Cómo agilizar el proceso de adquisición, desde encontrar proveedores hasta pagarles

El proceso de adquisición se compone de piezas móviles simbióticas. Cuando los componentes no se comunican de manera eficiente, se producen interrupciones en la cadena de suministro, lo que genera errores costosos, tiempo perdido y oportunidades perdidas.

La gerencia de alto nivel enfrenta la tarea, a menudo abrumadora, de simplificar este proceso de arriba hacia abajo, y debe implementar políticas y procesos que sean mutuamente beneficiosos tanto para los compradores como para los proveedores. La dicotomía que existe entre estas dos funciones puede hacer que las negociaciones sean tediosas y difícil encontrar puntos en común.

Esto es especialmente evidente cuando se examina a los proveedores para verificar el cumplimiento en las áreas de contratos, variaciones y pagos, lo que subraya la importancia de establecer objetivos comunes para reducir los costos de adquisición y facilitar el crecimiento. El desafío de simplificar este proceso exige la pregunta:incluso con un liderazgo diligente y el establecimiento de políticas adecuadas, ¿se puede simplificar el proceso de adquisiciones?

Romper es difícil de hacer

Nadie quiere perder un proveedor debido a cambios en las políticas y la implementación de iniciativas estratégicas. Por el contrario, ninguna corporación quiere perder tiempo y dinero en tareas menores, como conciliar facturas, resolver variaciones y realizar un procesamiento excepcional para realizar pagos a tiempo. Sin embargo, simplificar el proceso de adquisición es más fácil de decir que de hacer, y todas las manos deben estar en la cubierta para que funcione.

Las barreras para la racionalización comienzan con una falta de coherencia y una desviación de los procedimientos operativos estándar. Por ejemplo, Jane Vendor, que puede representar el 10% de todas las facturas, se niega a adherirse a un contrato estándar, al proceso de facturación y pago, y no le gustan los plazos de crédito prolongados. Como resultado, se requiere mano de obra adicional cuando se concilian las facturas no contractuales de Jane con un descuento mínimo o nulo. Esto crea una falta de estructura en el proceso interno y permite errores humanos debido a múltiples puntos de contacto en el proceso de abastecimiento, adquisición y pago.

En otro ejemplo, Jack Vendor, que es responsable del 8% de todas las facturas, acordó seguir el contrato estandarizado de toda la empresa y los términos de pago, habiendo sido incorporado a un canal de facturación electrónica para enviar facturas que se adjuntan a un documento de adquisición. Además, Jack se suscribió a una política de no compra, orden y no pago, eliminando así los pagos erróneos. Para los proveedores que no desean simplificar, un análisis de riesgo-beneficio puede ayudar en la decisión de renovar o rescindir los contratos. Cada contrato tiene una fecha de finalización; Si otro proveedor ofrece mejores condiciones de precios, puede ser el momento de romper los lazos y seguir adelante con un nuevo contrato que cumpla con el perfil de proveedor deseado.

No es ningún secreto que algunos proveedores son insustituibles y tienen un fuerte poder de negociación. El proceso de racionalización comienza con la identificación de estos proveedores y la negociación de los beneficios del contrato. La irremplazabilidad puede deberse al volumen, la oferta y la demanda, o las relaciones a largo plazo, pero la conclusión es que estos proveedores son cruciales para las operaciones en curso y las negociaciones del contrato deben manejarse con sumo cuidado. Idealmente, estarán incorporados con condiciones de pago favorables y contratos que establezcan claramente las expectativas.

Ver para creer

En un proceso de adquisición no estructurado, la comunicación es difícil, oportuna y costosa. Los contratos pueden existir o no, y podrían almacenarse como una copia impresa en un archivador que está a kilómetros de distancia. Un objetivo principal de la racionalización es tener transparencia en tiempo real. La concordancia de órdenes de compra, las facturas electrónicas y los rechazos automáticos de facturas incorrectas son herramientas que permiten a los proveedores y contratantes estar literalmente en la misma página. Las aprobaciones predeterminadas permiten el procesamiento de facturas sin revisiones ni autorizaciones posteriores. En un proceso simplificado, el comprador y el proveedor controlan fácilmente el rendimiento. Si no se cumplen las expectativas, la alta dirección dispone de datos medibles, lo que permite una intervención estratégica.

Como en cualquier relación, las adquisiciones son fluidas y resolverlas a través de la comunicación es clave. El liderazgo debe supervisar las prácticas de descuento tanto estáticas como dinámicas, obteniendo el mayor beneficio posible para obtener el mejor rendimiento. Si existe esta relación con un proveedor voluminoso, el beneficio para la organización es continuo y confiable. Para aquellos a quienes les gusta jugar en el campo, los descuentos dinámicos pueden ser la opción.

¿Qué no se podría amar? Hay acción y entusiasmo cuando tanto el proveedor como el comprador encuentran pagos que son mutuamente beneficiosos. En un proceso optimizado con la máxima visibilidad, es posible beneficiarse de los descuentos dinámicos debido a la capacidad de elegir fácilmente los proveedores objetivo que maximizarán los retornos, mientras elimina a aquellos que no justifican un compromiso.

La parte más difícil de una iniciativa de manos a la obra es, francamente, poner todas las manos a la obra. La incorporación de proveedores y la estandarización de los términos de pago en todos los ámbitos son tareas para la administración de alto nivel calificado. Esta es una iniciativa impulsada por el liderazgo que debe manejarse con la máxima diligencia. Al igual que con cualquier empresa de cambio organizacional, existe un proceso:

• Identifique proveedores de gran volumen que son fundamentales para el éxito de la organización. Realice análisis de gastos para identificar cualquier brecha que exista en los pagos y el procesamiento de facturas. La decisión de mantener una relación con un proveedor existente depende del beneficio para la organización. Si este beneficio no se ve en términos de términos, confiabilidad y transparencia, podría ser el momento de buscar un proveedor que no solo reemplace el contrato sino que permita la consolidación.
• Pasar a la facturación electrónica y a los proveedores integrados. Asegúrese de tener políticas establecidas para ayudar a los proveedores más pequeños y menos frecuentes, en caso de que no quieran o no puedan participar. La decisión de continuar utilizando proveedores ad hoc debe depender de su valor general.
• Cree iniciativas de abastecimiento para reducir las variaciones en los procesos comerciales y la redacción de contratos. Cada pago debe estar vinculado a una orden de compra legal por transacción de adquisición. Un contrato bien establecido de un proveedor incorporado es oro, lo que reduce la necesidad de procesos de aprobación innecesarios.
• Traiga oportunidades de descuentos. El establecimiento de condiciones unificadas permite el pago anticipado, lo que da como resultado la posibilidad de descuentos tanto estáticos como dinámicos.
• Pasar a una política "Sin orden de compra, sin pago". Si no se solicitó o no se recibió, no se paga. Esto nuevamente comienza con el establecimiento diligente del contrato y permite que los documentos de adquisición se adjunten a ese contrato. Los términos son visibles y claros.
• Establezca límites de tolerancia y criterios de autorrechazo. Los análisis revelarán tendencias y confirmarán que los datos son útiles. Los proveedores que no están haciendo el corte en el camino de los plazos y la precisión se identifican fácilmente en un proceso simplificado.
• Implemente un proceso de aprobación para las facturas que no coinciden con la orden de compra. Incluso con políticas y procesos estrictos, la perfección no está garantizada. Esté preparado.

La finalización de los pasos anteriores es una iniciativa impulsada por el liderazgo con un objetivo:recibir un pago . El desarrollo de los procesos de pago es el paso final en el paso a un proceso simplificado. Cortar los cheques manualmente deja espacio para errores, aumenta los costos y alarga el proceso de pago. Abundan los métodos de pago electrónico y, si no se utilizan, deje los reembolsos sobre la mesa.

Cada organización debe elegir el proceso de pago que complemente su proceso interno. Los pagos electrónicos son estándar pero tienen muchas variaciones. Utilizados correctamente, contribuyen a la reducción de cheques sin liquidar, por lo tanto, menos propiedad no reclamada. Los hosts de terceros han ganado popularidad debido a su absorción de responsabilidad y confiabilidad de la información bancaria actualizada; sin embargo, el uso del procesamiento de tarjetas virtuales está emergiendo como la opción más fácil de usar con potencial de reembolso. La seguridad adicional de un monto de pago preestablecido y la fecha de vencimiento se combinan muy bien con una orden de compra perfectamente adaptada.

Felices para siempre

Racionalizar, por definición, es el acto de alterar un artículo para hacerlo más simple o más eficiente. En adquisiciones, la racionalización consiste en iniciativas complejas basadas en el liderazgo que deben ser medibles y transparentes en toda la organización. Las auditorías de estos procesos pueden ser costosas, pero son necesarias para garantizar que los procesos de adquisiciones de valor agregado estén funcionando con el resultado esperado. La propiedad debe asignarse para evaluar los procesos individuales, con la supervisión adecuada de estos propietarios por parte de la alta dirección de forma predeterminada y coherente.

Igualmente importante para auditar los procesos internos es el monitoreo continuo de la adherencia de los proveedores a los términos del contrato negociado. Estos contratos son la base de la relación de adquisiciones, y se debe reconocer el incumplimiento de las expectativas de todos los entregables para garantizar que se cumplan los objetivos estratégicos.

La adquisición es un proceso fluido que debe ser monitoreado. En 2021, la disponibilidad de suministro se ha visto afectada de una manera sin precedentes debido a la pandemia mundial. Y la escasez engendra más escasez. Este efecto de goteo afecta tanto a los fabricantes como a los distribuidores y consumidores. En estos tiempos competitivos, no hay margen de error.

La racionalización del proceso de la cadena de suministro es una vía para maximizar la generación de ingresos y, al mismo tiempo, reducir los costos operativos. Al final, tanto el liderazgo con el ejemplo como la supervisión meticulosa son esenciales y deben ser continuos.

Megha Gupta es una analista de sistemas líder que ha trabajado con empresas como Oracle, IBM, Amazon y Starbucks.

El proceso de adquisición se compone de piezas móviles simbióticas. Cuando los componentes no se comunican de manera eficiente, se producen interrupciones en la cadena de suministro, lo que genera errores costosos, tiempo perdido y oportunidades perdidas.

La gerencia de alto nivel enfrenta la tarea, a menudo abrumadora, de simplificar este proceso de arriba hacia abajo, y debe implementar políticas y procesos que sean mutuamente beneficiosos tanto para los compradores como para los proveedores. La dicotomía que existe entre estas dos funciones puede hacer que las negociaciones sean tediosas y difícil encontrar puntos en común.

Esto es especialmente evidente cuando se examina a los proveedores para verificar el cumplimiento en las áreas de contratos, variaciones y pagos, lo que subraya la importancia de establecer objetivos comunes para reducir los costos de adquisición y facilitar el crecimiento. El desafío de simplificar este proceso exige la pregunta:incluso con un liderazgo diligente y el establecimiento de políticas adecuadas, ¿se puede simplificar el proceso de adquisiciones?

Romper es difícil de hacer

Nadie quiere perder un proveedor debido a cambios en las políticas y la implementación de iniciativas estratégicas. Por el contrario, ninguna corporación quiere perder tiempo y dinero en tareas menores, como conciliar facturas, resolver variaciones y realizar un procesamiento excepcional para realizar pagos a tiempo. Sin embargo, simplificar el proceso de adquisición es más fácil de decir que de hacer, y todas las manos deben estar en la cubierta para que funcione.

Las barreras para la racionalización comienzan con una falta de coherencia y una desviación de los procedimientos operativos estándar. Por ejemplo, Jane Vendor, que puede representar el 10% de todas las facturas, se niega a adherirse a un contrato estándar, al proceso de facturación y pago, y no le gustan los plazos de crédito prolongados. Como resultado, se requiere mano de obra adicional cuando se concilian las facturas no contractuales de Jane con un descuento mínimo o nulo. Esto crea una falta de estructura en el proceso interno y permite errores humanos debido a múltiples puntos de contacto en el proceso de abastecimiento, adquisición y pago.

En otro ejemplo, Jack Vendor, que es responsable del 8% de todas las facturas, acordó seguir el contrato estandarizado de toda la empresa y los términos de pago, habiendo sido incorporado a un canal de facturación electrónica para enviar facturas que se adjuntan a un documento de adquisición. Además, Jack se suscribió a una política de no compra, orden y no pago, eliminando así los pagos erróneos. Para los proveedores que no desean simplificar, un análisis de riesgo-beneficio puede ayudar en la decisión de renovar o rescindir los contratos. Cada contrato tiene una fecha de finalización; Si otro proveedor ofrece mejores condiciones de precios, puede ser el momento de romper los lazos y seguir adelante con un nuevo contrato que cumpla con el perfil de proveedor deseado.

No es ningún secreto que algunos proveedores son insustituibles y tienen un fuerte poder de negociación. El proceso de racionalización comienza con la identificación de estos proveedores y la negociación de los beneficios del contrato. La irremplazabilidad puede deberse al volumen, la oferta y la demanda, o las relaciones a largo plazo, pero la conclusión es que estos proveedores son cruciales para las operaciones en curso y las negociaciones del contrato deben manejarse con sumo cuidado. Idealmente, estarán incorporados con condiciones de pago favorables y contratos que establezcan claramente las expectativas.

Ver para creer

En un proceso de adquisición no estructurado, la comunicación es difícil, oportuna y costosa. Los contratos pueden existir o no, y podrían almacenarse como una copia impresa en un archivador que está a kilómetros de distancia. Un objetivo principal de la racionalización es tener transparencia en tiempo real. La concordancia de órdenes de compra, las facturas electrónicas y los rechazos automáticos de facturas incorrectas son herramientas que permiten a los proveedores y contratantes estar literalmente en la misma página. Las aprobaciones predeterminadas permiten el procesamiento de facturas sin revisiones ni autorizaciones posteriores. En un proceso simplificado, el comprador y el proveedor controlan fácilmente el rendimiento. Si no se cumplen las expectativas, la alta dirección dispone de datos medibles, lo que permite una intervención estratégica.

Como en cualquier relación, las adquisiciones son fluidas y resolverlas a través de la comunicación es clave. El liderazgo debe supervisar las prácticas de descuento tanto estáticas como dinámicas, obteniendo el mayor beneficio posible para obtener el mejor rendimiento. Si existe esta relación con un proveedor voluminoso, el beneficio para la organización es continuo y confiable. Para aquellos a quienes les gusta jugar en el campo, los descuentos dinámicos pueden ser la opción.

¿Qué no se podría amar? Hay acción y entusiasmo cuando tanto el proveedor como el comprador encuentran pagos que son mutuamente beneficiosos. En un proceso optimizado con la máxima visibilidad, es posible beneficiarse de los descuentos dinámicos debido a la capacidad de elegir fácilmente los proveedores objetivo que maximizarán los retornos, mientras elimina a aquellos que no justifican un compromiso.

La parte más difícil de una iniciativa de manos a la obra es, francamente, poner todas las manos a la obra. La incorporación de proveedores y la estandarización de los términos de pago en todos los ámbitos son tareas para la administración de alto nivel calificado. Esta es una iniciativa impulsada por el liderazgo que debe manejarse con la máxima diligencia. Al igual que con cualquier empresa de cambio organizacional, existe un proceso:

• Identifique proveedores de gran volumen que son fundamentales para el éxito de la organización. Realice análisis de gastos para identificar cualquier brecha que exista en los pagos y el procesamiento de facturas. La decisión de mantener una relación con un proveedor existente depende del beneficio para la organización. Si este beneficio no se ve en términos de términos, confiabilidad y transparencia, podría ser el momento de buscar un proveedor que no solo reemplace el contrato sino que permita la consolidación.
• Pasar a la facturación electrónica y a los proveedores integrados. Asegúrese de tener políticas establecidas para ayudar a los proveedores más pequeños y menos frecuentes, en caso de que no quieran o no puedan participar. La decisión de continuar utilizando proveedores ad hoc debe depender de su valor general.
• Cree iniciativas de abastecimiento para reducir las variaciones en los procesos comerciales y la redacción de contratos. Cada pago debe estar vinculado a una orden de compra legal por transacción de adquisición. Un contrato bien establecido de un proveedor incorporado es oro, lo que reduce la necesidad de procesos de aprobación innecesarios.
• Traiga oportunidades de descuentos. El establecimiento de condiciones unificadas permite el pago anticipado, lo que da como resultado la posibilidad de descuentos tanto estáticos como dinámicos.
• Pasar a una política "Sin orden de compra, sin pago". Si no se solicitó o no se recibió, no se paga. Esto nuevamente comienza con el establecimiento diligente del contrato y permite que los documentos de adquisición se adjunten a ese contrato. Los términos son visibles y claros.
• Establezca límites de tolerancia y criterios de autorrechazo. Los análisis revelarán tendencias y confirmarán que los datos son útiles. Los proveedores que no están haciendo el corte en el camino de los plazos y la precisión se identifican fácilmente en un proceso simplificado.
• Implemente un proceso de aprobación para las facturas que no coinciden con la orden de compra. Incluso con políticas y procesos estrictos, la perfección no está garantizada. Esté preparado.

La finalización de los pasos anteriores es una iniciativa impulsada por el liderazgo con un objetivo:recibir un pago . El desarrollo de los procesos de pago es el paso final en el paso a un proceso simplificado. Cortar los cheques manualmente deja espacio para errores, aumenta los costos y alarga el proceso de pago. Abundan los métodos de pago electrónico y, si no se utilizan, deje los reembolsos sobre la mesa.

Cada organización debe elegir el proceso de pago que complemente su proceso interno. Los pagos electrónicos son estándar pero tienen muchas variaciones. Utilizados correctamente, contribuyen a la reducción de cheques sin liquidar, por lo tanto, menos propiedad no reclamada. Los hosts de terceros han ganado popularidad debido a su absorción de responsabilidad y confiabilidad de la información bancaria actualizada; sin embargo, el uso del procesamiento de tarjetas virtuales está emergiendo como la opción más fácil de usar con potencial de reembolso. La seguridad adicional de un monto de pago preestablecido y la fecha de vencimiento se combinan muy bien con una orden de compra perfectamente adaptada.

Felices para siempre

Racionalizar, por definición, es el acto de alterar un artículo para hacerlo más simple o más eficiente. En adquisiciones, la racionalización consiste en iniciativas complejas basadas en el liderazgo que deben ser medibles y transparentes en toda la organización. Las auditorías de estos procesos pueden ser costosas, pero son necesarias para garantizar que los procesos de adquisiciones de valor agregado estén funcionando con el resultado esperado. La propiedad debe asignarse para evaluar los procesos individuales, con la supervisión adecuada de estos propietarios por parte de la alta dirección de forma predeterminada y coherente.

Igualmente importante para auditar los procesos internos es el monitoreo continuo de la adherencia de los proveedores a los términos del contrato negociado. Estos contratos son la base de la relación de adquisiciones, y se debe reconocer el incumplimiento de las expectativas de todos los entregables para garantizar que se cumplan los objetivos estratégicos.

La adquisición es un proceso fluido que debe ser monitoreado. En 2021, la disponibilidad de suministro se ha visto afectada de una manera sin precedentes debido a la pandemia mundial. Y la escasez engendra más escasez. Este efecto de goteo afecta tanto a los fabricantes como a los distribuidores y consumidores. En estos tiempos competitivos, no hay margen de error.

La racionalización del proceso de la cadena de suministro es una vía para maximizar la generación de ingresos y, al mismo tiempo, reducir los costos operativos. Al final, tanto el liderazgo con el ejemplo como la supervisión meticulosa son esenciales y deben ser continuos.

Megha Gupta es una analista de sistemas líder que ha trabajado con empresas como Oracle, IBM, Amazon y Starbucks.