Cómo la automatización robótica de procesos revoluciona el sector inmobiliario

La RPA tiene un papel importante en la transformación de sectores tradicionales, como el inmobiliario.

La automatización robótica de procesos, o RPA, tiene un papel significativo en la transformación de la industria inmobiliaria. La tecnología permitirá a las empresas inmobiliarias automatizar tareas manuales arduas y permitir a los profesionales del sector dedicar más tiempo a asignaciones que añadan valor al negocio.

Este artículo explorará por qué la industria inmobiliaria debería adoptar RPA, los beneficios, los desafíos, el impacto para empresas que no adopten robótica y dos casos de estudio para reforzar el punto.

La industria inmobiliaria: ineficiencia en procesos de back-office

Actualmente, las organizaciones inmobiliarias —como muchas en industrias tradicionales— enfrentan un desafío al impulsar eficiencias en procesos de back-office. Algunas actividades, como la gestión de documentos, procesamiento de facturas y extracción de datos de estos documentos, requieren mucho tiempo y atención.

Estas tareas son, por supuesto, extremadamente importantes, pero consumen una cantidad considerable de tiempo y mano de obra para completarlas.

Recientemente, según Ranjit PV, Vicepresidente de Tecnología en Retransform, las empresas inmobiliarias están ahora "constantemente buscando formas de mejorar estas ineficiencias, al mismo tiempo reduciendo costes y mejorando el tiempo de respuesta para estas actividades."

Una de las mejores formas de lograr esto es mediante la adopción de RPA o robótica.

RPA permite a las organizaciones "automatizar fácilmente tareas tan tediosas y repetitivas que consumen una cantidad considerable de tiempo y capital humano", añade PV.

Interno, externalizado o el trabajador digital 24/7

Históricamente, las industrias tradicionales tenían que decidir si externalizar una solución tecnológica como RPA a un proveedor de servicios o desplegarla internamente.

Sin embargo, ahora según PV, existe una tercera opción.

"Las empresas inmobiliarias que buscan adoptar RPA tienen una opción alternativa —el asistente virtual o un empleado virtual para realizar estas actividades de incorporación de una nueva solución tecnológica", dice.

Beneficios de la RPA

Hay muchos beneficios al adoptar RPA en la industria inmobiliaria.

La adopción de la tecnología aumentará la eficiencia de muchas tareas, porque se realizarán mucho más rápido en un entorno digital.

Esta automatización de tareas repetitivas y el tiempo de respuesta mejorado en tareas, debido a que los bots trabajan 24/7, conducirá a ahorros de costes.

La precisión en tareas como la introducción de datos también mejorará significativamente, porque una vez que el bot ha sido programado no hay distracciones ni fallos.

El beneficio final y quizás el más importante, es el tiempo ahorrado para los empleados al automatizar tareas manuales. Los empleados podrían moverse a otras áreas donde se requiere un toque humano, áreas más innovadoras o actividades generadoras de ingresos.

"La adopción de RPA libera la evaluación de recursos humanos. Y desde una perspectiva de cumplimiento, una vez que defines los límites, los bots trabajarán dentro de estos y asegurarán que tu negocio sea conforme", añade PV.

Casos de estudio

Demostrando los beneficios de RPA en el sector inmobiliario específicamente, PV proporcionó dos casos de estudio.

1. Inmobiliaria logística

El cliente es un líder global en inmobiliaria logística con foco en mercados de alta barrera y alto crecimiento. Un fideicomiso de inversión inmobiliaria (REIT) cotizado públicamente, el cliente ofrece a sus clientes e inversores la plataforma más moderna y geográficamente diversa de espacio de distribución en el mundo. El cliente es conocido por su servicio al cliente inigualable y compromiso con el desarrollo sostenible.

Caso de uso

El cliente usa Salesforce para gestionar oportunidades de negocio y Yardi Voyager para gestionar arrendamientos. Las oportunidades (nuevos arrendamientos y renovaciones) se introducían primero en Salesforce, y una vez cerradas, los arrendamientos se introducían manualmente en Yardi Voyager. Este proceso consumía mucho tiempo y era propenso a error humano. Además, introducir un arrendamiento en Yardi Voyager llevaba 50 minutos.

Para superar estos desafíos, el cliente buscaba una solución que cumpliera:

• Automatizar la creación de arrendamientos en Yardi Voyager capturando la oportunidad de negocio cerrada desde Salesforce.
• Rastrear errores durante el proceso con capturas de pantalla y notificaciones.
• Notificaciones sobre creación exitosa de arrendamiento en Yardi Voyager.
• Mantener pista de auditoría para el proceso de extremo a extremo.

Solución proporcionada

Con la amplia experiencia de Retransform en el dominio inmobiliario y experiencia en RPA, el equipo ayudó a desarrollar una solución viable para automatizar el proceso manual de introducir arrendamientos en Yardi Voyager usando la información ya disponible en Salesforce.

Para cumplir el requisito del cliente, Retransform diseñó y desarrolló una solución RPA completa que incluía el BOT obteniendo oportunidades cerradas de Salesforce y creando/modificando estos arrendamientos dentro de Yardi Voyager.

Beneficios

El tiempo de procesamiento manual para crear un arrendamiento en Yardi Voyager era de más de 50 minutos por arrendamiento. El BOT podía completar lo mismo en menos de 10 minutos. Esto resultó en ahorro considerable de tiempo, precisión de datos introducidos y ahorro de recursos para el cliente.

2. Inmobiliaria comercial

El cliente es un líder del sector y una de las mayores organizaciones de inmobiliaria comercial y finanzas. Con más de cinco décadas de experiencia, se especializan en crear, desarrollar y apoyar empresas miembro que proporcionan servicios relacionados con inmobiliaria comercial y fondos de inversión alternativos, incluyendo sociedades limitadas, fondos institucionales, y REITs no cotizados y cotizados.

Caso de uso

El cliente estaba migrando su sistema ERP de JD Edwards a Yardi. El volumen de datos (~500 GB) a migrar era masivo. Tras la migración, surgió la necesidad de validar la precisión de los datos migrados. Esto implicaba comparar datos del sistema origen (JDE) con el sistema destino (Yardi). Este ejercicio de validación, si se hacía manualmente, habría tomado a un equipo un par de meses.

El cliente necesitaba una solución automatizada para validar la precisión de datos para las siguientes entidades:

• Propiedades
• Arrendamientos
• Unidades
• Saldos GL: segmentos subsidiarios y sub-ledger
• Saldos GL: Presupuesto combinado
• GL: Por segmento
• GL: Por libro
• GL: Nivel empresa
• Registro de ventas

Solución proporcionada

Para cumplir el requisito del cliente, Retransform diseñó y desarrolló una solución RPA que incluía desarrollo de múltiples BOTs que se ejecutarían 24/7. Estos BOTs compararían datos JDE con Yardi para precisión. Las plantillas de informes JDE se mapearon y predefinieron con identificadores únicos de Yardi.

El BOT extraía datos de informes JDE, buscaba registros correspondientes en Yardi, y comparaba cada punto de datos. Al final del proceso, el BOT generaba un informe de conciliación destacando todas las discrepancias encontradas con los puntos de datos durante el proceso de validación.

Beneficios

El tiempo de procesamiento manual para validar los datos podría haber tomado más de 2 meses. El BOT completó lo mismo en dos semanas, proporcionando ahorro considerable de tiempo y recursos al cliente. Además, el BOT destacó rápidamente todas las discrepancias, que se corrigieron manualmente antes de que la aplicación entrara en producción.

Desafíos

A pesar de los beneficios obvios, como se demostró arriba, hay varios desafíos al adoptar una tecnología relativamente nueva como RPA en una industria tradicional.

Hay adoptantes tardíos en tecnología emergente, porque en un sector como el inmobiliario el foco está en comprar, vender y alquilar espacio —hay poco foco en el lado técnico desde perspectiva de consejo y en toda la organización, a menos que estés en el equipo de TI.

El término automatización robótica de procesos intimida a personas que trabajan en el sector inmobiliario, y hay otros disuasorios mayores en la adopción de estas nuevas tecnologías.

"Uno es la gestión del cambio", dice PV. "Las organizaciones necesitan un campeón que pueda impulsar el cambio de adoptar algo como RPA en toda la organización.

"Otro desafío se centra en identificar el proceso correcto para activar, porque hay ciertas reglas que debes seguir cuando implementas RPA."

Para superar este desafío, PV sugiere implementar RPA de forma modular.

"Empieza pequeño y automatiza frutos al alcance. Una vez que el resto del negocio entienda los beneficios en estas victorias rápidas y vea las mejoras incrementales, la adopción más amplia de la tecnología será más fluida y encontrará menos resistencia", dice.

No hay duda de que a pesar de los desafíos, RPA está ganando impulso y consiguiendo un punto de apoyo significativo en el sector inmobiliario, principalmente porque la idea es mejorar procesos, y los usuarios de negocio pueden relacionarse con esto.

RPA — ventaja competitiva en la industria inmobiliaria

Las empresas inmobiliarias que no adopten RPA y tecnologías similares, tendrán dificultades para competir con empresas que sí adopten la tecnología. Al implementar RPA, los visionarios serán más eficientes que sus competidores.

"RPA es principalmente una tecnología de muy bajo riesgo, no invasiva. Las organizaciones no tienen que hacer grandes cambios en sus sistemas, y esto mejora la eficiencia de una empresa, la calidad del trabajo, el tiempo de respuesta, la satisfacción del cliente y mucho más. Hay mucho que ganar desplegando RPA, pero riesgo mínimo."