacén, coloque a las personas y los procesos adecuados en su lugar y salga de la trampa de la productividad.

Este artículo apareció por primera vez en la edición de septiembre del boletín informativo RxToday de Life Cycle Engineering.

Acerca del autor:
Doug Wallace, CPIM, tiene más de 30 años de experiencia combinada en operaciones de cadena de suministro y consultoría de gestión, especializándose en las áreas de planificación empresarial global, control de producción e inventario y gestión de materiales. Como experto en la materia de gestión de materiales para Ingeniería de ciclo de vida), su enfoque principal es implementar las mejores prácticas en adquisiciones, operaciones de almacén, optimización de inventario y utilización de sistemas de información y negocios asociados. Puede ser contactado en [email protected]. Para obtener más información sobre la ingeniería del ciclo de vida, visite www.LCE.com.