La fórmula perfecta para alinear operaciones y mantenimiento

Cuando las operaciones y el mantenimiento no funcionan bien juntos, puede resultar costoso. Y desordenado. Tome esta historia de un fabricante de alimentos como ejemplo.

La instalación utiliza una laminadora, que hace rodar enormes bolas de masa. La laminadora debe limpiarse todos los días. El equipo de producción limpia periódicamente la máquina con agua. Solo hay un problema con esto:el agua hace que la masa se apelmace y rompa la máquina. Como resultado, el mantenimiento de emergencia es la norma.

Si esta situación le resulta familiar, no está solo. Ocurre miles de veces al día. Las operaciones y el mantenimiento tienen diferentes objetivos, motivaciones y procesos. El resultado es confusión, frustración y acusaciones. Esto no es bueno para el negocio ni para la salud de los empleados.

Este artículo trata sobre cómo aprender a romper ese ciclo y mejorar la alineación entre las operaciones y el mantenimiento, que incluye:

• Métricas para compartir
• Cómo aumentar la colaboración
• Consejos para construir procesos conjuntos

Por qué alinear las operaciones y el mantenimiento debe ser su máxima prioridad

Cualquier fabricante que trabaje para reducir el desperdicio está liderando el grupo o está a punto de separarse del campo. Como prueba de ello, no busque más allá del hecho de que los fabricantes desperdician el 20% de cada dólar que gastan.

Los desechos a menudo aparecen durante la producción, como lo destacan estas estadísticas aterradoras (cortesía de Automation.com):

• Las grandes instalaciones industriales pierden más de 323 horas de producción al año debido al tiempo de inactividad no planificado
• El costo anual promedio del tiempo de inactividad es de $ 532,000 por hora o $ 172 millones por planta
• El costo del tiempo de inactividad para los fabricantes de Fortune 500 es igual al 8% de los ingresos anuales

Costo del tiempo de inactividad Automotriz FMCG / CPG Industria pesada Petróleo y gas Horas de tiempo de inactividad no planificadas por instalación cada mes 29252332 Costo por hora de tiempo de inactividad $ 1,343,400 $ 23,600 $ 187,500 $ 220,000

Los costos enormes son una cosa. Pero los retrasos en el trabajo, el mantenimiento reactivo y las compras de emergencia también tienen un costo mental y físico.

Mejorar la relación entre las operaciones y el mantenimiento es fundamental para reducir el tiempo de inactividad en su origen.

“Cuando el mantenimiento y las operaciones están alineados, permite que la empresa encuentre problemas dentro de las operaciones”, dice Jason Afara, ingeniero senior de soluciones de Fiix.

“Y luego, los líderes empresariales pueden tomar decisiones informadas sobre cómo corregir estos problemas con los recursos adecuados. Convierte los juegos de adivinanzas y de culpar a los demás en un esfuerzo unificado ".

Dónde alinear los procesos de operaciones y mantenimiento

Planificación del tiempo de inactividad programado

La definición de mantenimiento eficiente es mantener el equipo en funcionamiento con el menor tiempo de inactividad posible. Por supuesto, esto es más fácil decirlo que hacerlo. El equipo de producción tiene cuotas que cubrir. Cualquier cosa que se interponga en el camino para alcanzar ese objetivo es una amenaza. Eso incluye mantenimiento.

"Lucharíamos contra las operaciones solo para obtener un poco de mantenimiento en una máquina", dice Jason, recordando su tiempo como gerente de mantenimiento.

Todo esto es demasiado común e improductivo. Afortunadamente, hay dos formas en que el mantenimiento y las operaciones pueden crear un plan de mantenimiento preventivo que beneficie a ambos grupos:

1. Use datos para comparar el impacto del mantenimiento con el impacto de la falla
2. Desarrolle procesos compartidos que reduzcan la cantidad de tiempo de inactividad programado

El primer paso es que ambos equipos comprendan cómo sus actividades afectan el rendimiento del equipo. Una vez más, suele ser más complicado de lo que parece.

“Aquí es donde los departamentos de mantenimiento generalmente fallan”, dice Charles Rogers, consultor de implementación senior en Fiix con más de 33 años de experiencia en mantenimiento.

“No tienen datos para respaldar sus solicitudes. Debe poder probar su caso y demostrar que si no realiza el mantenimiento a tiempo, habrá consecuencias mucho peores en algún momento, probablemente más temprano que tarde ".

La mejor manera de alinear sus esfuerzos es determinar el riesgo aceptable y las consecuencias del fracaso como un solo equipo. Comparta información sobre modos de falla comunes, la frecuencia con la que se espera que ocurran, así como los tiempos y costos de reparación de cada uno. Compare esto con la frecuencia del mantenimiento programado, el tiempo que lleva realizar estas tareas y los costos involucrados.

La cuantificación de la diferencia deja en claro que programar descansos frecuentes en la producción para el mantenimiento es una mejor manera para que ambos equipos logren sus objetivos y eviten fallas grandes que consumen mucho tiempo.

Use esta plantilla FMEA para calcular el riesgo de falla y priorizar el mantenimiento

La creación de procesos compartidos entre operaciones y mantenimiento permite a los equipos compartir y actuar datos. Por ejemplo, permite a los operadores detectar pequeñas fallas y a los técnicos de mantenimiento responder a ellas más rápidamente. Ejemplos de estos procesos incluyen:

• Reuniones periódicas entre los líderes de operaciones y mantenimiento para discutir la producción y los programas de mantenimiento preventivo, cambios en las especificaciones de las máquinas u otras actualizaciones
• Reuniones trimestrales entre los dos equipos para discutir éxitos, desafíos, soluciones y análisis de la causa raíz
• Un proceso de solicitud de trabajo que permite a los operadores de máquinas identificar problemas de manera rápida y segura y permite a los técnicos priorizar y responder a problemas con una interrupción mínima

Creación de trabajo compartido y responsabilidades claras

Cualquier mención de operaciones y mantenimiento trabajando juntos conducirá inevitablemente a hablar de mantenimiento productivo total (TPM). Puede leer una breve introducción a TPM aquí, pero la idea es que todos en una empresa (desde técnicos hasta contables) sean responsables y estén involucrados en el mantenimiento.

Hacer que las operaciones formen parte del proceso de mantenimiento es una de las formas más fáciles y efectivas de comenzar a construir un programa TPM. A continuación, se muestra un ejemplo de cómo se podría hacer:

12 formas en las que puede usar las órdenes de trabajo para iniciar su programa TPM

La clave para que estos procesos compartidos sean exitosos es crear responsabilidades laborales claras. Cuando las personas saben exactamente lo que deben hacer, le ayuda a:

• Proporcione la capacitación y los materiales adecuados a las personas adecuadas.
• Cree cronogramas y presupuestos precisos
• Pruebe nuevos procesos, optimícelos y amplíelos
• Elija datos incorrectos y descubra la causa raíz de los mismos

Comience a definir responsabilidades claras creando un tipo de mantenimiento para los operadores. Esto le permite realizar un seguimiento de la cantidad de trabajo que está dedicando a las operaciones. También le ayuda a diseñar plantillas de órdenes de trabajo para que los operadores sepan qué hacer y adónde ir si cambia el alcance del trabajo.

Creación de cronogramas de trabajo realistas

Cuando las operaciones y el mantenimiento saben cuánto tiempo se tarda en hacer las cosas, es más fácil establecer programas, presupuestos y objetivos en consecuencia. También evita retrasos invisibles, reduce la frustración y fomenta el respeto entre los dos equipos. Pero no es útil compartir los cronogramas de mantenimiento si no son precisos. Existen algunas estrategias para asegurarse de que las expectativas coincidan con la realidad:

1. Mire los registros de mantenimiento del equipo. Identifique el trabajo que frecuentemente toma más tiempo de lo esperado y ajuste los plazos en consecuencia.
2. Analice los datos de su orden de trabajo para encontrar MP con una alta tasa de mantenimiento de seguimiento requerido. Téngalo en cuenta en su informe para el equipo de operaciones.
3. Tenga en cuenta las partes de una orden de trabajo que quedan fuera del tiempo real de la llave. Eso incluye recuperar piezas, completar procedimientos de seguridad y ejecutar pruebas en máquinas.

Proporcionar cronogramas realistas no siempre significa que sus horarios coincidirán. Pero sí ayuda a operaciones y mantenimiento a conversar sobre lo que se puede hacer en el tiempo que tiene. Al determinar qué mantenimiento se puede sacrificar por la producción, aquí hay algunas preguntas que debe hacerse:

Cinco formas de construir una relación sólida entre operaciones y mantenimiento

Sus equipos de operaciones y mantenimiento pueden ser mejores amigos. O tal vez haya algo de tensión entre ellos. Cualquiera que sea la relación, siempre existe la oportunidad de mejorarla con algunas estrategias simples.

Cree varias formas para que los dos equipos se comuniquen

Comunicarse con otros equipos es a menudo una de las primeras actividades que se abandonan cuando el trabajo se llena. Por eso es necesario que existan procesos formales para mantener el flujo de información. La creación de canales dedicados para la comunicación podría incluir:

• Reuniones de equipo:las reuniones periódicas crean un espacio para que se escuche la voz de todos y para mantener visibles los desafíos, los planes y las actualizaciones.
• Canales para publicar y ver actualizaciones:puede ser cualquier cosa, desde una pizarra hasta un grupo de WhatsApp, o un portal de solicitud de trabajo digital para rastrear el estado de las solicitudes
• Revisiones entre pares:este es un proceso en el que los miembros del equipo de operaciones y mantenimiento se revisan entre sí de forma anónima para identificar cómo pueden trabajar mejor juntos

Hay algunos datos clave para discutir cuando trabaja en estos canales:

• Actualizaciones de las máquinas:muestra cambios en las especificaciones, problemas potenciales, riesgos de seguridad o actualizaciones de los procedimientos operativos estándar.
• Horarios:hable sobre el trabajo futuro, los riesgos o los conflictos, lo que se necesita para tener éxito y cualquier cambio con respecto a lo que se discutió anteriormente
• Informes:revise los objetivos, el progreso, las tendencias preocupantes o los principales éxitos en sus informes.
• Obstáculos y soluciones:discuta los principales desafíos o preguntas que tenga su equipo y colabore en formas de eliminar esos obstáculos.
• Planificación a largo plazo:descubra cómo ambos equipos pueden mejorar continuamente, incluida la forma de administrar mejor los presupuestos, alcanzar los objetivos a largo plazo y desarrollar nuevas habilidades

Tener un marco para la comunicación entre operaciones y mantenimiento le permite convertir la conversación en acción. Aquí hay algunas reglas básicas:

• Céntrese en las soluciones, no en la culpa:encontrar una solución debe ser el objetivo de todas sus conversaciones
• Céntrese en el colectivo:encuentre soluciones que funcionen para todos, en lugar de intentar ganar una discusión o una batalla por su equipo
• Desarrolle un ciclo de retroalimentación:cree confianza actuando sobre retroalimentación y manteniendo a todos al tanto del progreso
• Valorar la coherencia, pero mantenerse flexible:comprometerse a comunicarse, pero comprender que es posible que las reuniones deban moverse de vez en cuando si ocurre una emergencia
• Cree una agenda para todas las reuniones:tenga un plan de lo que va a hablar para que pueda aprovechar al máximo el tiempo de todos

Establezca los mismos objetivos

Habrá menos fricción entre las operaciones y el mantenimiento cuando los dos equipos definan el éxito de la misma manera. Puede haber diferentes ideas sobre cómo lograr su objetivo, pero ambos departamentos se moverán en la misma dirección.

“En el peor de los casos, estos departamentos son hermanos que luchan constantemente”, dice Jason.

“Pero en el mejor de los casos, están trabajando juntos para lograr los mismos objetivos, celebrando juntos cuando alcanzan esos objetivos y uniendo fuerzas para volver al camino cuando no lo hacen.

Hay algunas métricas de las que tanto las operaciones como el mantenimiento pueden compartir la responsabilidad:

1. Arranques limpios después del mantenimiento y rendimiento de primer paso / bien de primer paso:ambos números tienen como objetivo medir la eficiencia y el desperdicio
2. Costo total por unidad de producción:tanto las operaciones como el mantenimiento pueden ser responsables de reducir los costos al tiempo que se mejora la calidad
3. Tiempo dedicado a respaldar la producción / mantenimiento:el seguimiento del tiempo que cada equipo dedica a respaldar al otro lo ayudará a asignar recursos y crear planes de contratación efectivos
4. Tiempo de inactividad no planificado (últimos 90 días):vea el impacto del mantenimiento preventivo y los procesos compartidos que hacen que este trabajo sea eficiente
5. Tiempo medio para detectar y reparar:todos participan en la búsqueda y reparación de fallas antes de que provoquen fallas, y hacerlo con la menor cantidad de interrupciones posible para el negocio

Utilice esta plantilla para crear objetivos compartidos entre operaciones y mantenimiento

Integrar sistemas de producción y mantenimiento

Es fácil para las operaciones tener una visión negativa del mantenimiento cuando su única exposición es una avería o interrupción del servicio. La integración de los sistemas utilizados para la producción y el mantenimiento proporciona visibilidad del trabajo de cada equipo. Esto les permite ver el impacto positivo de cada departamento y ayudarse mutuamente a lograr aún más.

El equipo de mantenimiento de Ryan Robinson es un gran ejemplo de cómo la integración del software de mantenimiento con equipos y sistemas de producción puede ofrecer resultados increíbles. Ryan, el gerente de la tienda de un productor mayorista de árboles, conectó sensores en varias máquinas con un CMMS. Esto le proporcionó los datos que necesitaba para optimizar los intervalos de mantenimiento y aumentar la eficiencia de la producción.

“Como sabemos cómo se usa el equipo a diario, tenemos una idea de lo que se espera del mantenimiento mañana, al día siguiente y al día siguiente”, dice Ryan.

Ryan también pudo usar estos datos para detectar vehículos con altos tiempos de inactividad. Le llevó esta información al administrador de la granja, quien descubrió la razón y encontró una solución.

Lea la historia de Ryan

Los equipos de mantenimiento de clase mundial están alineados con las operaciones

Las operaciones y el mantenimiento son el corazón de cualquier empresa con muchos activos y grandes objetivos de producción. Por eso es fundamental que desarrollen una relación sana y procesos formales para trabajar juntos. Los dos equipos deben compartir todo, desde las métricas que buscan hasta los sistemas que utilizan y el cronograma que guía su trabajo. Unir fuerzas les brinda una mejor visibilidad de los desafíos que enfrenta la empresa y el poder para superarlos. Es beneficioso para todos los involucrados.