Los profesionales de Lean Six Sigma deben dominar RPA para la excelencia continua de procesos

Los humanos son propensos al agotamiento y errores cuando se les somete a trabajo monótono.

La automatización de tales tareas liberará a los empleados de la pesadilla de tareas repetitivas y podrán manejar responsabilidades más creativas y estratégicas en su tiempo recuperado.

RPA hace esto posible. Las organizaciones intentan implementar RPA agresivamente en sus oficinas medias y traseras.

¿Qué es RPA?

AssistEdge RPA es un software que usa Inteligencia Artificial (IA) para automatizar parcial o totalmente tareas realizadas por humanos. La mayoría de estas tareas son basadas en reglas y repetitivas. RPA es una tecnología fácil de usar.

Por ejemplo, puede recopilar información de correos electrónicos y crear hojas de cálculo Excel a partir de ellas. Puede hacer cálculos y enviar dichos informes cada día.

RPA es capaz de imitar humanos para llevar a cabo procesos complejos. Puede funcionar 24/7 y da una alta tasa de precisión. Algunos casos donde RPA puede usarse son incorporación de proveedores o empleados, procesamiento de nómina, etc.

Sin embargo, las herramientas RPA no pueden diseñar un buen proceso o flujo de trabajo. Las soluciones RPA son inútiles en estos casos.

Hay algunos riesgos si la tecnología RPA se implementa sin planificación adecuada. Necesitamos LSS para optimización del proceso para evitar tales trampas.

¿Qué es Lean Six Sigma (LSS)?

Lean Six Sigma es un método para mejorar el rendimiento del proceso eliminando pasos o actividades innecesarias en este proceso.

También reduce el tiempo entre tareas lo que asegura ciclos aumentados del proceso ocurriendo dentro del mismo intervalo de tiempo. El método LSS apunta a proporcionar una mejor experiencia al cliente mejorando la calidad.

Combinación de RPA y LSS

Una de las causas más comunes de fallo de proyectos RPA es la automatización de procesos defectuosos. Automatizar un proceso roto no dará el resultado deseado porque también está automatizando los problemas de proceso existentes.

Automatizar procesos fallidos es pérdida de tiempo y recursos. Puede contener pasos o actividades innecesarias. Puede no funcionar en absoluto. Retroceder y ajustes causan más retrasos.

Por tanto, el rediseño de procesos es un paso obligatorio antes de la implementación de RPA. LSS puede optimizar el proceso para lograr excelencia en el proceso y hacer las soluciones RPA eficientes.

LSS elimina desperdicios y reduce variación para hacer un proceso esbelto y ágil.

A continuación, los ocho tipos de desperdicio que deben eliminarse para el funcionamiento eficiente de la tecnología RPA:

1. Defectos
Cuando el proceso no funciona, rectificar errores y rehacerlos consume tiempo. Automatización con un proceso defectuoso no tiene valor.

2. Sobreproducción
Los procesos se hacen según necesidad. Cuando se hacen en exceso, es desperdicio de tiempo y recursos. Por ejemplo, generar un informe que un cliente no solicitó es desperdicio de tiempo y recursos.

3. Espera
Un proceso puede estancarse debido a un proceso previo incompleto, falta de cierta información, o problemas de autorización. Tales esperas causan largos tiempos de espera y más retrasos. Los procesos deben rediseñarse antes de la implementación de RPA.

4. No utilización de talento
El desperdicio de potencial humano es una gran pérdida para la organización. Cuando a los empleados no se les permite dar feedback y recomendaciones a la gerencia sobre mejora de procesos, los retrasos no se detienen. La infravaloración de empleados también es desperdicio.

5. Transporte
Tener una comprensión clara e implementar un diseño de flujo de trabajo eficiente puede eliminar movimiento redundante de ida y vuelta en un proceso. La optimización de recursos y flujos de trabajo es importante.

6. Inventario
Tener una base de datos centralizada es necesario para evitar acumulación innecesaria en inventario, recursos sin usar en almacenamiento, etc.

7. Movimiento
Distribuciones de planta ineficientes que necesitan intervención física, el movimiento extra requerido para alcanzar recursos, productos, o herramientas es desperdicio de tiempo cuando pueden organizarse para ahorrar tiempo.

8. Procesamiento extra
Procesamiento innecesario no añade valor adicional a un proceso pero consume tiempo y recursos.

Estos nombres de desperdicio forman un acróstico DOWNTIME.

No todos los procesos son candidatos para automatización RPA. Tras eliminar desperdicios, los procesos se estabilizan con LSS.

LSS procesará candidatos más adecuados para soluciones RPA. LSS también libera recursos de licencias y hardware, aumenta robustez y reduce errores.

• Se identifican procesos simples y complejos.
• Se identifican procesos con más repetición.
• La automatización se despliega tras LSS mediante herramientas de software RPA para procesos.
• Aumenta la eficiencia y entrega máximo ROI (Retorno de Inversión) para la iniciativa de automatización RPA.
• Los procesos usados regularmente deben analizarse periódicamente para ver si hay margen de mejora.

Se requiere amplio conocimiento de tecnología para lanzar un proyecto RPA a nivel de pulsación de tecla. Entender tecnología RPA y LSS puede ayudar en la reingeniería de procesos según se requiera.

Todos los procesos deben estandarizarse, optimizarse y documentarse bien. La documentación adecuada y correcta ayuda al equipo de desarrollo a producir un resultado óptimo.

Conclusión

RPA no es la solución completa a todos los tipos de insuficiencia humana. Pero buena ingeniería de procesos y esfuerzos humanos son necesarios en el back-end junto con las herramientas RPA.

Los practicantes de LSS adquiriendo conocimiento en RPA llevan su conjunto de habilidades al siguiente nivel. Las organizaciones están adoptando tecnología RPA para mantenerse adelante en la competencia y dar una experiencia de cliente sin fisuras.