Ideas sobre la contratación externa de trabajos de mantenimiento

Un objetivo importante con los contratistas es convertir a algunos de ellos en miembros del equipo. Pueden ayudar con todo tipo de decisiones relacionadas con el mantenimiento (especialmente durante las paradas). Para fomentar la asociación, permita que estos contratistas obtengan algún beneficio de su trabajo. Como miembros del equipo y con el tiempo, velarán por sus intereses cuando no esté presente.

Incluso cuando la embarcación sea interna, continúe utilizando ocasionalmente a otros contratistas. Esto actúa como un control y balance del miembro del equipo para ver si el precio, la calidad o la entrega se han desviado.

El grado de contratación externa no tiene ningún impacto en su necesidad de un sistema de mantenimiento preventivo, de un análisis eficaz de la causa raíz de las fallas o de una organización receptiva. Incluso con buenos contratistas, el gerente debe participar en la actividad de RFCA y PM.

Tipos de trabajo comúnmente contratados:

1. Estacional (terreno, remoción de nieve)
2. Trabajo único (construcción)
3. Trabajo de baja calificación (donde el proveedor puede contratar a un precio más bajo que usted y tiene supervisión para administrar a estos trabajadores con salarios más bajos (por ejemplo, conserjes))
4. Trabajo altamente calificado (solución de problemas de electrónica)
5. Trabajo que requiere una licencia o certificado que no tiene en casa (soldadura certificada)
6. Puede contratar cualquier función, incluida la operación completa de su departamento de mantenimiento

Los mejores gerentes equilibran sus necesidades de trabajo con la verdadera economía general.

15 razones para contratar a un contratista:

1. Ahorre dinero.
2. Es un trabajo demasiado grande.
3. Mejore la calidad.
4. Falta de habilidad interna (servicio de servidor de computadora, alarmas, etc.).
5. Falta de la licencia adecuada (incluso si tiene las habilidades).
6. Falta de equipo especializado.
7. Reducir la responsabilidad (ascensores, sistemas contra incendios).
8. Reducir el peligro para los propios empleados (servicio de tanques, eliminación de asbesto).
9. Quiere una opinión externa o necesita un "experto" externo para que le muestre un enfoque completamente nuevo.
10. Entrenamiento (envíe a su mecánico para que lo ayude o únete para mejorar sus habilidades).
11. Ahorre tiempo cuando ya esté ocupado.
12. No quiero administrar el trabajo (contratar al contratista para que lo haga, como para un cierre parcial).
13. Quiere la flexibilidad.
14. Política, como un desacuerdo con la alta dirección sobre la cantidad de horas que debería tomar un trabajo, u otras razones políticas.
15. No quiere perder el control de proyectos existentes para dejar espacio para uno nuevo y grande.

Nueve razones para no contratar a un contratista (preocupaciones comunes):

1. Pérdida de control.
2. Demasiado lento o muy costoso para una respuesta rápida.
3. ¿Está el trabajo lo suficientemente bien definido como para subcontratar? ¿Cómo sabrá si está obteniendo el valor de su dinero? No tiene tiempo para definir el alcance del trabajo.
4. ¿Existe una imagen negativa del uso de contratistas?
5. Posibles problemas de calidad en los que el contratista toma atajos a sabiendas.
6. Problemas para completar el último 5 por ciento del trabajo (incluso cuando retiene dinero).
7. Dependencia:puede volverse dependiente y no puede hacer nada sin el contratista.
8. Un estafador te estafó.
9. Un contratista bien intencionado está fuera de su área de especialización en su trabajo.

Consejos de personas en las trincheras para que las contrataciones sean más sencillas:

1. Definir la obra a contratar. Cuanto mejor sea la definición en las primeras etapas, mejor saldrá el trabajo. Evite especificaciones sueltas (tanto en los materiales como en el trabajo a realizar).

2. Junto con el número 1 anterior, comunique sus ideas al contratista. Asegúrese de que entiendan. ¿Hubo un encuentro de mentes? Analice la calidad de los materiales necesarios.

3. Negociar y adjudicar el contrato. En trabajos más grandes, consulte las finanzas, el crédito, los seguros y el personal. Visite otros trabajos para ver su calidad y llame a referencias. Por supuesto, no pierda de vista los documentos del contrato. Mantenga un juego justo y completo de documentos contractuales.

4. Tenga en cuenta y evite, si es posible, las apuestas bajas. Negociar un horario de extras. Una estratagema común es rebajar la oferta para conseguir el trabajo e inundar la empresa con pequeños extras. Agregue cláusulas como "todos los extras no incluidos en el precio original deben acordarse por escrito antes del comienzo del trabajo".

5. Asegúrese de especificar las cláusulas de deducción en el contrato. Explique lo que devolverá y cuándo lo cargará. Por ejemplo, la eliminación de escombros, la limpieza y la falta de fechas de finalización firmes.

6. Negociar cláusulas de cancelación. Debe especificar cómo y por qué puede cancelar el contrato. De lo contrario, puede encontrarse con un gravamen de mecánico por un trabajo inadecuado después de no haber pagado el pago final.

7. En las ofertas de servicios en curso, evite tanto un plazo de contrato demasiado corto como un plazo de contrato demasiado largo. Si el plazo es demasiado corto, el contratista registrará excesivamente los costos de movilización. Si el plazo es demasiado largo, es posible que se quede atascado con un proveedor apenas adecuado sin una manera fácil de mejorar la situación.

8. Sea lo más completo posible acerca de las responsabilidades, quién suministra qué, dónde descargar, reglas del sitio (seguridad, contacto con el usuario, limpieza, seguridad, llaves, etc.). Debe haber declaraciones sobre cómo se dejará el sitio al final de cada día de trabajo. ¿Quién es responsable del cierre, las barricadas, la gestión del tráfico, la limpieza y la eliminación de escombros? El acuerdo también debe incluir quién es responsable de los permisos y planes municipales.

9. Inspeccione las pólizas de seguro del contratista. Tenga un acuerdo sobre lo que sucede cuando (si) el contratista daña su propiedad (o peor aún, daña la propiedad de un vecino que luego podría demandarlo; o podría arruinar una buena relación). Exigir un certificado de seguro actualizado que cubra:responsabilidad general, siniestro (daños a la propiedad), indemnización por accidentes de trabajo, responsabilidad del automóvil, y si cometieron negligencia en el diseño y errores y omisiones. Los contratistas más pequeños (propietarios únicos) no necesitan compensación de trabajadores. Consulte con su abogado o su profesional de seguros.

10. Defina el rendimiento y cómo se vería un buen trabajo. Agregue una cláusula como “Se espera que todo el trabajo se realice de manera profesional y con mano de obra. Todo el trabajo cumplirá con los códigos de construcción de la ciudad aplicables ”.

11. Prepara la zona a trabajar. Retire tanto como sea posible para evitar roturas y robos. Si está indicado, aísle el área para que los contratistas no tengan motivos para deambular.

12. Gestionar al contratista. Mantenga un registro del trabajo a medida que se desarrolla y proporcione comentarios. Realice inspecciones frecuentes y documente los resultados. Tenga un cronograma planificado funcional y compare el progreso con las proyecciones. Los problemas deben identificarse lo antes posible.

13. Administre los acuerdos sobre los montos de los pagos a realizar, cuándo, etc. Evite el mantenimiento de registros descuidado. Exigir recibos pagados para demostrar que se ha pagado a los subcontratistas y proveedores de materiales. Obtenga una liberación de todos los formularios de gravamen firmados antes del último pago. Si no lo hace, podría haber pagado al contratista general y aún así tener embargos de suscriptores no pagados. Consulte con su departamento legal sobre las leyes de gravamen en su estado y asegúrese de estar cubierto.

14. Resuelva las disputas con prontitud. Evite demoras interminables en la resolución de disputas o terminará en la corte.

15. Evalúe a cada contratista de forma periódica para determinar la calidad, el servicio, el costo y el cumplimiento de los términos del contrato. Escriba una narrativa breve para poner en el archivo sobre cómo salió el trabajo.

Acerca del autor:
Joel Levitt es un destacado formador de profesionales de mantenimiento. Ha capacitado a más de 10,000 líderes de mantenimiento de 3,000 organizaciones en 20 países en más de 500 sesiones. Desde 1980, ha sido presidente de Springfield Resources, una firma de consultoría de gestión que brinda servicios a clientes de todos los tamaños en una amplia gama de problemas de mantenimiento. Tiene casi 25 años de experiencia en muchas facetas del mantenimiento, incluso como diseñador de control de procesos, inspector de equipos de origen, electricista, técnico de servicio de campo, trabajador de la marina mercante, gerente de fabricación y administrador de propiedades. Antes de eso, Levitt trabajó para un proveedor de CMMS y en la gestión de fabricación. Para obtener más información, visite www.maintrainer.com o llame al 800-242-5656.