Guía Estratégica para Externalizar Mantenimiento: Convirtiendo Contratistas en Socios de Confianza

Convertir un grupo selecto de contratistas externos en miembros integrales del equipo puede desbloquear una riqueza de experiencia, especialmente durante paradas críticas. Al permitirles beneficiarse de sus contribuciones, crea una asociación que naturalmente se alinea con los intereses a largo plazo de su organización.

Incluso cuando las funciones centrales de mantenimiento se manejan internamente, el uso periódico de contratistas externos proporciona una valiosa verificación de precios, calidad y entrega, asegurando que su equipo interno se mantenga competitivo.

Contratar fuera no reemplaza la necesidad de un sistema de mantenimiento preventivo, análisis de causa raíz de fallas o una organización receptiva. Los gerentes deben permanecer activamente involucrados en ambos procesos de RCFA y PM, independientemente de quién realice el trabajo.

Tipos de Trabajo Comúnmente Contratados

1. Tareas estacionales como jardinería y remoción de nieve.
2. Proyectos únicos como construcción o mejoras mayores.
3. Mano de obra de baja calificación donde proveedores pueden contratar personal costo-efectivo, ej. servicios de limpieza.
4. Tareas de alta calificación como solución de problemas de electrónica.
5. Trabajo que requiere licencia o certificación que le falta internamente, ej. soldadura certificada.
6. Externalización completa de operaciones de un departamento de mantenimiento.

15 Razones para Contratar un Contratista

1. Ahorro de costos.
2. Trabajos que exceden capacidad interna.
3. Mejora de calidad mediante experiencia especializada.
4. Brechas de habilidades (ej. servicio de servidores informáticos, sistemas de alarma).
5. Falta de licencias requeridas.
6. Acceso a equipo especializado.
7. Reducción de responsabilidad para sistemas de alto riesgo.
8. Mitigación de peligros para personal interno.
9. Perspectiva fresca o nuevas soluciones de un experto externo.
10. Oportunidades de capacitación para sus propios técnicos.
11. Ahorro de tiempo cuando ya está sobrecargado.
12. Delegar gestión de trabajo para paradas parciales.
13. Flexibilidad para escalar arriba o abajo rápidamente.
14. Restricciones políticas o gerenciales en asignación de recursos.
15. Preservar control de proyectos existentes mientras aborda nuevos.

9 Razones Comunes para No Contratar un Contratista

1. Pérdida de control sobre ejecución del proyecto.
2. Tiempos de respuesta más lentos o costos más altos para trabajo urgente.
3. Alcance poco claro – dificultad para medir valor por dinero.
4. Percepción negativa de usar contratistas.
5. Riesgo de recortar esquinas y comprometer calidad.
6. Trabajo final incompleto, especialmente el último 5%.
7. Dependencia que limita agilidad organizacional.
8. Potencial de fraude o sobrecargos.
9. Externalizar más allá de la experiencia del contratista.

Consejos de Expertos de la Industria para Suavizar el Proceso de Contratación

1. Defina claramente el alcance de trabajo temprano; evite especificaciones vagas.
2. Asegure entendimiento mutuo – realice reunión de arranque para alinear expectativas.
3. Vete contratistas a fondo: revise finanzas, crédito, seguros y referencias pasadas.
4. Evite ofertas a la baja; negocie un cronograma de extras y proteja contra costos ocultos.
5. Especifique cláusulas de deducción para remoción de escombros, limpieza y plazos incumplidos.
6. Incluya disposiciones de cancelación que protejan sus intereses.
7. Establezca un plazo de contrato apropiado – demasiado corto infla costos de movilización, demasiado largo lo ata.
8. Documente responsabilidades, suministros, ubicaciones de descarga, reglas de seguridad y expectativas de limpieza del sitio.
9. Verifique cobertura de seguro: responsabilidad general, daño a propiedad, compensación laboral, responsabilidad auto y E&O para trabajo de diseño.
10. Defina estándares de desempeño: mano de obra profesional y cumplimiento de todos los códigos aplicables.
11. Prepare el área de trabajo para minimizar daño y robo; considere aislamiento del sitio.
12. Gestione activamente al contratista – rastree progreso, realice inspecciones y dé retroalimentación oportuna.
13. Mantenga registros de pago rigurosos; asegure liberaciones de gravamen antes del pago final.
14. Resuelva disputas rápido – evite litigios prolongados.
15. Evalúe cada contratista regularmente por calidad, costo, servicio y cumplimiento contractual.

Sobre el Autor

Joel Levitt es un entrenador líder de profesionales de mantenimiento, habiendo guiado a más de 10.000 líderes de 3.000 organizaciones en 20 países en más de 500 sesiones. Desde 1980, ha servido como presidente de Springfield Resources, una firma de consultoría de gestión que aborda desafíos de mantenimiento para clientes de todos los tamaños. Con casi 25 años de experiencia práctica – como diseñador de control de procesos, inspector de equipos, electricista, técnico de servicio de campo, trabajador de marina mercante, gerente de manufactura y gerente de propiedades – Levitt aporta una rara mezcla de teoría y práctica. Para más información, visite www.maintrainer.com o llame al 800-242-5656.