Domina el Control de Inventario: 51 Consejos Probados para Seleccionar Métodos, Analizar Datos e Implementar Políticas Efectivas

El control de inventario es una función crítica para empresas de todos los sectores. Sin métodos efectivos de control de inventario, la cadena de suministro sufre, no se pueden satisfacer adecuadamente las necesidades de los clientes y, en última instancia, los resultados financieros de la empresa reflejarán estas deficiencias.
Sin embargo, elegir el método adecuado para el control de inventario y desarrollar políticas efectivas que garanticen el cumplimiento de los procesos, mejorar la precisión de los métodos de control de inventario y recopilar datos precisos para entender cómo utilizarlos en otras áreas del negocio son preocupaciones que no tienen soluciones simples y universales.
Por eso, evaluar el escenario empresarial actual de la compañía para identificar necesidades clave y elegir sistemas y desarrollar procesos que se adapten mejor a estas necesidades únicas suele ser un primer paso necesario para empresas que seleccionan un sistema de control de inventario por primera vez. También es buena idea que las empresas realicen estas auditorías periódicamente para asegurar que los sistemas y procesos actuales sean adecuados considerando el crecimiento o cambios ocurridos en la organización.
Para ayudar a las empresas a elegir o desarrollar metodologías que se ajusten a sus requisitos empresariales, hemos compilado una lista de 51 consejos de expertos sobre métodos de control de inventario, que van desde información para elegir el marco o metodología de control de inventario adecuado hasta entender las necesidades únicas de la empresa y crear y hacer cumplir políticas efectivas de control de inventario. Para navegar por consejos en una sección específica, use los enlaces a continuación para ir a cada categoría.
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• Elección del Método de Control de Inventario Adecuado
• Conceptos Básicos de Control de Inventario
• Consejos de Recolección y Análisis de Datos para un Control de Inventario Efectivo
• Conocer tu Inventario y las Necesidades de tu Empresa
• Creación de Políticas Efectivas de Control de Inventario

Elección del Método de Control de Inventario Adecuado

1. El método de control de inventario Min-Max te ayuda a definir cuánto inventario debes mantener para artículos específicos. "Tras un cuidadoso examen de tus necesidades de inventario, estableces dos líneas: una en la parte superior y otra en la inferior de cuánto de cada producto debes tener en stock. Cuando alcanzas la línea inferior, pides suficiente de ese producto para no superar la línea superior. Mientras estés en el medio, estás bien.
Pros: Este método es simple y hace que la tarea de equilibrar el inventario sea bastante sencilla.
Contras: Su simplicidad podría llevar a problemas porque podrías pedir demasiados productos o quedarte sin stock antes de que lleguen." – Robert Lockard, 4 Inventory Control Methods You Need to Know, Inventory System Software; Twitter: @Fishbowl
2. El método ABC es uno de los métodos de control de inventario más utilizados en algunos sectores. "Este es uno de los métodos comunes usados en la industria minorista y a veces se combina con otros métodos para un mejor control del inventario. Es más una técnica de clasificación de inventario donde los productos se clasifican según su contribución a las ventas e importancia en su plan de surtido.
Los productos de Categoría A serán los máximos generadores de ventas y productos insignia con mayor margen. Generalmente, el 20% superior de los productos en el surtido que contribuyen al 80% de las ventas totales se clasifican en la categoría A, donde se requiere un control estricto del inventario para asegurar que no haya pérdida de ventas. El 20% de los productos que contribuyen al 80% de las ventas se conoce como Regla 80-20 o Principio de Pareto.
Los productos de Categoría C son los de menor contribución a las ventas. Estos artículos son marginalmente importantes para el negocio y se mantienen solo para satisfacer requerimientos del cliente.
Los productos de Categoría B son importantes para el minorista pero menos importantes comparados con los de Categoría A." – Suresh Ram, Types of Inventory Control Systems, Discuss Retail in Detail
3. El Inventario Gestionado por el Proveedor (VMI) es una opción para algunos sectores. "Como su nombre indica, el inventario gestionado por el proveedor (VMI) es inventario que gestiona el proveedor. Y aunque puede haber más matices, como mínimo esto significa que el proveedor determina cuándo reponer y cuánto reponer.
El inventario gestionado por el proveedor no es nada nuevo; de hecho, lleva mucho tiempo existiendo y es mucho más común de lo que piensas. Si alguna vez trabajaste en un restaurante, habrás visto al 'chico del pan' aparecer cada día, revisar tu inventario (mirar físicamente tus panes, bollos, etc.), ir a su camioneta y reabastecerte. En una barbería, muchos de los productos capilares que tu barbero vende o usa también son gestionados por el proveedor. En este caso, probablemente sea el representante de ventas de ese producto quien 'gestiona' el inventario, y puede reabastecer la barbería desde el maletero de su coche. En la vieja ferretería independiente, artículos como tuercas, tornillos, arandelas, juntas tóricas, etc., a menudo eran gestionados por el proveedor. En empresas más grandes, puedes tener tus cajas de envío, suministros de oficina o suministros de limpieza/mantenimiento gestionados por el proveedor." – Dave Piasecki, Vendor-Managed Inventory (VMI): What is it and When Does It Make Sense to Use It, InventoryOps.com

4. El método de control de inventario Just In Time (JIT) se considera una práctica arriesgada, pero reduce el volumen de inventario que una empresa mantiene en stock, lo que puede reducir costos operativos. "El método Just In Time (JIT) funciona para reducir el volumen de inventario que una empresa tiene a mano. Se considera una técnica arriesgada porque solo compras inventario unos días antes de que se necesite para distribución o venta, de modo que los artículos lleguen justo a tiempo para su uso.
JIT ayuda a las organizaciones a ahorrar en costos de mantenimiento de inventario manteniendo niveles de stock bajos, y elimina situaciones donde el stock muerto permanece en estanterías durante meses. Necesitas realizar una investigación exhaustiva sobre hábitos de compra de clientes, demanda estacional y proveedores y canales de transporte confiables antes de implementar JIT en tus operaciones para minimizar riesgos y errores." – Inventory Management Techniques, Trade Gecko; Twitter: @tradegecko
5. Los métodos de inventario multiperíodo tienen dos variantes principales: cantidad fija de pedido y pedido en período fijo. "Un modelo de inventario multiperíodo puede tener dos variaciones. Los sistemas de cantidad fija de pedido son donde los pedidos se realizan por una cantidad fija cada vez que se colocan. La colocación de un pedido se hace cuando ocurre un evento, como alcanzar un nivel mínimo de stock. La segunda variación son los modelos de período fijo donde los pedidos se realizan en momentos específicos, por ejemplo, cuando hay una revisión mensual de niveles de stock. La cantidad del pedido dependerá de la cantidad de inventario que se necesite.
Las principales diferencias entre estos modelos son que en un modelo de cantidad fija de pedido debe haber un monitoreo continuo para asegurar que los pedidos se realicen cuando los niveles de inventario se reducen al nivel apropiado. Los niveles de inventario en un modelo de período fijo solo se verifican en el momento en que se debe realizar un pedido. En el modelo de cantidad fija de pedido, los niveles de inventario suelen ser más altos y este sistema tiende a usarse para artículos más caros e importantes. También requiere más tiempo para mantenerse porque los modelos de inventario necesitan medirse constantemente.
Los modelos de cantidad fija de pedido se usan en situaciones muy estables donde la demanda del producto es constante, el tiempo de entrega es conocido y confiable, el precio no varía, los costos de pedido son constantes y todos los pedidos del producto se cumplirán." – Peter Carr, Week 7: Inventory Management, BE 603 Operations and Supply Chain Management (ofrecido por el Conrad Centre for Business Entrepreneurship and Technology en la Universidad de Waterloo); Twitter: @UWaterloo
6. Los métodos de control de inventario más efectivos pueden variar de empresa a empresa, e incluso para categorías de artículos individuales. "Los métodos de control de inventario varían de empresa a empresa, de commodity a commodity y de SKU a SKU. El método de control de inventario que funciona mejor para artículos de movimiento lento podría no funcionar tan bien para artículos de movimiento rápido. Una empresa podría tener 1 millón de SKUs diferentes y usar solo cinco métodos diferentes de control de inventario. Una cosa que recordar: no existe un método perfecto para gestionar inventario. No existe un santo grial o fórmula mágica que resulte en niveles de inventario perfectos. Una empresa solo puede buscar el mejor método que resulte en costos reducidos y niveles de servicio aumentados." – Kenneth Hamlett, Methods for Inventory Control, Chron.com; Twitter: @HoustonChron

7. Aunque no necesariamente exista una metodología de control de inventario única para todos, desarrollar un sistema claro de control de inventario y políticas asociadas es esencial para el éxito de cualquier empresa. "Para entender las diversas técnicas de gestión de inventario, es crucial saber por qué es importante.

• Primero, un inventario mal gestionado puede llevar a un aumento innecesario del capital de trabajo. Los fondos excedentes podrían haber sido dirigidos fructíferamente para impulsar iniciativas de crecimiento de la empresa o esfuerzos de investigación y desarrollo.
• Segundo, una gestión efectiva de inventario llevaría a bajos costos de almacenamiento, lo que a su vez aumentaría las ganancias de la empresa. El espacio de almacenamiento es costoso; si puedes gestionar bien tu inventario y reducir la cantidad de bienes que necesitas almacenar, requerirás menos espacio, lo que reducirá los costos de alquiler de almacén.
• Tercero, puede ayudarte a satisfacer a tus clientes proporcionándoles los productos que necesitan de la manera más rápida. Una mala gestión de inventario conduce a menor disponibilidad de bienes y mayores tiempos de entrega. Por tanto, si quieres ganar esas estrellas de satisfacción del servicio, necesitas gestionar bien tu inventario.
• Cuarto, los bienes almacenados en inventario durante un largo período pueden deteriorarse. Esto genera gastos generales innecesarios en la operación de un negocio. Por tanto, una gestión adecuada de inventario puede ayudarte a reducir esos costos enormemente.
• Quinto, si tienes inventarios dispersos en varias ubicaciones, necesitas un sistema adecuado para gestionar esos inventarios basándote en la demanda y la oferta. Las técnicas de gestión de inventario pueden ayudarte mucho en la gestión de múltiples inventarios." – Laran Joseph, Inventory Management Techniques and Their Importance, Udemy Blog; Twitter: @Udemy_Blog

8. Busca características clave para evaluar sistemas que te permitan gestionar el inventario de tu empresa digitalmente. "No, no nos referimos a usar Excel para rastrear tu inventario. Nos referimos a una solución de Gestión de Inventario que funcione para tu negocio. No todos los programas funcionarán para todos, así que tómate un tiempo para evaluar las características y funciones para asegurar que cumplan con tus necesidades y las de tu negocio. Aquí tienes algunos buenos consejos para evaluar un sistema de gestión de inventario.

• Basado en web: Tener una solución basada en web resultará invaluable. Este tipo de Sistema de Control de Inventario suele ser más económico, ofrece más características y es típicamente más fácil de implementar.
• Inventario Móvil: ¿Puedes llevar tu sistema de Gestión de Inventario contigo? Ser basado en web no es suficiente, así que asegúrate de que tu sistema ofrezca compatibilidad con iPad, iPhone, Android o Windows Mobile.
• Integración de código de barras: El código de barras te permite reducir errores de entrada de datos, acelerar procesos de control de inventario y facilitar tus operaciones diarias.
• Conversión de Unidad de Medida: Usar un sistema que entienda que tu unidad de medida de compra suele ser diferente a tu unidad de medida de inventario es vital. Puedes comprar tu 'widget' por 'caja' a Acme Supply, pero puedes emitir ese mismo 'widget' a tu personal por unidad 'cada uno'. A menudo verás un escenario donde hay 50 'cada uno' en una 'caja' que se pidió. Es vital que tu sistema de gestión de inventario conozca y entienda este proceso.
• Importación de Datos: Importar tus datos inicialmente te ahorrará horas, si no días, de escribir manualmente todos tus suministros. Asegúrate de verificar esta funcionalidad.
• Procesos por Lotes: A nadie le gusta tener que realizar la misma tarea una y otra vez; asegúrate de que el sistema que elijas ofrezca Transacciones Masivas o Procesos Masivos para convertir grandes trabajos en tareas fáciles de realizar.
• Conteos Cíclicos / Físicos: Eventualmente la cantidad de suministros en tus estanterías no será igual a la cantidad de ese artículo en tu Software de Gestión de Inventario, por lo que el Conteo Cíclico o Conteo Físico de tus suministros debe ser rápido y fácil. Asegúrate de que el sistema que selecciones ofrezca una forma rápida y fácil de realizar estas funciones.
• Alertas y Notificaciones: Mantente informado con Alertas de Stock Mínimo y otras notificaciones del sistema automáticamente. A nadie le gustan las sorpresas y con alertas automatizadas nunca volverás a sorprenderte." – 5 Simple Best Practices for Great Inventory Management, The Toolkit Group; Twitter: @TheToolkitGroup

Conceptos Básicos de Control de Inventario
9. Tu sistema de control de inventario debe contener varios elementos clave. "Toda operación de repuestos necesita un sistema de control de inventario de algún tipo, que debe incorporar los siguientes elementos clave:

• Debe avisar al personal de repuestos con mucha antelación de que una pieza se está agotando del stock.
• Debe listar el precio histórico de compra de una pieza para que si el precio cambia, el gerente pueda investigar y determinar si este cambio es un aumento de precio o se debe a una facturación incorrecta.
• Debe listar proveedores que ofrezcan los mejores precios.
• Debe dar tasas de uso pasadas para que el gerente pueda determinar niveles de inventario adecuados.
• Debe requerir la menor escritura posible, particularmente por parte de los mecánicos." – John Dolce, 15 Tips for Improving Your Inventory Control, Utility Fleet Professional; Twitter: @UtilityFleetPro

10. Primero haz un plan, luego ejecuta. "La gestión de inventario es un esfuerzo continuo y concentrado, y un proceso que no debe manejarse únicamente a nivel operativo. Un plan de inventario exitoso también debe involucrar a tus departamentos de marketing, catálogo, comercio electrónico y merchandising.
Al gestionar tu inventario contra un calendario promocional maestro, todos ganan: tu equipo de compras entiende cuándo y cuánto producto comprar, tu proveedor de fulfillment sabe cuándo preparar espacio adicional de almacén, y tu personal de centro de contacto puede anticipar un mayor volumen de llamadas.
Añade pronósticos de ventas de años anteriores a tu calendario de inventario para estar aún más preparado para picos estacionales de demanda." – Steve Warren, 4 Tips for Effective Inventory Management, MultiChannel Merchant; Twitter: @mcmerchant
11. Identifica repuestos críticos para inventario de mantenimiento y asegúrate de que estén en stock en todo momento. "¿Has identificado tus repuestos críticos? Repuestos críticos = Tiempo de entrega largo (4-6 semanas) X Crítico para Equipo de Producción X Alto Costo de Pieza. Estas piezas son como un seguro de vida. Esperas no necesitarlas nunca, pero deben estar en la estantería si las necesitas." – Improving Maintenance Inventory Control, Marshall Institute; Twitter: @Marshall_Inst
12. Los envíos deben revisarse de cerca, ya que la recepción de inventario es un punto clave de pérdida. "Un punto clave de pérdida es en el momento de recibir inventario. Revisar de cerca los albaranes de entrega para catalogar envíos es necesario para la gestión de inventario. También querrás inspeccionar cuidadosamente los artículos antes de que la empresa de transporte se vaya, en caso de que necesites presentar una reclamación por daños. Cada envío debe revisarse de cerca, e esto debe incluir contar productos y compararlos con el albarán. Las variaciones deben anotarse, y si es necesario, se tendrá que presentar una reclamación al proveedor responsable del envío." – Manage Your Inventory, Kabbage; Twitter: @KabbageInc

13. Asigna el equipo adecuado de gestión de inventario con la tarea de ser dueño de los procesos de control de inventario de tu organización. "Elige a las personas responsables de 'ser dueñas' de todo el proceso de inventario, incluyendo cómo se organiza y recibe el producto. Busca individuos confiables que sean analíticos por naturaleza y no se intimiden por un poco de matemáticas." – 7 Tips to Improve Your Operation's Inventory and Reduce Food Waste, Gordon Food Service; Twitter: @GFSDelivers
14. El inventario similar debe tener una única ubicación de almacenamiento, con la excepción de una ubicación de sobre-stock si es necesario. "Reúne inventario similar en una única ubicación de almacenamiento. La misma pieza no debería estar en varias áreas de almacenamiento a menos que el tamaño físico dicte una limitación. En ese caso, mantén las cantidades disponibles al mínimo y mueve el resto a una ubicación que no forme parte del almacenamiento de fácil acceso (ubicación de sobre-stock)." – Warehouse Management Tips for Physical Count Inventory, riteSoft
15. El control de inventario exitoso es encontrar el equilibrio adecuado entre los costos del inventario y los beneficios del inventario. "La gestión exitosa de inventario implica equilibrar los costos del inventario con los beneficios del inventario. Muchos propietarios de pequeñas empresas no aprecian plenamente los verdaderos costos de mantener inventario, que incluyen no solo costos directos de almacenamiento, seguros e impuestos, sino también el costo del dinero inmovilizado en inventario. Esta delgada línea entre mantener demasiado inventario y no suficiente no es la única preocupación del gerente. Otras incluyen:

• Mantener un amplio surtido de stock, pero no dispersar los de movimiento rápido demasiado;
• Aumentar la rotación de inventario, pero no sacrificar el nivel de servicio;
• Mantener el stock bajo, pero no sacrificar servicio o rendimiento.
• Obtener precios más bajos haciendo compras por volumen, pero no terminar con inventario de movimiento lento;
• Tener un inventario adecuado a mano, pero no quedarse atrapado con artículos obsoletos.

El grado de éxito al abordar estas preocupaciones es más fácil de medir para algunos que para otros. Por ejemplo, calcular la ratio de rotación de inventario es una medida simple del desempeño gerencial. Este valor da una guía aproximada con la que los gerentes pueden establecer metas y evaluar el desempeño, pero debe entenderse que la tasa de rotación varía con la función del inventario, el tipo de negocio y cómo se calcula la ratio (ya sea sobre ventas o costo de bienes vendidos). Las ratios promedio de rotación de inventario para industrias individuales pueden obtenerse de asociaciones comerciales." – Inventory Management – Successful Inventory Management, IPSCMI

16. El inventario tiene mala reputación, pero es una función crítica para empresas de casi todos los sectores. "Seamos honestos: el inventario tiene mala reputación, pero es el ingrediente esencial para que las empresas apoyen los requerimientos de sus clientes. Deben tener lo que sus clientes objetivo necesitan para mantener su negocio y vencer a la competencia. Este último hecho es por lo que tantas empresas mantienen inventario de movimiento muy lento o 'muerto' en las estanterías.
Los requerimientos de inventario en una empresa dada varían según los requerimientos de soporte al cliente y el tipo de negocio: fabricante, minorista, distribuidor mayorista o empresa de comercio electrónico. Incluso dentro de estas categorías generales de canal, habrá diferencias significativas en la gestión de inventario en farmacéuticos/medicamentos, alimentos, ropa, mercancía general, automotriz, electrónica, materiales de construcción y otros tipos de negocios.
Aunque la industria y los niveles de servicio influyen en las prácticas de inventario, hay razones empresariales generales por las que algunas empresas tienen exceso de inventario, como riesgo e incertidumbre en la cadena de suministro y proveedores; demanda variable del cliente y precisión de pronósticos; nivelación estacional; problemas de tiempo de entrega; cobertura de precios; riesgo de perder clientes leales; y marketing impulsando ventas con nueva mercancía." – Norm Saenz, director gerente en St. Onge; Don Derewecki, consultor senior en St. Onge, Inventory Management 101: Time to revisit the principles, Logistics Management; Twitter: @LogisticsMgmt
17. El mal control de inventario es en realidad un síntoma de un problema mucho más profundo, como un mal plan de mantenimiento o gestión de instalaciones. "Tiempo de inactividad: Es una palabra que todo gerente en la industria de mantenimiento y confiabilidad teme. En las mejores situaciones, significa pérdida de ganancias. En las peores, significa pérdida de tu trabajo. Aunque no todos los problemas que causan tiempo de inactividad son completamente evitables, ayuda conocer los que lo son. En esta publicación, vamos a examinar algunas formas seguras de eliminar el tiempo de inactividad con algunos consejos de control de inventario.
Puede que te preguntes qué tiene que ver el control de inventario con que un taller experimente tiempo de inactividad, a lo que respondería: 'mucho'. El mal control de inventario es un síntoma de un problema mucho más profundo, es decir, un mal plan de mantenimiento y/o gestión de instalaciones.
Uno de los pasos clave de cualquier sistema de gestión de mantenimiento es conocer cada pieza de equipo bajo tu cargo. Esto incluye información sobre la maquinaria, incluyendo la edad de cada unidad, quién es el proveedor, la información de contacto del proveedor, la vida útil del producto, procedimientos de mantenimiento sugeridos... la lista continúa.
Al conocer esta información vital, puedes desarrollar un plan de mantenimiento sólido para asegurar que tu equipo continúe funcionando correctamente, ayudando así a evitar un posible escenario futuro de tiempo de inactividad." – Lisa Richards, Banish Downtime with These Inventory Control Tips, MapCon; Twitter: @MAPCONtech
18. El control de inventario, a pesar de su importancia, sigue siendo una función que permanece obsoleta en algunos entornos, como las oficinas de proveedores de salud. "Muchas oficinas no tienen sistema de control de inventario y, por tanto, experimentan escasez de suministros que requieren pedidos de última hora a precios premium. La mayoría de las prácticas no pueden permitirse, o no tienen el volumen para soportar, sistemas de control con escáner digital. El costo de ineficiencia del médico debido a artículos faltantes a menudo es mayor que el costo de los suministros.
El siguiente sistema manual es simple, fácil de usar y pone el control de inventario en manos de una persona, permitiendo que cualquiera en la oficina use suministros cuando sea necesario sin tener que consultar primero con alguien más. Se pueden crear subsistemas para abastecer cada sala de examen o estación de trabajo si se desea.
El sistema:

• Determina el ciclo de compra para cada artículo (con qué frecuencia comprarás: semanal, mensual, trimestral, etc.) dependiendo de la utilización y espacio de almacenamiento. La mayoría de oficinas deberían pedir suministros semanal o mensualmente. Si tienes un subsistema para salas de examen o estaciones de trabajo, tu ciclo se aplicará a reabastecer esas áreas desde la sala de suministros.
• Determina la cantidad de cada artículo típicamente usado durante cada ciclo de compra.
• Inicialmente, compra suficiente de cada artículo para durar dos ciclos de compra, y crea dos paquetes de cada artículo. Cada paquete debe contener suficiente de cada artículo para durar un ciclo de compra (excepto artículos con fechas de expiración o artículos estacionales como vacuna contra la gripe). Envuelve cada paquete con un trozo de cuerda o una banda elástica, o pon cada paquete en una caja, bolsa u otro contenedor separado. A cada paquete, adjunta una etiqueta reutilizable con el nombre del artículo, proveedor, último precio pagado por unidad, ciclo de compra, cantidad de pedido y conteo de artículos del paquete.
• Cuelga prominentemente un sobre marcado 'Sobre de reorden. Pon etiquetas aquí' en la sala de suministros.
• Cuando se necesiten suministros, cualquier persona del personal puede acceder a un paquete, quitar la etiqueta y dejarla en el sobre de reorden. Debe quedar un paquete completo y uno parcial para el artículo accedido.
• Asigna un encargado de control de inventario para procesar etiquetas y etiquetas de control de inventario y pedir nuevos suministros según el ciclo de compra. Si tu encargado pide suministros online, haz que verifique si el proveedor online tiene una función donde se puedan hacer re-pedidos iguales a uno de tus paquetes de forma rápida y fácil.
• Cuando lleguen los suministros, el encargado de control de inventario debe ser el único en abrir la entrega, comparar la factura de entrega con el pedido original para confirmar exactitud, y guardar los artículos.
• Re-empaqueta los artículos, y vuelve a adjuntar la etiqueta usada al nuevo paquete para completar el ciclo de pedido.
• Coloca el nuevo paquete de artículos detrás del paquete restante, que ya puede haber sido abierto si la demanda de un artículo aumentó inesperadamente (por ejemplo, para rotar inventario).

Puedes cambiar proveedores, ciclos de compra, cantidades de pedido y tamaño de paquete en cualquier momento según sea necesario. Solo altera las etiquetas para reflejar los cambios." – Keith Borglum, Q&A: Tips to save money on supplies and control inventory, Modern Medicine Network; Twitter: @MedEconomics

19. Las pequeñas empresas no deben ignorar la necesidad de un sistema sólido de control de inventario. Al considerar métodos y aplicaciones de software, en lugar de optar por la aplicación menos costosa o gratuita, elige un sistema que pueda crecer con tu negocio. "Puede que pienses que, como tu negocio es pequeño, no necesitas gastar mucho tiempo y dinero rastreando tu inventario. Con el tamaño de tu negocio, puedes simplemente vigilarlo tú mismo sin necesidad de configurar un sistema especial.
Esta línea de pensamiento podría meterte en problemas. La gestión de inventario implica más que solo contar tu inventario. Un buen sistema de gestión de inventario también abarca el rastreo del inventario mientras se envía a los clientes. Desde una gestión adecuada de inventario puedes aprender qué productos se venden bien y cuáles no, para saber qué almacenar más y qué artículos considerar poner en oferta para moverlos. Si puedes predecir lo que quieren los clientes, puedes asegurar que tienes suficiente inventario a mano, expandirte y ofrecer productos similares, reducir la cantidad de producto que no se vende bien y posiblemente mejorar márgenes subiendo precios. Todo esto no solo puede impulsar ingresos, sino reducir costos y mejorar márgenes.
El software de gestión de inventario para pequeñas empresas también puede ayudar con la gestión de efectivo. Al entender qué productos se venden y usar esto para controlar tu comportamiento de compras a just-in-time, puedes reducir el ciclo de conversión de efectivo de tu negocio. Igualmente, al eliminar productos y SKUs que no se venden, puedes reducir la cantidad de efectivo inmovilizado en productos de largo ciclo de conversión. Todo esto es crítico para pequeñas empresas. La pregunta no es '¿necesito un sistema de gestión de inventario?' sino '¿cuánto dinero y tiempo debo invertir?'. Luego también necesitas considerar el crecimiento. Cambiar de sistema más tarde puede ser muy disruptivo y doloroso. Aunque hay software gratuito de gestión de inventario para tu pequeña empresa, eso puede no ser la mejor estrategia a largo plazo. Mejor comprar un servicio o producto que pueda crecer contigo." – Jegath, Tips for Small Business Owners: Driving Revenue through Small Business Inventory Management Software, Ordoro Blog; Twitter: @ordoro
20. Para organizaciones de mantenimiento, es fácil caer en la trampa de pensar que el CMMS adecuado también resolverá los desafíos de control de inventario de la empresa. Sin embargo, el software de mantenimiento solo automatiza y simplifica procesos que ya son efectivos. "La gestión efectiva de inventario es una de las mejores formas de acelerar el ROI de la implementación de tu CMMS. Rastrear inventario, sin embargo, puede ser una tarea compleja y desalentadora. Las organizaciones tienen que rastrear una variedad de equipos, así como las piezas de repuesto y herramientas usadas para mantener adecuadamente ese equipo.
Durante mucho tiempo las organizaciones tuvieron que hacer la gestión de inventario manualmente. La dificultad de rastrear inventario en diferentes cantidades y con características variables se magnifica cuando se usan procedimientos manuales. Un módulo de control de inventario puede simplificar la gestión de inventario mediante mejor mantenimiento de registros e informes automatizados. Desafortunadamente, los módulos de gestión de inventario a menudo se subutilizan.
Muchos gerentes de mantenimiento asumen erróneamente que la gestión de inventario viene como una función automática de los sistemas de gestión de mantenimiento, pero el software de mantenimiento solo puede simplificar y automatizar un proceso que ya es efectivo." – Carol Owens, Tips to Simplify Inventory Management with Maintenance Control Software, Business-Software.com; Twitter: @BiznessSoftware
21. No importa qué sistemas, métodos y políticas de inventario emplees, siempre ten un plan de respaldo para proteger los valiosos datos de tu empresa. "Protege todo tu arduo trabajo. Incluso el sistema de inventario más high-tech y organizado puede ser catastróficamente descarrilado a menos que tengas un plan de respaldo. ¿Qué pasaría, por ejemplo, si tu computadora de última generación es robada o un incendio daña tus instalaciones, reduciendo tus registros escritos a un montón de cenizas? Evita este escenario desastroso respaldando también tu sistema en otro lugar, quizás incluso en una memoria USB extraíble." – Stephanie Howard, Tips For Taking Control of Your Managers, Suppliers and Inventory, Groovv; Twitter: @GroovvSolutions

Consejos de Recolección y Análisis de Datos para un Control de Inventario Efectivo

22. Encuentra una forma de evaluar qué productos se mueven y cuáles no. "Una de las primeras formas de usar tu información de inventario es examinar por producto qué se mueve y qué no. Hacer esto de forma continua ayudará a identificar productos que pueden necesitar descuentos para reemplazarlos con artículos de venta más rápida o para generar algo de efectivo. Estudiar tu inventario, junto con tus patrones de ventas, debería ayudarte a ver tendencias en la venta de artículos de alto margen vs. bajo margen. También puedes descubrir líneas de productos superpuestas que no son productivas." – Sageworks, 6 Tips to Improve Inventory Management, Funding Gates; Twitter: @FundingGates
23. La medición es esencial. No puedes controlar lo que no mides. "Las métricas son esenciales para una cadena de suministro bien gestionada. Las métricas por sí mismas, sin embargo, no valen nada. El propósito de una métrica es impulsar el cambio cuando la variable que mides tiende en la dirección equivocada.
Un número de métricas diferentes son útiles para la gestión de inventario. Días de suministro por producto y ubicación basados en pronóstico es una excelente métrica a nivel de SKU.
Al analizar números acumulados para una línea de producto, almacén o cualquier otro nivel superior, sin embargo, los días de suministro son engañosos porque los mínimos cancelan los máximos y ocultan desequilibrios. A nivel superior, la velocidad de inventario es una medida mucho mejor de la salud del inventario.
Ninguna métrica es útil, sin embargo, a menos que se actúe sobre ella. La vigilancia constante y la respuesta temprana a desequilibrios son las claves para asegurar una gestión de inventario de mejores prácticas." – Jane B. Lee, 8 Common-Sense Rules for Inventory Management, Inbound Logistics; Twitter: @ILMagazine
24. Calcula tus costos totales. "Va sin decir que tener los niveles de inventario correctos es imperativo, pero ¿qué pasa con las cantidades correctas de tus marcas y productos de mayor rendimiento? Maximizar las ventas de los bienes con los márgenes más atractivos a veces puede ser complicado debido a descuentos por cantidad, pedidos especiales y cambios en precios mayoristas (de los que podrías no estar al tanto).
Por eso, analizar cuidadosamente los costos totales te permite saber qué productos tienen el mejor margen, en lugar de solo los que se venden más rápido.
¿Por qué calcular costos totales?

• Enfócate en marcas y proveedores que generen las mayores ganancias
• Descubre qué productos rinden mejor por margen de cantidad
• Gestiona mejor los descuentos con un conteo preciso del costo del artículo" – Stephanie Braun, Fun Tips! 5 Ways To Improve Inventory Control Today, Lightspeed POS; Twitter: @LightspeedHQ

25. Rastrea tanto datos de inventario como de ventas. "El viejo dicho 'no puedes mejorar lo que no puedes medir' ejemplifica la columna vertebral de un sistema sólido de gestión de inventario. Si aún no has empezado a mantener registros exhaustivos, no hay mejor momento que el presente. Al crear este sistema de registros, considera cómo acomodará los componentes de inventario más vitales:

• órdenes de venta — documentos que comprenden las órdenes de compra de tus clientes (solicitudes de tu producto o servicio) en un formato adaptado a tu negocio
• listas de materiales — documentos que establecen los componentes de inventario (y esperemos que mano de obra) requeridos para completar productos o servicios
• órdenes de trabajo — si estás involucrado en manufactura, probablemente estés familiarizado con estos documentos que incluyen detalles de productos y sus respectivas listas de materiales

Probablemente ya tienes un sistema para registrar transacciones que incluye órdenes de venta (esperamos). Pero la mayoría de emprendedores no se han tomado el tiempo para completar listas de materiales, y por buena razón: consumen mucho tiempo. Pero, al final, los beneficios superan con creces los costos.
Las listas de materiales son considerablemente más fáciles de crear para una tienda minorista que para, digamos, un restaurante. En la industria de servicios de alimentos, una orden de venta puede relacionarse con múltiples listas de materiales que, a su vez, pueden requerir unos pocos componentes primarios y muchos otros en pequeñas cantidades. Si caes en este último grupo, determina las cantidades de varios artículos de factura necesarios para las listas de materiales apropiadas." – Jesse Butts, How to Establish a Practical Inventory Management System, BizFilings; Twitter: @Toolkit
26. Verifica todo el stock entrante para contabilizar errores de empaquetado y otros problemas que pueden pasarse por alto si simplemente asumes que los números coinciden. "El primer foco siempre debe ser verificar lo que realmente se entrega contra lo que has pedido a tu proveedor. Es tan fácil asumir que los números coinciden, pero al hablar con nuestros clientes notamos que un buen 1% a 2% de los pedidos de stock se empaquetan incorrectamente. Si solo asumes que tienes los números correctos de productos cuando agregas el inventario a tus estanterías, corres el riesgo de quedarte sin stock cuando recibas un pedido de cliente. Otro problema es que podrías tener más stock del que necesitas y no sabrás cuándo reducir precios para moverlo o pedir más cuando no necesitas." – Stock Control and Inventory Management Tips, Cloud Fulfillment; Twitter: @CloudFulfillment
27. Centraliza tus datos. "Independientemente de cómo esté configurado físicamente tu inventario, desde una perspectiva de rastreo todo debería estar consolidado. Esto es especialmente cierto si tienes una tienda web y una física. De lo contrario, parecerás desorganizado y el proceso de compra podría ser confuso. Como bonificación, poder comprar online y recoger o devolver en tienda puede impulsar seriamente las ventas." – 5 Tips for Streamlining Your Inventory Control Process, Blue Chip Inventory Service Int'l.; Twitter: @rodwalsh98

28. Las tendencias de inventario informan planes de marketing. "Una gestión de inventario precisa incorpora lo que sabes sobre la demanda de clientes y productos del pasado y presente para (idealmente) predecir tu mejor curso de acción en el futuro. Un sistema de punto de venta puede ayudar a cuantificar la demanda a nivel de producto en tándem con patrones de ventas recurrentes, incluyendo aquellos que fluctúan con cierta previsibilidad (como estacionalidad, ocasiones de estilo de vida que impactan a tu audiencia objetivo y quizás, eventos locales).
Optimiza el valor de dicha información acoplando tu gestión de inventario y promociones de marketing para que trabajen juntas. Por ejemplo, tales insights pueden revelar oportunidades potenciales para aprovechar precios basados en cantidad que los proveedores puedan ofrecer, mientras al mismo tiempo te permiten compensar épocas de menor demanda con promociones o 'paquetes' que impulsen estratégicamente las ventas, moviendo el inventario que adquiriste a bajo costo." – Kristen Gramigna, Keep Track of Your Precious Cargo: Tips for Inventory Management, Business.com; Twitter: @businessdotcom
29. Automatiza el rastreo con etiquetas de código de barras y/o aplicaciones de gestión de inventario. "Otro posible error de gestión de inventario es no rastrear lo que recibes y lo que vendes. Esto puede llevar a pérdidas, especialmente si estás pagando por productos que nunca aparecen en tu negocio, por lo que algún tipo de sistema de rastreo es imperativo. Automatizar el proceso con un sistema de código de barras y/o aplicación de gestión de inventario es la forma más fluida de manejar esto; ten en cuenta que la app BizXpert ofrece algunas características útiles de gestión de inventario.
También se recomiendan conteos cíclicos. Cada día, elige un puñado de artículos y cuenta cuántos tienes, comparando el número contra lo que tienes en tus registros. Presta especial atención a los artículos más vendidos y de alta rotación." – Three Inventory Management Errors (And How to Avoid Them), BizXpert; Twitter: @BizxpertApp
30. Para muchas industrias, incluyendo la salud, el inventario tiende a seguir la regla 80/20. "El inventario hospitalario, como muchas cosas en la vida, a menudo sigue una regla 80/20. El 80% del valor de tu inventario estará compuesto por solo el 20% de tu producto real y la mayoría de esos artículos valiosos, ya sean activos, suministros médico-quirúrgicos, consignaciones o medicamentos, caen en los departamentos de Quirófano o Farmacia. Planifica tus esfuerzos de inventario en consecuencia. Dedica el 80% de tu tiempo y energía a optimizar el pedido y organización de equipos, suministros y productos farmacéuticos en estas categorías." – Top 10 Tips for Hospital Inventory Management, Reliant Inventory Services

31. La presupuestación de inventario es un componente crítico del control de inventario efectivo. "Muchas organizaciones tienen un presupuesto anual de inventario y suelen prepararse con mucha antelación antes de que se adquiera el inventario. Los presupuestos deben incluir el costo total de propiedad para mantener inventario a mano durante el período contable de ese año. Esto incluye costo de materiales, costos operativos fijos, costos de mantenimiento, costos logísticos, costos de redistribución y costos adicionales diversos que contribuyen a los costos totales de propiedad." – Dan Dowling, 6 Inventory Control Techniques for Stock Optimization, EazyStock Blog; Twitter: @EazyStock
32. Al considerar nuevas aplicaciones de software de control de inventario, asegúrate de que el costo sea proporcional a la funcionalidad. "Como podrías esperar, hay muchos tipos diferentes de software de planificación y control de inventario. Una de las mayores diferencias entre muchas soluciones nuevas es si aprovechan la computación en la nube, o si permanecen como paquetes de software instalados localmente. Por ejemplo, según Inc.com, muchos proveedores de sistemas de control de inventario ofrecen versiones exclusivamente online y versiones híbridas de servicio completo. Las versiones exclusivamente online suelen ser más limitadas en funcionalidad, mientras que las versiones de servicio completo vienen con un precio más alto, pero ofrecen un mayor número de servicios." – Pat VanPutte, Inventory Control Systems Protect Your Bottom Line, NSA Computer Exchange Corp.; Twitter: @NSAComputerExch

Conocer tu Inventario y las Necesidades de tu Empresa
33. No te pillen con demasiado inventario. "Por miedo a quedarse corto, es fácil gastar demasiado en inventario, lo que puede consumir capital de trabajo y erosionar ganancias. El almacenamiento no es gratis, por supuesto, y el inventario que está en una estantería está sujeto a daños, depreciación e incluso obsolescencia. El inventario viejo puede ser muy difícil de mover. Tus opciones no son geniales," dice Paul Huppertz, experto en logística de The Progress Group, una empresa de consultoría de cadena de suministro con sede en Atlanta. "Puedes terminar rebajándolo, vendiéndolo a discounters, o enviándolo a liquidadores en el extranjero."
Para solucionarlo: Empieza con algunas proyecciones decentes de cuánto suministro necesitarás y cuándo lo necesitarás. El mejor indicador es lo que has vendido en el pasado. Si has vendido 100 artículos por mes durante los últimos 12 meses, es probable que necesites 100 este mes. Luego está la estacionalidad: ¿sueles ver un pico en el cuarto trimestre con ventas navideñas? O, si estás en el negocio de hogar y jardín, ¿ves más actividad en la temporada de ventas de primavera? 'También puedes identificar y cuantificar patrones menos obvios como picos de fin de mes,' dice Huppertz." – Lisa Girard, Five Steps to Painless Inventory Management, Entrepreneur; Twitter: @lisagjournalist
34. Deberías poder desglosar tu inventario en tres categorías básicas: seguridad, reposición y exceso u obsoleto. "Este desglose facilita tomar decisiones acertadas sobre niveles apropiados para cada una de estas tres áreas. Ayuda a determinar el stock de seguridad mínimo necesario para proporcionar una póliza de seguro contra problemas de cadena de suministro, ya sea por fallos de fabricación o incertidumbres de distribución, para que los clientes reciban lo que pidieron. Es útil para precisar la cantidad de inventario requerida para reponer entregas cada dos semanas. Y ayuda a las empresas a encontrar formas de evitar un atraso de inventario exceso u obsoleto." – Pratap Mukharji, Sam Israelit, Francois Faelli, Thierry Catfolis and Raymond Tsang, Ten ways to improve inventory management, Bain & Company; Twitter: @BainAlerts

35. Incluso con los sistemas de recolección de datos automatizados más sofisticados, una auditoría de inventario regular sigue siendo valiosa para mantener un control preciso de tu inventario. "Asegúrate de auditar regularmente tu inventario, mensualmente si es posible, para mantener un seguimiento suficiente de todo tu stock. Incluso con toda la gran tecnología disponible, necesitamos rastrear artículos y pedidos. Esto te ayudará a entender qué se vende realmente y qué es stock muerto. Deshacerse del stock muerto es clave para operar un almacén eficiente. Todo lo que tienes que hacer es crear una lista de cada producto que tienes en tus estanterías – simple realmente." – 5 Helpful Tips for Easy Inventory Control, Personal Finance and Business Advisor
36. No tengas miedo de re-evaluar las necesidades de control de inventario de tu empresa. "¿En qué momento te das cuenta de que tu enfoque de gestión de inventario necesita cambiar?

¿Es cuando estás re-ordenando un artículo que sabes que pediste la semana pasada?
¿Es cuando envías a alguien por una amoladora de 4-1/2 pulgadas y se tarda más de una hora?
O tal vez es cuando te das cuenta de que tienes cientos de miles de dólares, tal vez millones, inmovilizados en inventario, pero aún no tienes exactamente lo que necesitas en el momento que lo necesitas.
Si esto suena familiar, no estás solo.
Estas son prácticas comunes en entornos de manufactura donde cumplir estándares y cronogramas de producción es la prioridad número uno, sin importar el costo. En algún momento, sin embargo, tu departamento financiero puede reconocer cuánto tiempo, dinero, recursos y valioso espacio de estantería se desperdicia en prácticas de gestión de inventario menos que perfectas. Hoy en día todas las empresas quieren optimizar operaciones, mejorar productividad y ganar esa ventaja competitiva. Si no lo has hecho aún, re-evaluar tu propio sistema de gestión de inventario puede ayudarte a lograr algunos de estos objetivos e impulsar significativamente tu resultado final." – 5 Tips for Getting Started With Vendor-Managed Inventory, Grainger; Twitter: @grainger
37. Un CMMS es la columna vertebral de la gestión y control de inventario efectivos para instalaciones. "El CMMS es la columna vertebral de la gestión y control de inventario. Además de los módulos típicos —órdenes de trabajo, registros de equipos, inventario de almacén de materiales, gestión de proyectos, informes estándar, bases de datos de programación de trabajo— el sistema de consultas del CMMS puede generar informes de inventario resumidos que supervisores y gerentes necesitan.
Cuando el estado de cada orden de trabajo indica que el material está disponible, la orden de trabajo está lista para proceder, y el planificador de mantenimiento puede programarla con la confianza de que la falta de materiales no retrasará el trabajo. Los gerentes también pueden monitorear la tendencia de órdenes de trabajo esperando material.
Con control de inventario en tiempo real, la necesidad de inventario físico disminuye, especialmente si las entradas son precisas y completas. Las tendencias de fuera de stock pueden alertar al supervisor de almacén sobre artículos específicos que necesitan expedir antes de que lleven a tiempo de inactividad del equipo. Los gerentes también pueden monitorear eficientemente tendencias de valoración de inventario." – Thomas A. Westerkamp, CMMS: Backbone of Inventory Management and Control, FacilitiesNet; Twitter: @Maintenance_Mag

38. Realiza una evaluación empresarial. "Evalúa funciones y procesos empresariales en su entorno actual. Comienza con una comprensión del proceso actual de pedido a entrega (OTD). Diseñar un estado futuro mientras identificas brechas y oportunidades de mejora establecerá el impulso para acelerar la aceptación del cambio entre los equipos multifuncionales involucrados, incluyendo abastecimiento, planificación, operaciones comerciales, almacén y manufactura. Actividades clave en esta etapa deben incluir:

• Estudiar el proceso de planificación y ejecución 'As-Is' dentro del proceso OTD. Apunta a tener una evaluación imparcial de procesos y prácticas actuales. Comienza entrevistando un conjunto representativo de partes interesadas que realizan el mismo trabajo dentro de cada función del proceso OTD. Sigue con sesiones de lluvia de ideas que involucren a partes interesadas clave de cada función, lo que les ayudará a entender sus procesos upstream y downstream y abordar cualquier problema derivado de la falta de claridad de roles y responsabilidades. Estas partes interesadas también deben expresar su opinión sobre el estado 'As-Is' deseado para establecer una línea base contra la cual se puedan medir mejoras, y gestionar efectivamente el cambio a través de responsabilidad compartida entre sus equipos. Las organizaciones también deberían considerar realizar talleres lean entre un equipo multifuncional de expertos en materia y procesos Six Sigma para entender pasos redundantes y sin valor agregado en el proceso debido a múltiples traspasos entre varias funciones dentro del proceso OTD.
• Resumir hallazgos y brechas en datos, procesos y prácticas. Una de las formas de capturar efectivamente las brechas en prácticas de planificación y ejecución de materiales es mediante hojas de autoevaluación. Una hoja de puntuación típicamente enumera las diversas categorías de planificación y ejecución, y pide a los dueños funcionales que puntúen según la importancia y efectividad de cada práctica. Los criterios típicos de puntuación usados son 1 (bajo), 5 (medio) y 9 (alto) para diferenciar claramente brechas de alto impacto de las menores. Para una vista más robusta y objetiva, un proveedor de servicios tercero también puede ayudar con el benchmarking de procesos actuales contra algunas de las empresas mejor gestionadas en la industria.
• Diseñar el proceso OTD de planificación y ejecución 'To-Be'. Limitaciones de recursos y sistemas pueden justificar un estado 'To-Be Intermedio' antes de moverse al estado ideal. El objetivo es delinear un proceso optimizado, robusto y sostenible alineado con el objetivo general de optimizar inventario, niveles de servicio al cliente y costos variables. Las organizaciones entonces comienzan a migrar al estado ideal una vez que se abordan las limitaciones de recursos y sistemas.
• Comunicar a todo el grupo las oportunidades de mejora y metas identificadas. Uno de los mayores desafíos durante la evaluación es la resistencia al cambio. Inferencias basadas en datos e identificación de catalizadores de cambio es la clave para impulsar la adopción rápida de mejoras más fácilmente implementables. Al ver resultados inmediatos, las partes interesadas estarán mejor comprometidas para apoyar cambios de proceso adicionales y más amplios." – Mani Iyer, Gerente Senior de Negocios, Genpact, Inventory Optimization: Five Steps to Improve Process Effectiveness, IndustryWeek; Twitter: @IndustryWeek

39. Entiende tu ciclo de ventas y patrones de compra de clientes para obtener una mejor comprensión de tus clientes. El control de inventario efectivo es esencial para el servicio al cliente. "El control de inventario es un tema de servicio al cliente. La gestión exitosa de inventario implica encontrar ese equilibrio entre no tener suficiente inventario a mano y tener demasiado. O tienes el costo de exceso de inventario o el costo de una venta perdida. Es dolorosamente obvio cuál es el menor de los dos males.
Para realizar un control de inventario adecuado, debes tener la capacidad de mirar ventas pasadas y predecir demanda futura. Al pronosticar tu demanda, debes aprender de tus errores pasados. Las promociones de marketing previas deben rastrearse de cerca para medir el impacto de aumentos de ventas. Entender tu ciclo de ventas y patrones de compra de clientes te ayudará a obtener una mayor comprensión de tus clientes." – James Ellis de Central Oregon Community College, Inventory Control: An Essential Element of Good Customer Service, Cascade Business News; Twitter: @cascadebusnews
40. El control de inventario efectivo puede reducir consecuencias dañinas de incidentes como el uso de materiales desactualizados o expirados, como los usados en preparaciones farmacéuticas. "Las farmacias grandes, especialmente las de compuestos, a menudo producen 'almacenes de químicos no deseados' usados en la preparación de recetas. Estos químicos se conocen como 'químicos de compuestos a granel', e incluyen sustancias como alquitrán, fenol y azufre. Entre los químicos usados para preparar recetas, las farmacias también deben rastrear los compuestos y productos farmacéuticos que son ingredientes de los medicamentos finales. Dado los muchos materiales y tipos de químicos usados y producidos, es especialmente importante para los gerentes usar sistemas de gestión de inventario químico para organizar y rastrear los químicos que entran y salen de una instalación.
Como se mencionó arriba, el NECC usó ingredientes expirados en sus medicamentos, lo que probablemente expuso a varios pacientes a efectos adversos. Además, los químicos no estaban debidamente etiquetados. Usar un sistema de gestión de inventario químico previene tal supervisión y es muy probable que el NECC careciera de tal sistema. Para farmacias de compuestos y otras empresas que se beneficiarían enormemente del rastreo de suministros químicos, examinemos tres formas en que un sistema de gestión de inventario químico puede ayudar a mejorar la vida tanto de empleados como de clientes:

• Datos precisos: La FDA ha prometido endurecer controles sobre farmacias de compuestos como resultado del incidente de 2012; sin embargo, una inspección aleatoria no debería ser motivo de estrés cuando las instalaciones tienen un sistema de gestión de inventario químico de mejores prácticas. Muchos sistemas se han vuelto completamente digitales usando etiquetado de código de barras e incluso proporcionando control de inventario remoto. De esta forma, investigadores y farmacéuticos pueden actualizar fácilmente registros de inventario, proporcionando datos precisos y en tiempo real sobre los químicos en stock.

• Sin más expiraciones: Los medicamentos expirados pueden ser peligrosos para pacientes; sin embargo, monitorear fechas de expiración tanto para los químicos usados para producir medicamentos recetados como para los componentes químicos de estos puede ser abrumador. Con un sistema de gestión de inventario químico, los gerentes pueden monitorear fácilmente fechas de expiración remotamente, descubriendo así nuevas oportunidades para ahorrar dinero pidiendo menos de un químico mínimamente usado, por ejemplo.

• Promover una cultura de seguridad: La evidencia más condenatoria contra el NECC fue su incapacidad para crear una cultura de seguridad, una en la que estándares y prácticas claras estén presentes y los individuos sean conscientes de las ubicaciones y eliminación adecuada de artículos. La ausencia de tal cultura quizás ayudó a contribuir a la contaminación de medicamentos y no es de extrañar que 14 ex ejecutivos y técnicos del NECC fueran acusados de cargos federales relacionados con el brote. Al implementar un sistema de gestión química, los líderes ayudan a asegurar que los empleados entiendan la importancia de la seguridad y actúen en consecuencia para proteger los intereses de todos.

Lo que ocurrió en el NECC resultó ser un fallo fatal para la empresa. Aunque la presencia de un sistema de gestión química puede no haber prevenido el brote, si tal sistema estuviera en lugar y se usara junto con un cuaderno digital capaz de registrar resultados de pruebas de esterilidad, por ejemplo, la probabilidad de que tal error ocurriera habría sido mucho menor." – Lilian N., Eliminating Harmful Substances Before They Reach Patients with Chemical Inventory Management, Biovia; Twitter: @3dsBIOVIA

41. Si tu empresa debe mantener inventario para reparaciones de equipos, considera piezas que puedan usarse en múltiples aplicaciones. "Si almacenas abrazaderas y acoplamientos que pueden usarse en varias aplicaciones, no necesitarás mantener tantos en stock y se reduce el espacio. Los acoplamientos de transición completa que ajustan tuberías de tipos y tamaños variables dentro de tu infraestructura de agua o aguas residuales ahorran espacio y te ayudan a estar preparado para múltiples escenarios. También hay productos que tienen la versatilidad de unir o reparar tuberías." – David Wheat, Simple Steps For Inventory Control, Municipal Sewer & Water; Twitter: @MSWmagazine

Creación de Políticas Efectivas de Control de Inventario
42. Crear políticas y procesos claros permite que la función de control de inventario de tu empresa funcione como una máquina bien engrasada. "Puede ser una batalla cuesta arriba mantener el inventario de tu empresa organizado y gestionado efectivamente. Hay matices sutiles que son fáciles de pasar por alto pero que no deberían ignorarse. Compass Technologies, que proporciona servicios de punto de venta minorista, mayorista y distribución a sus clientes, ofrece algunos consejos útiles para gestión de inventario y organización.

1. Limita el acceso al inventario. Solo aquellos que necesiten tener acceso al inventario y datos de inventario deberían tenerlo permitido.
2. Establece políticas de gestión de almacenamiento y recepción bien definidas y fáciles de usar. Listas de verificación y tablas de datos.
3. Crea un sistema de inventario que utilice múltiples ubicaciones para reponer inventario desde múltiples sitios, minimizando costos de distribución.
4. Mapea y etiqueta claramente áreas de inventario, fáciles de leer y entender con descripciones de artículos.
5. Rastrea análisis de demanda de inventario regular anual y estacional. Usa datos competitivos para empresas en inicio.
6. Rastrea y documenta procesos de inventario, incluyendo revisiones.
7. Base de datos de inventario - GP y soluciones Add-On.
8. Usa alertas de inventario para hacer a la gerencia consciente de límites de stock.
9. Gestiona papeleo, órdenes de compra, recibos y conteos de inventario con GP para reportes.
10. Utiliza soluciones add-on de software para gestionar aún más el proceso de inventario." – Hillary Horning, Compass Technologies, 10 Tips for Smooth and Accurate Inventory Organization and Management, ERPSoftware Blog; Twitter: @erpsoftwareblog

43. Todos los artículos deben tener un SKU, código de barras y especificaciones de producto. "Similar a una licencia de conducir, cada producto necesita tener un número de ID único conocido como SKU (Stock Keeping Unit). Un SKU es vital para uso interno ya que habrá instancias donde un producto particular necesite encontrarse rápidamente y tener un SKU lo hará fácil de encontrar. Además, tener un SKU es imperativo porque otra empresa podría tener un producto llamado 'Pantalones Negros' exactamente igual y los revendedores tratan con múltiples proveedores, creando así la necesidad de diferenciar entre productos similares.
Segundo, al trabajar con otras empresas como revendedores, ya sea una tienda e-commerce independiente, una tienda física o una gran cadena, se esperará un número de código de barras universal/UPC. Un número UPC es otra forma de SKU, pero viene en forma de código de barras que puede escanearse e identificarse a través de una base de datos en vivo impulsada por GS1. Ten cuidado de no comprar números UPC de ningún lado que no sea GS1 o un revendedor válido. Todo el punto de un código de barras es ser escaneado y buscado vía base de datos, así que tener un código de barras que traiga un producto diferente de otra empresa causa mucha confusión y podría perder clientes potenciales.
Finalmente, siempre es bueno tener un sistema para listar todas las especificaciones de tus productos. Esas especificaciones deberían tener al menos lo siguiente:

• Nombre del Producto
• Número SKU
• Número UPC
• Descripción
• Color
• Tamaño
• Precio
• Peso
• Dimensiones (dependiendo del producto)" – Raad Mobrem, 6 Tips for Inventory Management, Small Biz Resources; Twitter: @SmallBiz_Help

44. Gerentes dedicados de control de inventario u otros administradores deberían encargarse de las tareas administrativas asociadas con el control de inventario, y estos roles deberían ser separados de los departamentos de contabilidad o finanzas. "Hay muchas tareas administrativas asociadas con el control de stock. Dependiendo del tamaño y complejidad de tu negocio, pueden hacerse como parte de las funciones de un administrador, o por un controlador de stock dedicado.
Por razones de seguridad, es buena práctica tener personal diferente responsable de finanzas y stock.
El papeleo típico a procesar incluye:

• notas de entrega y proveedor para bienes entrantes
• órdenes de compra, recibos y notas de crédito
• notas de devoluciones
• requisiciones y notas de emisión para bienes salientes

El stock puede inmovilizar una gran parte del capital de tu negocio, por lo que información precisa sobre niveles y valores de stock es esencial para la contabilidad de tu empresa.
Las cifras deben verificarse sistemáticamente, ya sea mediante una auditoría regular de stock — inventario — o un programa continuo de verificación de stock — inventario rotativo.
Si las cifras no cuadran, necesitas investigar ya que podría haber problemas de seguridad de stock o un fallo en el sistema.

Los aspectos de salud y seguridad del control de stock están relacionados con la naturaleza del stock mismo. Temas como dónde y cómo se almacenan los artículos, cómo se mueven y quién los mueve podrían ser significativos, dependiendo de qué sean.

Podrías tener materiales peligrosos en tus instalaciones, bienes que se deterioran con el tiempo o artículos que son muy pesados o difíciles de mover." – Stock Control and Inventory, Info Entrepreneurs; Twitter: @chambremontreal
45. Haz de la precisión de inventario una prioridad más alta que el cumplimiento de pedidos. "Elevar la prioridad de inventario preciso es quizás el paso más importante, pero también el más difícil, en la precisión de inventario. Muchos problemas de inventario surgen de forzar una transacción a través del sistema con la intención de volver y corregir los números más tarde. En la prisa de otras emergencias, sin embargo, a menudo olvidamos volver y corregir los números en el sistema. Esto lleva a entradas de producción perdidas, líneas negativas de inventario, y todo un lío de otros problemas. Solo poniendo sistemas en lugar que impidan a un empleado avanzar sin la transacción de sistema necesaria puedes mantener efectivamente registros precisos de inventario.
Un ejemplo de éxito que mi equipo implementó recientemente fue cambiar nuestro sistema contable para que no procese ningún envío que contenga más inventario del que tenemos en mano. Por ejemplo, si intentamos enviar 15 de un artículo, pero nuestro sistema dice que solo tenemos 5 en stock, aparecerá una alerta y nos obligará a arreglar el problema antes de avanzar. Esto nos ayuda a abordar problemas antes de que el producto salga por la puerta. Al forzarnos a abordar entradas de producción perdidas antes de que el producto se vaya, nuestro sistema modificado nos ayudó a eliminar la mayoría de nuestros problemas mayores de inventario." – Alex Fuller, 10 Tips to Make Physical Inventory Counts Less Painful and More Accurate, Supply Chain Cowboy
46. El software de gestión de inventario es una herramienta valiosa y superior a los métodos de hojas de cálculo obsoletos. "Usar las herramientas adecuadas para el trabajo es obligatorio. Muchas empresas eligen hojas de cálculo para software de gestión de inventario porque parece lo familiar y fácil. Desafortunadamente, las hojas de cálculo vienen con riesgos integrados: es demasiado fácil perder cambios o borrar accidentalmente un archivo de hoja de cálculo. También es difícil para múltiples personas sincronizar sus hojas de cálculo, lo que aumenta aún más el riesgo de error. Encuentra un software de bajo costo pero efectivo para gestionar tu inventario, como Peachtree o QuickBooks. La mayoría de organizaciones pasan por alto estas opciones para gestión de inventario porque son más conocidas por sus características contables. Sin embargo, ofrecen características invaluables de software de gestión de inventario y una base de datos central para optimizar operaciones de inventario, aumentar precisión y minimizar la posibilidad de error." – 5 Supply Chain Management Inventory Tips, Women's Distributor Services (WDS); Twitter: @WDSJennifer

47. Optimizar el control de inventario requiere mejora continua. "Una de las cosas más importantes a notar al esforzarse por mejorar la gestión de inventario es que no hay lugar seguro. Mantener el equilibrio correcto de niveles de inventario, organizar adecuadamente tu almacén para máxima eficiencia, y asegurar que tienes visión completa de tus procesos irá muy lejos en ayudarte a mejorar la gestión efectiva de inventario; sin embargo, cuando crees que has tenido éxito, lo peor que puedes hacer es sentarte y relajarte. Tomar un enfoque crítico de las operaciones, incluyendo la gestión de inventario, es fundamental para mantener tu ventaja competitiva. Asegúrate de monitorear costos así como desempeño; si ves que los costos de mantenimiento de inventario están subiendo, quizás tu pronóstico no sea tan preciso como podría ser. Si la satisfacción del cliente cae, mira tu historial de pedidos. Si estás enviando pedidos incompletos, o los artículos no se envían a clientes de manera oportuna, profundiza un poco. Al construir la filosofía de mejora continua en tu organización y estrategia de gestión de inventario, podrás lograr mayor eficiencia y rentabilidad." – 3 Tips for Improved Inventory Management, NavX; Twitter: @NAVX_software
48. Los conteos cíclicos pueden ser una alternativa útil a los conteos físicos de inventario completo. "Los conteos cíclicos se han convertido en SOP con un número creciente de empresas medianas desde que más paquetes de software empresarial ahora proporcionan esta funcionalidad. Los beneficios de emplear un régimen de conteo cíclico sobre conteos físicos periódicos de todo el stock son grandes. Los conteos cíclicos son menos disruptivos para operaciones, ofrecen mayor especificidad en determinar qué artículos deben contarse y generalmente fuerzan mayor disciplina en la gestión de inventario de la organización." – Tips for Improved Inventory Control: Part 5/8, TBS Automation Systems
49. Toma medidas para maximizar tanto tus ganancias como recursos involucrando a miembros del equipo y distribuidores en procesos clave. "Hay muchas mejores prácticas que cualquier Gerente de Cadena de Suministro debería seguir, pero algunas de las estrategias que tienden a asegurar maximizar no solo ganancias sino recursos necesarios incluyen:

• Trabajar con tu equipo y distribuidor para maximizar servicio y ahorros; todos deben estar claros en las expectativas de la estrategia que has definido.
• Una vez implementada la estrategia, continúa monitoreo consistente de comportamientos de compra. Muchas veces un enfoque en eficiencias con el tiempo comienza a volverse complaciente resultando en sobrepago a proveedores y aumento en costos generales de cadena de suministro.
• Entiende la diferencia entre 'costo' y 'precio'. Muchas veces, los costos del fabricante revelados para el análisis de ahorros no incluyen el margen del distribuidor, costos de mantenimiento, o costos de flete. Recuerda también que poder asegurar productos a través de un fabricante directamente necesita aplicarse a todos sus productos en esa categoría, no solo a uno de los artículos más utilizados.
• Establece tu capacidad para comprar en la unidad de medida más baja. Esto asegurará que no estés sobre-pedidos en productos que puedes no usar frecuentemente o de forma consistente.
• Ten claro cuáles son tus requisitos de cumplimiento GPO. [Esto] incluye no solo volumen en unidades, sino que también puede incluir compromisos de volumen en dólares. Es importante recordar que reducir tu precio en suministros reales puede interferir o requerir una enmienda a tu acuerdo GPO para mantener cumplimiento. Muchas veces los hospitales aseguran acuerdos que incluyen compromiso de procesar un volumen de dólares establecido a través de acuerdos base GPO que deben cumplirse para maximizar los beneficios de toda la cartera."

– Lori Pilla, Vicepresidenta, Amerinet Clinical Advantage and Supply Chain Optimization, Amerinet Inc., St. Louis, citada en More inventory management best practice tips, HPN Online; Twitter: @HPN_Online, @AmerinetInc

50. Sigue mejores prácticas para realizar conteos físicos de inventario. "La precisión de inventario es piedra angular del éxito. Es un tema fundamental para mejorar niveles de servicio, reducir tiempos de entrega, aumentar márgenes, mejorar eficiencias, reducir niveles de inventario... y la lista continúa. Aunque recomiendo implementar programas de conteo cíclico como forma de reemplazar inventarios físicos, hay momentos en que un inventario físico es obligatorio. Por tanto, vale la pena pensar en algunos consejos para completar exitosamente un inventario físico.

1. Prepara, prepara y prepara: El 80% de tu éxito está en la preparación. Organiza el almacén, marca claramente áreas, etiqueta excepciones, completa y revisa transacciones del sistema, etc.
2. Detén/aisla movimiento: Cuando comiences tu conteo físico, detén todos los movimientos físicos y transacciones del sistema. Esta es una base crítica, similar a construir una casa, si empiezas a añadir ventanas antes de terminar las paredes, la casa podría empezar a desmoronarse.
3. Personas y comunicación: Asegúrate de que las personas correctas estén en los trabajos correctos para sus habilidades. Y, comunica, comunica, comunica. Asegúrate de que todos tengan instrucciones claras, entiendan cómo resolver dudas, etc.
4. Gestiona el escritorio de control: Este es el término que usaré para el equipo que organiza y controla el proceso, el centro Grand Central Station. Típicamente, esta persona/equipo lleva cuenta de hojas de conteo, asegura que todo 'cuadre', responde preguntas y mantiene el proceso en movimiento.
5. Métricas/seguimiento de progreso: Poner métricas clave y vehículos en lugar para rastrear progreso es piedra angular del éxito. Al revisar estas métricas, el líder puede revisar progreso, hacer ajustes según sea necesario y mantener el proceso en camino. Las métricas también proporcionan una forma de medir el éxito." – Lisa Anderson, Tips for Physical Inventory Success, LMA Consulting Group; Twitter: @LisaAndersonLMA

51. Da a tus empleados herramientas que los hagan más eficientes, lo que conduce a un control de inventario más preciso. "Además de los empleados, el inventario es el activo más grande de una empresa. Reducir niveles de inventario y aumentar rotaciones de inventario puede llevar a ahorros inmediatos en el resultado final de una empresa. También es importante considerar el 'costo de llegada' de tus productos. Aunque tu proveedor pueda tener un precio de lista con descuentos por volumen, considera cuánto costará realmente el producto desde que lo compras hasta que llega a tu muelle de almacén. Tarifas de carga, aduanas y transporte se suman rápido y pueden reducir márgenes de ganancia. Para navegar estos desafíos, considera estos cinco consejos:

• Reduce stock de seguridad compuesto: La mayoría de empresas mantienen un colchón extra de inventario para contabilizar demanda inesperada. El problema es que cuando cada proveedor en una cadena de suministro (proveedor de materia prima, fabricante, minorista) mantiene ese 5% a 10% extra de colchón, se suma a costos innecesarios para cada organización. La clave es comunicar de cerca y a menudo con tus proveedores y socios comerciales para prevenir sobreproducción y aumento de costos de mantenimiento para ellos. Encuentra formas de colaborar y eliminar stock de seguridad excesivo.
• Da a empleados herramientas para hacerlos más eficientes: En tiempos difíciles, empleados de alta calidad que te esfuerzas por retener pueden quemarse. Probablemente absorberán las tareas de sus colegas más prescindibles. Una forma de mantenerlos más felices y productivos es darles las herramientas tecnológicas que harán sus trabajos más fáciles. Tecnología que automatiza tareas o ofrece modelos predictivos sobre oferta y demanda ayudará a reducir aspectos manuales de sus trabajos, para que puedan enfocarse en impulsar ventas o estrategias más amplias para hacer crecer tu negocio.
• Optimiza tu inventario: Dicho simplemente, necesitas deshacerte del inventario que no vendes y conseguir más del que sí vendes. El concepto suena sencillo pero muchas empresas pequeñas y medianas tienen la mezcla equivocada de inventario. Aunque puede ser doloroso liquidar el inventario en el que gastaste recursos preciosos para asegurar, tenerlo ocupar espacio de almacén y requerir a tu equipo gestionarlo te costará más a largo plazo. Ese espacio y atención podrían gastarse en inventario que está caliente y girará más rápido, y eso significa más ganancia en tu bolsillo. Asume el golpe a corto plazo e implementa un sistema que elimine productos que no se venden e invierte en los que sí.
• Enfócate en productos bandera: Creciendo, solo había tres tipos de jabón en la tienda: Dove, Dial y Lava. Ahora una visita al pasillo de jabones podría añadir otros 15 minutos a una compra porque hay demasiadas opciones. Al añadir variaciones a tu línea de productos versus introducir productos completamente nuevos y diferentes, en realidad canibalizas tus propias ventas y arriesgas confundir clientes hasta la apatía. Concéntrate en tus mejores productos y crea lealtad de marca del cliente, lo que creará 'clientes de por vida' versus volátiles.
• Gestiona para el futuro: Entiende que en el clima económico actual, el efectivo es rey. Si estás en una buena posición, haz recortes a tu gasto pero invierte en herramientas y personas que te ayudarán a largo plazo a hacer crecer tu negocio e impulsar mayor eficiencia. Con despidos y empresas ansiosas por mantener ventas altas, puedes asegurar talento de alta calidad y excelentes ofertas en las herramientas tecnológicas que necesitas.

En tiempos como estos, es clave mantenerse positivo pero gestionar realisticamente, recortando costos a corto plazo que puedas permitirte recortar. Lo importante es entender qué activos son críticos para la misión y cuáles necesitan ser eliminados. Gestionar adecuadamente el activo No. 1 o No. 2 de tu empresa te permitirá recortar gastos y aumentar ventas." – Bill Harrison, Top Five Tips to Rescue Your Business with Inventory Management, AllBusiness; Twitter: @AllBusiness_com

Soluciones de Rastreo de Activos de Camcode:

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