Automatización robótica de procesos: Clave para la eficiencia operativa y reducción de costes

La RPA puede ser extremadamente útil para aumentar el control, mejorar la eficiencia y reducir costes si se aplica de la manera correcta. Sin embargo, antes de implementarla, las empresas deben realizar el nivel adecuado de análisis previo para asegurar que se obtendrán beneficios significativos a corto, medio y largo plazo.

Los bancos de inversión están actualmente en el ojo de una tormenta perfecta, enfrentando las presiones contradictorias de reducir márgenes y gestionar requisitos de cumplimiento cada vez mayores.

A pesar de muchos años de inversión en soluciones tecnológicas para mejorar la eficiencia y disminuir costes, la automatización total sigue siendo una quimera. Han surgido muchos desafíos, incluyendo alimentaciones de datos upstream incompletas, mala calidad de datos de referencia, múltiples fuentes doradas de datos, regulación en evolución e infraestructura de TI heredada que a menudo se actualiza tácticamente en lugar de revisarse estratégicamente.

Como resultado de estas deficiencias de proceso, las organizaciones requieren múltiples soluciones manuales para mantener controles y calidad. Reconociendo esto, las empresas están explorando nuevas formas de innovar, más notablemente a través de la automatización robótica de procesos (RPA). Pero, ¿vale la pena el bombo de la RPA?

Los bancos de inversión dedican cantidades significativas de mano de obra para realizar esfuerzos y operaciones repetitivas basadas en reglas. Estos procesos, como la gestión de excepciones de datos y la entrada de datos, son únicos para cada organización porque la sofisticación de la conectividad front-to-back varía significativamente de una empresa a otra y de una función a otra. La RPA puede añadir valor automatizando esas tareas repetitivas y enfocando la energía y atención del personal en tareas más estratégicas y satisfactorias.

La RPA proporciona efectivamente a las empresas una fuerza de trabajo digital de robots de software que es rentable, eficiente, productiva y escalable y a menudo puede aplicarse en semanas en lugar de meses. Los robots trabajan 24/7, 365 días al año, sin descanso, trayendo ganancias significativas de productividad. Los robots no son susceptibles a la fatiga o negligencia humana, lo que significa menos correcciones de errores. No tomarán decisiones sesgadas basadas en inclinaciones personales o presión de gerentes y auditores.

El objetivo de la automatización de procesos RPA es automatizar esfuerzos repetitivos e intensivos en mano de obra, para aumentar la eficiencia operativa y disminuir el coste operativo. Típicamente, este tipo de RPA se aplica sobre sistemas de TI de operaciones tradicionales, como un sistema de gestión de contenido (CMS) y una plataforma de gestión de procesos de negocio (BPM), extendiendo sus capacidades de automatización. La RPA de automatización de procesos acelerará aún más cierto trabajo de back-office en finanzas y operaciones como la entrada de datos.

Aplicando RPA en el mundo real

Los bancos de inversión aún dedican cantidades significativas de mano de obra para realizar esfuerzos y operaciones repetitivas basadas en reglas, como la gestión de excepciones de datos y la entrada de datos. Estos son únicos para cada organización porque la sofisticación de la conectividad front-to-back varía significativamente de una empresa a otra y de una función a otra. La RPA puede añadir valor automatizando esas tareas repetitivas y enfocando la energía y atención del personal en tareas más estratégicas y satisfactorias.

La RPA también es ideal en situaciones donde un conducto de entrada de datos es obligatorio. Algunas plataformas heredadas requieren que los datos se introduzcan o se realicen acciones a través de la interfaz de usuario para que sean procesados. En estos escenarios, las herramientas RPA pueden sintetizar las acciones del usuario y mitigar la necesidad de intervención manual.

Como con la introducción de cualquier nuevo producto de software, la RPA viene con desafíos. Se debe reservar tiempo para la adaptación y estabilización de la plataforma recién adoptada. Las organizaciones deben planificar cuidadosamente la introducción de RPA debido al bajo nivel de estandarización en la empresa y una serie de procesos internos propietarios.

Es importante señalar que la RPA también es probable que se vea afectada por un panorama tecnológico que cambia rápidamente y requerirá actualizaciones y correcciones de errores. También es altamente sensible a cualquier cambio en la interfaz de usuario (UI) sobre la que opera, por lo que cualquier cambio en la UI debe comunicarse a los propietarios de RPA y todos los cambios deben probarse para asegurar que la RPA no se rompa al lanzar una nueva UI a producción.

Otros desafíos potenciales incluyen limitaciones con la infraestructura existente, automatización e ingestión de datos. La RPA automatizará con éxito un proceso realizado por humanos, pero no resolverá mágicamente problemas de calidad de datos o limitaciones de plataformas existentes. Si un proceso es fundamentalmente defectuoso o roto y esto se convierte de propiedad humana a propiedad de robot, los problemas subyacentes de calidad de datos o conectividad que existían en el mundo antiguo también existirán en el nuevo.

Además, muchas herramientas RPA no pueden procesar el 100 % de los formatos de datos. Las empresas pueden verse obligadas a construir adaptadores usando tecnologías como C# o Java para transformar esos datos en una forma legible para la herramienta RPA. Si este es el caso, las empresas deben realizar el análisis de coste-beneficio necesario para asegurar que el esfuerzo requerido y cualquier adaptador esencial no sería mejor gastado en la implementación de procesamiento directo completo (STP).

Evaluando la RPA

Al igual que el panorama de la industria para operaciones ha evolucionado significativamente en los últimos 30 años, también lo ha hecho la necesidad de un enfoque mucho más eficiente y controlado para cubrir las insuficiencias en el ciclo de vida comercial front-to-back. La RPA proporciona una solución para la gestión de procesos repetitivos que es rentable, eficiente, productiva y escalable y a menudo puede aplicarse en semanas en lugar de meses.

Sin embargo, la RPA por sí sola no debe verse como la respuesta. Es, en esencia, la próxima evolución de una solución interina para bancos de inversión, y las empresas siempre deben buscar asegurar que no pierdan de vista la implementación de cambios estratégicos. La optimización y síntesis de la infraestructura front-to-back ayudará a cerrar brechas de control y eliminar muchos procesos repetitivos. Esto debería seguir siendo el objetivo final.

Donde la aplicación de RPA se vuelve muy interesante, sin embargo, es cuando se combina con herramientas de inteligencia artificial cognitiva más avanzadas para ofrecer automatización inteligente de procesos (es decir, automatización robótica que no solo procesa funciones preprogramadas, sino que también toma decisiones autónomas usando un motor de reglas sofisticado basado en algoritmos de aprendizaje).

Si bien muchas tecnologías tradicionales aún no son lo suficientemente avanzadas para automatizar completamente procesos con toma de decisiones complejas, la aplicación de herramientas que aprenden y piensan, así como hacen, abre una miríada de nuevas posibilidades de automatización.

Para evaluar la RPA y su viabilidad dentro del negocio, las empresas deberían buscar responder las siguientes tres preguntas:

1. ¿Es la RPA la única respuesta? Si bien es cierto que muchos procesos operativos heredados no pueden automatizarse fácilmente a través de software existente, ha habido casos donde los departamentos de operaciones han buscado aplicar RPA a procesos que podrían automatizarse completamente usando plataformas de la industria disponibles o incluso herramientas existentes dentro de su suite tecnológica interna. Es crucial que las empresas realicen la debida diligencia necesaria antes de embarcarse en la ruta RPA.

2. ¿Puede la RPA cubrir todos los casos de uso en alcance? Algunas herramientas RPA luchan por atender a todos los formatos de datos. Es vital que se realice el nivel adecuado de análisis para mitigar el riesgo de construir tecnología sobre tecnología.

3. ¿Es obligatorio el proceso que se gestiona a través de RPA? Si la respuesta es «no» y la RPA se usará para cubrir una insuficiencia de brecha de control en la infraestructura front-to-back, las empresas deberían, en paralelo con la definición de los requisitos empresariales y funcionales para la implementación de RPA, producir una hoja de ruta de cómo el proceso puede eliminarse por completo.

En resumen, la RPA puede ser extremadamente útil para aumentar el control, mejorar la eficiencia y reducir costes si se aplica de la manera correcta. Sin embargo, antes de implementarla, las empresas deben realizar el nivel adecuado de análisis previo para asegurar que se obtendrán beneficios significativos a corto, medio y largo plazo.

Fuente: Nick Fry, director de Sapient Global Markets y su experto principal en post-trade basado en Londres y Lukasz Hassa, gerente de Sapient Global Markets basado en Londres, con experiencia en operaciones de middle-office, gestión del ciclo de vida comercial y datos empresariales en mercados de capital y materias primas

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