Adquisición colaborativa de suministros esenciales en medio de desafíos pandémicos

Al principio de la lucha contra la COVID-19, a medida que aumentaban los casos junto con la demanda de equipos de protección personal (EPP), los hospitales y sistemas de salud de EE. UU. se dieron cuenta rápidamente de que los canales normales de suministro no podrían satisfacer sus necesidades.

Muchos hospitales dependen de la distribución justo a tiempo (JIT) de EPP y suministros críticos para la misión en caso de una pandemia respiratoria. Lo mejor que los proveedores JIT pudieron hacer fue proporcionar una fracción de lo que los hospitales necesitaban, dado el aumento generalizado y significativo de la demanda.

Para compensar, hospitales y sistemas de salud en todo el mundo se propusieron conseguir producto por su cuenta, persiguiendo cualquier pista que pudieran encontrar. Mientras los suministraban escasos, las bandejas de entrada de los equipos de cadena de suministro pronto se desbordaron con solicitudes de organizaciones e individuos desconocidos, cada uno prometiendo tener una fuente para el preciado EPP. Desesperados por proteger a trabajadores de la salud y pacientes, muchos profesionales de abastecimiento comenzaron a perseguir incansablemente cada pista que podían, a menudo solo para encontrar que los suministros ya no estaban disponibles, o peor, requiriendo pago en efectivo por adelantado por suministros que eran inferiores o inexistentes. Mientras tanto, a medida que la demanda subía, también lo hacía el precio de esos suministros, ya que hospitales individuales, sistemas de salud y agencias gubernamentales se encontraban en guerras de ofertas por productos de fuentes desconocidas y a veces cuestionables.

Colaborando por el bien común

La Asociación Americana de Hospitales (AHA) fue una de las primeras organizaciones en reconocer la necesidad de abordar el desafío a nivel de sistema, en lugar de que todos operaran en modo hágalo-usted-mismo. Aproximadamente al mismo tiempo, Global Healthcare Exchange (GHX) recibía llamadas de miembros proveedores de su comunidad, pidiendo ayuda para verificar estas organizaciones desconocidas. Fue entonces cuando GHX y la Asociación para la Gestión de Recursos y Materiales de Atención Médica (AHRMM), un grupo de membresía profesional de la AHA, comenzaron a trabajar juntos. GHX ofreció servicios pro bono para aprovechar los recursos que típicamente usa para ayudar a los hospitales a acreditar proveedores. Proporcionó los servicios de verificación inicial, mientras AHRMM publicó información sobre los proveedores que pasaron la verificación inicial, a su discreción, en un sitio web de acceso público. El objetivo era minimizar el trabajo duplicado entre los equipos de cadena de suministro de hospitales, creando una única ubicación donde pudieran ver los resultados del esfuerzo de verificación.

Durante finales de marzo y principios de abril, el volumen de proveedores creció exponencialmente. Para gestionar esta afluencia, GHX estableció un portal de auto-registro para que los proveedores se añadieran a la cola de verificación. AHRMM, mientras tanto, reconoció que algunos proveedores hacían demandas onerosas, como grandes cantidades mínimas de pedido o requerir efectivo por adelantado. Como resultado, AHRMM incorporó preguntas adicionales en el proceso de verificación sobre productos disponibles, costes de envío, precio, y términos y condiciones, y publicó esta información junto a los nombres de los proveedores verificados en un esfuerzo por simplificar aún más el trabajo requerido por los equipos de cadena de suministro de hospitales. Estas preguntas también sirvieron para filtrar proveedores que optaron por no responderlas. Desde entonces, AHRMM ha permitido que hospitales que han trabajado con proveedores verificados califiquen su experiencia con ellos, para ayudar a organizaciones pares a identificar fuentes de calidad y sentirse más seguros en su selección.

Al 17 de julio, GHX había verificado más de 770 proveedores, y 315 fueron aprobados y publicados en el sitio web de AHRMM. Aunque esto no garantiza que un proveedor o sus productos sean legítimos, ha ayudado a minimizar el número de proveedores que los hospitales tenían que verificar por su cuenta, mientras reducía el potencial de actores sin escrúpulos para engañar a hospitales y poner en riesgo la salud y bienestar de pacientes y personal. Sin embargo, es importante notar que los hospitales aún deben seguir sus políticas y procedimientos típicos de revisión y aprobación de proveedores.

Avanzando la iniciativa de verificación

El esfuerzo colaborativo captó la atención de la Asociación Nacional de Gobernadores (NGA), que busca consolidar el trabajo hecho no solo por GHX y AHRMM, sino también otras organizaciones que han estado verificando proveedores y suministros críticos. Los gobernadores han asumido roles principales en sus estados y territorios para asegurar la disponibilidad de equipos que salvan vidas, a pesar de la limitada experiencia pre-pandémica en navegar complejas cadenas de suministro globales. Al alojar los resultados colectivos en un solo sitio web, quienes buscan EPP y otros suministros tendrán una ventanilla única donde pueden buscar tanto productos como proveedores. Las organizaciones de entrega de atención médica también podrán ver qué proveedores y productos han pasado múltiples verificaciones o han sido revisados por sus pares, expandiendo el valor de las diversas iniciativas de abastecimiento.

Una de esas iniciativas está siendo organizada por Public Spend Forum (PSF), una plataforma global de inteligencia de mercado para mercados del sector público. A través de GovShop, su plataforma gratuita de inteligencia de proveedores y contratos, PSF proporciona datos completos de proveedores y contratos en todos los mercados. En respuesta a la COVID-19, su equipo está colaborando con la Fuerza de Tarea Conjunta de Defensa, la Asociación Nacional de Gobernadores, y organizaciones de salud como AHRMM para verificar proveedores y compilar el mayor conjunto de datos gratuito de cadena de suministro sobre inventario, capacidad y disponibilidad de productos relacionados con COVID-19. El conjunto de datos agrega información de proveedores y está destinado a ayudar a agencias de salud a conseguir productos necesarios en respuesta al virus.

La COVID-19 ha amenazado la salud y el bienestar de millones de individuos y organizaciones en todo el mundo. En una nota más brillante, también ha reunido a organizaciones, tanto públicas como privadas, mientras ha sacado a la luz organizaciones con recursos legítimos para apoyar la batalla. La cadena de suministro por su propia naturaleza es un sistema que prospera en la colaboración. La COVID-19 pudo haber comenzado destacando las fragilidades de la cadena de suministro de salud, pero terminará con una demostración de lo que es posible cuando las partes interesadas se unen por un propósito común.

Karen Conway es vicepresidenta de valor en salud en GHX. Mike Schiller es director senior de cadena de suministro en AHRMM.