Revolucionar las compras con automatización robótica: Aumentar eficiencia y precisión

Los humanos han estado fascinados con la automatización desde la Edad Media.

El primer gran paso hacia la automatización en la historia humana fue la invención de la rueda, que mejoró el transporte de una manera anteriormente inimaginable. Avancemos hasta el presente, y la automatización en operaciones, manufactura, finanzas y marketing ha permitido mejoras significativas en la productividad. ¿Hacia dónde va la tecnología a partir de aquí? La automatización de procesos robóticos (RPA) tiene la respuesta.

El papel de la RPA en las organizaciones modernas

En las organizaciones modernas, la cadena de suministro consiste en una cartera de aplicaciones de software dedicadas que realizan funciones especializadas. Garantizar una interacción fluida entre ellas es un punto de dolor común. La RPA puede ayudar a las empresas a lograr una colaboración sin contacto entre aplicaciones clave como planificación de recursos empresariales (ERP), gestión de transporte, gestión de almacenes, planificación, compras y gestión de productos.

Los usuarios de abastecimiento y compras interactúan con muchos de estos sistemas, extrayendo puntos de datos externos para tomar decisiones informadas sobre cantidad, precio y ubicación de productos. El equipo de compras a menudo invierte tiempo significativo en recopilación y análisis de datos, lo que afecta directamente el tiempo del ciclo del proceso. En una encuesta de Gartner de 2019 sobre abastecimiento, compras y gestión de proveedores, los problemas críticos en compras tecnológicas incluyeron ahorro de costes directo (instantáneo), impacto en resultados de negocio, negociación efectiva, evitación de costes y tiempo de procesamiento. La RPA puede ayudar significativamente a resolver desafíos de compras en todas estas áreas.

Un informe de Gartner de 2020 sobre optimización de costes de TI encontró que la introducción o aumento de la automatización puede ayudar a las organizaciones a lograr un ahorro neto del 10 % al 15 % en costes continuos de proyectos de servicios de TI. Las organizaciones pueden mantener su arquitectura de TI existente mientras se benefician de ganancias de productividad mejoradas a través de la RPA. La tecnología puede sostener un retorno de inversión mejorado para productos digitales existentes a través de estrategias de producto optimizadas.

La conciliación de inventario a través de RPA puede ayudar a empresas multinacionales a lograr una reducción de más del 70 % en el tiempo del ciclo de conciliación. Por ejemplo, una importante empresa logística global implementó RPA para la transformación de operaciones y lograr la excelencia en la cadena de suministro.

Al permitir la transformación digital rápida de funciones de la cadena de suministro, la RPA está demostrando ser una de las herramientas más críticas para la mejora de la productividad. Se espera que el tamaño del mercado global de RPA experimente un crecimiento considerable, alcanzando 6.100 millones de dólares para 2027, según Fortune Business Insights. En la cadena de suministro de una organización moderna, la RPA puede descubrir valor oculto a través de la transformación de la mayoría de los procesos de la función de compras. A continuación se muestran algunas de las áreas clave donde las organizaciones pueden lograr beneficios inmediatos de RPA.

Áreas clave de aplicación de RPA en compras

Análisis de gasto autónomo

La recopilación de gastos y el análisis de categorías es un área clave donde la RPA puede ayudar, recopilando datos de diversas fuentes automáticamente. A nivel organizacional, la RPA puede ayudar a generar informes detallados desde aplicaciones ERP así como archivos manuales, como PDFs y hojas de cálculo de Excel. La RPA también puede integrar herramientas desarrolladas localmente que una empresa pueda estar utilizando para ejecutar procesos de compras. Con la recopilación automática de datos de gasto, los "bots" también pueden permitir evaluaciones automáticas y detalladas de oportunidades de gasto basadas en políticas definidas.

Análisis de mercado y compras puntuales optimizadas

Un bot puede recopilar fácilmente información de múltiples sitios web y documentos, que se actualizan regularmente de forma mensual o semanal por proveedores de datos de terceros. Un panel de análisis de mercado puede utilizar esta información recopilada sin necesidad de actualizar o verificar los datos de origen. Los gerentes de compras incluso pueden realizar pedidos puntuales usando bots, que identifican los mejores vendedores y precios disponibles en el mercado basándose en estudios de mercado. La RPA puede reducir en gran medida los esfuerzos dedicados a buscar en internet y otras fuentes.

Auto-referenciación y monitorización de rendimiento sin contacto

La RPA puede permitir la recopilación automática de datos para poblar paneles de indicadores clave de rendimiento (KPI) y permitir a las empresas realizar ejercicios de referencia sin intervención humana. También puede ayudar a recopilar datos automáticamente de múltiples aplicaciones (incluido el correo electrónico). Si un usuario quiere proporcionar datos con un correo electrónico, la RPA puede ayudar a integrar las entradas de correo electrónico en el panel de KPI y mejorar la experiencia de compras y la satisfacción de las partes interesadas.

Gestión de solicitudes de compra (PR) y órdenes de compra (PO) e identificación de proveedores

Un bot puede recopilar datos de las PR y buscar en el catálogo de productos artículos disponibles. Si un artículo no está disponible, el bot puede buscar proveedores en internet y proporcionar sugerencias para posibles coincidencias de vendedores. La RPA incluso puede ayudar a iniciar conversaciones y consultar a múltiples proveedores sobre disponibilidad de productos con cotizaciones de precios tentativas, usando correo electrónico o SMS. Un bot puede gestionar todo el proceso de identificación de productos, investigación de mercado y gestión de relaciones con proveedores, liberando una cantidad significativa de tiempo para los gerentes de compras. Además de las notificaciones e informes regulares enviados por el ERP para la iniciación de PR y PO, la RPA puede ayudar a crear informes personalizados a nivel de categoría o producto.

Incorporación automática de proveedores y creación de maestro de vendedores

La incorporación de proveedores y la creación de vendedores es generalmente una tarea manual que consume mucho tiempo en muchas organizaciones. Con un bot de RPA, el proceso automático de creación de vendedores puede ejecutarse sin intervención humana. Un bot puede añadir datos maestros a aplicaciones empresariales en cualquier momento.

Auditoría personalizada de proveedores

Los bots pueden ayudar a crear informes personalizados para un proveedor específico que monitoree contratos en curso, seguimiento de reclamaciones y cumplimiento contractual. Basándose en políticas definidas, los bots pueden enviar recordatorios periódicos automáticamente por correo electrónico o SMS a proveedores específicos. Los bots con capacidades de correo electrónico también pueden proporcionar actualizaciones automáticas en el buzón o SMS directamente para cualquier criterio o excepción establecida.

	Análisis de Gasto Autónomo	Análisis de Mercado y Compras Puntuales Optimizadas	Auto-referenciación y Monitorización sin Contacto	Gestión PR/PO e Identificación de Proveedores	Incorporación Automática de Proveedores y Maestro de Vendedores	Auditoría Personalizada de Proveedores
% del proceso automatizable	> 80%	> 70%	> 60%	> 80%	> 50%	> 60%
Qué no se puede automatizar	Gasto maverick no documentado Orientación de la dirección	Validación humana Integración de vendedores offline	Planes de mejora de rendimiento Identificación de KPI	Comprobaciones de calidad de producto Garantía de precio más bajo	Verificación de proveedores Autenticidad de proveedores	Comprobaciones de calidad in situ Identificación de origen de disputas
KPIs directamente afectados	% del gasto total gestionado por la organización de compras ROI de compras Coste de abastecimiento	Gasto operativo de compras Reducción directa de costes Evitación de costes Satisfacción de empleados	Valor de contrato bajo gestión activa Varianza de valor de pedido Riesgo contractual	% de proveedores con certificaciones Tiempo de ciclo PR a PO Coste medio de procesamiento de PO Satisfacción de partes interesadas	Gasto de gestión de datos maestros como % del gasto total Tasa de error en registros de datos Tiempo de administración contractual	Tasa de cumplimiento Ratio de rechazo Valor de retrabajo y desecho Calificación de calidad de proveedores

*Estimaciones de datos para organizaciones de nivel de madurez Etapa 3 y 4 según Marco de Excelencia de Procesos de TCS

La RPA está emergiendo rápidamente como una parte integral de la organización de compras y continuará evolucionando y madurando. Una vez alineada con la estrategia empresarial, la RPA puede ofrecer resultados excepcionales y sostenibles en un corto plazo.

Bakul Sharma y Mudit Bansal son consultores en la Práctica Global de Cadena de Suministro de Tata Consultancy Services.