Cómo la automatización de órdenes de venta puede crear estabilidad durante la pandemia

Más del 90% de las empresas de Fortune 1000 han experimentado interrupciones en la cadena de suministro debido a la pandemia de coronavirus, según Accenture. El setenta y cinco por ciento de esas empresas informaron "impactos negativos o muy negativos en sus negocios".

Estas estadísticas solo confirman lo que muchos líderes de la industria ya saben. En la pandemia, el transporte está muy restringido y el personal crítico se queda atrapado en casa. El volumen se ha estancado y los plazos de entrega se han ampliado. Nada de esto es bueno para el buen funcionamiento de las cadenas de suministro.

¿Cómo pueden las empresas reaccionar hábilmente a estas presiones sin precedentes de la cadena de suministro y garantizar la continuidad del negocio? Al darse cuenta de que las presiones actuales hacen que los proyectos de transformación digital sean más urgentes que nunca. La transformación digital ya no es una frase de moda, algo en lo que centrarse el próximo trimestre. Es un requisito imprescindible.

La crisis de COVID-19 está obligando a los distribuidores y fabricantes a optimizar sus costos y recortar los gastos no críticos siempre que puedan. Idealmente, las organizaciones quieren reducir su gasto operativo, mientras mantienen intacta su fuerza laboral. Para lograr esto, los procesos tradicionales y anticuados deben actualizarse a procesos modernos, de inmediato.

La cadena de suministro es una entidad compleja y no toda está dentro de la capacidad de influencia de una empresa. Sin embargo, en la sección de la cadena de suministro en la que las empresas pueden influir, donde la entrega es desde sus propios almacenes hasta sus clientes finales, queda mucho espacio para operar.

Por ejemplo, un área donde la automatización digital puede tener un gran impacto es el manejo de pedidos de ventas.

Las presiones de COVID-19 han agregado peso a los hombros de los fabricantes y distribuidores. A medida que los tiempos de entrega se han vuelto locos, las empresas se ven inundadas de consultas de los clientes. La gente está confundida y en pánico, y exige claridad.

Para continuar brindando un buen servicio a los clientes, y para los fabricantes y distribuidores, las relaciones con los clientes lo son todo, las empresas necesitan que sus representantes de servicio al cliente (CSR) funcionen a toda máquina. Ésta es la única forma en que pueden reducir los tiempos de ciclo de pedidos y mostrar estabilidad y previsibilidad en un momento en el que muchas organizaciones se ven perturbadas.

Sin embargo, debido al bloqueo, los CSR están trabajando desde casa. Esto significa que carecen de su entorno de oficina y de acceso a sus herramientas habituales. Probablemente no sean tan productivos como de costumbre, con el estrés emocional agregado a la mezcla. Además de esto, las consultas de los clientes están en su punto más alto y son más complejas y novedosas que nunca. Justo cuando los CSR necesitan la mayor cantidad de ancho de banda posible, están más reducidos que nunca.

Sin embargo, ¿cuál es un drenaje importante en el ancho de banda de CSR, incluso sin COVID-19? Procesamiento manual de pedidos. En promedio, nuestra organización ha descubierto que los CSR dedican un tercio de cada día laboral a teclear manualmente las órdenes de compra recibidas de los clientes.

La mayoría de fabricantes y distribuidores confían en este método manual tradicional. Este proceso siempre fue lento y tradicionalmente ha sido propenso a errores. Los retrasos en las órdenes de compra se mantendrían de la noche a la mañana o costarían tiempo extra para procesarlos. El costo innecesario podría ser tan alto como $ 26 por pedido. Y ahora mismo, las ineficiencias de costos de este enfoque anticuado se magnifican.

Sin embargo, en pocas palabras, el procesamiento de pedidos de ventas puede ser automatizado. Mediante el uso de software personalizado, una empresa puede convertir de forma automática y precisa las órdenes de compra enviadas por correo electrónico en órdenes de venta en el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) sin ninguna intervención o manejo por parte de un CSR. A través del poder de la automatización y la inteligencia artificial, el procesamiento de pedidos se acelera de horas a momentos. Es posible lograr un 100% de precisión en la extracción de datos.

Esta forma de automatización digital acelera significativamente el proceso de pedidos de venta, lo que ayuda a las empresas a recuperar miles de horas de capital humano. Luego, esas horas se pueden reasignar a tareas y prioridades que agregan valor a la organización, como un servicio al cliente real y de alta calidad y otros procesos de generación de ingresos.

Hay muchas áreas y muchos procesos comerciales donde la automatización puede impulsar proyectos de transformación digital para empresas y abrir nuevas eficiencias y posibilidades. Ya sea que se trate de pedidos de ventas o de cualquier otro lugar, todos los líderes deben considerar dónde todavía están agobiados por los procesos manuales y cómo pueden actualizarlos.

Mientras la pandemia de COVID-19 se estaba convirtiendo en una verdadera crisis global, Sandy Shen, analista director senior de Gartner, lo dijo mejor:“Esta es una llamada de atención para las organizaciones que se han centrado demasiado en las necesidades operativas diarias a expensas de la inversión en negocios digitales y resiliencia a largo plazo. Las empresas que puedan trasladar la capacidad tecnológica y las inversiones a plataformas digitales mitigarán el impacto del brote y mantendrán sus empresas funcionando sin problemas ahora y a largo plazo ".

La crisis de COVID-19 nos está enseñando que la digitalización es la ruta por la cual los fabricantes y distribuidores pueden asegurar y salvaguardar los objetivos comerciales críticos durante tiempos de interrupción y reaccionar ante las irregularidades en las cadenas de suministro de las que dependen.

Las interrupciones de la cadena de suministro traen consigo retos importantes que exigen soluciones rápidas y eficaces. Lo que los distribuidores y fabricantes necesitan son iniciativas de alto impacto y alto ROI que les permitan hacer más con menos. La automatización de pedidos de venta es un ejemplo de tal iniciativa. Permite a las empresas maximizar sus oportunidades de ingresos y generar importantes ahorros de costos, sin comprometer recursos o esfuerzos adicionales. El resultado final:continuidad del negocio y resistencia de la cadena de suministro, ahora y más allá de la crisis.

Ray Grady es el director ejecutivo de Conexiom.