Estabilice su cadena de suministro: Cómo la automatización de órdenes de venta prospera en tiempos de pandemia

Más del 90% de las empresas Fortune 1000 han experimentado disrupciones en la cadena de suministro debido a la pandemia del coronavirus, según Accenture. El setenta y cinco por ciento de esas empresas reportaron "impactos negativos o fuertemente negativos en sus negocios".

Estas estadísticas solo confirman lo que muchos líderes de la industria ya saben. En la pandemia, el transporte está altamente restringido, y el personal crítico está atrapado en casa. El volumen se ha estancado, y los tiempos de entrega se han extendido. Nada de esto es bueno para el funcionamiento fluido de las cadenas de suministro.

La transformación digital ya no es opcional

¿Cómo pueden las empresas reaccionar hábilmente a estas presiones sin precedentes en la cadena de suministro, y garantizar la continuidad del negocio? Dándose cuenta de que las presiones actuales hacen que los proyectos de transformación digital sean más urgentes que nunca. La transformación digital ya no es una frase de moda, algo en lo que enfocarse el próximo trimestre. Es un requisito esencial.

La crisis del COVID-19 está obligando a distribuidores y fabricantes a optimizar sus costes y recortar gastos no críticos donde puedan. Idealmente, las organizaciones quieren reducir su gasto operativo, manteniendo su fuerza laboral intacta. Para lograr esto, los procesos tradicionales y obsoletos necesitan ser actualizados a procesos modernos, de inmediato.

La cadena de suministro es una entidad compleja, y no todo está dentro de la capacidad de una empresa para influir. Sin embargo, en la sección de la cadena de suministro que las empresas pueden influir —donde la entrega es desde sus propios almacenes a sus clientes finales— queda mucho margen para operar.

Automatización del procesamiento de órdenes de venta

Por ejemplo, un área donde la automatización digital puede tener un gran impacto es el manejo de órdenes de venta.

Las presiones del COVID-19 han añadido peso a los hombros de fabricantes y distribuidores. A medida que los tiempos de entrega se han vuelto caóticos, las empresas están abrumadas con consultas de clientes. La gente está confundida y en pánico, y exigen claridad.

Para continuar sirviendo bien a los clientes —y para fabricantes y distribuidores, las relaciones con los clientes son todo— las empresas necesitan que sus representantes de servicio al cliente (CSR) estén a pleno rendimiento. Esta es la única forma en que pueden reducir los tiempos de ciclo de órdenes, y mostrar estabilidad y previsibilidad en un momento en que muchas organizaciones están tambaleándose.

Sin embargo, debido al confinamiento, los CSR están trabajando desde casa. Esto significa que les falta su entorno de oficina, y acceso a sus herramientas habituales. Probablemente no sean tan productivos como de costumbre, con estrés emocional añadido a la mezcla. Encima de esto, las consultas de clientes están en un máximo histórico, y son más complejas y novedosas que nunca. Justo cuando los CSR necesitan todo el ancho de banda posible, están más apretados que nunca.

¿Qué, sin embargo, es un gran drenaje en el ancho de banda de los CSR, incluso sin el COVID-19? El procesamiento manual de órdenes. En promedio, nuestra organización ha descubierto que los CSR pasan un tercio de cada día laboral introduciendo manualmente órdenes de compra recibidas de clientes.

La mayoría de fabricantes y distribuidores dependen de este método tradicional, a mano. Este proceso siempre fue lento, y tradicionalmente ha sido propenso a errores. Los atrasos de órdenes de compra se sentarían durante la noche, o costarían horas extra para procesar. El coste innecesario podría ser tan alto como 26 dólares por orden. Y ahora, las ineficiencias de coste de este enfoque anticuado se magnifican.

Sin embargo, simplemente, el procesamiento de órdenes de venta puede ser automatizado. Usando software personalizado, una empresa puede convertir automática y precisamente órdenes de compra enviadas por correo electrónico en órdenes de venta en el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) sin ninguna intervención o manejo por un CSR. A través del poder de la automatización e inteligencia artificial, el procesamiento de órdenes se acelera de horas a momentos. Es posible alcanzar una precisión del 100% en la extracción de datos.

Esta forma de automatización digital acelera significativamente el proceso de órdenes de venta, ayudando a las empresas a recuperar miles de horas de capital humano. Esas horas pueden luego reasignarse a tareas y prioridades que añaden valor a la organización, como servicio al cliente real de alta calidad y otros procesos generadores de ingresos.

La llamada de atención de Gartner

Hay muchas áreas y muchos procesos de negocio donde la automatización puede impulsar proyectos de transformación digital para empresas, y abrir nuevas eficiencias y posibilidades. Ya sea órdenes de venta o en otro lugar, todos los líderes necesitan considerar dónde todavía están cargados con procesos manuales, y cómo pueden actualizarlos.

A medida que la pandemia del COVID-19 se desarrollaba en una crisis verdaderamente global, Sandy Shen, directora analista senior en Gartner, lo dijo mejor: "Esta es una llamada de atención para organizaciones que han puesto demasiado foco en necesidades operativas diarias a expensas de invertir en negocio digital y resiliencia a largo plazo. Las empresas que pueden cambiar capacidad tecnológica e inversiones a plataformas digitales mitigarán el impacto del brote y mantendrán sus empresas funcionando sin problemas ahora, y a largo plazo".

La crisis del COVID-19 nos está enseñando que la digitalización es la ruta por la cual fabricantes y distribuidores pueden asegurar y salvaguardar objetivos de negocio críticos durante tiempos de disrupción, y reaccionar a irregularidades en las cadenas de suministro en las que confían.

Las disrupciones de la cadena de suministro traen desafíos significativos que exigen soluciones rápidas y efectivas. Lo que necesitan distribuidores y fabricantes son iniciativas de alto impacto, alto ROI que les permitan hacer más con menos. La automatización de órdenes de venta es un ejemplo de tal iniciativa. Permite a las empresas maximizar sus oportunidades de ingresos y generar ahorros de coste significativos, sin comprometer recursos o esfuerzo extra. El resultado final: continuidad del negocio y resiliencia de la cadena de suministro —ahora, y más allá de la crisis.

Ray Grady es CEO de Conexiom.