Transformación del proceso de adquisición mediante robótica

Los seres humanos han estado fascinados con la automatización desde la Edad Media.

El primer gran paso hacia la automatización en la historia de la humanidad fue la invención de la rueda, que mejoró el transporte de una manera que antes era inimaginable. Un avance rápido hasta el presente, y la automatización en las operaciones, la fabricación, las finanzas y el marketing han permitido mejoras significativas en la productividad. Entonces, ¿a dónde va la tecnología desde aquí? La automatización de procesos robóticos (RPA) tiene la respuesta.

En las organizaciones modernas, la cadena de suministro consta de una cartera de aplicaciones de software dedicadas que realizan funciones especializadas. Asegurar una interacción fluida entre ellos es un problema común. RPA puede ayudar a las empresas a lograr una colaboración sin contacto entre aplicaciones clave como la planificación de recursos empresariales (ERP), la gestión del transporte, la gestión de almacenes, la planificación, las adquisiciones y la gestión de productos.

Los usuarios de abastecimiento y adquisiciones interactúan con muchos de estos sistemas, basándose en puntos de datos externos para tomar decisiones informadas con respecto a la cantidad, el precio y la ubicación del producto. El equipo de adquisiciones a menudo invierte mucho tiempo en la recopilación y el análisis de datos, lo que afecta directamente el tiempo del ciclo del proceso. En una encuesta de Gartner de 2019 sobre abastecimiento, adquisiciones y gestión de proveedores, los problemas críticos en la adquisición de tecnología incluyeron ahorros de costos directos (instantáneos), impacto de los resultados comerciales, negociación efectiva, evasión de costos y tiempo de procesamiento. RPA puede ayudar significativamente a resolver los desafíos de adquisiciones en todas estas áreas.

Un informe de Gartner de 2020 sobre I.T. La optimización de costos descubrió que la introducción o el aumento de la automatización puede ayudar a las organizaciones a lograr ahorros netos del 10% al 15% en TI en curso. costos del proyecto de servicios. Las organizaciones pueden mantener su I.T. arquitectura mientras se beneficia de mayores ganancias de productividad a través de RPA. La tecnología puede mantener un mejor retorno de la inversión para los productos digitales existentes a través de estrategias de productos optimizadas.

La conciliación de inventario a través de RPA puede ayudar a las empresas multinacionales a lograr una reducción de más del 70% en el tiempo del ciclo de conciliación. Por ejemplo, una importante empresa de logística global implementó RPA para la transformación de operaciones a fin de lograr la excelencia en la cadena de suministro.

Al permitir una rápida transformación digital de las funciones de la cadena de suministro, RPA está demostrando ser una de las herramientas más críticas para la mejora de la productividad. Se espera que el tamaño del mercado global para RPA experimente un crecimiento considerable, alcanzando los $ 6,10 mil millones para 2027, según Fortune Business Insights. En la cadena de suministro de una organización moderna, RPA puede descubrir valor oculto a través de la transformación de la mayoría de los procesos de la función de adquisiciones. A continuación se muestran algunas de las áreas clave en las que las organizaciones pueden lograr beneficios inmediatos de RPA.

Análisis de gasto autónomo . La recopilación de gastos y el análisis de categorías es un área clave en la que RPA puede ayudar, al recopilar datos de varias fuentes automáticamente. A nivel organizacional, RPA puede ayudar a generar informes detallados a partir de aplicaciones ERP, así como archivos manuales, como PDF y hojas de cálculo de Excel. RPA también puede integrar herramientas existentes desarrolladas localmente que una empresa podría estar utilizando para ejecutar procesos de adquisición. Con la recopilación automática de datos de gastos, los "bots" también pueden habilitar evaluaciones automáticas detalladas de oportunidades de gasto basadas en una política definida.

Análisis de mercado y compras al contado optimizadas. Un bot puede recopilar fácilmente información de varios sitios web y documentos, que los proveedores de datos de terceros actualizan periódicamente de forma mensual o semanal. Un panel de análisis de mercado puede utilizar esta información recopilada sin la necesidad de actualizar o verificar los datos de origen. Los gerentes de adquisiciones pueden incluso realizar pedidos de compra al contado utilizando bots, que identifican los mejores vendedores y precios disponibles en el mercado según la investigación de mercado. La RPA puede reducir en gran medida los esfuerzos dedicados a la búsqueda en Internet y otras fuentes.

Evaluación comparativa automática y supervisión del rendimiento sin contacto . RPA puede permitir la recopilación automática de datos para completar los paneles de indicadores de rendimiento clave (KPI) y permitir a las empresas realizar ejercicios de evaluación comparativa sin intervención humana. También puede ayudar a recopilar datos automáticamente de varias aplicaciones (incluido el correo electrónico). Si un usuario desea proporcionar datos con un correo electrónico, RPA puede ayudar a integrar las entradas del correo electrónico en el panel de KPI y mejorar la experiencia de adquisiciones y la satisfacción de las partes interesadas.

Gestión de solicitudes de compra (PR) y órdenes de compra (PO) e identificación de proveedores. Un bot puede recopilar datos de los RP y buscar artículos disponibles en el catálogo de productos. Si un artículo no está disponible, el bot puede buscar proveedores en Internet y brindar sugerencias para posibles coincidencias de proveedores. La RPA puede incluso ayudar a iniciar conversaciones y consultar a varios proveedores sobre la disponibilidad de productos con cotizaciones de precios tentativas, mediante correo electrónico o mensajes de texto SMS. Un bot puede gestionar todo el proceso de identificación de productos, investigación de mercado y gestión de relaciones con proveedores, lo que libera una cantidad significativa de tiempo para los responsables de adquisiciones. Además de las notificaciones e informes regulares enviados por el ERP para la iniciación de RP y PO, RPA puede ayudar a crear informes personalizados a nivel de categoría o producto.

Autoembarque de proveedores y creación de maestros de proveedores. La incorporación y la creación de proveedores es generalmente una tarea manual que requiere mucho tiempo en muchas organizaciones. Con un bot de RPA, el proceso de creación automática de proveedores se puede ejecutar sin intervención humana. Un bot puede agregar datos maestros a aplicaciones empresariales en cualquier momento.

Auditoría personalizada de proveedores. Los bots pueden ayudar a crear informes personalizados para un proveedor específico que supervisa los contratos en curso, el seguimiento de las reclamaciones y el cumplimiento de los contratos. Según una política definida, los bots pueden enviar recordatorios periódicos automáticamente por correo electrónico o SMS a proveedores específicos. Los bots con capacidades de correo electrónico también pueden proporcionar actualizaciones automáticas en el buzón de correo o SMS directamente para cualquier criterio establecido o excepciones.

* Estimaciones de datos para organizaciones de nivel de madurez de las Etapas 3 y 4 según el Marco de Excelencia de Procesos de TCS

RPA está emergiendo rápidamente como una parte integral de la organización de adquisiciones y continuará evolucionando y madurando. Una vez alineada con la estrategia empresarial, la RPA puede ofrecer resultados excepcionales y sostenibles en un plazo breve.

Bakul Sharma y Mudit Bansal son consultores en la práctica de la cadena de suministro global de Tata Consultancy Services.