Automatización robótica de procesos:¿una solución milagrosa para las operaciones?

RPA puede ser extremadamente útil para aumentar el control, mejorar la eficiencia y reducir costos si se aplica de la manera correcta. Sin embargo, antes de implementarlo, las empresas deben realizar el nivel correcto de análisis inicial para garantizar que se obtendrán beneficios significativos a corto, mediano y largo plazo.

Los bancos de inversión se encuentran actualmente en el ojo de una tormenta perfecta, enfrentando las presiones contradictorias de reducir los márgenes y administrar los requisitos de cumplimiento cada vez mayores.

A pesar de muchos años de inversión en soluciones tecnológicas para mejorar la eficiencia y reducir los costos, la automatización total sigue siendo una quimera. Han surgido muchos desafíos, que incluyen fuentes de datos ascendentes incompletas, datos de referencia de mala calidad, múltiples fuentes de datos de oro, regulación en evolución e infraestructura de TI heredada que a menudo se actualiza tácticamente en lugar de revisarse estratégicamente.

Como resultado de estas deficiencias en los procesos, las organizaciones requieren múltiples soluciones manuales para mantener los controles y la calidad. Reconociendo esto, las empresas están explorando nuevas formas de innovar, sobre todo a través de la automatización robótica de procesos (RPA). Pero, ¿merece la pena la RPA?

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Los bancos de inversión dedican cantidades significativas de mano de obra para realizar operaciones y esfuerzos repetitivos basados ​​en reglas. Estos procesos, como la gestión de excepciones de datos y la entrada de datos, son exclusivos de cada organización porque la sofisticación de la conectividad de adelante hacia atrás varía significativamente de una empresa a otra y de una función a otra. RPA puede agregar valor al automatizar esas tareas repetitivas y enfocar la energía y la atención del personal en tareas más estratégicas y satisfactorias.

RPA proporciona de manera efectiva a las empresas una fuerza laboral digital de robots de software que es rentable, eficiente, productiva y escalable y, a menudo, se puede aplicar en semanas en lugar de meses. Los robots funcionan las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días del año, sin descanso, lo que genera importantes ganancias de productividad. Los robots no son susceptibles a la fatiga o la negligencia humana, lo que significa menos correcciones de errores. No tomarán decisiones sesgadas basadas en inclinaciones personales o presiones de gerentes y auditores.

El objetivo de la RPA de automatización de procesos es automatizar los esfuerzos repetitivos y que requieren mucha mano de obra para aumentar la eficiencia operativa y reducir los costos operativos. Por lo general, este tipo de RPA se aplica sobre los sistemas de TI de operaciones tradicionales, como un sistema de gestión de contenido (CMS) y una plataforma de gestión de procesos comerciales (BPM), lo que amplía sus capacidades de automatización. La RPA de automatización de procesos acelerará aún más ciertos trabajos administrativos en finanzas y operaciones, como la entrada de datos.

Aplicación de RPA en el mundo real

Los bancos de inversión aún dedican cantidades significativas de trabajo para realizar operaciones y esfuerzos repetitivos basados ​​en reglas, como la administración de excepciones de datos y la entrada de datos. Estos son únicos para cada organización porque la sofisticación de la conectividad de adelante hacia atrás varía significativamente de una empresa a otra y de una función a otra. RPA puede agregar valor al automatizar esas tareas repetitivas y enfocar la energía y la atención del personal en tareas más estratégicas y satisfactorias.

RPA también es ideal en situaciones en las que es obligatorio un conducto de entrada de datos. Algunas plataformas heredadas requieren que se ingresen los datos o que se realicen acciones a través de la interfaz de usuario para que se procesen. En estos escenarios, las herramientas RPA pueden sintetizar las acciones del usuario y mitigar la necesidad de intervención manual.

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Al igual que con la introducción de cualquier producto de software nuevo, RPA presenta desafíos. Debe reservarse tiempo para la adaptación y estabilización de la plataforma recién adoptada. Las organizaciones deben planificar cuidadosamente la introducción de RPA debido al bajo nivel de estandarización en toda la empresa y una serie de procesos internos patentados.

Es importante tener en cuenta que es probable que RPA también se vea afectado por un panorama tecnológico que cambia rápidamente y requerirá actualizaciones y correcciones de errores. También es muy sensible a cualquier cambio en la interfaz de usuario (UI) en la que opera, por lo que cualquier cambio en la UI debe comunicarse a los propietarios de RPA y todos los cambios se prueban para garantizar que RPA no se rompa en el lanzamiento de producción. de una nueva interfaz de usuario.

Otros desafíos potenciales incluyen limitaciones con la infraestructura existente, la automatización y la ingesta de datos. RPA automatizará con éxito un proceso realizado por humanos, pero no resolverá mágicamente los problemas de calidad de los datos o las limitaciones existentes de la plataforma. Si un proceso tiene fallas o fallas fundamentales y se convierte de propiedad de humanos a propiedad de robots, los problemas de conectividad o calidad de datos subyacentes que existían en el mundo antiguo también existirán en el nuevo.

Además, muchas herramientas de RPA no pueden procesar el 100 % de los formatos de datos. Es posible que se requiera que las empresas construyan adaptadores utilizando tecnologías como C# o Java para transformar dichos datos en un formato legible para la herramienta RPA. Si este es el caso, las empresas deben realizar el análisis de costo-beneficio necesario para garantizar que el esfuerzo requerido y los adaptadores esenciales no se gasten mejor en la implementación del procesamiento directo completo (STP).

Evaluación de RPA

Así como el panorama de la industria para las operaciones ha evolucionado significativamente en los últimos 30 años, también lo ha hecho la necesidad de un enfoque mucho más eficiente y controlado para cubrir las deficiencias en el ciclo de vida comercial de principio a fin. RPA proporciona una solución para la gestión de procesos repetitivos que es rentable, eficiente, productiva y escalable y, a menudo, se puede aplicar en semanas en lugar de meses.

Sin embargo, la RPA por sí sola no debe verse como la respuesta. Es, en esencia, la próxima evolución de una solución provisional para los bancos de inversión, y las empresas siempre deben tratar de asegurarse de no perder de vista la implementación del cambio estratégico. La optimización y síntesis de la infraestructura de principio a fin ayudará a cerrar las brechas de control y eliminar muchos procesos repetitivos. Este debería seguir siendo el objetivo final.

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Sin embargo, donde la aplicación de RPA se vuelve muy interesante es cuando se combina con herramientas de inteligencia artificial cognitiva más avanzadas para ofrecer automatización de procesos inteligente (es decir, automatización robótica que no solo procesa funciones preprogramadas, sino que también toma decisiones autónomas utilizando un sofisticado motor de reglas basado en algoritmos de aprendizaje).

Si bien muchas tecnologías tradicionales aún no están lo suficientemente avanzadas para automatizar completamente los procesos con una toma de decisiones compleja, la aplicación de herramientas que aprenden y piensan, además de hacer, abre una gran cantidad de nuevas posibilidades de automatización.

Para evaluar RPA y su viabilidad dentro del negocio, las empresas deben buscar responder las siguientes tres preguntas:

1. ¿Es RPA la única respuesta? Si bien es cierto que muchos procesos operativos heredados no se pueden automatizar fácilmente a través del software existente, ha habido casos en los que los departamentos de operaciones han buscado aplicar RPA a procesos que podrían automatizarse completamente utilizando plataformas industriales disponibles o incluso herramientas existentes dentro de su tecnología interna. suite. Es fundamental que las empresas lleven a cabo la debida diligencia necesaria antes de embarcarse en la ruta RPA.

2. ¿Puede RPA cubrir todos los casos de uso dentro del alcance? Algunas herramientas de RPA tienen dificultades para adaptarse a todos los formatos de datos. Es vital que se realice el análisis de nivel correcto para mitigar el riesgo de construir tecnología sobre tecnología.

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3. ¿El proceso que se gestiona a través de RPA es obligatorio? Si la respuesta es "no" y la RPA se utilizará para cubrir una brecha de control inadecuada en la infraestructura de adelante hacia atrás, las empresas deben, en paralelo con la definición de los requisitos comerciales y funcionales para la implementación de la RPA, producir una hoja de ruta para cómo se puede eliminar el proceso por completo.

En resumen, RPA puede ser extremadamente útil para aumentar el control, mejorar la eficiencia y reducir costos si se aplica de la manera correcta. Sin embargo, antes de implementarlo, las empresas deben realizar el nivel correcto de análisis inicial para garantizar que se obtengan beneficios significativos a corto, mediano y largo plazo.

Fuente de Nick Fry, director de Sapient Global Markets y su principal experto en la materia de posnegociación con sede en Londres y  Lukasz Hassa, gerente de Sapient Global Markets con sede en Londres, con experiencia en operaciones de oficina intermedia, gestión del ciclo de vida comercial y datos empresariales en los mercados de capital y materias primas

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