Cómo la RPA simplifica los complejos desafíos de cumplimiento

La automatización de procesos robóticos (RPA) puede ayudar a las organizaciones a navegar el panorama de cumplimiento cada vez más complejo.

A medida que los gobiernos de todo el mundo endurecen las regulaciones en línea, el cumplimiento se está volviendo cada vez más desafiante para las empresas — y más caro. La consultora Duff & Phelps predice que en banca, por ejemplo, los costes regulatorios subirán del 4% al 10% de los ingresos bancarios para 2021.

Los departamentos corporativos, legales y de cumplimiento tienen, por tanto, un papel crítico en proteger a las empresas de riesgos y fallos innecesarios. Sin importar la industria, las empresas deben tomar un papel activo en asegurar que cumplen con estándares y reglas legales para producir sus operaciones, empleados y clientes.

Sin embargo, contratar más gente no es la solución para reducir la carga regulatoria. Lo que se necesita para descifrar la eficiencia de la gestión de cumplimiento es la automatización de flujos de trabajo complejos. Para resolver este desafío a largo plazo, los líderes de cumplimiento deben buscar tecnologías, incluyendo RPA que automatiza tareas basadas en reglas y repetitivas, liberando a profesionales para concentrarse en trabajo más estratégico, creativo y cognitivo.

Las empresas deberían, por tanto, buscar adoptar una mentalidad de «automatización primero», abordando desafíos de negocio con una fuerza de trabajo híbrida humano/software.

Medidas de cumplimiento fluctuantes

Usar tecnología para ayudar con las medidas de cumplimiento de una organización se está volviendo más crucial dado el escrutinio creciente de los gobiernos, que ellos mismos están usando RPA para maximizar y aumentar sus esfuerzos de monitorización.

Como ha notado el bufete de abogados Allen & Overy, debido a las mayores presiones de escrutinio regulatorio hoy, el cumplimiento ha subido en la agenda de la sala de juntas corporativa. Para las organizaciones, es crucial que estén usando RPA para asegurar que cumplen los requisitos necesarios. Hay muy pocos lugares para esconderse ya, y los riesgos financieros para las empresas son altos.

Entre enero y abril de 2019, el Reino Unido impuso más de 935 millones de libras en multas, representando un aumento significativo en la actividad regulatoria ya que, hasta este año, había impuesto solo 334 millones de libras en multas en total. Además, para empresas que incumplen reglas del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), la multa máxima es hasta el 4% de la facturación global anual o 20 millones de euros, lo que sea mayor.

Desafortunadamente, muchas empresas aún no saben si sus procesos no cumplen estándares de cumplimiento, o cómo remediar operaciones no conformes antes de que sea demasiado tarde. Aquí es donde «RegTech» puede jugar un papel crucial. RegTech se refiere a la gestión de procesos regulatorios dentro de la industria financiera a través de tecnología, incluyendo monitorización regulatoria, reporte y cumplimiento.

Una encuesta de Thomson Reuters encontró que RegTech está moldeando el cumplimiento regulatorio: el 52% de los encuestados afirmaron que estas soluciones tecnológicas afectaban cómo gestionaban esto, mientras que casi una quinta parte (17%) reportó que ya habían implementado una o más soluciones RegTech. Soluciones RegTech integradas con tecnologías de automatización como RPA han demostrado entregar ahorros de hasta el 75% para llevar a cabo procesos internos para empresas en el sector financiero.

RPA: El futuro del cumplimiento

La RPA puede asistir con el cumplimiento ayudando a crear programas de cumplimiento más robustos y efectivos. Desde un volumen reducido de problemas legales, mejor retención de empleados y clientes, y operaciones de negocio mejoradas, la RPA puede ayudar de muchas formas. Permite a las organizaciones tomar mayor control sobre sus propias operaciones y lidiar con problemas de cumplimiento más fácilmente si surgen. También ofrece niveles más altos de cumplimiento ya que, una vez que un proceso se establece como un flujo de trabajo automatizado con RPA, se ejecuta de la misma manera cada vez sin errores, independientemente de si el proceso concierne transferencia y migración de datos, procesamiento de facturas, o emisión de órdenes de compra.

Esto significa que la RPA empodera a las empresas para establecer niveles inigualables de precisión de proceso, especialmente comparado con el trabajo que pueden hacer empleados humanos. Consecuentemente, las empresas pueden mantener mejor niveles más altos de cumplimiento en todos los procesos de negocio. Y, para cualquier auditoría de cumplimiento inesperada, los robots de software guardan sus acciones, y las de empleados humanos, en un registro de actividad, creando una pista de auditoría que proporciona un registro preciso de qué procesos se ejecutaron y cómo.

Una empresa que ha usado RPA para mejorar operaciones de negocio en el contexto de cumplimiento es Landmark Group. Tras la introducción del impuesto al valor añadido (IVA) en Oriente Medio, Landmark necesitaba procesar 47.000 registros para asegurar que la empresa cumplía estrictos estándares de cumplimiento. Su equipo pasó diez días laboriosamente revisando registros antes de automatizar el proceso, lo que tomó un total de 60 minutos y representó una reducción del 98,75% en tiempo. En términos simples, la RPA ha ahorrado a Landmark horas de trabajo, mientras simultáneamente impulsaba la eficiencia interna.

La nueva normalidad

Uno de los impulsores clave detrás del coste creciente de cumplimiento es el volumen de regulaciones. Cada semana ve un promedio de 45 nuevos documentos relacionados con regulaciones siendo emitidos. Y con expertos llamando a este nivel de cambio «la nueva normalidad», esto está creando una obligación para que las empresas usen tecnología para traer el cumplimiento bajo control. Al usar RPA, no solo pueden limitar la exposición al riesgo, sino también automatizar, agilizar y optimizar la gestión de cumplimiento para crear una ventaja competitiva.