¿Acabará la automatización con el rol de asistente administrativo? Perspectivas y tendencias futuras

El rol de asistente administrativo ha sido un pilar de las empresas durante muchas décadas. Incluso las empresas más pequeñas consideran adecuado emplear algún tipo de asistente administrativo o recepcionista para encargarse de las tareas diarias. Su trabajo es responder correos, programar reuniones, contestar llamadas, etc.

El beneficio de contratar a alguien así es que se encargan de muchas cosas entre bastidores, liberando tu tiempo para enfocarte en tareas más importantes.

Este trabajo también ha sido beneficioso para los empleados ya que suele representar una carrera de nivel de entrada. En esencia, no necesitas ninguna cualificación para convertirte en asistente administrativo, pero te pone el pie en la escalera en una gran empresa.

Sin embargo, en tiempos recientes, un nuevo jugador ha entrado en el juego administrativo. El concepto de automatización ha irrumpido en oficinas y empresas de todo el mundo, ofreciendo una alternativa al enfoque tradicional. En lugar de un asistente administrativo realizando muchos trabajos, un software lo hace todo por ti.

Esto nos lleva al punto principal de discusión de este artículo: ¿traerá la automatización el fin del rol de asistente administrativo? Para responder a esta pregunta, necesitamos discutir qué es la automatización administrativa, las posibilidades que tiene, junto con los pros y contras.

¿Qué es la automatización administrativa?

En términos simples, se refiere a cualquier tipo de tecnología que se usa para automatizar una tarea administrativa. Por supuesto, la automatización es el acto de hacer cosas automáticamente, con poca o ninguna intervención por tu parte.

Típicamente, solo necesitas instalar software y establecer parámetros, y el software hace el resto. La idea es que no tienes que revisar constantemente las cosas y completar tareas a medida que llegan. Todo se hace por ti mediante varios programas de software de automatización.

Además, la automatización suele recurrir a otra tecnología, como inteligencia artificial y aprendizaje automático. Todas estas cosas se fusionan para proporcionar la mejor funcionalidad. Como verás en la siguiente sección, la IA y el aprendizaje automático se usan para ayudar a automatizar varias tareas en el mundo empresarial.

¿Cuáles son las posibilidades de la automatización administrativa?

Este es un punto clave ya que necesitas saber qué es capaz la automatización en el ámbito administrativo. ¿Qué tareas ya puedes completar usando diferentes software? Esto ayuda a saber si puedes reemplazar realistamente a un asistente administrativo con software.

Automatización de correo electrónico

Una de las formas más comunes de automatización administrativa se relaciona con los correos electrónicos. En esencia, puedes descargar software o complementos que responden a correos por ti. Cuando alguien te envía un mensaje, reciben una respuesta instantánea agradeciendo el mensaje, diciendo que responderás adecuadamente a su debido tiempo.

En algunos casos, la tecnología es lo suficientemente inteligente para escribir una respuesta genuina, particularmente si alguien hace una pregunta. El software puede programarse para reconocer ciertas preguntas y transmitir las respuestas correctas. No está refinado ahora, pero hay mucho potencial para el futuro.

De igual manera, puedes enviar automáticamente correos cuando alguien ha comprado algo o se ha suscrito a una lista de correo. De nuevo, estos se generan sin que tengas que escribir nada. En años pasados, un asistente administrativo podría recibir notificaciones de ventas y enviar el correo manualmente.

Creación de facturas

Crear facturas nunca es divertido, pero hay que hacerlo si quieres cobrar. De nuevo, la automatización entra en juego para facilitar la vida.

Puedes usar software que crea facturas instantáneamente para enviar a otras personas. Puedes elegir una factura de muestra y generar la que más te guste. Te ahorra escribir y redactar manualmente una factura para cada transacción.

Asimismo, podrías usar software que genera y envía facturas con un clic. Maneja una de las tareas que más tiempo consume en tu negocio, liberando más tiempo para enfocarte en lo que más importa.

Pagos automáticos

Si tienes empleados, deben pagarse cada mes. De nuevo, podrías usar un asistente administrativo para lidiar con tu software de pagos y enviar todo. Pero la automatización te permite configurar un sistema donde todos reciben sus salarios en una fecha específica cada mes.

No tienes que hacer nada, a menos que necesites hacer cambios en los pagos. Todo ocurre entre bastidores, así que no tienes que lidiar con todas las dificultades financieras.

Además, puedes configurar un sistema similar para pagar facturas. En lugar de preocuparte por pagar cosas a tiempo, tienes un sistema donde el dinero se retira automáticamente en una fecha específica. ¡Hace tu vida diez veces más fácil!

Programación de citas

Aquí es donde las cosas se ponen muy interesantes. Anteriormente, se requería un asistente administrativo para ayudar a crear un horario. Si necesitabas reservar una reunión, le decías a tu asistente que la anotara en tu agenda. Te llamaban o te hablaban cuando tenías cosas. Ahora, todo esto puede hacerse con un asistente virtual en tu smartphone.

IA como Siri puede escuchar tus demandas y hacer ajustes automáticos a tu calendario. Por ejemplo, puedes hablar a tu teléfono y decirle que programe una reunión para el viernes a las 12 pm. En un instante, esta reunión se añadirá a tu calendario.

Este es un ejemplo perfecto de IA y automatización trabajando juntas. La inteligencia artificial procesa lo que dices y sigue automáticamente el comando.

Honestamente, hay muchas otras formas de usar la automatización en el mundo administrativo. Desafortunadamente, no podemos repasarlas todas o estarías aquí todo el día. En su lugar, usa estos ejemplos para abrirte el apetito.

¿Cuáles son los beneficios de la automatización administrativa?

El beneficio claro de la automatización administrativa es que ahorra tiempo y dinero. Cuando las cosas se hacen automáticamente, no tienes que preocuparte de que un asistente tarde en cumplir una tarea. Si necesitas que algo pase, pasa cuando lo ordenas. Desde una perspectiva financiera, la automatización es mucho más asequible.

Cuesta mucho dinero contratar a un empleado y pagarles su salario. Sin mencionar los beneficios que también reciben. Con automatización administrativa, básicamente solo pagas por el software que necesites. Seguro, puede ser un pago mensual, ¡pero es improbable que gastes 20.000 dólares al año en ello!

También está el argumento de que la automatización elimina el error humano. Después de todo, todos cometemos errores de vez en cuando.

Podría ser un error ortográfico en un correo, un error de cálculo al enviar una factura, etc. Parecen problemas menores, pero pueden tener consecuencias mayores. Cuando algo está automatizado, no se desvía de una ruta establecida.

Lo has programado para hacer la misma tarea una y otra vez, así que lo hará sin errores. En general, la automatización puede ayudar a las pequeñas empresas a operar a mayor escala. Tienes las mismas capacidades que una empresa con una flota de asistentes administrativos pero sin gastar mucho dinero.

¿Cuáles son las desventajas de la automatización administrativa?

No encontrarás muchas desventajas, pero hay una que surge de vez en cuando. ¿Qué pasa si el software falla? Algunas personas consideran necesario mantener un asistente administrativo como supervisor de todo el software en uso.

Se aseguran de que todo funcione como debería, mientras abordan algunas cosas que la automatización no puede manejar.

Por ejemplo, ¿puedes automatizar llamadas telefónicas? Es posible, pero la gente no responde bien a una voz robótica. O, ¿qué pasa si alguien visita tus instalaciones para reunirse contigo personalmente? Si no tienes asistente administrativo, ¿quién les dejará entrar y les mostrará dónde ir?

De nuevo, puedes argumentar que hay una forma fácil de evitar este problema con una oficina virtual. Una oficina virtual te da una dirección de negocio, pero trabajas principalmente desde casa.

Luego, puedes usar la oficina si tienes reuniones, dándote acceso al personal que trabaja en el edificio. No es una forma de automatización, pero es una forma de evitar el problema personal de no tener asistentes administrativos. Para ser honesto, esos son los dos principales problemas relacionados con la automatización administrativa ahora. Todavía hay cosas que no puede hacer, y siempre está la preocupación de que las cosas fallen y causen problemas.

¿Destruirá la automatización administrativa el rol de asistente administrativo?

Para concluir, miremos la pregunta original. ¿Crees que el rol de asistente administrativo se volverá obsoleto en los próximos años?

Ciertamente parece que podría ser el caso. Francamente, depende de las capacidades que la automatización administrativa pueda ofrecer. Ahora mismo, puedes encontrar software que hace muchas cosas que un asistente puede hacer.

Sin embargo, todavía faltan algunas cosas. Si la tecnología logra cubrir estos huecos, no habrá necesidad de asistentes administrativos en el futuro.

Además, muchos dueños de pequeñas empresas pueden manejar las cosas sin un asistente ahora. ¿Cómo? Pues, automatizan tantas tareas como sea posible, y asumen el resto ellos mismos.

Podrías ver esto cada vez más en el mundo empresarial también, no solo dueños de negocios asumiendo tareas administrativas, sino otras personas en la empresa. Cuando se combina con automatización, niega la necesidad de un asistente administrativo en el lugar de trabajo.

Foto de Christina Morillo de Pexels